So schreiben Sie ein erklärendes Schreiben (mit Vorlagen und Beispielen) • BUOM

Schriftliche Kommunikation kann eine klare, prägnante und nachvollziehbare Methode sein, Konflikte zu lösen und Missverständnissen vorzubeugen. Das Verfassen eines erläuternden Schreibens kann viele Vorteile bei der Bewältigung von Situationen bieten, die im beruflichen oder akademischen Umfeld auftreten. Das Erklären von Situationen ist wichtig, um eine effektive Kommunikation aufrechtzuerhalten und alle auf dem Laufenden zu halten. In diesem Artikel definieren wir, was ein erläuterndes Schreiben ist, erklären, warum diese Schreiben wertvoll sind, gehen auf die drei wichtigsten Schritte zum Schreiben ein, stellen Vorlagen bereit und nennen Beispiele.

Was ist eine Erläuterung bei der Arbeit?

Ein Erklärungsschreiben am Arbeitsplatz ist ein formeller gedruckter Brief oder eine E-Mail, in der erklärt wird, was passiert ist, eine Anfrage beantwortet oder fehlende Informationen bereitgestellt werden. Kunden, Auftragnehmer, Teammitglieder oder Studenten können diese Art von Briefen schreiben, um Informationen bereitzustellen und andere über Situationen zu informieren. Beispielsweise könnte ein Fachmann diese Art von Brief verwenden, um den Grund zu erläutern, warum er eine Frist verpasst oder einen Kunden verloren hat. Diese Briefe können dabei helfen, Missverständnisse zwischen Kollegen, Vorgesetzten, Ausbildern oder Geschäftspartnern auszuräumen. Sie können auch als Teil eines formellen Berichts zur späteren Bezugnahme dokumentiert werden.

Warum eine Erläuterung schreiben?

Das Verfassen eines erläuternden Schreibens kann für die Person, die es verfasst, viele Vorteile mit sich bringen, da es ihr ermöglicht, ihren Standpunkt in verschiedenen Situationen darzulegen. Beispielsweise könnte ein Teammitglied, das etwas falsch interpretiert, einen Brief schreiben, in dem es erklärt, warum es seine Aufgabe nicht versteht. Das Teammitglied kann den Brief verwenden, um seine Sicht auf die Situation und alle Argumente darzulegen, die zu seinem Verständnis der Aufgabe beigetragen haben. In diesem Fall kann eine schriftliche Dokumentation eines Teammitglieds helfen, das Missverständnis aufzuklären und zu verhindern, dass es in Zukunft erneut auftritt.

Diese Briefe können auch bei persönlichen Situationen wie Hypotheken- oder Kreditzahlungen hilfreich sein. Finanzgläubiger benötigen möglicherweise Aufklärungsschreiben über die Finanzen ihrer Kunden, insbesondere wenn zukünftige Zahlungen beeinträchtigt sein könnten. Konkrete Gründe hierfür können eine Adressänderung, der Erhalt oder Verlust eines Arbeitsplatzes sowie verspätete oder ausbleibende Zahlungen sein. Manchmal müssen Personen ihren Briefen möglicherweise weitere Dokumente als Referenz hinzufügen.

So verfassen Sie eine Erläuterung in 3 Schritten

Die Herangehensweise beim Schreiben erläuternder Briefe kann je nach Situation unterschiedlich sein. Beispielsweise kann jemand, der einen Brief über ein Missverständnis am Arbeitsplatz schreibt, einen anderen Kontext und andere Details enthalten als jemand, der einem Finanzgläubiger einen Brief über eine Änderung der Finanzen schreibt. Der allgemeine Aufbau ist jedoch ähnlich und diese Schritte können Ihnen beim Verfassen Ihres eigenen erläuternden Schreibens helfen:

1. Wählen Sie ein Briefformat

Kunden, Teammitglieder oder Studenten können ihre Briefe in gedruckter Form oder per E-Mail versenden. Briefe, die getippt, gedruckt und verschickt werden, sind in der Regel formeller, während Briefe, die per E-Mail verschickt werden, eher informell sind. Das von Ihnen gewählte Briefformat kann vom Kommunikationsstil in Ihrem Arbeitsumfeld, Ihren Beziehungen oder Partnerschaften abhängen.

2. Erklären Sie die Situation

Um mit dem Schreiben eines solchen Briefes zu beginnen, können Sie die Situation oder die Umstände sowie alle dazu beitragenden Faktoren erläutern. Erwägen Sie die Einbeziehung von Informationen zur Beantwortung von Fragen wie:

• Was ist passiert?

• Wie ist das passiert?

• Gab es Faktoren, die dazu beigetragen haben?

• Wie ist die aktuelle Situation?

Das Einfügen von Antworten auf diese Fragen kann detaillierte Informationen über die Situation liefern und dazu beitragen, dass die Erklärung prägnant bleibt. Es ist auch wichtig, anzugeben, welche Rolle Sie in der Situation spielen und welche vorbeugenden Maßnahmen hilfreich sein könnten.

3. Übernehmen Sie Verantwortung und Verantwortung.

Verantwortung zu übernehmen bedeutet, Dankbarkeit für alle von Ihnen getroffenen persönlichen Entscheidungen auszudrücken, die möglicherweise zu einem Missverständnis oder Fehler beigetragen haben, anstatt anzunehmen, dass jemand anderes dafür verantwortlich ist. Es ist wichtig, anzugeben, wie Sie in Zukunft anders mit der Situation umgehen wollen, um zu verhindern, dass so etwas noch einmal passiert. Beispielsweise könnte jemand, der eine Frist verpasst hat, sagen, dass er anfangen wird, eine monatliche oder wöchentliche Checkliste mit Fristen zu führen, damit er keine weitere verpasst. Es ist auch wichtig, Möglichkeiten zur Korrektur der aktuellen Situation vorzuschlagen.

Beispiele für erläuternde Briefe

Wenn Sie einen Brief schreiben müssen, um jemandem im akademischen oder beruflichen Umfeld eine Situation zu erklären, kann Ihnen eine Vorlage dabei helfen. Hier sind zwei Vorlagen, die Ihnen beim Verfassen eines erklärenden Briefes helfen sollen:

Formale Vorlage

Hier ist ein Beispiel eines offiziellen erläuternden Schreibens:

(Name des Absenders)
(Absenderadresse)
(Telefonnummer des Absenders)
(E-Mail des Absenders)

(Datum)

(Name des Empfängers)
(Empfängeradresse)
(Telefonnummer des Empfängers)
(Empfänger E-Mail)

Antwort: (Betreff des Briefes einfügen)

Lieber (Name des Empfängers),

Ich schreibe Ihnen heute als Antwort auf einen Brief, den ich von Ihnen mit Datum (Datum einfügen) über verspätete Zahlungen meines Darlehens (Datum einfügen) erhalten habe. Ich schreibe Ihnen heute diesen Brief, um Ihnen die Gründe für meine Verzögerung zu erläutern. Ich wurde kürzlich arbeitslos, als die Firma, für die ich arbeitete, offiziell geschlossen wurde. (Datum einfügen), bevor der Zeitpunkt der Insolvenz erreicht ist. Zu Ihrer Information habe ich ein Schreiben meines Arbeitgebers beigefügt, in dem Einzelheiten zur Situation aufgeführt sind.

Ich entschuldige mich für etwaige Unannehmlichkeiten, die durch verspätete Zahlungen entstanden sind. Ich habe mich auf eine Stelle beworben und ein Vorstellungsgespräch geführt, um diese unglückliche Situation zu lösen. Kürzlich hat (Name des Unternehmens einfügen) mich am (Datum einfügen) eingestellt und ich plane, damit anzufangen (Datum einfügen). Ich habe vor, alle verspäteten Zahlungen zwischen (Datum einfügen) und (Datum einfügen) zu begleichen. Ich habe einen vorgeschlagenen Zahlungsplan für Ihre Überprüfung beigefügt und ermutige Sie, darüber nachzudenken.

Aufrichtig,
(Namen eingeben)

Informelle Vorlage

Hier finden Sie eine Vorlage für formlose Erklärungsschreiben:

Betreff: (Betreff des Briefes einfügen)

Lieber (Name einfügen),

Ich schreibe Ihnen heute über (bitte einfügen) Missverständnisse in unserem Team. Ich verstehe, dass unsere Kampagne (Name einfügen) nicht den Bedürfnissen unseres Kunden (Name einfügen) entsprach. Während wir als Team arbeiteten, griffen wir auf Notizen aus Besprechungen mit ihnen zurück und versuchten, die Ergebnisse entsprechend ihren Bedürfnissen zu optimieren. Eine Sache, die wir in unseren Notizen nur schwer verstehen konnten, war (fügen Sie ein, was schwer zu verstehen war).

Als Teamleiter verstand ich, was der Kunde meinte, und zwar anhand der Gründe, warum Sie zu dieser Argumentation kamen. Derzeit der Status der Kampagnenergebnisse (Informationen zum Status einfügen). Mein Team arbeitet hart daran, diese Situation zu lösen und muss alles auf (Datum einfügen) aktualisieren.

Ich übernehme die Verantwortung für die Unzufriedenheit meiner Kunden, da ich der Leiter meines (Titel einfügen) Teams bin. Das nächste Mal werde ich den Kunden zur Klärung direkt kontaktieren, damit so etwas nicht noch einmal passiert. Wenn sich unter diesen Umständen weitere Auswirkungen auf meine Rolle ergeben, verstehe ich das. Ich hoffe jedoch, dass Sie meine Entschuldigung berücksichtigen und planen, künftige Kampagnen zu verwalten.

Aufrichtig,
(Namen eingeben)

Beispiele für erläuternde Briefe

Betrachten Sie diese Beispiele als Leitfaden, wenn Sie Ihren eigenen Brief schreiben:

Formales Beispiel

Hier ist ein Beispiel für ein offizielles Begründungsschreiben:

Katie Patrick
12345 Bryn Way
Cincinnati, Ohio 42091
(010) 987-6543
(email protected)

3. Juni 2021

Miles Moss
54322 Hillside Dr.
Cleveland, Ohio 42190
(101) 345-789
(email protected)

Thema: Beschwerde eines Wasserwerkskunden.

Sehr geehrter Herr Moss,

Ich schreibe Ihnen heute, um eine kürzliche Kundenbeschwerde zu erläutern, die Sie über unser Waterworks-Konto erhalten haben. Soweit ich weiß, kam es zu einer Verzögerung bei der Lieferung gedruckter Marketingmaterialien für eine ihrer Veranstaltungen. Ich entschuldige mich für diese Situation, die dazu geführt hat, dass der Kunde an unserer Fähigkeit zweifelte, die bestellten Materialien rechtzeitig zu liefern. Es kam zu einer Lieferverzögerung, da unsere Farbdrucker keine Tinte mehr hatten und die Tinte nicht rechtzeitig geliefert werden konnte, sodass wir die Materialien termingerecht an den Kunden liefern konnten.

Ich habe mit dem Verwaltungs- und Lieferpersonal Kontakt aufgenommen, um herauszufinden, wie ich Materialien am besten frühzeitig im Produktionsprozess anfordern kann, um zu verhindern, dass so etwas noch einmal passiert. Ich habe vor, dem Kunden einen Entschuldigungsbrief zu schreiben und diese Situation hoffentlich zu lösen. Ich habe Dokumente als Referenz zu dieser Situation beigefügt. Ich entschuldige mich noch einmal und erkenne die gemachten Fehler an und hoffe, sie in Zukunft durch eine engere Zusammenarbeit mit dem Verwaltungs- und Versorgungspersonal verhindern zu können. Wenn Sie Fragen zu den beigefügten Dokumenten haben, lassen Sie es mich bitte wissen. Danke.

Mit freundlichen Grüßen Katie Patrick

Inoffizielles Beispiel

Hier ist ein Beispiel für ein formloses Begründungsschreiben oder eine E-Mail:

Thema: Forschungsarbeit

Sehr geehrte Frau Peterson,

Ich schreibe Ihnen heute über eine Forschungsarbeit, die am Dienstag dieser Woche fällig war. Ich verstehe, dass ich meine Aufgabe nicht rechtzeitig eingereicht habe und entschuldige mich für etwaige Unannehmlichkeiten. Ich habe daran gearbeitet, seit Sie es zugewiesen haben, und habe sogar die von Ihnen zugewiesenen Unterrichtszeiten genutzt, aber es ist mir immer noch nicht gelungen, es rechtzeitig fertigzustellen.

Mir ist bewusst, dass meine außerschulischen Aktivitäten möglicherweise zu meiner Ineffektivität bei der Arbeit an diesem Artikel beigetragen haben. In Zukunft habe ich vor, einen Zeitplan für die Erledigung von Aufgaben zu erstellen und diese Ziele zu priorisieren, um sicherzustellen, dass ich meine Arbeit pünktlich abgebe. Ich habe auch vor, dem Erreichen meiner Ziele Priorität einzuräumen, bevor ich mich an außerschulischen Aktivitäten beteilige.

Ich erkenne an und übernehme die volle Verantwortung dafür, dass ich meine Arbeit nicht rechtzeitig abliefere. Ich habe meinen Artikel online gestellt und hier eine Kopie als Referenz beigefügt. Ich verstehe, ob Sie mir Punkte geben müssen, weil ich zu spät komme oder nicht, aber ich hoffe, dass Sie darüber nachdenken, mir für diese Aufgabe einige Punkte zu geben. Danke.

Mit freundlichen Grüßen Avery Tillman