So schreiben Sie ein Ablehnungsschreiben (Vorlage und Beispiele) • BUOM
29. April 2021
Viele Führungsaufgaben erfordern eine Entscheidungsfindung, die zu einem Ablehnungsschreiben führen kann. Das Verständnis der Einzelheiten hinter einem Ablehnungsschreiben und der Umstände, die zu einer solchen Ablehnung führen können, kann Ihnen bei Ihren täglichen Verwaltungsaufgaben helfen. In diesem Artikel schauen wir uns an, was ein Ablehnungsschreiben ist, wann Sie damit rechnen können, dass es geschrieben wird, listen die Schritte zum Verfassen eines Ablehnungsschreibens auf und stellen eine Vorlage und verschiedene Beispiele bereit.
Was ist ein Ablehnungsschreiben?
Ein Ablehnungsschreiben ist ein Brief, in dem Sie die Anfrage eines Mitarbeiters ablehnen. Beispielsweise können Sie einen Antrag auf Gehaltserhöhung, Beförderung, Versetzung, Urlaub oder Einstellung ablehnen. Die Ablehnung eines Antrags führt zu einer formellen Ablehnung in Form eines Ablehnungsschreibens, in dem der Grund für die Ablehnung dargelegt wird. Mit dem Absenden dieses Schreibens ist die Anfrage praktisch vollständig abgeschlossen. Ablehnungsschreiben behalten einen formellen und positiven Ton bei und bleiben einfach, kurz und freundlich in der Sprache. Obwohl sie oft kurz sind, kann ihre Länge je nach Kontext variieren.
Wann sollten Sie ein Ablehnungsschreiben schreiben?
Es gibt viele Gründe, warum Sie möglicherweise ein Ablehnungsschreiben schreiben müssen. Beispielsweise verfügt die Abteilung oder das Unternehmen möglicherweise nicht über die vom Mitarbeiter angeforderten Ressourcen oder die Anfrage kommt möglicherweise nicht zum richtigen Zeitpunkt. Einige Szenarien, die dazu führen können, dass Sie ein Ablehnungsschreiben schreiben, sind:
Sie haben Ihr Budget bereits zugewiesen. Nach einiger Zeit kann es sein, dass einer Ihrer Mitarbeiter Sie um eine Gehaltserhöhung bittet. Eine Gehaltserhöhung abzulehnen, kann eine Herausforderung sein, aber wenn Sie die Mittel bereits zugesagt haben, wenn der Mitarbeiter um eine Gehaltserhöhung bittet, kann es für eine Genehmigung zu spät sein.
Es gibt keine offenen Stellen für eine Beförderung. Nachdem Sie eine Zeit lang in Ihrem Unternehmen gearbeitet haben, fragen Sie möglicherweise einige Ihrer Mitarbeiter nach einer Beförderung. Selbst wenn ein Mitarbeiter die Aufgaben einer Beförderung bewältigen kann, ist die Überbesetzung einer Abteilung und die Unterbesetzung einer anderen möglicherweise nicht von Nutzen für Ihr Unternehmen als Ganzes.
Eine Übertragung ist nicht möglich. Wenn ein Mitarbeiter eine Versetzung in eine andere Abteilung oder Niederlassung beantragt, bedarf dies der Zustimmung sowohl von Ihnen als auch von anderen Managern. Auch wenn Sie bereit sind, einen Mitarbeiter zu versetzen, müssen Sie dennoch ein Ablehnungsschreiben schreiben, wenn der andere Vorgesetzte mit der Versetzung nicht einverstanden ist.
Urlaub kann unbequem sein. Ein Mitarbeiter kann zu ungünstigen Zeiten Urlaub beantragen, beispielsweise wenn die Abteilung mit der Arbeit beschäftigt ist. Wenn sie das Team für längere Zeit verlassen, bedeutet das unweigerlich mehr Arbeit für alle anderen in ihrem Team. Aus diesem Grund müssen Sie die Anfrage möglicherweise ablehnen.
Wie schreibe ich ein Ablehnungsschreiben?
Um ein allgemeines Ablehnungsschreiben zu verfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Formulieren Sie die Anfrage neu
Um unnötige Verwirrung zu vermeiden, formulieren Sie die Bitte Ihres Mitarbeiters in wenigen kurzen Sätzen. Da Ihr Mitarbeiter die Anfrage wahrscheinlich schon vor Wochen oder Monaten gestellt hat, werden Sie und andere Mitarbeiter durch eine erneute Wiederholung an die Anfrage erinnert, wenn Sie ihnen eine Ablehnung senden. Es ist auch möglich, dass sich die Anfrage geändert hat, seit der Mitarbeiter die E-Mail gesendet hat. Letztendlich hilft eine Ablehnung, bei der die Anfrage wiederholt wird, den Kontext Ihres Schreibens besser zu verstehen.
2. Seien Sie konkret
Bitte geben Sie einen konkreten Grund für die Ablehnung an. Mitarbeiter könnten mit Ihrem Brief – und mit Ihnen als Führungskraft – zufriedener sein, wenn Sie ihnen erklären, warum Sie ihre Anfrage abgelehnt haben. Wenn Sie beispielsweise einem Mitarbeiter mitteilen, dass ein anderer Vorgesetzter seine Anfrage abgelehnt hat und dass die Situation nicht vollständig unter Ihrer Kontrolle liegt, kann ihm das helfen, zu verstehen, warum Sie seine Anfrage ablehnen mussten.
3. Bieten Sie nach Möglichkeit eine Alternative an
Bieten Sie nach Möglichkeit kurz nach Ihrer Ablehnung eine alternative Lösung für die Anfrage des Mitarbeiters an. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise eine Freistellung an einem Datum beantragt hat, das für das Team, die Abteilung oder das Unternehmen nicht geeignet ist, sollten Sie erwägen, ein geeignetes Datum vorzuschlagen. Tragen Sie dieses Datum in Ihren Kalender ein, wenn Sie einen Terminvorschlag in Ihren Brief aufnehmen möchten.
4. Bleiben Sie höflich und professionell
Schreiben Sie ein taktvolles und professionelles Ablehnungsschreiben, um eine gute Beziehung zu Ihrem Mitarbeiter aufrechtzuerhalten. Fassen Sie sich außerdem kurz, aber so detailliert wie möglich, um Ihren Standpunkt zu der Ablehnung besser zu verstehen. Behalten Sie im gesamten Brief einen freundlichen Ton bei, um das Lesen zu erleichtern.
Muster von Ablehnungsschreiben
Verwenden Sie diese Vorlage für ein Ablehnungsschreiben, um Ihr eigenes Ablehnungsschreiben zu erstellen:
(Name des Mitarbeiters)
(Adresszeile des Mitarbeiters)
Sehr geehrte Damen und Herren (Nachname des Mitarbeiters),
(Erwähnen Sie im ersten Satz die Anfrage und wie Sie darüber nachgedacht haben. Fahren Sie mit einem kurzen Absatz fort, in dem Sie einige Faktoren erwähnen, die Sie bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt haben.)
(Schreiben Sie eine höfliche und formelle Ablehnung der Bitte des Mitarbeiters. Fahren Sie mit einem kleinen Absatz fort, in dem Sie zusammenfassen, warum Sie seiner Bitte nicht nachkommen, und geben Sie bei Bedarf weitere Erklärungen ab. Erwägen Sie die Aufnahme einer alternativen Lösung.)
(Danken Sie ihnen für ihre Zeit und Geduld mit ihrer Anfrage.)
Aufrichtig,
(Ihr Name)
Muster eines Ablehnungsschreibens
Verwenden Sie diese Muster für Ablehnungsschreiben, um Ihr eigenes Ablehnungsschreiben zu verfassen:
Verweigerung des Urlaubs
Betrachten Sie das folgende Musterschreiben zur Ablehnung der Gewährung von Urlaub:
Joel Vancouver
9200 Allway Lane, North Carolina 2056
Sehr geehrter Herr Vancouver,
Ich habe Ihren Urlaubsantrag geprüft. Wie Sie wissen, sind wir bestrebt, die Fristen dieser Woche für das Stakeholder-Treffen einzuhalten. Ihre Anwesenheit und Ihre Arbeit sind uns sehr wichtig, ebenso wie Ihr Anliegen. Das machte es etwas schwierig, eine Entscheidung zu treffen. Bevor ich eine Entscheidung traf, habe ich mich mit einigen Kollegen aus dem Management beraten.
Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass ich Ihren Urlaub zum jetzigen Zeitpunkt nicht genehmigen kann. Ihr Beitrag zu diesem Projekt ist ein wichtiger Faktor dafür, warum es in den vergangenen Treffen so erfolgreich war. Im Hinblick auf das bevorstehende Meeting ist es am besten, Ihre Erfahrungen im Team mitzubringen. Allerdings eignen sich die Woche direkt nach diesem Treffen und die Woche danach viel besser als Urlaub.
Wenn Sie Ihre Anfrage entweder eine Woche nach der Besprechung oder eine Woche nach der Besprechung einreichen möchten, werde ich Ihrer Anfrage gerne nachkommen. Vielen Dank für Ihre Geduld bezüglich meiner Antwort.
Aufrichtig,
Nathan Cott
Ablehnungsschreiben zur Gehaltserhöhung
Verwenden Sie dieses Musterschreiben zur Ablehnung einer Gehaltserhöhung, um Ihr eigenes zu erstellen:
Joel Vancouver
9200 Allway Lane, North Carolina 2056
Sehr geehrter Herr Vancouver,
Nachdem wir Ihren Antrag auf Gehaltserhöhung erhalten haben, haben wir lange überlegt. Da dieses Jahr gerade erst begonnen hat, hat auch die Verteilung des Budgets unseres Unternehmens gerade erst begonnen. Nach Prüfung Ihres Antrags muss ich Ihnen leider mitteilen, dass ich Ihrem Antrag auf Gehaltserhöhung nicht nachkommen kann. Wir haben bereits über die Budgetzuweisungen entschieden, und die Gehaltserhöhung steht im Widerspruch zu diesen festgelegten Plänen. Nach Ablauf des laufenden Quartals freue ich mich jedoch über ein erneutes Schreiben von Ihnen mit der Bitte um eine Gehaltserhöhung in der Zukunft.
Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihre Geduld beim Warten auf meine Antwort.
Aufrichtig,
Nathan Cott
Weigerung, eine Kandidatenprobe einzustellen
Nachfolgend finden Sie ein Muster eines Ablehnungsschreibens für einen Kandidaten, das Sie zum Erstellen Ihres eigenen Ablehnungsschreibens verwenden können:
Joel Vancouver
9200 Allway Lane, North Carolina 2056
Sehr geehrter Herr Vancouver,
Nach Eingang Ihrer Anfrage für einen neuen Bewerber haben wir die von Ihnen bereitgestellten Bewerberinformationen überprüft. Obwohl wir derzeit nicht ausschließlich für diese Abteilung einstellen, habe ich mein Bestes getan, um die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem Feld für den entsprechenden Abteilungsleiter zu organisieren. Ich schätze Ihre Kooperation und dass Sie mehr als genug Daten bereitgestellt haben, als wir für diese Einstellungen benötigen.
Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass wir diesen Kandidaten derzeit nicht einstellen können. Nachdem ich seine Informationen mit dem Abteilungsleiter überprüft hatte, traf der Manager schließlich die endgültige Entscheidung, den Einstellungsprozess nicht fortzusetzen. Trotz meiner Bemühungen, den Kandidaten zu befördern, hatte der Manager das Gefühl, dass die Abteilung zu diesem Zeitpunkt nicht in der Lage war, neue Mitarbeiter einzustellen.
Ich empfehle Ihrem Kandidaten jedoch dringend, sich erneut zu bewerben, sobald wir eine freie Stelle haben. Auch wenn ich mir nicht sicher bin, wann der richtige Zeitpunkt dafür ist, denke ich, dass er eine große Bereicherung für die Abteilung sein würde, bei der er sich beworben hat. Darüber hinaus möchte ich ihn darüber informieren, dass er sich auf einige unserer anderen offenen Stellen bewerben kann, die möglicherweise gut zu ihm passen.
Vielen Dank für Ihre Zeit und Geduld in dieser Angelegenheit.
Aufrichtig,
Nathan Cott“
Musterantrag zur Mietverweigerung
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für ein Mietablehnungsschreiben, das Sie zur Erstellung Ihres eigenen Ablehnungsschreibens verwenden können:
Joel Vancouver
9200 Allway Lane, North Carolina 2056
Sehr geehrter Herr Vancouver,
Vielen Dank für Ihr Interesse an unseren Mietobjekten. Nach sorgfältiger Prüfung muss ich Ihnen mitteilen, dass wir Ihre Bewerbung nicht geprüft haben. Es scheint, dass Ihr Antrag hinsichtlich der Finanzinformationen unvollständig ist. Ich kann nicht beurteilen, ob Sie über die Mittel verfügen, die erste Miete zu zahlen, da dies eine unserer Versicherungsbedingungen ist.
Wenn Sie sich erneut für unsere Immobilie bewerben, werde ich Ihre Bewerbung gerne noch einmal prüfen. Vielen Dank für Ihre Zeit und Geduld.
Aufrichtig,
Nathan Cott“