So schreiben Sie eine Besprechungsmitteilung (mit Beispiel) • BUOM

3. Januar 2022

Ein Einladungsschreiben für eine Besprechung ist ein Dokument, das eine Gruppe von Personen darüber informiert, wann und wo ihr Unternehmen eine Besprechung abhält. Diese E-Mails kommunizieren effektiv Besprechungsinformationen, sodass die Empfänger wissen, wann eine Besprechung stattfindet. Wenn Sie Teil des Verwaltungsteams eines Unternehmens sind, möchten Sie vielleicht wissen, wie man einen Brief schreibt, um eine Besprechung anzukündigen. In diesem Artikel besprechen wir, wie man ein Einladungsschreiben verfasst, erläutern, was darin enthalten sein muss, und stellen eine Vorlage und ein Beispiel für dieses Dokument bereit.

Was in eine Besprechungsmitteilung aufzunehmen ist

Einladungsschreiben zu Besprechungen bestehen aus mehreren Komponenten, wie zum Beispiel:

• Besprechungstyp: Informiert den Empfänger über die Art der Besprechung. Es gibt regelmäßige, jährliche und außerordentliche Treffen.

• Besprechungsteilnehmer: Es gibt mehrere Personengruppen, die ein Unternehmen zu einer Besprechung einladen kann. Es ist wichtig, die Besprechungsteilnehmer einzubeziehen, damit jede Gruppe weiß, ob sie an der Besprechung teilnehmen sollte.

• Datum und Uhrzeit der Besprechung: Der Hauptzweck einer Einladung zur Besprechung besteht darin, die Empfänger über Datum und Uhrzeit der Besprechung zu informieren. Der Techniker, der den Brief schreibt, fügt diese Informationen hinzu, damit der Servicetechniker pünktlich eintrifft.

• Zweck der Versammlung: Jedes Einberufungsschreiben enthält eine Besprechung der Versammlung. Dies gibt den Lesern Kontext zum Inhalt des Builds.

• Treffpunkt: Diese Buchstaben geben auch den Treffpunkt an. Dies sind wichtige Informationen, da die Empfänger wissen müssen, wo das Unternehmen die Besprechung abhält.

• Tagesordnung. Zu den Mitteilungsschreiben gehört auch eine Sitzungsagenda, also eine Liste der Themen, die bei der Sitzung besprochen werden sollen. Das Hinzufügen dieser Informationen hilft den Empfängern, sich auf den Build vorzubereiten.

So schreiben Sie eine Besprechungsbenachrichtigung

Hier sind fünf Schritte zum Verfassen einer Besprechungsnotiz:

1. Erstellen Sie einen Titel

Erstellen Sie zunächst eine Kopfzeile für Ihre Besprechungsbenachrichtigungs-E-Mail. Diese steht oben auf der Seite und enthält relevante Informationen wie den Firmennamen und die Adresse sowie das Datum. Der Header enthält außerdem eine Betreffzeile, die dem Empfänger den Inhalt der E-Mail mitteilt. Sie können einfach schreiben, dass es sich um eine Einberufung handelt. Die Überschrift gibt den Lesern allgemeine Informationen über das Treffen und den Betreff des Briefes.

2. Schreiben Sie Informationen über das Treffen

Schreiben Sie unter die Überschrift einen kurzen Absatz mit Informationen über das Treffen. In diesem Absatz erhalten die Leser Informationen zu Zeitpunkt, Ort und Ort des Treffens. Außerdem werden der Name und die Art der Besprechung sowie die Besprechungsteilnehmer angegeben. Fügen Sie in diesem Abschnitt eine Zusammenfassung des Build-Themas hinzu. Dadurch erhalten die Empfänger einen Überblick über das Meeting, sodass sie wissen, was sie erwartet. Versuchen Sie, diesen Abschnitt kurz zu halten und nur relevante Informationen zum Meeting aufzunehmen.

3. Listen Sie die Tagesordnung auf

Nachdem Sie die Besprechungsinformationen angegeben haben, erstellen Sie eine nummerierte oder mit Aufzählungszeichen versehene Liste mit der Tagesordnung der Besprechung. Dazu gehören in der Regel die Hauptthemen des Treffens. Versuchen Sie, diese Liste auf die Hauptthemen zu beschränken, die bei der Besprechung besprochen werden sollen. Die Tagesordnung soll den Lesern einen kurzen Überblick über die Sitzung geben. Normalerweise listen Sie Tagesordnungspunkte in chronologischer Reihenfolge auf.

4. Beenden Sie den Brief

Abschließend können Sie den Brief vervollständigen. Dies ist eine kurze Erklärung, die dem Leser dankt. Wenn Sie möchten, können Sie eine Erinnerung aktivieren, damit Sie zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zu Ihrem Meeting erscheinen. Fügen Sie unter diesem Absatz eine Schlusserklärung hinzu. Sie können „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Wünsche“ schreiben und Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen unterschreiben. Dazu gehören Ihr Titel, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse.

5. Überarbeiten Sie den Brief

Wenn Sie mit dem Schreiben Ihres Briefes fertig sind, lesen Sie ihn und bearbeiten Sie ihn. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Dokument keine Fehler enthält. Es ist wichtig, dass Ihr Schreiben fehlerfrei ist, da Sie Ihr Unternehmen vertreten. Fehlerfreies Schreiben hilft Ihnen dabei, professionell zu wirken. Lesen Sie das Dokument und überprüfen Sie es auf Grammatik-, Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehler. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Informationen wie Datum, Uhrzeit und Ort korrekt sind. Dies ist wichtig, da Sie den Empfängern die richtigen Informationen über die Besprechung bereitstellen möchten. Versuchen Sie, das Dokument laut vorzulesen, um eventuelle Fehler zu finden, die Sie übersehen haben.

Musterschreiben für die Einberufung eines Treffens

Hier ist eine Vorlage für ein Benachrichtigungsschreiben für eine Besprechung, die Sie als Gliederung beim Verfassen Ihres eigenen Schreibens verwenden können:

(Name der Firma)
(Firmenanschrift)
(Datum)

(Fügen Sie eine kurze Betreffzeile hinzu, um die Leser über das Thema des Briefes zu informieren.)

(Beginnen Sie den Brief, indem Sie den Empfängern eine Mitteilung über das Treffen zukommen lassen. Geben Sie die Informationen zum Treffen an, z. B. Zeit, Ort und Ort. Geben Sie außerdem den Titel und die Art des Treffens sowie die Teilnehmer an. Geben Sie eine kurze Erklärung zum Thema ab das Treffen.)

(Agenda)

1. (Diskussionsgegenstand)

2. (Diskussionsgegenstand)

3. (Diskussionsgegenstand)

4. (Diskussionsgegenstand)

5. (Diskussionsgegenstand)

(Beenden Sie den Brief, indem Sie den Lesern danken und sie daran erinnern, bei dem Treffen anwesend zu sein.)

(Aufrichtig,)
(Ihr Vor- und Nachname)
(Titel)
(Telefonnummer)
(E-Mail-Adresse)

Musterschreiben für die Einberufung eines Treffens

Ziehen Sie in Betracht, dieses Muster-Ankündigungsschreiben für eine Besprechung als Leitfaden für die Erstellung Ihres eigenen Anschreibens zu verwenden:

Light Energy Corp.
555 Northwestern St.
Bridgemont, Illinois
21. August 2021

Hiermit wird bekannt gegeben, dass die Sitzung der 10. Jahreshauptversammlung der Aktionäre von Lite Energy Corp. geplant für den 21. September 2021 um 14:00 Uhr im Konferenzraum in der 555 Northwestern Street. Das Unternehmen lädt den Vorstand, Stakeholder und Vorstandsvorsitzende ein, die Richtlinien und Führung des Unternehmens zu besprechen.

Tagesordnung

1. Genehmigen Sie das Protokoll der letzten Sitzung.

2. Überprüfen Sie die Verwaltungsrichtlinien.

3. Abstimmung über neue Unternehmensabläufe.

4. Wählen Sie einen neuen Vorstand.

5. Überprüfen Sie das Budget des Unternehmens.

Vielen Dank für Ihre Zeit und harte Arbeit. Bitte kommen Sie 10 Minuten vor Beginn der Sitzung zur Sitzung am 21. September.

Aufrichtig,
William Monson
Firmensekräterin
(555) 555-5555
Уильям.Монсон@email.com