So schreiben Sie einen Brief an mehrere Personen (mit Schritten und Beispielen) • BUOM

20. Mai 2021

Briefe sind eine gängige Form der beruflichen Korrespondenz, die in einer Vielzahl von Branchen verwendet wird. Es kann mehrere Gründe geben, einen beruflichen Brief an einen oder mehrere Empfänger zu versenden. Wenn Sie wissen, wie Sie einen Brief richtig an mehrere Personen adressieren, können Sie Ihre Kommunikation am Arbeitsplatz professionell gestalten. In diesem Artikel besprechen wir, wann eine E-Mail an mehrere Empfänger adressiert werden sollte, und bieten eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit zusätzlichen Tipps und Beispielen, die Ihnen dabei helfen, E-Mails richtig zu adressieren.

Wann muss eine E-Mail an mehrere Personen gerichtet werden?

Für Menschen, die in ihrer Karriere berufliche Korrespondenz als Kommunikationsform nutzen, kann es hilfreich sein, zu verstehen, wie man Briefe an mehrere Empfänger adressiert. Das Adressieren von E-Mails an mehrere Personen kann nützlich sein, wenn Sie dieselben Informationen an mehr als eine Person übermitteln müssen. Fachleute aus verschiedenen Abteilungen und Branchen können E-Mails an mehrere Empfänger senden, wenn:

• Kommunikation zwischen Abteilungen

• Kommunikation mit Kunden und Stakeholdern

• Kunden über organisatorische Änderungen informieren

• Versenden von Angebotsschreiben an Kunden und Lieferanten

• Versenden von Absichtserklärungen

• Finanzierungsantrag

• Kündigungsschreiben einreichen

• Dankesbriefe verschicken

• Verteilung von Memos

• Abschluss von Verträgen

• Ankündigung neuer Richtlinien

So adressieren Sie einen Brief an mehrere Personen

Verwenden Sie diese Anleitung, um eine E-Mail an mehrere Personen zu richten:

1. Entscheiden Sie sich für die Formatierung

Der erste Schritt bei der Adressierung einer E-Mail an mehrere Personen besteht darin, zu bestimmen, ob Sie die E-Mail an mehrere Adressen senden müssen und wie die Betreffzeile formatiert wird. Wenn Sie beispielsweise an mehrere Personen derselben Organisation schreiben, müssen Sie die Adresse nur einmal unten in der Kopfzeile angeben. Wenn Sie an mehrere Personen aus verschiedenen Organisationen schreiben, müssen Sie jede Adresse angeben. Formatierungsoptionen für die Ansprache mehrerer Empfänger:

• Einzelne Adresse: Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Personen in derselben Organisation senden, können Sie einfach die vollständigen Namen jedes Empfängers in separaten Zeilen angeben, bevor Sie unten in der Kopfzeile eine einzelne Adresse einfügen.

• Pro Adresse: Wenn Sie einen Brief an mehrere Empfänger an verschiedenen Standorten senden, ist es oft besser, jedem Ihrer Empfänger eine separate Kopie zu senden, die nur seinen Namen und seine Adresse enthält. Erwägen Sie, nach den Namen Ihrer Empfänger „cc:“ hinzuzufügen, um ihnen mitzuteilen, wer die E-Mail sonst noch erhalten hat.

• Große Empfängerkreise. Wenn es zu viele Empfänger gibt, um realistischerweise für jeden eine personalisierte Nachricht zu schreiben, beispielsweise wenn Sie an Mitglieder eines großen Ausschusses schreiben, kann es sinnvoll sein, einen einzigen Brief an die gesamte Gruppe zu schreiben.

Sie können Ihren Titel in die obere linke Ecke Ihres Briefes schreiben. Geben Sie beim Schreiben der Namen Ihrer Empfänger unbedingt alle offiziellen Bezeichnungen oder Berufsbezeichnungen an und trennen Sie die einzelnen Empfänger durch ein Komma.

2. Schreiben Sie eine Begrüßung

Nachdem Sie Ihren Brief im richtigen Format adressiert haben, ist es wichtig, eine Begrüßung zu verfassen, die zu Ihrer Situation passt. Denken Sie daran, alle offiziellen Bezeichnungen oder Berufsbezeichnungen anzugeben und stellen Sie sicher, dass diese mit den in Ihrer Berufsbezeichnung verwendeten übereinstimmen. Erwägen Sie, Ihre Begrüßung mit „Lieber …“ zu beginnen und mit einem Doppelpunkt anstelle eines Kommas zu beenden, um formell und professionell zu bleiben.

Wenn Sie einem Empfänger oder einer Gruppe von Personen schreiben, können Sie einfach deren vollständigen Namen und Berufsbezeichnung oder Gruppennamen schreiben. Wenn Sie an mehrere Empfänger unter derselben Adresse schreiben, können Sie deren vollständigen Namen und Titel durch ein Komma getrennt angeben. Wenn jeder Empfänger einer anderen Gruppe, Abteilung oder einem anderen Standort angehört, können Sie diese Informationen durch Klammern angeben. Sie können auch ein zusätzliches „cc:“ in die Begrüßung an Empfänger mit unterschiedlichen Adressen einfügen.

3. Überprüfen Sie die Genauigkeit

Es ist wichtig, dass Sie bei der Kontaktaufnahme mit mehreren Empfängern genaue Informationen verwenden, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails die richtigen Personen erreichen und Sie sie angemessen ansprechen. Bevor Sie den Brief versenden, überprüfen Sie unbedingt die folgenden Informationen auf korrekte Schreibweise und Richtigkeit:

• Berufsbezeichnungen

• Bezeichnungen

• Namen von Organisationen

• Adresse

• Abteilung für

Beispiele für Briefe, die an mehrere Personen gerichtet sind

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für gelungene Überschriften und Grußbotschaften, die mehrere Empfänger ansprechen:

Beispiel 1

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für einen Brief, der an mehrere Empfänger an derselben Adresse adressiert ist:

Herr James Lockwood, Frau Bella Ramsey, Frau Jenna Larson
Sicherheitsabteilung
Bloomfield Cyber ​​​​International
1234 W Chester Rd, Suite 300
Miami, FL 44499

Sehr geehrter Herr James Lockwood, Frau Bella Ramsey und Frau Jenna Larson!

Beispiel 2:

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für einen Brief, der an mehrere Empfänger an unterschiedlichen Adressen gerichtet ist:

Dr. Mark Pearson
Cc: Dr. Lilly Jones, Dr. Richard Weitz
Kardiologie
Mitchell General Hospital
1234 Doktor der Medizin, Büro 25
Rochester, NY 33445

Sehr geehrter Dr. Mark Pearson!
Cc: Dr. Lilly Jones, Dr. Richard Weitz:

Beispiel 3:

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für einen Brief, der an eine große Gruppe von Personen an derselben Adresse gerichtet ist:

Mitglieder des Zulassungsausschusses
Auswahlkomission
Universität in Richfield
1234 Trainingsbahn, Anzug 900
Richfield, Wisconsin 55440

Liebe Mitglieder der Zulassungskommission!

Tipps zum Versenden von Briefen an mehrere Personen

Hier sind einige zusätzliche Tipps, die Ihnen helfen, eine E-Mail erfolgreich an mehrere Personen zu richten:

Befolgen Sie die Formalitäten

Es ist wichtig, den Grad der Formalität in der beruflichen Korrespondenz zu berücksichtigen. Wenn Sie an Kollegen schreiben, mit denen Sie eine feste Beziehung haben, können Sie in Ihrem Brief möglicherweise eine weniger formelle Sprache verwenden. Unabhängig davon, ob Sie an neue Bekannte, Führungskräfte oder Investoren schreiben, ist es am besten, die Sprache in Ihrem Brief formell und professionell zu halten.

Sprechen Sie Menschen mit Grüßen an

Wenn Sie in einer Überschrift eine große Gruppe von Personen ansprechen, z. B. einen Vorstand oder einen Ausschuss, denken Sie darüber nach, in Ihrer Begrüßung jedes Gruppenmitglied einzeln anzusprechen, wenn es weniger als acht sind. Dies kann einem Brief, der an eine große Gruppe gerichtet ist, das Gefühl einer persönlichen Verbindung verleihen und Ihren Lesern helfen, sich persönlich wiedererkannt zu fühlen.

Passen Sie Ihren Umschlag an die Überschrift an

Es ist wichtig, dass das Format der Überschrift mit dem Format der Versandinformationen auf dem Umschlag übereinstimmt. Stellen Sie sicher, dass die Informationen zwischen ihnen konsistent sind, damit Ihre Korrespondenz sauber, professionell und frei von Unstimmigkeiten bleibt.