So schreiben Sie Ihrem Chef einen Brief über Probleme (mit Tipps) • BUOM
5. August 2021
Wenn Sie Bedenken hinsichtlich Ihres Jobs, des Unternehmens oder Ihrer Kunden haben, können Sie einen Brief an Ihren Vorgesetzten, Personalvertreter oder Manager schreiben. Der Gedanke, einen solchen Brief zu versenden, kann manche Fachleute nervös machen. Das Verfassen eines Briefes, in dem Ihre Bedenken klar dargelegt werden, kann der Unternehmensleitung jedoch dabei helfen, sich der von Ihnen festgestellten Probleme bewusst zu werden und proaktive Schritte zu deren Lösung zu unternehmen.
In diesem Artikel besprechen wir, wann Sie Ihrem Chef oder Vorgesetzten Ihre Bedenken mitteilen sollten, erklären Ihnen, wie Sie diesen Brief in acht Schritten schreiben, und stellen Ihnen eine Vorlage und einen Musterbrief zur Verfügung, die Ihnen bei der Erstellung Ihres eigenen Briefes helfen.
Wann sollten Sie Ihrem Vorgesetzten einen Brief über Ihre Bedenken schreiben?
Wenn Sie Bedenken bezüglich Ihres Arbeitsplatzes oder Ihres Unternehmens haben, überlegen Sie sich das konkrete Problem sorgfältig, bevor Sie einen Brief an Ihren Vorgesetzten oder Manager senden. Hier sind einige Faktoren, die Ihnen bei der Entscheidung helfen können, wann Sie Ihrem Vorgesetzten einen Brief über Arbeitsplatzprobleme schicken sollten:
Schweregrad der Bedenken: Versuchen Sie, Bedenken nur dann bei Ihrem Vorgesetzten anzusprechen, wenn sie mit größeren oder problematischeren Problemen zusammenhängen. Während beispielsweise ein Arbeitskollege, der einmal zu spät zur Arbeit kommt, möglicherweise keinen Brief an Ihren Vorgesetzten wert ist, kann ein Arbeitskollege, der wiederholt und ohne Erklärung zu spät zur Arbeit kommt, Ihrem Team oder Unternehmen größere Sorgen bereiten.
Folgen des Problems: Überlegen Sie, wie sich das Problem auf Ihre Kollegen, Unternehmensleiter oder Kunden ausgewirkt hat oder auswirken könnte. Wenn das Problem voraussichtlich Auswirkungen auf Mitarbeiter oder Kunden hat oder bereits Auswirkungen hat, kann es sich lohnen, Ihren Vorgesetzten mit der Situation zu befassen.
Bereits ergriffene Schritte zur Lösung der Situation: Während Mitarbeiter einige Probleme am Arbeitsplatz ohne die Beteiligung eines Managers lösen können, erfordern andere das Eingreifen einer Person in Führungsposition. Wenn Sie bereits versucht haben, die Situation zu beheben, oder wenn die Situation außerhalb Ihrer Kontrolle liegt, ist es möglicherweise an der Zeit, Ihren Vorgesetzten einzubeziehen.
So schreiben Sie Ihrem Chef einen Brief über Probleme
So schreiben Sie Ihrem Chef in acht Schritten einen Brief darüber, was Sie stört:
1. Schreiben Sie eine formelle Einleitung
Beginnen Sie Ihren Brief mit einer professionellen Anrede oder einer Anrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren“. Wenn Sie eine E-Mail schreiben, schreiben Sie diese unbedingt von Ihrem Firmenkonto aus und wählen Sie eine geeignete Betreffzeile aus, die Ihre Absichten beim Schreiben der E-Mail angibt. Wenn Sie einen Brief verfassen, geben Sie Ihre Kontaktinformationen in die Kopfzeile in der oberen linken Ecke des Briefes ein.
2. Nennen Sie Ihre Hauptprobleme
Fassen Sie Ihre wichtigsten Anliegen in ein oder zwei Sätzen zusammen. Bringen Sie Ihr Anliegen direkt, aber professionell zum Ausdruck. Konzentrieren Sie sich auf die objektiven Fakten und nicht darauf, wie Sie die Situation empfinden.
3. Erklären Sie die Auswirkungen
Beschreiben Sie, wie sich Ihre Bedenken auf Ihr Team, Ihr Unternehmen oder Ihre Kunden ausgewirkt haben oder auswirken könnten. Dieser Teil Ihres Briefes wird Ihrem Vorgesetzten helfen, zu verstehen, wie wichtig es ist, die in Ihrem Brief dargelegten Probleme anzusprechen. Wenn Sie beispielsweise befürchten, dass Ihre Kollegen behördliche Vorschriften missachten, erklären Sie, dass Sie sich Sorgen darüber machen, dass Kollegen körperlich verletzt werden oder dass das Unternehmen verklagt wird.
4. Fügen Sie Beispiele hinzu
Nennen Sie Beispiele für Themen, die Sie beschäftigen. Beschreiben Sie konkrete Fälle, in denen das Problem aufgetreten ist, oder konkrete Zeiten, in denen das Problem Ihr Unternehmen oder Ihre Kunden betraf. Versuchen Sie, die Beispiele in chronologischer Reihenfolge zu erklären, damit Ihr Vorgesetzter die Abfolge der Ereignisse verstehen kann, die Sie zum Schreiben dieses Briefes veranlasst haben.
5. Schlagen Sie Verbesserungsvorschläge vor
Machen Sie mindestens einen Vorschlag zur Lösung des Problems. Auch wenn Ihr Vorgesetzter am Ende nicht auf Ihre Vorschläge hört, zeigt die Bereitstellung dieser Vorschläge, dass Sie Ihrem Unternehmen proaktiv bei der Lösung des Problems helfen und sich nicht nur beschweren. Wenn Sie beispielsweise befürchten, dass ein Kollege unangemessene Bemerkungen oder Witze macht, können Sie Ihrem Vorgesetzten vorschlagen, dass Ihr Unternehmen die Einführung von Diversitätsschulungen in Betracht zieht.
6. Fügen Sie Belege bei
Wenn möglich, fügen Sie dem Brief Belege bei oder legen Sie diese dem Brief in den Umschlag. Auch wenn Sie manchmal keine Dokumentation zu Ihren Problemen haben, stellen Sie sicher, dass Sie diese Dokumente beifügen, wenn sie vorhanden sind und Sie Zugriff darauf haben. Je nach Situation können die Belege E-Mails, Berichte, Arbeitszeitnachweise oder Telefonaufzeichnungen sein.
7. Beenden Sie Ihren Brief
Beenden Sie Ihren Brief, indem Sie Ihrem Vorgesetzten für seine Zeit danken. Teilen Sie ihnen mit, dass Sie zur Verfügung stehen, um Bedenken zu besprechen oder Fragen zu beantworten. Verwenden Sie eine professionelle Unterschrift, z. B. „Mit freundlichen Grüßen“, gefolgt von Ihrem vollständigen Namen. Wenn Sie eine E-Mail schreiben, geben Sie Ihre Kontaktinformationen unter der Signatur an.
8. Bearbeiten und korrigieren
Bearbeiten Sie Ihren Brief, bevor Sie ihn an Ihren Vorgesetzten senden. Stellen Sie sicher, dass der Inhalt so klar und prägnant wie möglich ist und gleichzeitig professionell bleibt. Korrigieren Sie kleinere Fehler wie Grammatikfehler oder Tippfehler.
Tipps zum Schreiben eines Briefes über Probleme
Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihrem Vorgesetzten einen Brief über Ihre Bedenken schreiben können:
Überlegen Sie, wer Ihren Brief erhalten soll
Bevor Sie einen Brief schreiben, legen Sie fest, wer der Empfänger sein soll. Schauen Sie unbedingt im Handbuch Ihres Unternehmens nach, ob es eine spezielle Richtlinie für die Erörterung von Bedenken gibt, z. B. die Kontaktaufnahme mit Ihrem Vorgesetzten oder Personalvertreter. Wenn Sie diese Richtlinie nicht finden können, überlegen Sie, wer Ihnen bei diesem Problem helfen oder Sie an die richtige Person verweisen kann. Wenn Sie beispielsweise in der Regel zuerst Fragen an Ihren Abteilungsleiter stellen müssen, bevor Sie jemand anderen fragen, senden Sie ihm Ihre Nachricht.
Seien Sie ruhig, wenn Sie einen Brief schreiben
Schreiben Sie Ihren Brief, wenn Sie sich ruhig und zufrieden fühlen. Auch wenn Sie möglicherweise starke Emotionen in Bezug auf diese Bedenken haben, ist es wichtig, dass Sie versuchen, die Emotionen in Ihrem Schreiben zu reduzieren. Ihre Botschaft sollte sich nicht darauf konzentrieren, was Sie über Probleme am Arbeitsplatz denken, sondern darauf, was genau diese Probleme sind und welche negativen Auswirkungen sie auf Ihr Unternehmen haben oder haben könnten. Eine möglichst neutrale Hervorhebung der Fakten und Ergebnisse kann Ihrem Vorgesetzten helfen, die Bedeutung des Problems und den Handlungsbedarf zu verstehen.
Verwenden Sie einen professionellen Ton
Halten Sie den Ton Ihres Briefes professionell. Das bedeutet, dass Sie Ihr Anliegen in direkter Sprache, aber auch kurz und höflich darlegen müssen. Es kann Ihnen dabei helfen, den Brief beim Bearbeiten laut vorzulesen, um sicherzustellen, dass er professionell klingt.
Musterbrief an Ihren Vorgesetzten mit Ihren Anliegen
Hier ist eine Vorlage, die Sie verwenden können, wenn Sie Ihrem Vorgesetzten Ihre Bedenken mitteilen:
(Ihre Kontaktinformationen, wenn es sich um einen Brief oder eine Betreffzeile für eine E-Mail handelt)
Lieber (Name des Empfängers),
(Beginnen Sie mit einer Zusammenfassung Ihrer Bedenken in ein bis zwei Sätzen. Erklären Sie dann, wie sich diese Bedenken auf Ihr Unternehmen ausgewirkt haben oder wie Sie befürchten, dass sich diese Bedenken auf Ihr Unternehmen auswirken könnten.)
(Geben Sie konkrete Beispiele für das am Arbeitsplatz auftretende Problem an. Wenn sich aus den Bedenken bereits Auswirkungen ergeben haben, geben Sie auch Beispiele dafür an.)
(Fügen Sie Vorschläge hinzu, wie Ihr Vorgesetzter dieses Problem verbessern könnte.)
(Danken Sie Ihrem Vorgesetzten, dass er Ihren Brief gelesen hat. Geben Sie an, dass er Sie für weitere Gespräche kontaktieren kann. Erwähnen Sie ggf. alle von Ihnen beigefügten Belege und erläutern Sie diese kurz.)
Aufrichtig,
(Vollständiger Name)
(Zusätzliche Kontaktinformationen)
Musterbrief über Probleme
Hier ist ein Beispiel für einen Brief an einen Manager über Probleme am Arbeitsplatz, der Ihnen beim Verfassen Ihres eigenen Briefes helfen soll:
Betreff: Bedenken hinsichtlich der Leistung meines Kollegen
Sehr geehrte Frau Thompson,
Ich schreibe Ihnen aufgrund wachsender Bedenken hinsichtlich der Leistung unseres neuen Kundendienstmitarbeiters Marvin Burke. Obwohl Marvin ein positiver und angenehmer Teil des Büros ist, fällt es ihm schwer, einige seiner Aufgaben effektiv zu erfüllen. Seine schlechte Leistung hat dazu geführt, dass wir im letzten Monat zwei Kunden verloren haben. Ich befürchte, dass diese Zahl nur steigen wird, wenn sich seine Methoden nicht verbessern.
Vor einem Monat vergaß Marvin, die Anfrage eines Kunden zu bearbeiten, was dazu führte, dass unser Unternehmen diesen Kunden verlor. Letzte Woche haben wir einen weiteren Kunden verloren, nachdem Marvin ihn nicht an die richtigen Ressourcen verwiesen oder mit einem Kollegen darüber gesprochen hatte, wie das Problem des Kunden am besten gelöst werden kann.
Ich glaube, Marvin würde von einer zusätzlichen Kundendienstschulung, die unsere Unternehmensprotokolle und Lösungen für verschiedene Kundenprobleme sehr klar erklärt, sehr profitieren. Obwohl ich persönlich nicht in seiner Abteilung arbeite, beantworte ich gerne seine Fragen oder helfe ihm, einen anderen Mitarbeiter zu finden, der helfen kann.
Ich weiß es zu schätzen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, diesen Brief zu lesen. Bitte senden Sie mir eine E-Mail, wenn Sie Fragen haben oder ich Ihnen zu diesem Thema weiterhelfen kann. Der Einfachheit halber habe ich eine öffentlich zugängliche Rezension beigefügt, die online von einem Kunden veröffentlicht wurde, den wir letzten Monat verloren haben.
Aufrichtig,
Andrea K. Sind
777-777-7777
(email protected)