So schreiben Sie eine RFP, die eine Antwort erhält • BUOM

24. November 2021

Das Verfassen einer RFP (Request for Proposal), die eine Antwort erhält, erhöht die Chancen Ihres Unternehmens, die benötigten Dienstleistungen zu erhalten. Eine überzeugende Ausschreibung zieht hochwertige Lieferanten an und minimiert Wartezeiten, sodass Ihr Unternehmen seine Projekte schneller und zu hohen Standards abschließen kann. In diesem Artikel besprechen wir, wie man eine Ausschreibung erstellt, geben Tipps zum Verfassen einer guten Ausschreibung und geben ein Beispiel, das Sie als Leitfaden für Ihre eigene Ausschreibung verwenden können.

Was ist eine Ausschreibung?

Ein RFP ist eine Angebotsanfrage. In diesem Dokument wird aufgeführt, was das Unternehmen vom Lieferanten benötigt, um das Projekt abzuschließen. Auftragnehmer und Agenturen, die glauben, die im RFP dargelegten Geschäftsanforderungen erfüllen zu können, bewerben sich dann um den Vertrag.

So schreiben Sie eine Angebotsanfrage, die eine Antwort erhält

Wenn Sie eine Angebotsanfrage klar und professionell verfassen, erhöhen Sie Ihre Chancen auf eine positive Antwort. Verkäufer sollten Ihre Anforderungen verstehen und wissen, ob sie diese erfüllen können, indem sie Ihre Angebotsanfrage lesen. Hier sind die Schritte zum Verfassen einer klaren, professionellen und überzeugenden Ausschreibung:

1. Definieren Sie Ihr Projekt und Ihre Bedürfnisse.

2. Schreiben Sie eine Einleitung.

3. Erzählen Sie uns etwas über die Geschichte Ihres Unternehmens und Ihres Projekts.

4. Beschreiben Sie die Anforderungen Ihres Projekts.

5. Erklären Sie, wie Verkäufer reagieren sollten.

6. Beschreiben Sie die Auswahlkriterien.

7. Achten Sie auf Ihre Fristen.

8. Überprüfen und bearbeiten Sie Ihr RFP.

Sobald Sie Ihr RFP erstellt haben, können Sie es verteilen und auf eine Antwort warten.

1. Definieren Sie Ihr Projekt und Ihre Bedürfnisse

Schreiben Sie auf, um welches Projekt es sich handelt und was Sie von den Lieferanten benötigen, bevor Sie Ihre Ausschreibung verfassen. Eine Liste mit Aufzählungszeichen ist ein gutes Format für diese Planungsphase. Achten Sie darauf, was Ihr Lieferant tun soll, wie er es tun soll, wo die Arbeit erledigt werden soll und wann die Arbeit abgeschlossen sein soll. Sie können diese Gliederung beim Verfassen Ihrer Ausschreibung heranziehen, um sicherzustellen, dass sie alle wichtigen Informationen enthält.

2. Schreiben Sie eine Einleitung

In der Einleitung sollte erklärt werden, warum Sie die Ausschreibung herausgeben und was Sie mit der Beauftragung des Anbieters erreichen möchten. Geben Sie zusammen mit einer kurzen Erläuterung des Projekts das Problem an, von dem Sie hoffen, dass der Anbieter Ihrem Unternehmen bei der Lösung helfen kann. Ihre Einleitung kann auch eine Zusammenfassung anderer wichtiger Projektpunkte enthalten, beispielsweise den voraussichtlichen Starttermin und die Frist für Ihr Projekt.

3. Erzählen Sie uns etwas über die Geschichte Ihres Unternehmens und Ihres Projekts

Erzählen Sie uns eine kurze Geschichte Ihres Unternehmens und des von ihm umgesetzten Projekts. In diesem Abschnitt erhalten Lieferanten die Hintergrundinformationen, die sie benötigen, um die Lage Ihres Unternehmens einzuschätzen und zu entscheiden, ob sie damit zusammenarbeiten möchten. Der Lieferant kennt Ihr Unternehmen möglicherweise nicht. Stellen Sie ihm daher alle Informationen zur Verfügung, die er für eine fundierte Entscheidung benötigt. Dazu gehört, was Ihr Unternehmen tut, welche Werte es hat und was es einzigartig macht.

4. Beschreiben Sie Ihre Projektanforderungen

Schreiben Sie eine detaillierte Erläuterung Ihrer Anforderungen an den Lieferanten. Nehmen Sie sich die Zeit, alle Ihre Anforderungen aufzulisten, damit die Lieferanten feststellen können, ob sie für Ihr Projekt geeignet sind. Bitte geben Sie in diesem Abschnitt Ihr Budget und Ihr bevorzugtes Erlebnis an.

5. Erklären Sie, wie Lieferanten reagieren sollten.

Schreiben Sie die Struktur auf, die Sie von Ihren Lieferanten erwarten, wenn sie planen, auf Ihre Angebotsanfrage zu reagieren. Wenn alle Anbieter dem gleichen Format folgen, sind ihre Antworten leichter auszuwerten. Abhängig von der Komplexität Ihres Projekts kann dies eine einfache Liste mit Überschriften oder eine detailliertere Liste mit Aufzählungszeichen unter den Überschriften sein.

6. Beschreiben Sie Auswahlkriterien

Erklären Sie, wie Sie aus Ihren Befragten den Gewinner auswählen. Sie sollten die Prioritäten Ihres Unternehmens angeben, einschließlich Schlüsselkriterien und bevorzugter Qualifikationen. Dieser Abschnitt hilft Lieferanten dabei, eine Antwort zu formulieren, die zeigt, wie gut sie Ihre Geschäftsanforderungen erfüllen.

7. Achten Sie auf Ihre Fristen.

Schreiben Sie die wichtigsten Fristen auf, die Lieferanten kennen müssen: wann Sie ihre Antwort benötigen, wann Sie den Vertragsempfänger bekannt geben, wann das Projekt beginnt und Ihre endgültige Frist, falls bekannt. Die Berücksichtigung dieser Fristen hilft Lieferanten, ihre Zeitpläne zu organisieren und festzustellen, ob sie Zeit haben, mit Ihrem Unternehmen zusammenzuarbeiten. Stellen Sie sicher, dass die Bewerbungsfrist den Lieferanten genügend Zeit lässt, eine Antwort zu planen. Je detaillierter Ihre Antwortanforderungen sind, desto mehr Zeit sollten Sie den Lieferanten für die Abgabe ihrer Angebote geben.

8. Überprüfen und bearbeiten Sie Ihre Angebotsanfrage

Das Korrekturlesen Ihres RFP hilft dabei, Grammatik- und Rechtschreibfehler zu erkennen und zu korrigieren, bevor das Dokument verteilt wird. Es kann Ihnen auch dabei helfen, Sätze zu finden, die aus Gründen der Klarheit und Fließfähigkeit umformuliert werden könnten. Nachdem Sie die Ausschreibung Korrektur gelesen und bearbeitet haben, senden Sie sie zur Rückmeldung an einen am Projekt beteiligten Kollegen. Die Zeit, die Sie für das Korrekturlesen und Korrigieren Ihrer Ausschreibung aufwenden, lässt das Dokument professioneller erscheinen.

Tipps zum Verfassen einer RFP, die eine Antwort erhält

Befolgen Sie diese Tipps, um eine Ausschreibung zu entwickeln, die Antworten von mehreren qualifizierten Anbietern erhält:

Verwenden Sie Zwischenüberschriften und Aufzählungspunkte

Durch die Verwendung von Zwischenüberschriften und Aufzählungszeichen ist Ihre Ausschreibung leichter zu durchsuchen und zu verstehen als Ausschreibungen mit großen Textblöcken. Verkäufer reagieren eher, wenn sie leicht verstehen, was Sie von ihnen wollen und brauchen.

Schreiben Sie, wenn möglich, über das, was Sie wissen.

Idealerweise sollten Sie nur Angebotsanfragen für Dienstleistungen verfassen, die Sie verstehen und mit denen Sie arbeiten. Ihr Verständnis der von Ihnen benötigten Dienstleistungen wird Ihnen dabei helfen, eine vernünftige und detaillierte Ausschreibung zu erstellen, in der die am besten geeigneten Fragen gestellt werden, um die richtigen Antworten zu erhalten.

Seien Sie detailliert, aber nicht vorschreibend.

Obwohl es wichtig ist zu wissen, was Sie erreichen möchten, gibt es möglicherweise mehr als einen Weg, dies zu erreichen. Die Konzentration auf die Arbeit selbst und nicht darauf, wie sie erledigt werden sollte, ermutigt Lieferanten, ihre eigene Erfahrung und ihr eigenes Wissen zu nutzen, um Ihnen zu helfen. Verkäufer reagieren eher, wenn sie das Gefühl haben, dass sie bei der Zusammenarbeit mit Ihnen etwas kreativen Freiraum haben.

Beispielsätze

Verwenden Sie dieses RFP-Beispiel, um Ihre eigene Angebotsanfrage zu verfassen, die Antworten von Qualitätslieferanten erhält:

Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen: New Robin’s Antiques Website
10. August 2019
Veröffentlicht: Robin’s Antiques
Vertreter von Robin’s Antiquitäten: Robin Johnston
(email protected)
(277) 398-9834

Einführung

Der Antiquitätenhändler Robin’s Antiques benötigt eine neue Unternehmenswebsite und nimmt Angebote an, einen qualifizierten Lieferanten zu finden, der die Website für uns erstellt. Unsere Ziele für unsere neue Website:

• *Steigern Sie unseren Online-Umsatz*
• *Unseren Kundenstamm gewinnen und erweitern*
• *Bekanntheit unseres Shops steigern*
• *Präsentieren Sie ein professionelleres, moderneres Image*

Der Zweck dieser Ausschreibung besteht darin, ein Webentwicklungsunternehmen oder einen Auftragnehmer zu finden, der den besten Gesamtwert und die besten Ergebnisse für unsere Organisation bietet. Wir hoffen, unsere Website bis Dezember fertig zu haben, um die Weihnachtseinkäufe optimal nutzen zu können.

Hintergrund

Unser Antiquitätengeschäft wurde 1989 gegründet. Seitdem haben wir einen treuen Kundenstamm im Bundesstaat New York aufgebaut. Die meisten unserer Kunden sind über 50 Jahre alt und kaufen in unserem Geschäft ein. Da jedoch immer mehr Menschen online einkaufen, glauben wir, dass wir eine großartige Chance haben, unseren Kundenstamm über unsere Region hinaus zu erweitern und zu vergrößern. Unsere erste Website haben wir 2005 mithilfe einer kostenlosen Online-Vorlage entwickelt. Es ist bis heute praktisch unverändert geblieben und sieht jetzt sehr veraltet und unpoliert aus. Sie ist auch nicht mit Mobilgeräten kompatibel, wie wir es uns von unserer neuen Website wünschen würden.

Beschreibung des Projekts

Wir möchten, dass die neue Website des Unternehmens stilvoll, mobilkompatibel und für Menschen mit Sehbehinderung zugänglich ist und unsere alte Website ersetzt. Diese Website sollte Folgendes enthalten:

• *Seite mit der Geschichte unseres Shops*
• *Kontaktseite mit unserer Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie Online-Kontaktformular*
• *Online-Shop, der gängige Kreditkarten und PayPal akzeptiert und den wir über unser Content-Management-System aktualisieren können, um unseren aktuellen Lagerbestand widerzuspiegeln*
• *Ein Blog, den wir über ein Content-Management-System aktualisieren können, um unsere Kunden über unser Geschäft und unsere Antiquitäten auf dem Laufenden zu halten*
• *Links zu unseren Profilen auf Facebook und Instagram*

Wir freuen uns über zusätzliche Seiten, wenn Sie glauben, dass sie unserem Geschäft zugute kommen. Für dieses Projekt sind Sie für folgende Aufgaben verantwortlich:

• *Content-Strategie und Copywriting*
• *Visuelles Design*
• *Suchmaschinenoptimierung*
• *Optimierung mobiler Geräte*
• *Externe und interne Codierung*
• *Zugänglichkeit für Benutzer mit eingeschränkter Sehkraft*
• *Prüfung und Qualitätssicherung*
• *Schulung, die uns hilft, uns mit dem Content-Management-System und dem Site-Update-Prozess vertraut zu machen*

Wir haben ein Budget von 5.000 US-Dollar, möchten aber möglicherweise mehr für die Dienste eines geeigneten Lieferanten ausgeben. Wir möchten eine Webentwicklungsfirma oder einen Auftragnehmer beauftragen, der zuvor an Einzelhandels-Websites gearbeitet hat, idealerweise in der Antiquitätenbranche.

Angebotsrichtlinien

Ihr Vorschlag muss dem folgenden Format entsprechen:

• Zusammenfassung
• Hintergrundinformationen zu Ihrem Unternehmen
• Bitte beachten Sie, warum wir Ihr Unternehmen anderen Lieferanten vorziehen sollten.
• Suchen Sie nach relevanter Erfahrung, die Sie bei der Umsetzung unseres Projekts unterstützt.
• Angebotene Dienstleistungen oder Ergebnisse
• Stellen Sie eine Sitemap bereit, die alle Seiten der Website und ihre Beziehungen zeigt.
• Notieren Sie sich die Software und Programmiersprachen, die Sie verwenden möchten, und warum Sie sie für eine gute Wahl halten.
• Preise
• Achten Sie bei der Einzelkalkulation auf den Festpreis des Projekts. Beachten Sie außerdem, wie viele Stunden Sie voraussichtlich für das Projekt in Anspruch nehmen werden.
• Verweise
• Geben Sie den Namen, die Kontaktinformationen und die Website-URLs von drei früheren Kunden an.
• Alle Bedingungen für die Zusammenarbeit mit Ihnen

Bitte senden Sie Ihren Vorschlag im .pdf-Format an (email protected) bis 25. August 2019.

Auswahlverzerrung

Robin’s Antiques bewertet Angebote anhand der folgenden Kriterien:

• Reagieren Sie auf die in diesem RFP dargelegten Anforderungen
• Relevante Erfahrungen und Leistungen aus der Vergangenheit.
• Beispiele Ihrer Arbeit
• Bewertungen von früheren Kunden
• Geschätzte Kosten des Projekts

Robin’s Antiques behält sich das Recht vor, einen Vertrag mit dem Verkäufer abzuschließen, der nach Einschätzung von Robin’s Antiques den größten Geschäftswert darstellt.

Ausschreibungen und Projektzeitpläne

Der Bewerbungs- und Projektplan für Robin’s Antiques sieht wie folgt aus:

Antrag auf Freigabe des Vorschlags
10.08.19
_

Frist für Vorschläge
25.08.19
_

Lieferantenauswahl
31.08.19
_

Die Erstellung einer neuen Website beginnt
05.09.19
_

Fertigstellung des Projektes
01.12.19
_

Lieferanten können in ihrem Angebot einen früheren Fertigstellungstermin anbieten.