So schreiben Sie formelle E-Mails (mithilfe von Typen und Vorlagen) • BUOM
Zu wissen, wie man eine formelle E-Mail schreibt, ist eine wichtige berufliche Fähigkeit. Ganz gleich, ob Sie am Arbeitsplatz sind, sich auf eine Stelle bewerben, sich entschuldigen oder eine Bitte äußern: Das Verfassen einer E-Mail mit dem angemessenen formellen Ton kann Ihnen dabei helfen, mit Ihrem Leser in Kontakt zu treten und einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Das Studium formeller E-Mails kann Ihnen dabei helfen, Ihr professionelles Schreiben zu verbessern. In diesem Artikel besprechen wir, wie Sie verschiedene Arten formeller E-Mails schreiben, einschließlich der Vorteile, die das Schreiben dieser E-Mails mit sich bringt, ihrer Elemente und Vorlagen, die Ihnen beim Verfassen Ihrer eigenen E-Mails helfen.
Vorteile des Schreibens einer formellen E-Mail
Hier sind einige Vorteile des Schreibens einer formellen E-Mail:
Professionelle Sprache verbessert das Verständnis
Wenn Sie beim Schreiben einen professionellen Ton und eine formale Sprache verwenden, kann dies dazu führen, dass Ihr Text verständlicher wird. Beim formellen Schreiben werden vollständige Sätze, präzise Formulierungen und prägnante Formulierungen verwendet, um sicherzustellen, dass Ihr Brief klar und direkt ist. Eine informelle Sprache kann für manche Zuschauer verwirrend sein, insbesondere wenn Sie umgangssprachliche oder regionale Begriffe verwenden. Wenn Sie also eine formellere Sprache wählen, stellen Sie sicher, dass Ihr Publikum versteht, was Sie meinen. Das Schreiben vollständiger Sätze kann Ihre Texte für den Leser klarer machen.
Formalität zeigt Respekt und gibt den richtigen Ton an.
Wenn Sie eine professionelle E-Mail schreiben, kann die Verwendung eines formellen Tons dabei helfen, dem Leser Respekt entgegenzubringen und einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Besonders wenn Sie zum ersten Mal mit jemandem kommunizieren, ist es angebracht, einen formellen Ton zu verwenden, bis Sie eine persönlichere Beziehung aufbauen. Wenn Sie jemandem zum ersten Mal schreiben, zeigen Sie durch die Verwendung einer professionellen Sprache Respekt für seine Position und lassen Sie ihn wissen, dass Sie in Ihrer Korrespondenz einen sachlichen Ton erwarten. Je nach Kontext möchte der Leser möglicherweise das gleiche Maß an Formalität beibehalten, oder das Gespräch wird weniger formell, je mehr Sie sich kennenlernen.
Durch eine gute Formatierung bleiben Ihre Ideen organisiert
Formelle E-Mails haben normalerweise eine Standardstruktur. Sie umfassen typischerweise eine Begrüßung, eine kurze Einleitung, einen Hauptteil, eine Schlussfolgerung und eine höfliche Schlussfolgerung. Das Befolgen dieser Struktur hilft Ihnen nicht nur beim Organisieren Ihrer Ideen, sondern erleichtert dem Leser auch die Navigation in Ihrer E-Mail. Insbesondere die Verwendung definierter Absätze zur Trennung Ihrer Ideen erleichtert das Verständnis Ihres Textes, da klare Übergänge zwischen Ihren Gedanken entstehen. Das Einfügen von Elementen wie einer Einleitung und einem Schluss, um die Hauptpunkte zusammenzufassen, kann das Verständnis des Lesers verbessern.
Elemente einer formellen E-Mail
Die meisten formellen E-Mails haben eine standardisierte Struktur, eine formelle und prägnante Sprache sowie eine präzise Grammatik und Mechanik. Hier sind einige Elemente, die Sie beim Schreiben eines formellen Briefes berücksichtigen sollten:
Direktes Thema
Beginnen Sie Ihre formelle E-Mail mit der Erstellung einer kurzen und spezifischen Betreffzeile. Die Betreffzeile ist wahrscheinlich der erste Teil Ihrer E-Mail, den der Empfänger liest. Es informiert sie über den Zweck und die Wichtigkeit der E-Mail. Ohne eine klare Betreffzeile könnte der Leser Ihren Brief übersehen. Schreiben Sie daher eine Betreffzeile, die den Zweck des Briefes klar zum Ausdruck bringt. Wenn Sie sich beispielsweise schriftlich bei jemandem dafür bedanken, dass er ihm bei der Lösung eines Problems geholfen hat, könnten Sie in die Betreffzeile etwas schreiben wie „Vielen Dank für Ihre Zeit.“
Professionelle Begrüßung
Dann beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer professionellen Begrüßung. Verwenden Sie nach Möglichkeit den vollständigen Namen des Empfängers oder eine respektvolle Aussprache seines Nachnamens. Als professionelle Begrüßung können Sie beispielsweise „Sehr geehrte Frau Smith“ oder „Sehr geehrte Jane Smith“ schreiben. Andere Grüße, die Sie verwenden können, sind:
Gut (Tageszeit)
Hallo oder hallo
Hallo
Grüße
Hallo Team oder Hallo zusammen
Kurze Einleitung
Geben Sie nach der Begrüßung eine kurze Einleitung, die den Zweck des Briefes zum Ausdruck bringt. Das schnelle Erkennen der Hauptidee einer E-Mail oder das Umreißen ihrer Kernpunkte hilft dem Leser zu erkennen, was ihn von der Nachricht erwarten kann. Es hilft ihnen auch, Ihren Inhalten zu folgen, wenn Sie Ihre Hauptideen darlegen. Je nach Länge des Briefes kann Ihre Einleitung aus mehreren Sätzen oder einem Absatz bestehen.
Körperinhalt
Sobald Sie den Zweck der E-Mail dargelegt haben, beginnen Sie mit dem Schreiben des Großteils Ihres Inhalts. Wenn Sie mehrere Punkte besprechen möchten, sollten Sie diese in separate Absätze aufteilen. Konzentrieren Sie sich in jedem Absatz nur auf eine Hauptidee, damit Sie jede Idee vollständig ausdrücken können, bevor Sie mit der nächsten fortfahren. Achten Sie beim Schreiben darauf, Ihre Ideen so zu ordnen, dass sie für den Leser leicht verständlich sind. Verwenden Sie eine prägnante und spezifische Sprache, um jede Idee so direkt und klar wie möglich zu formulieren.
Kurzes Fazit
Schließen Sie den Hauptteil des Briefes mit einer Zusammenfassung Ihrer wichtigsten Ideen ab. Wenn Sie ein paar Sätze schreiben, die den Leser an Ihre wichtigsten Punkte erinnern, kann er sich auf die Hauptideen der E-Mail konzentrieren. Sie können diesen Absatz auch nutzen, um dem Leser für seine Zeit und Aufmerksamkeit zu danken. Wenn Sie sich für die Zeit bedanken, die Sie mit dem Lesen des Briefes verbracht haben, zeigen Sie Ihren Respekt und Ihre Professionalität.
Höflicher Abschluss
Beenden Sie Ihren Brief mit einem höflichen Schlusswort. Je nach Art der E-Mail können Sie Ihren vollständigen Namen, Titel und Firma sowie Kontaktinformationen wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse angeben. Die Angabe Ihrer Berufsbezeichnung und Ihres Firmennamens kann dem Leser zusätzlichen Kontext bieten. Wenn Sie beispielsweise im Namen Ihres Unternehmens, Ihrer Abteilung oder Arbeitsgruppe schreiben, zeigt die Einbeziehung dieser Informationen dem Leser, dass Sie Ihr Unternehmen repräsentieren. Fügen Sie einen höflichen Abschluss hinzu. Einige gängige Schließungen:
Mit freundlichen Grüßen
Mit besten Grüßen
Herzlichen Dank
Mit besten Grüßen
Mit Dank
Aufrichtig
Korrekte Grammatik, Rechtschreibung und Mechanik
Verwenden Sie in Ihrer E-Mail die richtige Grammatik, Rechtschreibung und Mechanik und lesen Sie sie vor dem Versenden gründlich Korrektur. Die Verwendung der richtigen Mechanik erleichtert nicht nur die Lesbarkeit Ihres Textes, sondern zeigt auch Ihre Liebe zum Detail und Ihre Professionalität. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, sicherzustellen, dass Ihr Text fehlerfrei ist, zeigt das Ihre Zeit und Sorgfalt. Versuchen Sie als Überprüfungsstrategie, den Brief laut vorzulesen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, den Text vom letzten zum ersten Satz rückwärts zu lesen, um kleinere Fehler wie fehlende Kommas zu erkennen.
Vorlagen für verschiedene Arten formeller E-Mails
Hier finden Sie Vorlagen für verschiedene Arten formeller E-Mails:
Fordern Sie eine E-Mail an
Wenn Sie eine formelle Anfrage-E-Mail schreiben, sollten Sie die Verwendung dieser Vorlage in Betracht ziehen:
Handlung: (Erstellen Sie einen kurzen Satz, in dem Sie Ihr Anliegen darlegen.)
Hallo, (Name des Empfängers):
(Schreiben Sie eine kurze Einleitung, die den Zweck der E-Mail erläutert. Wenn Sie den Empfänger nicht kennen, stellen Sie sich zunächst vor, bevor Sie die Absicht der E-Mail erläutern.)
(Begründen Sie Ihr Anliegen in prägnanter und professioneller Sprache. Halten Sie Ihre Nachricht nach Möglichkeit kurz, indem Sie nur ein oder zwei Absätze schreiben.)
(Verfassen Sie bei Bedarf eine kurze Schlussfolgerung, die die wichtigsten Punkte im Text der E-Mail zusammenfasst. Vielen Dank an den Leser für seine Zeit und Überlegung.)
Herzlichen Dank,
(Ihr Name)
Entschuldigungsschreiben
Verwenden Sie diese Vorlage, um eine formelle Entschuldigungs-E-Mail zu verfassen:
Betreffzeile: (Schreiben Sie eine Betreffzeile, in der Sie den Zweck der E-Mail als Entschuldigung angeben.)
Lieber (Name des Empfängers):
(Beginnen Sie die E-Mail mit einer Entschuldigung und geben Sie den Grund für die Entschuldigung an. Sie können sich im Namen Ihrer Organisation entschuldigen oder sich persönlich entschuldigen, indem Sie angeben, wie sich Ihre Handlungen auf den Leser ausgewirkt haben.)
(Verwenden Sie den Text der E-Mail, um die Entschuldigung näher zu erläutern. Erklären Sie, wie Sie die Situation beheben möchten, indem Sie angeben, welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um das Problem zu lösen, Verantwortung zu übernehmen und Ihre Beziehung zum Empfänger wiederherzustellen.)
(Beenden Sie die E-Mail bei Bedarf mit einem kurzen Schlusswort, das Ihre ursprüngliche Entschuldigung zusammenfasst oder noch einmal formuliert. Vielen Dank an den Leser für die Zeit, die er mit dem Lesen der E-Mail verbracht hat.)
Mit besten Grüßen,
(Ihr Name)
E-Mail für Anfragen
Befolgen Sie diese Vorlage, wenn Sie eine formelle E-Mail mit der Bitte um Informationen schreiben:
Betreffzeile: (Schreiben Sie eine Betreffzeile, die Ihre Anfrage darlegt)
Lieber (Name des Empfängers):
(Wenn Sie den Leser zum ersten Mal kontaktieren, beginnen Sie die E-Mail damit, sich selbst vorzustellen. Informieren Sie ihn darüber, dass Sie sich erkundigen und weitere Informationen zu einem Thema erhalten möchten, z. B. wie Sie sich für eine Stelle bei seinem Unternehmen bewerben können.)
(Schreiben Sie in den Text Ihrer E-Mail ein oder zwei Absätze, in denen Sie den Grund Ihrer Anfrage erläutern. Erklären Sie genau, nach welchen Informationen Sie suchen, damit der Leser Ihre Fragen direkt beantworten kann.)
(Beenden Sie die E-Mail, indem Sie dem Leser für seine Zeit danken. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung für seine Bereitschaft, auf Ihre Fragen und Bedenken einzugehen.)
Mit Dank,
(Ihr Name)