So schreiben Sie ein Zertifizierungsschreiben • BUOM

15. April 2021

Es kann immer wichtig sein, sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind, insbesondere wenn diese Informationen mit anderen Personen geteilt werden. Eine gängige Methode zur öffentlichen Überprüfung von Informationen besteht darin, ein Zertifizierungsschreiben zu verwenden, um die Richtigkeit bestimmter Informationen oder Ankündigungen zu bestätigen. Es kann hilfreich sein zu wissen, wie man ein Zertifizierungsschreiben verfasst, wenn Sie in der Wirtschaft, im Personalwesen oder in einem anderen Bereich arbeiten, in dem häufig schriftliche Erklärungen zur Übermittlung von Informationen verwendet werden. In diesem Artikel schauen wir uns an, was ein Zertifizierungsschreiben ist und wie man es verwendet, sowie eine Liste mit Schritten zum Verfassen eines Zertifizierungsschreibens.

Was ist ein Zertifizierungsschreiben?

Ein Zertifizierungsschreiben ist eine schriftliche Bestätigung, dass bestimmte Informationen korrekt sind. Das Zertifizierungsschreiben kann Details wie Daten, Titel und Namen aller an der zu zertifizierenden Interaktion beteiligten Personen enthalten. Zertifizierungsschreiben können in fast allen Branchen nützlich sein, insbesondere dort, wo es häufig zu Änderungen kommt, Anträge angenommen und überarbeitet werden und öffentliche Bekanntmachungen erfolgen. Dies liegt daran, dass ein Zertifizierungsschreiben dem Publikum mitteilen kann, dass die Anzeige, die es hört, wahr ist, unabhängig davon, ob es sich um interne Mitarbeiter des Unternehmens oder um Verbraucher aus der Öffentlichkeit handelt.

Wenn Mitarbeiter eines Unternehmens beispielsweise erfahren, dass sie möglicherweise einen neuen Manager haben, warten sie möglicherweise auf ein Bestätigungsschreiben, in dem der Name und die Position ihres neuen Managers bekannt gegeben werden.

Für Zertifizierungsschreiben verwenden

Jemand kann aus verschiedenen Gründen ein Zertifizierungsschreiben verwenden. Einer der häufigsten Verwendungszwecke eines Zertifizierungsschreibens besteht darin, Informationen über die mit dem Antrag eingereichten Materialien zu überprüfen. Wenn ein Kandidat für eine neue Stelle beispielsweise seinen früheren Arbeitgeber als Referenz angibt, kann das Zertifizierungsschreiben bestätigen, für welches Unternehmen er gearbeitet hat und dass er den Arbeitgeber kennt. Bestätigungsschreiben können auch nützlich sein, wenn Personen ein Visum wie ein Touristenvisum oder ein Einwanderungsvisum beantragen, da sie den Namen, die Adresse und persönliche Daten einer Person überprüfen können.

In der Wirtschaft können Berufstätige ein Zertifizierungsschreiben verwenden, um einen neuen Eigentümer in einem Unternehmen oder die Einstellung eines neuen Mitarbeiters bekannt zu geben.

So schreiben Sie ein Zertifizierungsschreiben

Hier sind einige Schritte zum Verfassen eines Zertifizierungsschreibens:

1. Verwenden Sie spezifische Details

Berücksichtigen Sie alle wichtigen Details, wenn Sie entscheiden, was in Ihrem Zertifizierungsschreiben enthalten sein soll. Da ein Bestätigungsschreiben der Überprüfung von Informationen dient, kann es sehr wichtig sein, sicherzustellen, dass das Schreiben vollständig ist und alle notwendigen Informationen enthält, um die darin enthaltenen Sachinformationen zu überprüfen. Das Zertifizierungsschreiben enthält in der Regel Einzelheiten zu den Vorgängen, z. B. zur Einstellung einer Person oder zum Eigentümerwechsel, relevante Daten, Titel und Namen.

Wenn jemand beispielsweise ein Bescheinigungsschreiben verfassen möchte, in dem er bestätigt, dass er für ein bestimmtes Unternehmen gearbeitet hat, kann er den Namen des Unternehmens, für das er gearbeitet hat, die Position, die er innehatte, den Namen seines direkten Vorgesetzten und das Datum seines Arbeitsbeginns angeben. dort arbeiten und das Datum, an dem sie ihre Position verlassen haben.

2. Fügen Sie Belege bei

Bitte fügen Sie Ihrem Bestätigungsschreiben alle Dokumente bei, die als Beweismittel dienen können. Da der Zweck eines Zertifizierungsschreibens darin besteht, Informationen zu überprüfen, kann es immer hilfreich sein, Beweise zur Untermauerung der gemeldeten Informationen zu haben. Insbesondere bei Geschäftstransaktionen oder Eigentümerwechseln kann die Vorlage von Begleitdokumenten zum Brief die Glaubwürdigkeit des Unternehmens erhöhen, indem sie sachliche Daten liefern, auf die der Leser zurückgreifen kann. Zu den Belegdokumenten, die als Beweismittel verwendet werden können, können Quittungen, Finanzberichte, Ausweisdokumente, Verträge und mehr gehören.

3. Schreiben Sie in einem formellen Ton

Verwenden Sie beim Schreiben Ihres Leistungsbeurteilungsschreibens einen formellen Ton. Dies kann dazu beitragen, dass Ihre Texte professionell und glaubwürdig klingen, indem Sie eine genaue, objektive und verständliche Sprache verwenden. Da in der Geschäftsbranche häufig Bestätigungsschreiben verwendet werden, kann es auch hilfreich sein, die Regeln des geschäftlichen Schreibens zu berücksichtigen, z. B. die Verwendung der Primärsprache, die Angabe eines klaren Zwecks und die Untermauerung aller Punkte durch Beweise und relevante Details.

Um das Schreiben in einem formellen Ton zu üben, können Sie versuchen, Ihre Sätze kurz und klar zu halten, einfache Wörter mit klarer Bedeutung zu verwenden und nur Informationen aufzunehmen, die für Ihre Gesamtbotschaft relevant sind.

4. Überprüfen Sie Ihre E-Mail, bevor Sie sie senden

Lesen Sie Ihren Brief und stellen Sie sicher, dass er korrekt ist, bevor Sie ihn veröffentlichen oder an Ihr Publikum senden. Es ist besonders wichtig, sicherzustellen, dass das Zertifizierungsschreiben vollständig und korrekt ist, damit jeder Zuhörer, der es liest, die dargelegten Informationen verstehen kann. Bestätigungsschreiben können viele Informationen enthalten und manchmal komplexe Themen behandeln. Daher können Sie durch Durchsicht des Schreibens vor dem Versenden sicherstellen, dass Ihr Schreiben alle Informationen enthält, die Sie mitteilen möchten.

Bei der Durchsicht Ihres Zertifizierungsschreibens können Sie einen Kollegen bitten, Ihr Schreiben zu lesen und Ihnen konstruktives Feedback zu geben, denn wenn Sie mehr als eine Sichtweise haben, können Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial erkennen, die Ihnen möglicherweise nicht aufgefallen sind, und Ihnen Hinweise zu Änderungen geben, die Sie vornehmen können.

Tipps zum Verfassen eines Zertifizierungsschreibens

Hier sind einige Tipps, die Sie beim Verfassen Ihres Zertifizierungsschreibens verwenden können:

Fass dich kurz

Versuchen Sie, Ihr Zertifizierungsschreiben so kurz wie möglich zu halten. Dies kann den Zuhörern das Lesen erleichtern und sicherstellen, dass Sie nur Details angeben, die für die Informationen relevant sind, deren Richtigkeit Sie nachweisen möchten. Ein wirkungsvolles Zertifizierungsschreiben kann oft aus zwei oder drei Absätzen bestehen und auf eine Seite passen.

Denken Sie an Ihr Publikum

Denken Sie an Ihre Zielgruppe, bevor Sie Ihr Zertifizierungsschreiben verfassen. Da Zertifizierungsschreiben aus unterschiedlichen Gründen in verschiedenen Bereichen verwendet werden können, kann Ihnen die Kenntnis Ihrer Zielgruppe dabei helfen, die von Ihnen verwendete Sprache und die darin enthaltenen Details zu bestimmen. Wenn Sie beispielsweise ein Bewertungsschreiben verfassen, um jemandem mitzuteilen, dass Sie ihn für eine neue Position einstellen möchten, möchten Sie möglicherweise eine persönlichere Sprache verwenden als in einem Bewertungsschreiben, das für die breite Öffentlichkeit bestimmt ist.

Stellen Sie ggf. Fragen.

Nutzen Sie den Abschnitt Ihres Zertifizierungsschreibens, um die Leser zu ermutigen, sich bei Fragen an Sie zu wenden. Auch wenn dieser Abschnitt bei einigen Zertifizierungsschreiben möglicherweise nicht erforderlich ist, kann er in Fällen nützlich sein, in denen das Schreiben Informationen enthält, die für viele verschiedene Personen gelten. Dies kann dazu führen, dass einige Leser Fragen haben. Wenn Sie also bekräftigen, dass es akzeptabel ist, Ihnen Fragen zu stellen, können Sie sich als vertrauenswürdig erweisen und Ihrem Publikum zusätzliche Unterstützung bieten.