So schreiben Sie einen Entschuldigungsbrief (mit Beispielen) • BUOM
9. Juni 2021
Irgendwann macht jeder einen Fehler und muss seine Freunde, Familie oder Kollegen um Vergebung bitten. Die Fähigkeit, sich effektiv und aufrichtig zu entschuldigen, ist an jedem Arbeitsplatz eine wichtige Fähigkeit. In diesem Artikel erklären wir, warum ein Entschuldigungsbrief eine der besten Möglichkeiten ist, eine Entschuldigung zu formulieren, erklären, wie man einen solchen schreibt, und schauen uns Beispiele für effektive Entschuldigungsbriefe an.
Was ist ein Entschuldigungsbrief?
Ein Entschuldigungsbrief ist ein physisches Dokument oder eine E-Mail, die einen Fehler einräumt, sein Bedauern zum Ausdruck bringt und den Empfänger des Briefes um Vergebung oder Geduld bittet. Entschuldigungsschreiben sind am Arbeitsplatz wichtig, da sie eine physische oder digitale Aufzeichnung darüber erstellen, dass Sie einen Fehler oder Versäumnis eingestehen und versuchen, ihn zu korrigieren. Mitarbeiter, die erkennen können, wenn sie falsch liegen, und sich bemühen, ihre Fehler zu korrigieren, sind eine wertvolle Ergänzung für jedes professionelle Team.
Einen effektiven Entschuldigungsbrief zu verfassen kann eine Herausforderung sein, ist aber auch eine unglaublich wichtige Fähigkeit. Wenn Sie Ihre Mängel demütig zugeben und Ihre Fehler korrigieren können, werden Sie wahrscheinlich ein effektiver Mitarbeiter und eine Bereicherung für Ihren Arbeitsplatz.
So schreiben Sie einen Entschuldigungsbrief
Wenn es an der Zeit ist, einen Entschuldigungsbrief zu schreiben, wissen Sie möglicherweise nicht, wo Sie anfangen sollen, was Sie sagen oder wie viel Sie schreiben sollen. Hier sind einige einfache Schritte, die Sie befolgen können, um einen effektiven Entschuldigungsbrief zu schreiben:
Gib deinen Fehler zu
entschuldige mich aufrichtig
Teilen Sie Ihren Plan zur Lösung des Problems mit
Um Verzeihung bitten
Überbringe einen Brief
1. Geben Sie Ihren Fehler zu
Der erste Schritt beim Verfassen eines Entschuldigungsbriefs besteht darin, den Leser darüber zu informieren, worum es in dem Brief geht. Ihr erster Satz sollte erklären, was Sie falsch gemacht haben, und die Konsequenzen Ihres Fehlers anerkennen. Ihr Brief könnte zum Beispiel so beginnen:
„Jackie, ich muss dir sagen, dass ich dafür verantwortlich war, dir für deine letzte Geschäftsreise die falschen Fluginformationen geschickt zu haben. Ich verstehe, dass mein Fehler dazu geführt hat, dass Sie Ihren Flug verpasst haben und unnötigen Stress verursacht haben.“
Wenn Sie Ihren Fehler gleich zu Beginn Ihres Briefes zugeben, wirken Sie aufrichtig und bescheiden. Dadurch wird auch sichergestellt, dass Ihr Empfänger von Ihnen und nicht durch Büroklatsch von Ihrem Fehler erfährt. Wenn Sie Ihren Fehler eingestehen und sich direkt an die betroffene Partei wenden, können Sie das Problem so schnell wie möglich lösen.
2. Entschuldigen Sie sich aufrichtig
Der nächste Schritt beim Schreiben eines Briefes ist eine Entschuldigung. Eine aufrichtige Entschuldigung enthält die Worte „Entschuldigung“ ohne jegliche Begründung oder Einschränkung. In vielen Fällen reicht eine aufrichtige Entschuldigung aus, ohne zu versuchen, die Schuld auf jemand anderen abzuwälzen, um die Vergebung des Empfängers zu erlangen. Zu einer aufrichtigen Entschuldigung gehört es, Ihr Bedauern über die Folgen auszudrücken, die Sie verursacht haben. Man könnte zum Beispiel sagen:
„Es tut mir leid, dass ich vergessen habe, Ihnen den von Ihnen angeforderten Finanzbericht per E-Mail zu senden. Ich fühlte mich schrecklich, als ich erfuhr, dass Sie wegen meiner Vergesslichkeit einen Termin mit der Buchhaltungsabteilung verschieben mussten.“
3. Teilen Sie Ihren Plan zur Lösung des Problems mit
Sie müssen nicht nur Ihr Bedauern zum Ausdruck bringen, sondern auch einen Weg finden, die Situation zu verbessern. Dem Empfänger zu versichern, dass Sie alles tun werden, um die Situation zu korrigieren, ist ein guter Anfang, aber noch besser ist es, wenn Sie ihm die konkreten Schritte mitteilen, die Sie dazu unternehmen werden. Ein solcher Plan zeigt Ihrem Empfänger, dass Sie anerkennen, dass Sie ihm eine gewisse Verpflichtung schuldig sind und dass Sie ernsthaft darüber nachgedacht haben, wie Sie die Situation verbessern können. Du könntest zum Beispiel schreiben:
„Ich verstehe, dass Sie durch meinen Fehler vor dem Bezirksleiter schlecht dastanden. Ich habe bereits beim Bezirksamt angerufen und einen Termin vereinbart, um zu erklären, dass tatsächlich ich schuld bin.“
4. Bitten Sie um Vergebung
Ihr Brief sollte mit einem konkreten Versuch enden, eine Beziehung zwischen Ihnen und Ihrem Empfänger aufzubauen. In den meisten Fällen sollte dies eine direkte Bitte um Vergebung beinhalten. Wenn Sie um Vergebung bitten, zeigen Sie, dass Sie verstehen, dass das Problem erst dann wirklich gelöst ist, wenn sich Ihre Beziehung zum Empfänger verbessert. Es lädt den Empfänger auch ein, zur Lösung des Problems beizutragen und eine Lösung zu finden. Ein Beispiel hierfür könnte sein:
„Ich muss Sie demütig um Vergebung bitten. Ich weiß, dass mein Fehler Sie verärgert hat, aber ich hoffe, dass wir dieses Problem lösen und weiterhin zusammenarbeiten können.“
5. Liefern Sie den Brief
Abhängig von der Situation und Ihrer Beziehung zum Empfänger können Sie sich für eine E-Mail, einen Postversand oder eine persönliche Zustellung entscheiden. Wenn Ihr Fehler ein Unfall war und Sie und Ihr Empfänger am Arbeitsplatz gleichberechtigt sind, reicht wahrscheinlich eine einfache E-Mail aus. Wenn Ihr Fehler jedoch auf mangelndes Urteilsvermögen zurückzuführen ist und Ihren Chef, Manager oder Ihr gesamtes Team davon betroffen hat, wäre es wahrscheinlich besser, den Brief auszudrucken und ihn persönlich im Büro Ihres Chefs abzugeben. Unabhängig von der konkreten Situation sind Aufrichtigkeit, Bescheidenheit und Ehrlichkeit die wichtigsten Dinge, auf die man sich konzentrieren sollte.
Tipps zum Schreiben von Entschuldigungsbriefen
Hier sind einige konkrete Tipps, wie Sie einen effektiven Entschuldigungsbrief schreiben:
Sei aufrichtig
Das Wichtigste, was in einem Entschuldigungsbrief zum Ausdruck gebracht werden soll, sind echte Emotionen. Wenn Ihr Brief zu hart oder unpersönlich ist, wird Ihr Leser die Geste wahrscheinlich nicht zu schätzen wissen. Versuchen Sie sich vorzustellen, wie sich die andere Person fühlt, und reagieren Sie entsprechend. Es kann auch hilfreich sein, den Brief vor dem Versenden laut vorzulesen, um sicherzustellen, dass er natürlich klingt.
Sei präzise
Für Menschen ist es oft schwierig, mit der Entschuldigung aufzuhören, wenn sie bereits begonnen haben, sich zu entschuldigen. Versuchen Sie, die Anzahl der Wörter zu begrenzen und so viel Bedeutung wie möglich in einen oder zwei Absätze zu packen. Wenn Ihr Brief authentisch ist, sollten nicht mehr als ein paar Sätze ausreichen, um Ihre Botschaft effektiv zu vermitteln.
Sei selbstlos
Eine der größten Versuchungen beim Schreiben eines Entschuldigungsbriefs besteht darin, die Schuld auf andere abzuwälzen. Es ist wichtig, die volle Verantwortung für Ihr Handeln zu übernehmen, auch wenn es Ihrem Ruf oder Ihrem Stolz schadet. Konzentrieren Sie sich auf die Konsequenzen Ihres Handelns und darauf, wie Sie zum Problem beigetragen haben. Seien Sie außerdem bereit, alle notwendigen persönlichen Opfer zu bringen, um eine bessere Beziehung zu Ihrem Leser aufzubauen.
Beispiele für Entschuldigungsbriefe
Hier sind einige Beispiele für gelungene Entschuldigungsbriefe:
Beispiel 1: Direkte Entschuldigung
Lieber Isaac,
Es tut mir leid, dass ich Sie von der Weihnachtsfeier, die ich letzte Woche veranstaltet habe, ausgeschlossen habe. Ich habe vergessen, mein persönliches Verzeichnis zu aktualisieren, und habe Sie und mehrere andere aktuelle Mitarbeiter versehentlich von meiner Einladungsliste ausgeschlossen. Ich versichere Ihnen, dass diese Ausnahme nicht beabsichtigt war, und ich fühle mich schrecklich wegen meines Fehlers.
Mir ist es sehr wichtig, an unserem Arbeitsplatz ein Teamplayer zu sein, und ich gehe normalerweise auf neue Mitarbeiter zu, um ihnen das Gefühl zu geben, willkommen zu sein. Ich bin von meinem Versehen enttäuscht und entschuldige mich für den Schmerz und den Stress, den ich Ihnen verursacht habe. Ich habe Ihre Kontaktdaten bereits zu meinem persönlichen Adressbuch hinzugefügt und versichere Ihnen, dass so etwas nie wieder passieren wird.
Ich bitte Sie aufrichtig um Verzeihung. Ich hoffe, dass mein Fehler unsere Beziehung nicht ruiniert hat und freue mich darauf, Sie beim nächsten Firmentreffen besser kennenzulernen.
Alles Gute,
Rachel
Beispiel 2: Entschuldigung Dritter
Herr Anders,
Bitte nehmen Sie meine aufrichtige Entschuldigung im Namen von Edgar Wright Motors entgegen. Es tut uns sehr leid zu hören, dass Ihre Erfahrungen mit den von uns gelieferten Autoteilen nicht den Spezifikationen entsprachen, die Sie uns gesendet haben. Unsere Design- und Produktionsteams hätten Ihre Anfrage sorgfältiger prüfen und vor dem Versand des Endprodukts Ihre Genehmigung einholen sollen. Wir verstehen diesen Fehler und die dadurch verursachte Verzögerung war für Sie frustrierend.
Wir übernehmen die volle Verantwortung für diese Situation und möchten die falschen Teile ersetzen und Ihnen einen Firmengeschenkgutschein im Wert von 100 $ anbieten, den Sie an jedem unserer 15 Standorte und über unseren Online-Shop einlösen können. Wir hoffen, dass Sie diese Geste der Entschuldigung akzeptieren. Unser Designteam wird sich in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihre Bestellung zu besprechen und sicherzustellen, dass die Ersatzteile Ihren Anforderungen entsprechen.
Wir möchten Ihnen versichern, dass Probleme dieser Art nie wieder auftreten werden. Gemeinsam mit unserem Produktionsteam haben wir die Initiative ergriffen, um sicherzustellen, dass Sonderaufträge künftig sorgfältiger abgewickelt werden. Wir schätzen Sie und Ihr Unternehmen und freuen uns darauf, unsere berufliche Beziehung weiter auszubauen.
Wenn Sie Fragen haben oder diese Angelegenheit weiter besprechen möchten, wenden Sie sich bitte direkt an mich oder ein Mitglied unseres Kundendienstteams.
Mit freundlichen Grüßen,
Jack Dylan
Regionalleiter
Edgar Wright Motors
Beispiel 3: Gruppenentschuldigung
Liebe Nachbarn,
*Wir entschuldigen uns bei Ihnen. Letztes Wochenende haben wir einen Musiker aus einem anderen Bundesstaat eingeladen, in unserem Restaurant aufzutreten. Er sagte, dass er sich gemäß den Richtlinien unserer Regierung im Voraus unter Quarantäne gestellt habe, aber leider haben wir inzwischen erfahren, dass dies nicht ganz stimmt.
Diese Pandemie hat das vergangene Jahr für alle schwierig gemacht, insbesondere für Restaurants und Musiklokale wie unseres, aber das bedeutet nicht, dass wir von den Regeln ausgenommen sind, die unsere lokale Regierung erlassen hat, um die Sicherheit unserer Gemeinden zu gewährleisten.
Als wir diese Veranstaltung planten, wollten wir einfach etwas Freude in unsere Gemeinschaft zurückbringen. Rückblickend sehen wir, wie wir unsere kleine Stadt hätten gefährden können. Wir streben danach, besser zu werden. Wir werden unsere Türen schließen und den Abholservice aussetzen, bis wir bestätigen können, dass alle Mitarbeiter negativ auf COVID-19 getestet wurden. Bleiben Sie auf dem Laufenden, um zu erfahren, wann wir zur Eröffnung bereit sein werden.
Wir wissen jetzt mehr denn je, wie viel Glück wir haben, diese Gemeinschaft unser Zuhause nennen zu dürfen. Ihre kontinuierliche Unterstützung in diesem arbeitsreichen Jahr ist uns sehr wichtig.
Alles Gute,
Ariel Fisher
MusicBarn
