So schreiben Sie eine automatische Antwort-E-Mail, nachdem Sie Ihren Job verlassen haben (mit Vorlage und Beispiel)

29. April 2021

Wenn Sie wissen, wie Sie nach einer Entlassung eine automatische Antwort-E-Mail verfassen, können Sie jedem, der Sie kontaktiert, mitteilen, dass Sie nicht mehr in der Position sind. Unabhängig von der Art Ihres Jobs kann eine automatische Antwort-E-Mail nach der Entlassung einen direkten Einfluss darauf haben, wie Sie bestimmte Beziehungen nach der Entlassung aufrechterhalten. Das Verfassen einer effektiven automatisierten Antwort-E-Mail ist ein wertvoller Schritt, der jedoch Recherche erfordert. In diesem Artikel besprechen wir, warum eine automatische Antwort-E-Mail nach einer Entlassung wichtig ist, wie man eine E-Mail schreibt und stellen eine Vorlage und Beispiele dafür zur Verfügung, wie Sie eine E-Mail schreiben sollten.

Warum ist ein E-Mail-Autoresponder nach der Kündigung wichtig?

E-Mail ist eine der am weitesten verbreiteten Kommunikationsformen für Unternehmen. Wenn ein Mitarbeiter beschließt, ein Unternehmen zu verlassen oder entlassen wird, wird seine Telefonnummer normalerweise an das Telefon eines anderen Mitarbeiters weitergeleitet. Korrespondenz mit den Kunden des ausscheidenden Mitarbeiters lässt sich jedoch normalerweise schwieriger direkt weiterleiten. Wenn ein Arbeitgeber einfach beschließt, die E-Mail-Adresse eines ausscheidenden Mitarbeiters zu löschen, werden alle vom Kunden an diesen Mitarbeiter gesendeten E-Mails nicht zugestellt.

Eine automatisierte Antwort-E-Mail nach der Kündigung löst dieses Problem, indem sie den Kunden über den Austritt des Mitarbeiters informiert und ihm alternative Möglichkeiten zur Kommunikation sowohl mit dem ausscheidenden Mitarbeiter als auch mit der Organisation anbietet. Eine automatisierte Antwort-E-Mail nach der Kündigung bietet Kunden und potenziellen Kunden nicht nur Informationen zur Kontaktaufnahme mit dem Unternehmen und dem Mitarbeiter, sondern bietet auch alternative Kontaktmöglichkeiten für andere E-Mail-Kontakte wie Lieferanten, Dienstleister, Kollegen und andere.

Was sollte Ihre automatische Antwort-E-Mail nach der Kündigung enthalten?

Berücksichtigen Sie beim Verfassen einer automatisierten E-Mail-Antwort nach der Kündigung die Einbeziehung der folgenden Elemente:

1. Fügen Sie eine kurze formelle Begrüßung und Einleitung hinzu.

Angesichts der Tatsache, dass die automatische Antwort-E-Mail nach der Kündigung an unterschiedliche Personengruppen gerichtet sein muss, ist eine formelle Begrüßung und Vorstellung in der Regel der beste Einstieg. Ein einfaches „Hallo“ und „Danke für Ihre Nachricht“ oder etwas Ähnliches ist normalerweise ein guter Anfang für eine solche E-Mail.

2. Fahren Sie mit einer Erklärung fort, dass Sie das Unternehmen verlassen haben.

Nach einer kurzen Begrüßung und Einleitung geht es am besten gleich zur Sache, damit der E-Mail-Empfänger die Situation schnell versteht. Sie müssen angeben, dass Sie nicht mehr bei dem Unternehmen angestellt sind, das Datum angeben, an dem Sie Ihre Beziehung mit der Organisation beendet haben, und die Tatsache wiederholen, dass Sie aufgrund Ihrer Kündigung nicht in der Lage sind, auf diese E-Mail oder andere an diese Adresse gesendete E-Mails zu antworten .

3. Hinterlassen Sie klare Anweisungen darüber, an wen sich der E-Mail-Empfänger wenden soll.

Nachdem Sie den Empfänger über die Situation informiert haben, müssen Sie ihm die Kontaktdaten der Person mitteilen, die derzeit bei der betreffenden Organisation beschäftigt ist und mit der Übernahme Ihrer Aufgaben beauftragt wurde. Bitten Sie den Empfänger, alle aktuellen oder zukünftigen Anfragen an diesen Mitarbeiter zu richten, einschließlich seines Vor- und Nachnamens, seiner Telefonnummer und seiner E-Mail-Adresse. Erwähnen Sie auch, dass der betroffene Mitarbeiter sich der Situation bewusst ist und ihm gerne in jeder erdenklichen Weise helfen wird.

4. Hinterlassen Sie bei Bedarf Ihre Kontaktdaten

Wenn Sie der Meinung sind, dass ehemalige Kunden, Kollegen, Mitarbeiter oder andere Personen, mit denen Sie eine persönliche Beziehung haben, möglicherweise versuchen, Sie über Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse zu kontaktieren, sollte Ihre automatische Antwort-E-Mail nach der Offenlegung auch Ihre persönlichen Kontaktinformationen enthalten . Sie können Ihre Telefonnummer, Ihre persönliche E-Mail-Adresse und jede andere Möglichkeit zur direkten Kontaktaufnahme hinzufügen. Wenn Sie es nicht für nötig halten, dass einer Ihrer Arbeitskontakte Sie sofort nach dem Ausscheiden aus dem Job kontaktiert, können Sie diesen Schritt überspringen.

5. Erwähnen Sie, dass die ursprüngliche E-Mail nicht automatisch weitergeleitet wird

Nachdem Sie alle wichtigen Informationen wie Kontaktdaten für berufliche und private Angelegenheiten angegeben haben, sollten Sie abschließend den Empfänger darüber informieren, dass seine ursprüngliche E-Mail, die Ihre automatische Antwort-E-Mail ausgelöst hat, nicht direkt an den Mitarbeiter weitergeleitet wird, der für die Pflege bestehender Beziehungen zu Ihnen verantwortlich ist Kontakte. Während einige Unternehmen möglicherweise einen ausscheidenden Mitarbeiter daran hindern, eine automatische Antwort-E-Mail zu schreiben, und alle E-Mails einfach an eine andere Adresse weiterleiten, kann dies zu logistischen Schwierigkeiten führen, da der Absender nicht sofort von der Umstellung erfährt.

6. Beenden Sie die Nachricht mit einer formellen Begrüßung und geben Sie Ihren vollständigen Namen an.

Ebenso wie die Einleitung sollte auch der Schluss des Briefes kurz und formell sein. Ein einfaches „Grüße“ oder „Beste Grüße“ und Ihr vollständiger Name reichen in der Regel aus.

Automatische E-Mail-Antwort nach Kündigungsvorlage

Erwägen Sie die Verwendung dieser Vorlage, wenn Sie nach Ihrem Ausscheiden aus dem Amt eine automatische Antwort-E-Mail schreiben:

Hallo,

Danke für Ihren Brief. Ich habe die Zusammenarbeit mit (Name des Unternehmens) zum (Datum Ihrer Abreise) eingestellt und kann aus diesem Grund leider nicht auf diesen Brief antworten. Bitte richten Sie diese und alle zukünftigen Anfragen an (Name des Mitarbeiters, der Ihre Aufgaben übernehmen würde) unter (seine Telefonnummer) oder (seine E-Mail-Adresse), da diese Ihnen gerne auf jede erdenkliche Weise behilflich sein werden. Wenn Sie mich aus persönlichen Gründen kontaktieren möchten, geben Sie meine Telefonnummer (Ihre Telefonnummer) und meine persönliche E-Mail-Adresse (E-Mail-Adresse) an.

Ihre ursprüngliche E-Mail wird nicht automatisch an (Name des Mitarbeiters, der Ihre Aufgaben übernehmen würde) weitergeleitet. Ich empfehle Ihnen daher, sich bei Anfragen direkt an diesen zu wenden.

Mit freundlichen Grüßen,

(Ihr Vor- und Nachname)

Beispiel einer automatischen E-Mail-Antwort nach dem Verlassen eines Jobs

Betrachten Sie dieses Beispiel einer automatischen Antwort-E-Mail nach einer Kündigung:

Hallo,

Danke für Ihren Brief. Ich habe meine Beziehung zu OCB Industries am 2. April 2021 beendet und kann aus diesem Grund leider nicht auf diese E-Mail antworten. Bitte richten Sie Ihre und zukünftige Anfragen an meine ehemalige Kollegin Roxanne Winters unter 541-754-3010 oder (email protected), da sie Ihnen in allen Belangen gerne weiterhilft. Wenn Sie mich persönlich kontaktieren möchten, lautet meine Telefonnummer 541-463-3949 und meine persönliche E-Mail-Adresse (email protected).

Ihre ursprüngliche E-Mail wird nicht automatisch an Roxanne weitergeleitet. Ich empfehle Ihnen daher, sich bei Fragen direkt an sie zu wenden.

Mit freundlichen Grüßen,

Michael Kowalski