So schreiben Sie eine E-Mail, um Kunden über eine Entlassung zu informieren • BUOM

Wenn Sie im Begriff sind, einen Job mit Kundenkontakt aufzugeben, ist es wichtig zu wissen, wie Sie Ihre Kunden über Ihren bevorstehenden Ausstieg informieren und dabei freundschaftlich miteinander umgehen können. Das Schreiben einer E-Mail, in der Sie Ihre Kunden über Ihre Kündigung informieren, ist nicht nur höflich, sondern auch für Ihren Arbeitgeber und Ihre Kunden von Vorteil. Wenn Sie Ihren Kunden eine Kündigungsmitteilung zusenden, wird auch der Wechsel zu einem anderen Mitarbeiter erleichtert, die Bedenken der Kunden zerstreut und zukünftige Beschäftigungsmöglichkeiten erhalten. In diesem Artikel besprechen wir, was eine Kündigungs-E-Mail für Kunden ist, beschreiben, wie man eine solche schreibt und geben Tipps, wie Sie Ihre Kündigung professionell und freundlich gestalten können.

Was ist ein Kündigungsschreiben für Kunden?

Ein Kündigungsschreiben an Kunden ist eine Mitteilung, die an Kunden gesendet wird, für die Sie der Hauptansprechpartner, Account Manager oder Dienstleister waren. So wie es höflich und professionell ist, Ihren Vorgesetzten darüber zu informieren, dass Sie das Unternehmen verlassen, gilt die Benachrichtigung Ihrer Kunden als angemessene Etikette im Umgang mit Kunden.

Eine schriftliche Mitteilung, in der Regel per E-Mail, ist die gebräuchlichste und einfachste Möglichkeit, Kunden über Ihren Rücktritt zu informieren. Während Sie zwischen Telefon- und Videoanruf wählen können, ist E-Mail die einfachste Möglichkeit, Ihren Kunden Fakten und relevante Kontaktinformationen zu präsentieren.

So schreiben Sie eine E-Mail, um Kunden über Entlassungen zu informieren

Zu wissen, wie Sie Ihre Kunden über Ihren Rücktritt informieren können, wird sowohl Ihren Kunden als auch dem Mitarbeiter helfen, der Ihre Aufgaben bei diesem Kunden übernimmt. Es ist wichtig zu verstehen, welche Informationen in einem Kündigungsschreiben an Kunden enthalten sein müssen und welchen Ton Sie verwenden sollten.

Hier sind die Schritte, um eine E-Mail zu schreiben, in der Sie Kunden über Ihren Rücktritt informieren:

1. Sprechen Sie Kunden formell, aber persönlich an

Beginnen Sie Ihren Brief mit einer professionellen Begrüßung wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Guten Morgen“, auch wenn Sie es gewohnt sind, Ihre Kunden informeller anzusprechen. Obwohl Sie diese Nachricht an mehrere Kunden senden können, verwenden Sie in der Begrüßung den individuellen Namen des Kunden.

2. Geben Sie bekannt, dass Sie zurücktreten.

Im ersten vollständigen Satz Ihrer Kündigungs-E-Mail sollte klar zum Ausdruck kommen, dass Sie Ihr derzeitiges Unternehmen verlassen. Sie müssen dem Kunden die Gründe für Ihre Kündigung nicht mitteilen. Sie können eine kurze, aber vage Erklärung abgeben, z. B. „aus persönlichen Gründen“ oder „für meine Gesundheit“, aber der Schwerpunkt Ihrer Nachricht sollte auf der Zukunft des Kunden im Unternehmen liegen.

3. Bieten Sie einen klaren Übergangszeitplan an.

Teilen Sie Ihren Kunden das genaue Datum mit, an dem Ihr Rücktritt wirksam wird. Geben Sie unbedingt auch das letzte Datum an, an dem sie Sie noch bezüglich ihres Kontos kontaktieren können, unabhängig davon, ob dieses Datum mit Ihrer Kündigung zusammenfällt oder davor liegt.

4. Geben Sie Ihre Kontaktinformationen an

Bitte geben Sie Ihre E-Mail-Adresse in den Nachrichtentext ein. Geben Sie gegebenenfalls weitere relevante Kontaktinformationen an, z. B. eine Telefonnummer oder Durchwahl.

5. Stellen Sie ihnen einen neuen Kontakt vor

Wenn Sie wissen, welcher Mitarbeiter Ihre Aufgaben bei diesem Kunden übernehmen wird, teilen Sie dies Ihrem Kunden mit. Geben Sie den Namen und die Kontaktinformationen des Mitarbeiters an. Stellen Sie Ihrem Kunden seinen neuen Ansprechpartner mit einem kurzen, aber positiven Mitarbeiterstatement vor. Sie könnten beispielsweise ihre Begeisterung für die Arbeit teilen oder ihre aktuellen Aufgaben im Unternehmen besprechen.

6. Bedanken Sie sich bei Ihrem Kunden

Bedanken Sie sich bei Ihrem Kunden für die Arbeit, die er während Ihrer Zeit im Unternehmen mit Ihnen geleistet hat. Wie bei der Begrüßung können Sie diese E-Mail-Vorlage zwar an mehrere Kunden senden, diesen Teil der E-Mail sollten Sie jedoch personalisieren. Besprechen Sie, was Sie an der Zusammenarbeit mit diesem bestimmten Kunden schätzen. Die Aktivierung dieser Personalisierung trägt dazu bei, Ihren Kunden reibungslos an einen neuen Kontakt weiterzuleiten und sicherzustellen, dass Sie auch nach Ihrem Rücktritt gute Beziehungen zum Kunden aufrechterhalten.

Tipps zum Schreiben eines Kündigungsschreibens an Kunden

Wenn Sie Kunden darüber informieren, dass Sie mit einer Kündigung rechnen, kann die Umstellung ihrer Konten sowohl für den Kunden als auch für seinen neuen Kontakt einfacher sein. Wenn Sie Kunden per E-Mail über eine Entlassung informieren, ist es wichtig zu wissen, welche Informationen Sie in die E-Mail aufnehmen und welche weglassen sollten.

Hier ist unser bester Rat für den Versand von Kündigungsschreiben an Kunden:

Erkundigen Sie sich zunächst bei Ihrem Vorgesetzten

Bevor Sie Kunden darüber informieren, dass Sie das Unternehmen verlassen, sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten. Einige Unternehmen haben bereits interne Regeln für die Benachrichtigung ihrer Kunden, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet. In diesem Fall möchte Ihr Vorgesetzter möglicherweise Ihre Kunden über Ihre Kündigung informieren, bevor Sie dies tun.

Einige Unternehmen ziehen es vielleicht vor, dass Sie Ihren Kunden überhaupt nichts von Ihrem Rücktritt erzählen. Wenn Ihr aktueller Arbeitsplatz einer dieser Orte ist, sollten Sie die Übermittlung Ihres Kündigungsschreibens an Ihre Kunden noch einmal überdenken. Indem Sie sich an die Richtlinien Ihres Vorgesetzten halten, können Sie auch nach Ihrem Ausscheiden gute Beziehungen zum Unternehmen aufrechterhalten.

Build-in-Übergang

So wie die meisten Unternehmen es vorziehen, ihre Mitarbeiter im Voraus über Entlassungen zu informieren, bevorzugen auch die meisten Kunden Zeit für die Anpassung ihrer Abläufe. Versuchen Sie, Ihr Kündigungsschreiben mindestens zwei Wochen vor Ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen an Ihre Kunden zu versenden.

Geben Sie nur die notwendigen Informationen an

Letztendlich besteht Ihr Ziel, wenn Sie Ihren Kunden ein Kündigungsschreiben schicken, darin, dass Ihr Kunde eine positive Beziehung sowohl zu Ihnen als auch zu Ihrem ehemaligen Unternehmen aufrechterhält. Konzentrieren Sie sich dazu in Ihrer Kündigungs-E-Mail nur auf Informationen, die für den Übergang des Kunden und seine Zukunft im Unternehmen relevant sind. Geben Sie nur minimale Informationen über die Gründe für Ihren Rücktritt und Ihre persönlichen Gefühle gegenüber dem Unternehmen an.

Zeigen Sie Ihre Bereitschaft zur künftigen Zusammenarbeit

Wenn Sie beabsichtigen, weiterhin in demselben oder einem verwandten Bereich zu arbeiten, sollten Sie erwähnen, dass Sie hoffen, in Zukunft wieder mit Ihrem Kunden zusammenzuarbeiten. Dies trägt dazu bei, die Möglichkeit zukünftiger Beschäftigungsmöglichkeiten zu wahren. Teilen Sie in einer E-Mail keine Details zu Ihren zukünftigen Karriereplänen mit, beispielsweise den Namen Ihres neuen Unternehmens. Wenn der Kunde an diesen Details interessiert ist, können diese später per Telefon oder Video-Chat mitgeteilt werden.