So schreiben Sie eine E-Mail mit schlechten Nachrichten (mit Schritten und Beispielen) • BUOM
19. April 2021
Effektive Kommunikationsfähigkeiten können in verschiedenen beruflichen Szenarien nützlich sein. Wenn Sie schlechte Nachrichten überbringen müssen, ist es hilfreich, über das nötige Verständnis und die Fähigkeiten zu verfügen, um klar und ehrlich zu kommunizieren. Das Teilen schwieriger Nachrichten kann unangenehm sein, aber wenn Sie Empathie und Verantwortung zeigen, kann es eine lohnende Erfahrung sein. In diesem Artikel besprechen wir, warum Sie möglicherweise eine E-Mail mit schlechten Nachrichten senden möchten, wie Sie eine E-Mail mit schlechten Nachrichten senden und Beispiele für E-Mails mit schlechten Nachrichten.
Gründe für den Versand schlechter Nachrichten per E-Mail
Es gibt viele Gründe, warum Sie in einem professionellen Umfeld möglicherweise schlechte Nachrichten überbringen müssen, darunter:
Änderung der Unternehmenspolitik
Disziplinarmaßnahmen ergreifen
Finanzielle Schwierigkeiten erleben
Diskussion über schlechte Leistung
Kunden oder Kollegen vor einem Fehler warnen
Haftungsausschluss
Absage einer Veranstaltung oder Werbeaktion
Abhängig von der Situation müssen Sie möglicherweise eine böse E-Mail an einen Manager, Kollegen, Kunden oder Kunden senden. Diese E-Mails können von geringfügigen Unannehmlichkeiten wie dem Vergessen, ein Formular zu unterschreiben, bis hin zu größeren Problemen wie der Benachrichtigung von Mitarbeitern über bevorstehende Entlassungen reichen.
So schreiben Sie eine E-Mail mit schlechten Nachrichten
Befolgen Sie diese Schritte, um eine effektive E-Mail mit schlechten Nachrichten zu schreiben:
1. Sammeln Sie die Fakten
Bevor Sie eine komplexe E-Mail versenden, sammeln Sie alle relevanten Fakten. Sie möchten so viele Informationen wie möglich haben, damit Ihre Nachricht aktuell und korrekt ist. Bleiben Sie auf dem Laufenden, damit Sie alle Fragen Ihres Empfängers zur Situation beantworten können.
2. Überprüfen Sie die Unternehmensrichtlinien
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Unternehmensrichtlinien und -verfahren befolgen, wenn Sie schlechte Nachrichten überbringen. Sehen Sie sich das Handbuch Ihres Unternehmens an und wenden Sie sich an Ihre Personalabteilung, wenn Sie Erläuterungen oder Anleitung benötigen.
3. Entscheiden Sie, ob E-Mail der beste Kanal ist
Denken Sie über die Neuigkeiten nach, die Sie mitteilen möchten, und entscheiden Sie, wie Sie diese am besten kommunizieren. Einige Angelegenheiten, beispielsweise solche, die sensibler Natur sind, erfordern möglicherweise einen Telefonanruf oder ein persönliches Treffen. In vielen Fällen ist E-Mail jedoch eine geeignete Möglichkeit, schlechte Nachrichten zu überbringen, da Sie so Ihre Gedanken ordnen und den Empfänger sofort kontaktieren können. Durch das Senden einer E-Mail wird auch eine schriftliche Aufzeichnung des Austauschs erstellt.
4. Wählen Sie den richtigen Ton
Ihre Sprache und Ihr Ton können je nach Art und Empfänger Ihrer E-Mail variieren. Sie können eine informelle Sprache verwenden, wenn Sie an Teammitglieder schreiben, und einen formelleren Ton, wenn Sie an Kunden schreiben. Ihr Stil sollte der Situation angemessen sein. Vermeiden Sie daher eine zu optimistische Sprache, die Ihren Leser verwirren könnte.
5. Teilen Sie Neuigkeiten frühzeitig
Kommunizieren Sie schlechte Nachrichten schnell per E-Mail. Besprechen Sie nach einer kurzen Einleitung den Grund Ihres Briefes. Warten Sie nicht bis zum Ende der Nachricht, um die Neuigkeit mitzuteilen, da die Leser sie sonst möglicherweise übersehen oder missverstehen.
6. Geben Sie eine Erklärung
Stellen Sie ausreichend Kontext bereit, damit der Leser verstehen kann, wie und warum das Problem aufgetreten ist. Überladen Sie Ihre E-Mails nicht mit übermäßig vielen Hintergrundinformationen und vermeiden Sie Ausreden. Geben Sie einfach den Sachverhalt und die Faktoren an, die zu dem Problem geführt haben.
7. Entschuldigen Sie sich, wenn Sie schuld sind.
Wenn Sie schuld sind, entschuldigen Sie sich für Ihren Anteil an der Situation. Vermeiden Sie übermäßig emotionale Sprache. Stattdessen können Sie die Verantwortung für Ihren Fehler übernehmen und Ihr Bedauern professionell zum Ausdruck bringen.
Anstatt zum Beispiel zu sagen: „Es tut mir so leid, dass ich das getan habe.“ Ich kann nicht aufhören, an diesen großen Fehler zu denken, den ich gemacht habe“, überlegen Sie sich einen ruhigeren Tonfall wie: „Ich entschuldige mich für meine Fehleinschätzung.“ „Ich habe vor, aus diesem Vorfall zu lernen und arbeite hart daran, sicherzustellen, dass so etwas nicht noch einmal passiert.“
8. Schlagen Sie eine Lösung vor
Nachdem Sie die Situation erklärt haben, bieten Sie eine Lösung für das Problem an. Denken Sie über Ihren Empfänger nach und darüber, was Sie ihm anbieten können, um seine Bedenken auszuräumen, ihn für verlorene Zeit oder Geld zu entschädigen oder das Vertrauen in Sie oder Ihr Unternehmen wiederherzustellen. Dies kann bedeuten, dem Kunden eine Rückerstattung oder einen Geschenkgutschein anzubieten, dem Mitarbeiter einen bezahlten Urlaubstag zu gewähren oder sich freiwillig zu verpflichten, Überstunden zu machen, um einen Fehler zu korrigieren.
9. Geben Sie dem Leser eine Möglichkeit, mit Ihnen in Kontakt zu treten
Ihr Leser könnte Zweifel oder Fragen haben. Stellen Sie sicher, dass Sie die besten Kontaktinformationen angeben, damit Sie kontaktiert werden können, um weitere Fragen zu besprechen. Wenn der Empfänger persönlich sprechen möchte, planen Sie in Ihrem Zeitplan Zeit ein, um seinem Wunsch nachzukommen.
Tipps zum Schreiben eines Briefes mit schlechten Nachrichten
Hier sind einige Tipps, die Sie beim Schreiben eines schlechten Nachrichtenbriefs verwenden können:
Sei direkt. Bei der Übermittlung schlechter Nachrichten ist es am besten, die Fakten klar und direkt darzulegen, um die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen zu verringern.
Sei ehrlich. Seien Sie ehrlich über die Situation und Ihren Anteil daran. Vermeiden Sie es, anderen die Schuld zuzuschieben. Zeigen Sie stattdessen Verantwortung und Reue.
Konsultieren Sie die Personalabteilung. Bei komplexen oder sensiblen Problemen möchten Sie möglicherweise die Personalabteilung Ihres Unternehmens einbeziehen, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Protokolle befolgen und eine ordnungsgemäße Dokumentation erstellen.
Beispiele für schlechte Nachrichtenbriefe
Hier sind zwei Beispiele für schlechte Nachrichtenbriefe, die Sie als Leitfaden für die Erstellung Ihrer eigenen nutzen können:
Beispiel 1: Schlechte Nachrichten für den Kunden
Sehr geehrter Herr Singh,
Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass der Artikel aus Ihrer Bestellung Nr. 891 nicht mehr auf Lager ist. Dies war ein bedauerlicher technischer Fehler unsererseits. Der Fehler tut mir sehr leid.
Wir haben den Betrag über Ihre ursprüngliche Zahlungsmethode zurückerstattet. Es sollte innerhalb von drei bis fünf Werktagen in Ihrem Konto erscheinen. Ich habe auch eine Geschenkkarte im Wert von 50 $ beigelegt, die Sie online oder in einem unserer Geschäfte einlösen können.
Ich entschuldige mich noch einmal für unseren Fehler. Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie mich bitte unter 123-555-6789 oder per E-Mail.
Aufrichtig,
Jane Co
Kundendienst-Experte
Beispiel 2: Schlechte Nachrichten für einen Mitarbeiter
Carla,
Mit großer Enttäuschung muss ich Ihnen mitteilen, dass wir die Black Tie Gala dieses Jahr nicht ausrichten können. Nach mehreren Gesprächen mit unserem Management- und Finanzteam kamen wir zu dem Schluss, dass wir diese Ausgaben auf andere Bereiche umleiten müssen, um zur Stabilisierung des Unternehmens für das nächste Jahr beizutragen.
Ich weiß, dass Sie jedes Jahr unermüdlich für diese Veranstaltung arbeiten, und wir wissen Ihre Bemühungen zu schätzen. Wir hoffen, die Gala im nächsten Jahr wieder aufnehmen zu können, können jedoch derzeit keine Zusagen machen.
Ich entschuldige mich für diese unangenehme Nachricht. Bitte kontaktieren Sie mich unter 123-555-9876, wenn Sie Fragen haben oder diese Angelegenheit weiter besprechen möchten.
Am besten,
Jane Co
Kundenbetreuer