So schreiben Sie einen Sicherheitsbrief an einen Auftragnehmer • BUOM
13. September 2021
Zu wissen, wie man einem Auftragnehmer ein Sicherheitsschreiben schreibt, kann hilfreich sein, wenn Sie sich in einer Situation befinden, in der die Mitarbeiter des Auftragnehmers bei der Arbeit unsicher sind. In diesem Artikel erklären wir Schritt für Schritt, wie Sie ein Sicherheitsschreiben für Auftragnehmer verfassen, besprechen, was es ist und warum es wichtig ist, und stellen Ihnen ein Beispiel und eine Vorlage zur Verfügung, die Ihnen beim Verfassen Ihres eigenen Schreibens helfen.
Was ist ein Auftragnehmer-Sicherheitsschreiben?
Ein Auftragnehmer-Sicherheitsbrief ist ein an einen Auftragnehmer gerichtetes Dokument eines Unternehmens, das ihn darüber informiert, dass einer oder mehrere seiner Mitarbeiter gegen Sicherheitsvorschriften verstoßen. Das Schreiben enthält eine Warnung an den Auftragnehmer, ihn darüber zu informieren, dass er Sicherheitsvorschriften befolgen muss.
Unternehmen können auch ein Sicherheitsschreiben verfassen, um den Auftragnehmer darüber zu informieren, dass das Unternehmen nicht für die Verletzung haftbar gemacht werden kann, wenn jemand aufgrund seiner Fahrlässigkeit verletzt wird. Sicherheitsanweisungen und -verfahren tragen dazu bei, die Sicherheit aller zu gewährleisten. Daher kann ein Sicherheitsbrief dazu beitragen, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Regeln befolgen.
Ein Sicherheitsbrief kann unterschiedliche Schweregrade haben. Sie könnten beispielsweise einen Brief schreiben, um einen Auftragnehmer darüber zu informieren, dass seine Mitarbeiter keine angemessene Sicherheitsausrüstung tragen. Dies kann eine sanfte Erinnerung an die Regeln sein.
Umgekehrt können Sie einen Brief schreiben, um sie über wiederholte Vorfälle oder verschiedene Verstöße zu informieren. Je nach Schwere der Situation möchten Sie den Auftragnehmer möglicherweise darüber informieren, dass Sie ein neues Unternehmen beauftragen können, wenn dieses weiterhin gegen die Regeln verstößt.
Wann sollten Sie einem Auftragnehmer ein Sicherheitsschreiben schreiben?
Sie sollten dem Auftragnehmer ein Sicherheitsschreiben schreiben, wenn Sie bemerken oder wenn jemand meldet, dass jemand gegen Sicherheitsvorschriften verstößt. Dies bezieht sich in der Regel auf Bauarbeiten, kann jedoch bei jedem Auftragnehmer wie Schweißern, Monteuren oder Elektrikern eine Sicherheitsverletzung darstellen.
Wenn Sie glauben, dass die Sicherheit oder Gesundheit einer Person gefährdet ist, können Sie einen Sicherheitsbrief schreiben. Sie können auch ein Sicherheitsschreiben verfassen, wenn Sie nicht die Verantwortung für eine Verletzung am Arbeitsplatz übernehmen möchten, die auf die Nichtbeachtung angemessener Sicherheitsverfahren durch einen Auftragnehmer zurückzuführen ist.
Hier sind einige Situationen, in denen Sie einen Sicherheitsbrief schreiben sollten:
Wenn jemand gegen Sicherheitsregeln verstößt
Wenn sich ein Vorfall oder Unfall ereignet
Wenn jemand verletzt wird
Wenn jemand keine angemessene Schutzausrüstung trägt
So schreiben Sie einen Sicherheitsbrief an einen Auftragnehmer
Hier sind sieben Schritte, um ein Sicherheitsschreiben an einen Auftragnehmer zu schreiben:
1. Geben Sie Ihre Kontaktinformationen an
Zunächst können Sie Ihre Kontaktinformationen in die obere linke Ecke des Dokuments einfügen. Fügen Sie Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Berufsbezeichnung, den Namen des Unternehmens, für das Sie arbeiten, und das Datum hinzu. Dies dient dazu, festzustellen, wer Sie sind, und dem Auftragnehmer mitzuteilen, wer ihm schreibt. Wenn Sie möchten, können Sie auch Ihre geschäftliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse angeben, damit der Empfänger mehrere Möglichkeiten hat, Sie zu kontaktieren.
2. Fügen Sie eine Betreffzeile ein
Fügen Sie nach der Auflistung Ihrer Kontaktinformationen eine Betreffzeile mit einigen Wörtern oder Phrasen ein, um den Inhalt der E-Mail zusammenzufassen. Der Zweck der Betreffzeile besteht darin, kurz darzulegen, warum Sie den Brief schreiben und was der Leser von der Nachricht erwarten kann.
Sie könnten beispielsweise etwas Kurzes und Einfaches schreiben wie „Sicherheitsbrief für Auftragnehmer“. Aus dieser Betreffzeile geht klar hervor, dass es sich um ein Sicherheitsschreiben handelt, das den Auftragnehmer über den Zweck des Schreibens informiert.
3. Fügen Sie eine Begrüßung hinzu
Als nächstes können Sie eine Begrüßung hinzufügen und sich dem Darsteller vorstellen. Sie können den Auftragnehmer mit „Sehr geehrter Herr (Nachname)“ ansprechen. Wenn Sie den Namen des Auftragnehmers nicht kennen oder sich nicht daran erinnern können, finden Sie den Originalvertrag, in dem normalerweise der Name des Auftragnehmers aufgeführt ist. Nach der Begrüßung beginnen Sie den Brief, indem Sie „Hallo“ sagen und sich vorstellen. Sie können sogar Ihre Berufsbezeichnung umformulieren, um sicherzustellen, dass sie wissen, wer Sie sind.
4. Melden Sie den Verstoß
Nachdem Sie sich vorgestellt haben, schreiben Sie über den Vorfall oder die Sicherheitsverletzung. Geben Sie an, dass Sie sie über einen Sicherheitsverstoß informieren, und erläutern Sie, um welchen Verstoß es sich handelt. Stellen Sie sicher, dass Sie das Datum angeben, an dem es passiert ist, oder das Datum, an dem Ihnen jemand davon erzählt hat. Teilen Sie dem Auftragnehmer mit, dass er die Regeln nicht befolgt hat und dass diese Verstöße zu Verletzungen führen können. Sie können sie auch daran erinnern, dass im ursprünglichen Vertrag Sicherheitsverfahren beschrieben sind, und auf dieses Dokument verweisen, wenn sie weitere Erinnerungen benötigen.
5. Geben Sie eine Warnung aus
Geben Sie im nächsten Absatz eine Warnung an den Auftragnehmer heraus. Schreiben Sie zunächst auf, wie Ihre Teammitglieder sicher bleiben sollen und dass Sie rechtliche Probleme mit ihnen vermeiden möchten. Sie können sie auch daran erinnern, dass Ihr Unternehmen nicht verantwortlich ist, wenn jemand verletzt wird. Anschließend können Sie darlegen, dass das Schreiben als Warnung dient und dass Sie von den Mitarbeitern erwarten, dass sie in Zukunft die Sicherheitsvorkehrungen befolgen. Sie können ihnen auch mitteilen, dass Sie möglicherweise einen neuen Vertrag mit einem anderen Unternehmen abschließen müssen, wenn die Sicherheit weiterhin unsicher ist.
6. Fazit
Nachdem Sie den Hauptteil des Briefes geschrieben haben, fügen Sie eine kurze Schlussfolgerung hinzu. Danken Sie dem Auftragnehmer für seine Zeit und Zusammenarbeit. Sie können sogar sagen, dass Sie hoffen, dass ihr Team in Sicherheit bleibt und dass Sie weiterhin mit ihrem Unternehmen zusammenarbeiten möchten. Schließen Sie den Brief mit „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Wünsche“ und unterschreiben Sie mit Ihrem Vor- und Nachnamen. Sie können unter dem Abschluss auch Ihren Firmennamen erneut eingeben.
7. Lesen und bearbeiten Sie den Brief
Überprüfen Sie, ob Grammatik-, Zeichensetzungs- und Rechtschreibfehler vorliegen, um sicherzustellen, dass Ihr Sicherheitsbrief fehlerfrei ist. Erwägen Sie, Ihren Brief laut vorzulesen, um eventuelle Fehler zu erkennen, die Sie zuvor übersehen haben. Stellen Sie sicher, dass alle Informationen, die Sie schreiben, korrekt sind, einschließlich aller Namen, Daten und Art des Vorfalls. Sie können einen Kollegen bitten, Ihren Brief zu lesen und Feedback zu geben. Verwenden Sie eine professionelle Schriftart wie Times New Roman, Helvetica oder Arial und eine Schriftgröße von 10 bis 12 Punkt.
Vorlage für einen Sicherheitsbrief
Wenn Sie ein Sicherheitsschreiben an einen Auftragnehmer schreiben, können Sie diese Vorlage verwenden:
(Vor-und Nachname)
(Berufsbezeichnung)
(Name der Firma)
(Datum)
(Schreiben Sie eine Betreffzeile mit ein paar Worten, um den Inhalt des Briefes zu beschreiben)
(Sehr geehrte Frau oder Herr) (Nachname),
(Fügen Sie eine kurze Begrüßung hinzu und stellen Sie sich unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Position und Ihres Unternehmens vor.)
(Erklären Sie im ersten Hauptteil, dass Ihnen jemand mitgeteilt hat, dass sein Team einen Sicherheitsverstoß begangen hat. Erklären Sie, was der Verstoß war und wann er aufgetreten ist. Erinnern Sie die Person daran, dass die Nichtbeachtung der Sicherheitsvorschriften zu Verletzungen führen kann.)
(Der nächste Absatz kann die Warnung enthalten. Machen Sie deutlich, dass es sich bei diesem Schreiben um eine Warnung handelt und dass Ihr Unternehmen nicht für Verletzungen am Arbeitsplatz verantwortlich ist, wenn es weiterhin gegen Sicherheitsvorschriften verstößt. Bei Bedarf können Sie ihm mitteilen, dass Sie möglicherweise ein anderes Unternehmen beauftragen Unternehmen, wenn die Mitarbeiter des Auftragnehmers die Sicherheitsrichtlinien nicht befolgen.)
(Zum Schluss danken Sie dem Auftragnehmer kurz für seine Zeit und Zusammenarbeit. Bringen Sie zum Ausdruck, dass Sie hoffen, dass sein Team in Sicherheit bleibt und dass Sie weiterhin mit ihm zusammenarbeiten können.)
(Aufrichtig,)
(Vor-und Nachname)
(Name der Firma)
Beispiel für einen Sicherheitsbrief
Hier ist ein Beispiel für einen Sicherheitsbrief, den Sie beim Verfassen Ihres eigenen Briefs als Referenz verwenden können:
Lisa Grün
Manager
Wahre Nordküste
5. April 2021
Sicherheitsbrief für Auftragnehmer
Sehr geehrter Herr Rich
Hallo, hier ist Lisa Green. Ich bin der Geschäftsführer der True North Bank.
Heute hat mich einer meiner Assistenten darüber informiert, dass die Mitglieder Ihres Bautrupps auf der Baustelle an unserem neuen Standort nicht immer Schutzhelme oder Schutzbrillen trugen. Diese Verstöße ereigneten sich am 3. April 2021. Dies stellt einen Sicherheitsverstoß dar, da das Nichttragen der richtigen Sicherheitsausrüstung während der Arbeit zu schweren Verletzungen führen kann. Bitte lesen Sie die Bedingungen unseres ursprünglichen Vertrags, wenn Sie an unsere angegebenen Sicherheitsrichtlinien erinnert werden möchten.
Dieses Schreiben dient als formelle Warnung an Sie und Ihr Team. Bei True North Bank möchten wir nicht, dass sich einer Ihrer Mitarbeiter bei der Arbeit verletzt. Ich möchte Sie auch daran erinnern, dass wir keine Haftung für arbeitsbedingte Verletzungen übernehmen. Wenn Ihr Team weiterhin gegen unsere Sicherheitsverfahren verstößt, müssen wir möglicherweise ein anderes Vertragsunternehmen beauftragen.
Vielen Dank für Ihre Zeit und Zusammenarbeit. Ich hoffe, dass wir auch in Zukunft mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten können und dass Ihr Team in Sicherheit bleibt.
Aufrichtig,
Lisa Grün
Wahre Nordküste