So schreiben Sie eine E-Mail mit der Bitte um ein Update (mit Beispielen) • BUOM

Effektive Kommunikation ist ein Schlüsselaspekt einer erfolgreichen persönlichen oder beruflichen Beziehung. Da viele Unternehmen und Fachleute E-Mail als primäres Kommunikationsmittel verwenden, ist es wichtig zu lernen, wie man verschiedene Arten von E-Mails verfasst. Eine der Hauptkomponenten einer effektiven E-Mail-Kommunikation ist die Nachverfolgung. In diesem Artikel besprechen wir, wie Sie eine E-Mail mit der Bitte um ein Update verfassen und geben Tipps, wie Sie Ihre Folge-E-Mail strukturieren, um Ihre Chancen auf eine Antwort zu erhöhen.

Warum sollten Sie eine Folge-E-Mail schreiben?

Hier sind einige Gründe, warum Sie möglicherweise eine Folge-E-Mail schreiben möchten:

• E-Mails mit Aktualisierungsanfragen erhöhen die Wahrscheinlichkeit, eine Antwort auf Ihre vorherige E-Mail zu erhalten.

• Folge-E-Mails verschieben Ihre Nachricht an den Anfang des Posteingangs des Empfängers und erinnern ihn so an Ihr Gespräch.

• Sie können zeigen, dass Sie die Arbeit und die Zeit des Empfängers wertschätzen.

• Folge-E-Mails halten die Kommunikation aufrecht und stellen sicher, dass der Empfänger Projekte oder Verantwortlichkeiten wie beabsichtigt abschließt.

So senden Sie eine E-Mail mit der Bitte um ein Update

Sie können die folgenden Schritte ausführen, um eine Update-Anfrage-E-Mail zu senden:

1. Entscheiden Sie, wann Sie eine E-Mail senden möchten

Überlegen Sie, wie lange es her ist, seit Ihre letzte E-Mail gesendet wurde, wenn Sie eine Antwort benötigen, und welchen Zweck die ursprüngliche Nachricht hatte. Sie können sofort eine E-Mail senden, wenn Sie dringend eine Antwort benötigen. Wenn der Empfänger Ihnen mitgeteilt hat, dass er innerhalb einer bestimmten Frist antworten wird, können Sie die E-Mail nach Ablauf der Frist versenden. Bei Vorstellungsgesprächen müssen Sie danach in der Regel drei bis fünf Tage warten, bevor Sie nach einem Update fragen, wenn Sie keine Antwort erhalten.

2. Definieren Sie Ihr Ziel

Definieren Sie den Zweck der E-Mail und geben Sie klar an, welche Informationen Sie erhalten möchten. Es ist wichtig, zu bestimmen, welche Art von Antwort Sie von Ihrem E-Mail-Empfänger wünschen, und eine Sprache anzugeben, die dieses Ziel widerspiegelt. Wenn die Angelegenheit dringend ist, können Sie einen formelleren und ernsteren Ton anschlagen.

3. Fügen Sie ein attraktives Thema hinzu

Die Betreffzeile ist der erste Teil der E-Mail, den der Empfänger sieht. Dies kann sie dazu verleiten, Ihre E-Mail zu öffnen und sogar darauf zu antworten. Eine gute Betreffzeile sollte klar, prägnant und interessant sein. Erwägen Sie das Hinzufügen spezifischer Details, wie z. B. Ihres Namens und des Zwecks der E-Mail, damit Ihre E-Mail im Posteingang hervorsticht.

4. Überprüfen Sie die E-Mail

Sobald Sie Ihren Brief fertiggestellt haben, können Sie ihn überprüfen, um zu prüfen, ob er Ihrem beabsichtigten Ton entspricht und alle notwendigen Details enthält. Das Korrekturlesen trägt außerdem dazu bei, Rechtschreib- und Grammatikfehler zu beseitigen. Sie können auch eine andere Person bitten, Ihren Entwurf zu überprüfen oder ein Tool zur Rechtschreibprüfung zu verwenden.

4. Senden

Senden oder planen Sie Ihre E-Mail, nachdem Sie sicher sind, dass sie alle erforderlichen Details enthält. Wenn Sie zwischen verschiedenen Abteilungen kommunizieren oder im Namen einer anderen Person eine Folge-E-Mail schreiben, können Sie diese Person zum Cc-Feld hinzufügen, damit auch diese Person Ihre Korrespondenz sehen kann. Sie können dem BCC-Bereich auch E-Mail-Adressen hinzufügen, wenn Sie deren E-Mail-Adressen privat halten möchten.

Tipps zum Schreiben einer Folge-E-Mail

Hier sind einige Tipps, die Sie beachten sollten, wenn Sie eine E-Mail mit der Bitte um ein Update schreiben:

Unterstützung in kurzer Zeit

Versuchen Sie, sich schnell zu bewegen, um das Gespräch aktiv zu halten. Sie können den Empfänger auch im Auge behalten, wenn Sie eine schnelle Nachfassnachricht senden. Versuchen Sie, die E-Mail innerhalb von fünf Tagen nach Ihrer letzten Nachricht zu senden.

Ermutigen Sie zur Reaktion

Sie können den E-Mail-Empfänger zum Antworten ermutigen, indem Sie Fragen stellen oder ihn zu einer bestimmten Aktion auffordern. Wenn Sie sich entscheiden, eine Frage aufzunehmen, versuchen Sie, höflich nach den Informationen zu fragen, die Sie benötigen. Wenn Sie beispielsweise mit einem anderen Teammitglied an einem Projekt arbeiten, können Sie es fragen, ob es Ihnen Aktualisierungen per E-Mail senden und einen Zeitpunkt angeben kann, zu dem Sie eine Antwort wünschen.

Mehrwert

Wenn Sie eine Folge-E-Mail senden, geben Sie bitte den Grund an, warum Sie das Update benötigen. Dadurch können sie wissen, dass ihre Antwort wertvoll ist und dass sich die Zeit, die sie damit verbringen, Ihnen zu antworten, lohnt. Sie können sich auch darauf konzentrieren, welchen Nutzen die Bereitstellung der benötigten Informationen für sie haben kann.

Halt dich kurz

Der Empfänger sollte in der Lage sein, den Zweck Ihrer E-Mail auch dann zu erkennen, wenn er sie schnell durchliest. Versuchen Sie, nur die notwendigen Details anzugeben und beschränken Sie Ihre E-Mail auf ein oder zwei kurze Absätze. Wenn Sie zusätzliche Informationen bereitstellen müssen, geben Sie zuerst den Zweck an und fügen Sie später zusätzliche Informationen hinzu.

Fügen Sie einen Call-to-Action hinzu

Teilen Sie dem Empfänger nach dem Lesen Ihres Briefes mit, was er tun soll. Es gibt viele Handlungsaufforderungen, wie zum Beispiel einen Anruf zu tätigen, eine Website zu besuchen, ein Formular auszufüllen, Dokumente oder Dateien anzuhängen oder ein virtuelles oder physisches Meeting zu vereinbaren. Wörter wie „beitreten“, „lesen“, „erste Schritte“, „kaufen“ und „ansehen“ können einen guten Aufruf zum Handeln darstellen.

Beispiele für Briefe mit der Bitte um Aktualisierungen

Das Schreiben von Folge-E-Mails kann einfacher sein, wenn Sie mehrere Muster oder Vorlagen für unterschiedliche Umstände vorbereitet haben. Hier sind einige Beispiele für Folge-E-Mails, die Sie verwenden können:

Probe 1

Betreff: John Blue Lease Transfer

Hallo Jason,

Letzte Woche habe ich mit Ihnen über den Auszug aus der Wohnung in Sunnyvale Hill im Mai gesprochen. Ich hoffe, den in dieser E-Mail kopierten Mietvertrag vom 1. Juni bis 6. Dezember an Julia Miller übertragen zu können.

Bitte sagen Sie mir, welche Dokumente wir für die Eigentumsübertragung ausfüllen müssen. Außerdem hätte ich gerne ein Update zum Status von Julias Mietantrag. Ich verlasse die Stadt am frühen Samstagmorgen und hoffe, dass die Sache geklärt wird, bevor es irgendwelche Probleme gibt, wenn Julia dieses Wochenende in die Wohnung einzieht. Könnten Sie mir bitte bis 17:30 Uhr ein Update zukommen lassen?

Danke,

John Blue

Probe 2

*Betreff: Greta Stratham, Kandidatin für wissenschaftliche Hilfskraft*

Hallo Caleb,

Ich bin Greta und studiere derzeit Mikrobiologie und Zellwissenschaften an der Queen Creek University. Wir haben uns letzte Woche bei einem Wissenschaftswettbewerb auf dem Campus kennengelernt. Ich möchte mich noch einmal bei Ihnen dafür bedanken, dass Sie Ihre Erfahrungen bei Invenis Genetics International mit mir geteilt und mir Informationen über die offene Stelle als Forschungsassistent gegeben haben.

Wie bereits in meiner vorherigen E-Mail erwähnt, war ich sehr gespannt darauf, die Möglichkeiten gemeinsam mit dem Forschungs- und Entwicklungsteam von Invenis weiter zu erkunden, nachdem ich von Ihren Erfolgen im Bereich der zellulären Identifizierung erfahren hatte. Ich schätze Ihre Zeit und Ihren Rat sehr.

Ich habe mich gefragt, ob Sie die Gelegenheit hätten, die Geschichte meiner Arbeit und einige der innovativen Projekte, an denen ich gearbeitet habe und über die ich Ihnen letzte Woche eine E-Mail geschickt habe, noch einmal Revue passieren zu lassen? Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie noch etwas von mir benötigen, da ich gerne über die nächsten Schritte informiert werde. Ich freue mich Dich bald wiederzusehen!

Mit besten Grüßen,

Greta Stratham

Probe 3

Betreff: Gillian Smith, Teammanagerin

Hallo Harry,

Ich habe letzte Woche mit Ihnen über die neue Position als Teammanager gesprochen. Sie gaben damals an, dass Sie auf der Suche nach einem organisierten, teamorientierten Manager sind und jemanden, der das gesamte Team bei der Erreichung seiner Ziele coachen kann.

Ich wollte Ihnen eine E-Mail senden, um zu erfahren, ob Sie diese Stelle bereits besetzt haben. Ich bin weiterhin sehr daran interessiert, Ihrem Vertriebsteam beizutreten, daher hoffe ich, Sie kontaktieren und einen Termin für ein Vorstellungsgespräch vereinbaren zu können, um zu besprechen, wie ich meine Führungsqualitäten bei Crider und Warner anwenden kann.

Wenn die Stelle nicht mehr verfügbar ist, können Sie mich über andere offene Stellen informieren oder darüber, wie ich mich in Zukunft verbessern kann? Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.

Mit freundlichen Grüßen,

Gillian Smith