So schreiben Sie eine Urlaubsantrags-E-Mail • BUOM

15. März 2021

Eine Urlaubsantrags-E-Mail bietet Ihnen die Möglichkeit, bei Ihrem Arbeitgeber konkrete Urlaubstermine anzufragen. Mit einer effektiven Anfrage-E-Mail informieren Sie Ihren Arbeitgeber über Ihre Pläne, sicherzustellen, dass Ihre Arbeit abgeschlossen oder übernommen wird, sowie darüber, wann Sie abwesend sind und an den Arbeitsplatz zurückkehren. Sie können eine klare, prägnante und informative Anfrage-E-Mail verfassen, die die Kommunikation und das Vertrauen zwischen Ihnen und Ihrem Arbeitgeber fördert.

In diesem Artikel besprechen wir, warum dieser Brief wichtig ist, zeigen Ihnen, wie Sie einen effektiven Brief schreiben und stellen Beispiele bereit, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

Warum ist es wichtig, eine E-Mail mit der Bitte um Freistellung zu schreiben?

Es ist wichtig, dass Sie eine E-Mail mit der Bitte um Freistellung schreiben, um die Erlaubnis Ihres Vorgesetzten einzuholen, sich frei von der Arbeit zu nehmen. Wenn Sie lange vor Ihrem Urlaub um eine Auszeit bitten, hat Ihr Team zusätzliche Zeit, um sicherzustellen, dass Ihre Arbeit erledigt wird, wenn Sie nicht im Büro sind. Es kann hilfreich sein, eine schriftliche Anfrage zu haben, falls Sie, Ihr Vorgesetzter oder die Personalabteilung später darauf zurückgreifen müssen.

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So schreiben Sie einen Brief mit der Bitte um Urlaub

Es gibt ein paar Schritte, die Sie befolgen können, um eine effektive E-Mail mit Urlaubsanträgen zu verfassen, um die Professionalität am Arbeitsplatz aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass Sie die spezifischen Urlaubsrichtlinien Ihres Unternehmens einhalten. So schreiben Sie eine E-Mail mit der Bitte um Urlaub:

1. Schreiben Sie eine kurze, direkte Betreffzeile.

2. Geben Sie den Zweck des Schreibens an.

3. Bitte geben Sie die gewünschten Termine an.

4. Erwägen Sie zu erwähnen, warum Sie sich eine Auszeit nehmen.

5. Besprechen Sie, wie Sie sich auf das Wochenende vorbereiten.

6. Bleiben Sie für Fragen erreichbar.

1. Schreiben Sie eine kurze, direkte Betreffzeile.

Betreffzeilen sind der erste Eindruck des Empfängers von Ihrer E-Mail. Um einen Urlaub per E-Mail zu beantragen, schreiben Sie eine kurze Zeile und geben Sie den allgemeinen Zweck Ihrer Nachricht und die mit Ihrer Anfrage verbundenen Daten an. Wenn Sie für ein großes Unternehmen arbeiten, denken Sie darüber nach, auch Ihren Nachnamen in die Betreffzeile aufzunehmen, damit der Empfänger schnell erkennen kann, wer wann um eine Auszeit bittet.

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2. Geben Sie den Zweck Ihres Briefes an

Geben Sie nach der Begrüßung des Empfängers in der ersten Zeile Ihrer E-Mail ausdrücklich an, dass Sie ihm schreiben und um eine Freistellung bitten. Sie können eine Erklärung verwenden, wenn Sie bereits mit Ihrem Vorgesetzten über Ihre Anfrage gesprochen haben, oder Sie können Ihr Ziel als Frage formulieren, wenn diese E-Mail die erste ist, in der Sie die Anfrage besprechen. Wenn Sie Ihren Chef oder Arbeitgeber fragen, ob er Ihnen erlaubt, sich eine Auszeit zu nehmen, ist dies eine professionelle Höflichkeit, die zeigt, dass Sie ihre Zeit respektieren.

3. Bitte geben Sie die gewünschten Termine an

Geben Sie in der ersten Zeile oder im ersten kurzen Absatz Ihrer E-Mail unbedingt die Daten an, an denen Sie Urlaub beantragen möchten. Stellen Sie sicher, dass die Daten mit den Daten in der Betreffzeile übereinstimmen, um Klarheit zu gewährleisten. Dieser Schritt kann dazu beitragen, dass Ihre Anfrage klar kommuniziert wird und Ihrem Arbeitgeber eine genaue Dokumentation zur Verfügung gestellt wird.

Wenn Ihr Unternehmen über eine Richtlinie zur Anrechnung von bezahltem Urlaub verfügt, können Sie auch angeben, wie viele Urlaubsstunden Sie nehmen möchten. Dieses Element kann zeigen, dass Sie verstehen, wie sich diese Anfrage auf Ihre verbleibende bezahlte Zeit auswirkt, und hilft Ihrem Arbeitgeber, diese Informationen zu aktualisieren.

4. Vergessen Sie nicht zu erwähnen, warum Sie Urlaub machen.

Die Angabe des Grundes für Ihren Urlaub ist zwar nicht erforderlich, kann aber bei der genauen Dokumentation Ihres Urlaubs hilfreich sein. Dies kann Ihrem Arbeitgeber mitteilen, dass Sie Urlaub nehmen. Wenn Sie sich jedoch aus einem anderen persönlichen Grund frei nehmen, kann die Nennung dieses Grundes Ihrem Arbeitgeber helfen, den Zweck Ihres Antrags besser zu verstehen. Dieser Schritt kann Ihrem Vorgesetzten oder Arbeitgeber bei der Entscheidung helfen, ob er Ihren Urlaub genehmigt.

5. Besprechen Sie, wie Sie sich auf das Wochenende vorbereiten.

Geben Sie im zweiten Teil – oft im zweiten kurzen Absatz – Ihrer E-Mail Einzelheiten zu den von Ihnen ausgeführten Aufgaben, der von Ihnen delegierten Arbeit und anderen Möglichkeiten an, wie Sie Ihr Team und andere relevante Parteien auf Ihre Zeit vorbereiten. aus. Dieser Schritt zeigt Ihr Engagement für den Erfolg Ihrer Organisation während Ihrer Abwesenheit und stellt sicher, dass Ihr Arbeitgeber versteht, welche Auswirkungen Ihre Abwesenheit auf die Leistung haben wird.

Erwägen Sie, die Projekte und Aufgaben aufzulisten, an denen Sie arbeiten, was Sie voraussichtlich fertigstellen werden und wann und wem Sie Ihre Arbeit während Ihrer Abwesenheit zuweisen werden. Wenn Sie offene Aufgaben haben, teilen Sie dies Ihrem Arbeitgeber mit, damit er die Arbeit entsprechend planen und delegieren kann.

6. Bleiben Sie für Fragen erreichbar.

Am Ende des Schreibens ermächtigen Sie Ihren Arbeitgeber oder Vorgesetzten, mit Ihnen Kontakt aufzunehmen, um weitere Informationen einzuholen und eine Lösung für Ihr Anliegen zu bestätigen. Dieses Element steht für professionelle Höflichkeit und fördert außerdem eine klare und offene Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Arbeitgeber.

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Tipps zum Verfassen eines elektronischen Urlaubsantrags

Wenn Sie einen Urlaub planen und einen Urlaubsantrag per E-Mail einreichen, beachten Sie die folgenden Schritte:

Überprüfen Sie die Urlaubsbestimmungen Ihres Unternehmens.

Unternehmen haben möglicherweise sehr unterschiedliche Richtlinien bezüglich Urlaub und Freizeit. Bevor Sie Urlaub beantragen, stellen Sie sicher, dass Sie die Urlaubsrichtlinien Ihres Unternehmens verstanden haben. Wenn Ihr Unternehmen keine schriftliche Richtlinie hat, fragen Sie Ihren Vorgesetzten oder Ihre Personalabteilung nach bewährten oder bevorzugten Vorgehensweisen. Wenn Ihr Unternehmen über eine Regelung zur Anrechnung von bezahltem Urlaub verfügt, ermitteln Sie, wie viele bezahlte und unbezahlte Tage Sie nutzen können, damit Sie wissen, wie viel Zeit Sie beantragen können.

Wählen Sie Termine so früh wie möglich aus

Es ist hilfreich, mindestens zwei Monate im Voraus eine Auszeit zu beantragen. Einige Organisationen verlangen möglicherweise eine bestimmte Anzahl von Tagen, Wochen oder Monaten, wenn sie Urlaub beantragen. Informieren Sie Ihren Arbeitgeber noch häufiger über arbeitsfreie Tage an beliebten Feiertagen wie der Sommer- oder Winterpause. Wenn Sie so früh wie möglich eine Freistellung beantragen, zeigen Sie Ihrem Vorgesetzten, dass Sie den Antrag verantwortungsvoll angehen und stellen sicher, dass Sie genügend Zeit haben, zu planen, wie Ihre Arbeit in Ihrer Abwesenheit erledigt werden soll.

Finden Sie passende Termine

Berücksichtigen Sie nach Möglichkeit die Betriebszeiten bei der Wahl Ihres Urlaubstermins. Versuchen Sie, freie Zeit während der arbeitsfreien Jahreszeiten einzuplanen, nachdem große Projekte abgeschlossen werden müssen, und im Einklang mit den Zeitplänen Ihrer Teammitglieder. Diese Strategie kann Ihnen dabei helfen, den günstigsten Zeitpunkt zu wählen.

Fragen Sie zunächst Ihren Vorgesetzten oder Arbeitgeber persönlich

Am besten besprechen Sie Ihr mögliches Anliegen persönlich, um Ihrem Arbeitgeber eine Vorstellung davon zu geben, wann Sie eine Auszeit nehmen möchten. In diesem Gespräch können Sie ihre Präferenzen bezüglich Terminen, Zeitdauer, alternativen Arbeitsmöglichkeiten und der besten Vorbereitung auf Ihre Abwesenheit erfragen.

Senden Sie eine Folge-E-Mail

Nach einem persönlichen Gespräch können Sie Ihren Urlaubsantrag per E-Mail als Folgenachricht senden, um Details zu bestätigen und Ihren Antrag schriftlich zu formulieren. Dieser Schritt kann Ihnen dabei helfen, Ihre Kommunikation in Ihrem eigenen Tempo zu aktualisieren, wenn sich etwas ändert.

Geben Sie eine Erinnerungs-E-Mail an

Sie können Ihrem Arbeitgeber und Ihrem Team auch vor Beginn Ihres Urlaubs eine Erinnerungs-E-Mail senden. Mit dieser E-Mail können Sie sie darüber informieren, wie Sie sicherstellen, dass alle Arbeiten abgeschlossen oder abgedeckt sind, und an wen Sie sich in Ihrer Abwesenheit wenden können.

Musterbriefe mit der Bitte um Urlaub

Hier finden Sie einige Beispiele für Urlaubsantragsschreiben und einen Entwurf eines Erinnerungsschreibens, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:

Muster für einen formlosen Urlaubsantrag per E-Mail

*Thema: Antrag auf Urlaub vom 1. bis 15. Juni*

Hallo Jean,

Ich möchte Urlaub von Montag, 1. Juni, bis Dienstag, 15. Juni, beantragen. Ich werde reisen, um meine Eltern zu besuchen/einen Familienurlaub zu machen.

Während meiner Abwesenheit können Sie mich per E-Mail unter meiner Geschäftsadresse kontaktieren. (email protected), aber nicht telefonisch. Wie wir bereits besprochen haben, hat mein Team zugestimmt, für die Beleuchtung zu sorgen, während ich weg bin, und ich werde mein Projekt nach meiner Rückkehr bis zum 1. August abschließen.

Danke,
Amy Smith

Muster eines offiziellen Urlaubsantrags

*Betreff der Nachricht: Smith – Urlaubsantrag vom 1. bis 15. Juni*

Sehr geehrte Frau Gonzalez,

Bei diesem Schreiben handelt es sich um einen formellen Antrag auf eine Woche Urlaub von Montag, 1. Juni, bis Dienstag, 15. Juni. Ich werde am Mittwoch, den 16. Juni, wieder im Büro sein.

Alle Projekte, an denen ich arbeite, werden vor meiner Abreise abgeschlossen sein. Mein Team hat zugestimmt, meine Aufgaben während meiner Abwesenheit zu übernehmen. Meine Teamleiterin hat meinem Urlaubsantrag zugestimmt (beigefügt ist ein Genehmigungsschreiben von ihr).

Wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, bin ich unter meiner geschäftlichen E-Mail-Adresse erreichbar (email protected) oder rufen Sie 1-555-445-5454 an. Während meiner Abwesenheit kann ich meine E-Mails nicht regelmäßig abrufen, bin aber bei dringendem Bedarf über meine Mobiltelefonnummer erreichbar.

Vielen Dank, dass Sie meine Anfrage berücksichtigt haben.

Am besten,
Amy Smith

Muster-Urlaubserinnerungsschreiben

*E-Mail-Betreff: Erinnerung – Smith’s Vacation, 1.–15. Juni*

Lieber Jean,

Ich wollte Sie nur daran erinnern, dass ich, wie aus unserem Gespräch letzten Monat hervorgeht, von Montag, dem 1. Juni, bis Dienstag, dem 15. Juni, nicht im Büro sein werde.

Wie gesagt, meine Kollegin Leanne Girard wird während meiner Abwesenheit über mein Projekt berichten. Da wir unser Gruppenprojekt vorzeitig abgeschlossen haben, werde ich Ihnen nächste Woche weitere Unterlagen zur Verfügung stellen können.

Auch hier bin ich per E-Mail erreichbar. (email protected), wenn Sie oder irgendjemand im Team Kontakt mit mir aufnehmen möchte. Danke.

Am besten,
Amy Smith