So schreiben Sie eine Projektcharta • BUOM

22. Februar 2021

Die Projektcharta ist ein wichtiges und nützliches Dokument im Projektlebenszyklus. Sie können eine Projektcharta verwenden, um den Zweck und Wert des vorgeschlagenen Projekts darzustellen. Dies kann auch dazu beitragen, dass das Projektteam während der Wochen und Monate der Entwicklung auf dem richtigen Weg bleibt. In diesem Artikel besprechen wir, was eine Projektcharta ist, wann man sie verwendet und wie man sie schreibt.

Was ist eine Projektcharta?

Eine Projektcharta ist eine Form der Dokumentation, die die Genehmigung für das Projekt erteilt und die verschiedenen Elemente des Projekts definiert. Der Projektmanager kann die Charta nutzen, um Ressourcen zu sammeln und die Durchführung des Projekts zu planen. Ein typischer Projektauftrag könnte Folgendes umfassen:

• Business Case: Die Projektcharta sollte den Grund beschreiben, warum das Projekt benötigt wird. Es muss das Problem erläutern, das es löst, oder das Geschäftsbedürfnis, das es befriedigt. Unternehmensleitung und Stakeholder müssen erkennen können, welchen Nutzen sie aus dem Projekt ziehen.

• Projektanforderungen: Eine Zusammenfassung der Elemente, die Teil eines Projekts sein müssen, damit es den Geschäftsanforderungen entspricht. Es besteht aus Projektergebnissen, die oft von Stakeholdern definiert werden und vor Abschluss des Projekts abgeschlossen sein müssen.

• Annahmen und Einschränkungen: Dazu gehören die Technologien oder Fähigkeiten, von denen das Projekt abhängt, sowie die Einschränkungen, innerhalb derer das Projektteam arbeiten muss. Es ist hilfreich, diese vor Beginn eines Projekts zu kennen, um sicherzustellen, dass diese Abhängigkeiten bestehen und die Einschränkungen nicht zu restriktiv sind.

• Projektumfang: Eine Zusammenfassung der Elemente, die zum Projektumfang gehören, und der Elemente, die nicht dazu gehören. Dies kann Ihnen helfen, Zeit- und Budget einzuhalten, indem Sie nur an vereinbarten Leistungen arbeiten.

• Risiken: Normalerweise birgt jedes Projekt Risiken, wie z. B. die Nichtverfügbarkeit von Abhängigkeiten oder fehlende Ressourcen für das erforderliche Fachwissen. Wenn Sie diese Risiken im Voraus durchdenken, können Sie sich darauf vorbereiten und sie in Ihre Projektplanung einbeziehen.

• Stakeholder: Stakeholder sind Personen in der Organisation, die ein Interesse am Projekt haben und Geld oder Ressourcen dazu beitragen können. Es ist wichtig zu ermitteln, wer diese Personen sind, da ihnen das Projektteam letztlich unterstellt ist.

• Vorgeschlagener Zeitplan: Dies ist das Datum, an dem Sie mit der Arbeit an dem Projekt beginnen möchten und wie lange es Ihrer Meinung nach dauern wird, bis es abgeschlossen ist. In diesem frühen Stadium der Projektplanung wird normalerweise davon ausgegangen, dass es sich bei diesem Zeitplan um eine Schätzung handelt.

• Budgetüberprüfung: Die Projektcharta sollte eine Schätzung enthalten, wie viel das Projekt kosten wird und wie Sie diese Kosten aufteilen möchten. Sie können auch die Person oder Personen benennen, die befugt sind, die Mittel auszugeben.

Wann sollte eine Projektcharta verwendet werden?

Die Projektcharta kann während der gesamten Projektlaufzeit auf vielfältige Weise genutzt werden, unter anderem:

• Das Projekt verkaufen: Diese Projektzusammenfassung kann wichtig sein, wenn Sie mehr Interessengruppen gewinnen möchten. Ihre Stakeholder können dieses Dokument auch verwenden, wenn sie Ressourcen zuweisen müssen, insbesondere wenn es Konflikte mit anderen Projekten gibt. Mit einer Projektcharta können sie dem Management zeigen, warum dieses Projekt Priorität haben sollte.

• Die Vision teilen: Eine gut geschriebene Projektcharta kann dazu beitragen, dass jeder, von den Stakeholdern bis hin zu jedem Mitglied des Projektteams, weiß, was er tut und warum. Diese einheitliche Zielsetzung kann zu einem stärkeren Zusammenhalt des Teams führen und Ihre Chancen erhöhen, das Projekt erfolgreich und pünktlich abzuschließen.

• Vervollständigung der Projektdokumente: Die Projektcharta fasst Informationen über das Projekt zusammen, die in anderen Projektdokumenten detaillierter behandelt werden. Daher können Sie damit sicherstellen, dass Sie über alle notwendigen Unterlagen für das Projekt verfügen.

• Projektverfolgung: Im Verlauf eines Projekts können Sie das Projektteam mithilfe der Projektcharta an den Zweck und Umfang des Projekts erinnern. Dies hilft allen, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die erledigt werden müssen.

• Moral und Motivation aufrechterhalten. Eine Projektcharta, die die Projektziele klar beschreibt, kann dazu beitragen, die Teammoral zu verbessern, wenn jedes Ziel erreicht wird. Eine klare Vorstellung von den Zielen des Projekts kann auch alle motivieren, auf diese Ziele hinzuarbeiten.

So schreiben Sie eine Projektcharta

Hier sind einige Schritte, die Sie beim Verfassen einer Projektcharta berücksichtigen können:

1. Stellen Sie ein Team zusammen

Wenn Sie bereit sind, die Projektcharta zu verfassen, rufen Sie ein Treffen der Stakeholder und derjenigen, die Teil des Projektteams sind, ein. Sie können Einblicke und Perspektiven liefern, die Sie allein möglicherweise nicht berücksichtigen würden. Da sie außerdem an dem Projekt arbeiten und das größte Interesse daran haben, können sie Ihnen außerdem dabei helfen, sicherzustellen, dass die Informationen in der Charta vollständig und korrekt sind.

2. Schreiben Sie ein Vision Statement für das Projekt.

Sie können eine Visionserklärung in die Projektcharta aufnehmen oder auch nicht, aber wenn Sie eine solche verfassen, können Sie deutlich machen, was Sie mit dem Projekt erreichen möchten. Diese Erklärung sollte die Ziele des Projekts so zusammenfassen, dass sie für Sie und alle anderen im Projektteam klar ist. Ausgehend von diesem Leitbild können Sie und Ihr Team eine Liste mit Zielen und Leistungen entwickeln und den Umfang des Projekts definieren.

3. Erstellen oder verwenden Sie eine Vorlage

Projektchartas enthalten in der Regel einen Standardsatz an Informationen. Durch die Verwendung einer Vorlage können Sie sicher sein, dass Ihre Charta diesem Standard entspricht und alle erforderlichen Informationen enthält. Sie können entweder eine Vorlage aus dem Internet herunterladen oder das untenstehende Beispiel verwenden, um Ihre eigene Vorlage zu erstellen. Sie werden in Zukunft wahrscheinlich weitere Projektchartas erstellen. Speichern Sie daher unbedingt Ihre Vorlage.

4. Sammeln Sie die notwendigen Informationen

Bevor Sie die Projektcharta-Vorlage ausfüllen können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über alle erforderlichen Informationen verfügen. Zu diesen Informationen gehören:

• Umsetzungsplan bestehend aus Zeitplan, Abhängigkeiten und Meilensteinen

• Organisation des Projekts, einschließlich Stakeholder, Kunden, des Teams, das jeden Tag an den Ergebnissen arbeitet, und anderer wichtiger Rollen.

• Mögliche Risiken und Hindernisse, die es zu berücksichtigen gilt

5. Füllen Sie Ihre Vorlage aus

Ihre Vorlage liefert Ihnen die Grundstruktur einer Projektcharta. Sobald Sie die erforderlichen Informationen gesammelt haben, können Sie die Vorlage ausfüllen und jede Information an der richtigen Stelle platzieren. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen bereitgestellten Informationen spezifisch sind. Verwenden Sie Aufzählungspunkte und Diagramme, wenn diese Ihnen dabei helfen, Informationen möglichst klar darzustellen. Ihr Projektauftrag sollte prägnant sein. Jedes Thema erfordert nur ein paar Sätze. Weitere Projektdokumentationen enthalten detailliertere Informationen zu den einzelnen Elementen.

6. Lassen Sie sich genehmigen

Wenn Sie die Projektcharta mit allen Beteiligten und dem Projektteam entwickelt haben, ist dieser Schritt möglicherweise nicht erforderlich. Wenn Sie die Charta jedoch alleine oder in einem kleinen Team entwickelt haben, müssen Sie sie den Stakeholdern und dem Projektteam zur Genehmigung vorlegen. Dies ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass das vorgeschlagene Projekt die Zustimmung und Zustimmung des Teams findet und um sicherzustellen, dass sich alle hinsichtlich der Ergebnisse, Kosten und Zeitpläne einig sind.

Ein Beispiel für den Gesetzentwurf

Dies ist ein Beispiel für eine grundlegende Projektcharta. Sie können dies als Leitfaden für die Erstellung Ihres eigenen Dokuments verwenden.

Charta des Johnson Drinks-Projekts
Projektname: Online-Verkaufsportal
Business Case: Damit das Unternehmen in den nächsten 12 Monaten um mindestens 30 % wachsen kann, benötigen wir eine Möglichkeit, unseren Kundenstamm zu erweitern. Ein Online-Verkaufsportal soll diese Möglichkeit bieten und den Bekanntheitsgrad des Unternehmens national und international steigern.
Ergebnisse: eine sichere Webseite, die Kundenbestellungen entgegennimmt; eine Datenbank zum Speichern dieser Bestellungen; Benachrichtigung der Mitarbeiter über eingegangene Bestellungen; Auftragsverfolgung, um sicherzustellen, dass Kunden ihre Produkte so schnell wie möglich erhalten.
Annahmen: Internetdienstanbieter (ISP) oder interne Internetserver zum Hosten der Webseite; Datenbank; Programmierkenntnisse für die Seitenentwicklung
Risiken: Internetverfügbarkeit; Qualifikationsniveau des Entwicklers; Sicherheit von Transaktionen, sowohl auf der Webseite als auch in der Datenbank
Umfang: Bei diesem Projekt handelt es sich um eine Webseite, die Kundenbestellungen entgegennimmt. Die weitere Entwicklung einer Website, beispielsweise einer Landingpage oder anderer Webseiten, geht über den Rahmen dieses Projekts hinaus.
Zeitplan: Die Planung sollte im März beginnen, mit dem Ziel, im September oder Oktober zu starten.
Einschränkungen: Budget für monatliche Zahlungen an den Internetanbieter und möglicher Bedarf an Vertragsentwicklern; 6 Monate Entwicklung, Test und Implementierung für das Kostenmanagement
Budget: 50.000 $ für Planung und Entwicklung; 200 $ pro Monat und Anbieter. Wenn interne Server verfügbar wären, könnten wir diese nutzen, um Geld zu sparen.
Interessengruppen: Amanda Lee (CEO); Deepak Patel (Vertriebsleiter); Aaron Jones (IT-Manager); Joni Smith (Kundenbetreuer)