So schreiben Sie einen Brief über die Leistung eines Mitarbeiters (mit Beispiel) • BUOM

24. Juni 2021

Wenn Sie in einem Unternehmen viele Mitarbeiter betreuen, ist es manchmal am effektivsten, ihnen Feedback zu ihrer Leistung zu geben, indem Sie ihnen Leistungsschreiben aushändigen. Abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen können Sie diese jährlich oder auch öfter verfassen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern professionelle Bewertungen geben, erhalten Sie eine ehrliche Einschätzung ihrer Gesamtleistung in ihrer Rolle und zeigen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, über ihre Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten nachzudenken.

In diesem Artikel besprechen wir, was ein Leistungsschreiben für Mitarbeiter ist, in welchen Situationen ein Leistungsschreiben für Mitarbeiter erforderlich ist und wie man in sechs Schritten ein Leistungsschreiben für Mitarbeiter verfasst und stellen eine Vorlage und ein Muster für ein Leistungsschreiben für Mitarbeiter bereit.

Was ist ein Mitarbeiterleistungsschreiben?

Ein Mitarbeiterleistungsschreiben ist ein vom Vorgesetzten eines Mitarbeiters verfasstes Schreiben, in dem die Leistung des Mitarbeiters seit der letzten Überprüfung bewertet wird. Der Erhalt eines Leistungsschreibens ermöglicht es Arbeitgebern, den Beitrag der Arbeitnehmer zum Unternehmenserfolg anzuerkennen. Es zeigt den Mitarbeitern auch Bereiche auf, in denen sie sich verbessern können, und kann Vorschläge zur Umsetzung dieser Verbesserungen machen.

In welchen Situationen ist ein Mitarbeiterleistungsschreiben erforderlich?

Es gibt verschiedene Szenarien, in denen ein Manager seinem Mitarbeiter ein Leistungsschreiben schreiben könnte:

• Ersatz der formellen Beurteilung: Wenn die Führungskraft keine formelle Beurteilung durchführt, schreibt die Führungskraft häufig eine Leistungsbeurteilung. Es behandelt Themen wie die bemerkenswerten Stärken und Schwächen des Mitarbeiters seit seiner letzten Überprüfung.

• Anerkennung von Leistungen: Führungskräfte können auch Leistungsbriefe verfassen, um einen Mitarbeiter für eine Leistung anzuerkennen und so den Mitarbeiter formell anzuerkennen.

• Versenden eines Abmahnungsschreibens: Vor dem Versenden eines Abmahnungsschreibens führt der Vorgesetzte in der Regel ein informelles Gespräch mit dem Mitarbeiter über sein Verhalten am Arbeitsplatz. Wenn sich ihre Leistung nicht verbessert, entscheiden sich einige Manager dafür, als formelle Folgemaßnahme ein Verweisungs- oder Verwarnungsschreiben zu versenden, bevor sie ernsthaftere Maßnahmen ergreifen.

Wie schreibe ich einen Brief über die Leistung eines Mitarbeiters?

Hier ist eine Liste von Schritten, die Sie unternehmen können, um ein Leistungsschreiben zu verfassen, das Ihrem Mitarbeiter numerische Bewertungen in verschiedenen Bereichen der Arbeitsleistung gibt. Es enthält auch einen Bereich, in dem Sie Ihre persönlichen Kommentare zu den vergebenen Noten hinzufügen können:

1. Beginnen Sie mit einer Standardbegrüßung

Der erste Teil Ihres Mitarbeiterverpflichtungsschreibens beginnt mit einer Begrüßung. Sie können beginnen, indem Sie den Empfänger des Briefes mit einer formellen Begrüßung ansprechen, z. B. „Sehr geehrter Herr Perez“. Dadurch weiß der Mitarbeiter, dass die folgenden Informationen auf ihn zutreffen.

2. Erklären Sie den Grund für den Brief

Der erste Absatz nach der Begrüßung leitet die Argumentation für das Leistungsschreiben ein. Es ist wichtig zu besprechen, warum das Schreiben notwendig ist, damit der Mitarbeiter die Situation versteht. Sie könnten beispielsweise schreiben: „Anstelle persönlicher Rezensionen in diesem Quartal haben wir uns entschieden, schriftliche Bewertungen Ihrer neuesten Arbeiten bereitzustellen.“ Nachdem Sie den Grund des Schreibens erläutert haben, können Sie auch die Daten des Arbeitszeitraums angeben, in dem Sie schreiben.

3. Geben Sie numerische Bewertungen an

Wenn Sie einen allgemeinen Brief über Jobmerkmale schreiben, möchten Sie möglicherweise eine Bewertungsskala hinzufügen, die erklärt, was jede Zahl bei der Bewertung verschiedener Jobkategorien bedeutet. Wenn Sie beispielsweise auf einer Skala von eins bis fünf bewerten, versuchen Sie aufzuschreiben, was jede einzelne Zahl bedeutet. Eine Eins könnte bedeuten, dass ihre Leistung in dieser Kategorie ausgezeichnet ist. Eine Drei kann nachweisen, dass der Mitarbeiter die Erwartungen erfüllt, aber nicht übertroffen hat.

Sobald Sie einen Schlüssel geschrieben haben, der erklärt, was jede Zahl auf der Skala darstellt, können Sie entscheiden, welche Berufskategorien Sie zur Messung der Leistung verwenden. Zu den typischen Abschnitten gehören Arbeitsqualität, zwischenmenschliche Fähigkeiten, Kommunikation und Fachwissen. Geben Sie für jede Kategorie, die Sie in Ihrem Leistungsbewertungsschreiben verwenden, eine numerische Bewertung anhand der von Ihnen erstellten Skala an. Neben jeder Nummer können Sie eine kurze Beschreibung schreiben, warum sie diese Nummer gewählt haben.

4. Fügen Sie Vorgesetztenkommentare hinzu

Im nächsten Abschnitt haben Sie die Möglichkeit, die im vorherigen Abschnitt vergebenen Noten zu verfeinern. Dieser Abschnitt ist unterschiedlich lang, aber Sie können einen Absatz über seinen Erfolg in den von Ihnen bewerteten Kategorien schreiben und einen weiteren Absatz darüber, wie sich der Mitarbeiter in Zukunft verbessern kann. Nachdem Sie die Überprüfung abgeschlossen haben, können Sie den Brief mit einem kurzen Schlussabsatz beenden, der den Mitarbeiter darüber informiert, dass er Sie kontaktieren kann, wenn er Fragen zum Brief hat.

5. Führen Sie einen professionellen Abschluss durch

Zu einem professionellen Abschluss gehören Unterschriften wie „Beste Wünsche“, „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“, gefolgt von Ihrem Namen. Wenn Sie einem Mitarbeiter eine Papierkopie des Briefes geben, lassen Sie zwischen der Unterschrift und Ihrem gedruckten Namen genügend Platz, damit Sie ihn handschriftlich unterschreiben können. Wenn der Mitarbeiter die E-Mail erhält, muss dieser zusätzliche Platz nicht freigelassen werden.

6. Anpassungen vor dem Versand

Bevor Sie Ihrem Mitarbeiter eine E-Mail senden, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um sie zu lesen und festzustellen, ob sie alles, was Sie wollen, kurz und bündig sagt. Sie können auch auf Fehler in der Rechtschreibung, Zeichensetzung und Großschreibung prüfen.

Musterbrief über die Leistung eines Mitarbeiters

Hier ist eine Beispielvorlage für einen Mitarbeiterleistungsbrief, auf die Sie bei der Erstellung Ihres eigenen Briefs zurückgreifen können:

Sehr geehrter Empfänger,

(Schreiben Sie einen kurzen Einleitungsabsatz, der Ihren Grund für das Schreiben des Leistungsschreibens erläutert und den Bewertungsleitfaden vorstellt, den Sie zur Bewertung ihrer Leistung in verschiedenen Kategorien verwenden möchten.)

(Bewertungszahl) – (Erklärung, was diese Zahl im Verhältnis zu ihrer Leistung darstellt.)
(Bewertungszahl) – (Erklärung, was diese Zahl im Verhältnis zu ihrer Leistung darstellt.)
(Bewertungszahl) – (Erklärung, was diese Zahl im Verhältnis zu ihrer Leistung darstellt.)

(Kategorie der Arbeitsleistung) – (Punktzahl): (Kurze Erklärung, warum Sie diese Punktzahl vergeben haben)
(Kategorie der Arbeitsleistung) – (Punktzahl): (Kurze Erklärung, warum Sie diese Punktzahl vergeben haben)
(Kategorie der Arbeitsleistung) – (Punktzahl): (Kurze Erklärung, warum Sie diese Punktzahl vergeben haben)

(Dieser Abschnitt enthält allgemeine Kommentare, die Sie zu seiner Gesamtleistung in den oben aufgeführten Kategorien haben. Sie können spezifische Beispiele für die Stärken und Schwächen des Mitarbeiters einbeziehen.)

(Erwägen Sie, einen kurzen Schlussabsatz mit Ihren Kontaktinformationen hinzuzufügen.)

(Formeller Abschluss),
(Ihr Name)

Musterbrief über die Leistung eines Mitarbeiters

Hier ist ein Beispiel für ein Mitarbeiterleistungsschreiben, das Sie als Leitfaden beim Schreiben Ihres eigenen Schreibens verwenden können:

Sehr geehrter Herr Johnson,

Dieses Schreiben enthält eine Beurteilung Ihrer Leistung für den Zeitraum vom 8. Januar 2021 bis 30. Mai 2021. Bewertet werden Sie in Bereichen wie Arbeitsqualität, Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten sowie Fachkenntnisse. Um Sie in den oben genannten Bereichen zu bewerten, habe ich die folgende Skala verwendet:

• 5 Übertrifft die Erwartungen – Der Mitarbeiter übertrifft die normalen Erwartungen in allen Verantwortlichkeiten.

• 4 Übertrifft die Erwartungen – Der Mitarbeiter führt seine Aufgaben erfolgreich aus und übertrifft in einigen Bereichen die Erwartungen.

• 3 Erfüllt die Erwartungen – Der Mitarbeiter erfüllt die Erwartungen in Bezug auf die erwarteten Verantwortlichkeiten.

• 2 Unter den Erwartungen – Der Mitarbeiter erfüllt die Erwartungen in einem oder mehreren Bereichen nicht.

• 1 Unbefriedigend – Die Leistung des Mitarbeiters ist inakzeptabel und erfordert sofortige Aufmerksamkeit.

Qualität der Arbeit – 5: Herr Johnson leistet stets vorbildliche Arbeit. Er stellt bei Bedarf Fragen, um Verwirrung zu vermeiden, und überprüft seine Arbeit vor dem Absenden auf Fehler.

Zwischenmenschliche Fähigkeiten und Kommunikation – 4: Die Kommunikation von Herrn Johnson mit seinem Team hat sich seit seinem letzten Leistungsschreiben verbessert. Seine Fähigkeit, anderen komplexe Informationen so zu erklären, dass sie sie besser verstehen und handeln können, hat sich aufgrund des Feedbacks seines Teams verbessert.

Fachwissen – 4: Herr Johnson hat sein Verständnis und sein allgemeines Wissen über seine Rolle im Unternehmen erweitert. Durch kontinuierliche Bemühungen, mehr über sein Handwerk zu lernen, hat er das Potenzial für einen beruflichen Aufstieg.

Seit seiner Beförderung im Juni 2020 hat Herr Johnson in seiner Rolle als Marketing Manager weiterhin gute Leistungen erbracht. Die Qualität der Arbeit, die er mit seinem Team leistet, übertrifft stets die Erwartungen. Er investiert viel Zeit und Mühe in die Erklärung der Rollen und Erwartungen an ein Projekt und steht jederzeit zur Verfügung, um Fragen zu beantworten oder etwaige Bedenken auszuräumen.

Zu den empfohlenen Schwerpunkten gehören die weitere Erkundung seiner Rolle und die Beteiligung an größeren Projekten in der Zukunft. Das Unternehmen verfügt über Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung, nach denen er sich erkundigen kann, um über kommende Marketingtrends auf dem Laufenden zu bleiben. Ich möchte, dass er mehr über diese Trends erfährt und sie seinem Team vorstellt, damit sie sie in ihren zukünftigen Projekten umsetzen können.

Wenn Sie Fragen haben oder einen Aspekt Ihrer Bewertung besprechen möchten, kontaktieren Sie mich bitte, damit wir einen Termin für ein Treffen vereinbaren können. Meine Durchwahl ist 555-555-555 Durchwahl 123. Vielen Dank für all Ihre ständige harte Arbeit.

Mit freundlichen Grüßen,
Cheryl Davis