So schreiben Sie den Arbeitsumfang im Bauwesen • BUOM

9. März 2021

Durch die Erstellung eines klaren und umfassenden Arbeitsumfangs werden Auftragnehmer und Subunternehmer über ihre Verantwortlichkeiten für anstehende Bauprojekte informiert. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder weiß, was das Projekt beinhaltet und welche Ziele Sie erreichen möchten. Der Arbeitsumfang sollte genügend Details zu den Projektergebnissen, dem Zahlungsprozess und den Meilensteinen enthalten, um einen reibungslosen Projektabschluss von Anfang bis Ende zu gewährleisten. In diesem Artikel definieren wir den Begriff „Arbeitsumfang“, was in diese Art von Erklärung aufgenommen werden soll und wie Sie Ihre eigene Erklärung verfassen.

Was ist der Arbeitsumfang?

Der Arbeitsumfang, auch Leistungsbeschreibung genannt, beschreibt die Verantwortlichkeiten, Zeitpläne und Erwartungen für ein bevorstehendes Bauprojekt. Es sollte darlegen, welche Aufgaben das Team ausführen wird, welche Mitarbeiter bestimmten Aufgaben zugewiesen sind, welche Fristen erfüllt werden müssen und andere wichtige Details des Projekts.

Oft ist es am besten, Besprechungen abzuhalten, um den Arbeitsumfang zu besprechen und Auftragnehmer oder Subunternehmer über die Besonderheiten des Projekts zu informieren. Diese Treffen sind für Auftragnehmer eine großartige Möglichkeit, Vorschläge zum Projekt zu machen und Zeitplananpassungen zu empfehlen, die besser zu ihrem Zeitplan passen. Nach dem Meeting können Sie den skizzierten Plan in Ihrem Fachgebiet umsetzen und damit den Fortschritt der Mitarbeiter verfolgen.

Was im Arbeitsumfang enthalten sein sollte

Der Arbeitsumfang sollte allen Projektbeteiligten ein klares Verständnis davon vermitteln, was es bedeutet, um sicherzustellen, dass ihre Aufgaben korrekt und pünktlich erledigt werden. Zu den Aufgaben, die im Bauumfang enthalten sein sollten, gehören:

• Projektübersicht: Eine Zusammenfassung aus ein bis drei Sätzen, die das Projekt und die Ziele, die Sie damit erreichen möchten, umreißt.

• Projektergebnisse: Detaillierte Beschreibung der Ziele, Prognosen und Zielsetzungen des Projekts. Fügen Sie relevante Informationen hinzu, damit Auftragnehmer klar verstehen, was von ihnen verlangt wird.

• Projektplan: Ein Zeitplan mit bevorstehenden Fristen, Besprechungen und anderen wichtigen Terminen. Darin sollten jede Aufgabe, die ihr zugewiesene Person und das Fälligkeitsdatum klar angegeben sein.

• Projektumfang und -ziele: Eine Liste oder Beschreibung der für das Projekt festgelegten Ziele und der Meilensteine, bei denen Sie von den Mitarbeitern erwarten, dass sie die einzelnen Aufgaben erledigen.

• Projektmanagement- und Zahlungsdetails: Eine kurze Erklärung mit Zahlungsdetails wie Zahlungsfristen, Vertragsspezifikationen, rechtlichen Anforderungen und Änderungsaufträgen.

• Unterschriften des Auftragnehmers: Ein paar Zeilen, aus denen hervorgeht, dass die Auftragnehmer den von ihnen erwarteten Anforderungen zustimmen und ihre Aufgaben innerhalb des angegebenen Zeitrahmens erledigen.

So schreiben Sie den Arbeitsumfang im Bauwesen

Ihr Arbeitsumfang sollte ein Dokument sein, auf das Projektmanager und Mitarbeiter leicht zurückgreifen können, wenn sie zusätzliche Details zu wichtigen Terminen, Leistungen oder Zielen benötigen. Befolgen Sie diese Schritte, um einen Bauleistungsumfang zu erstellen:

1. Projektziele festlegen

Sie können sich mit Kunden treffen, um ihre Ziele für ein Projekt festzulegen und diese nutzen, um individuelle Ziele zu erstellen, die Mitarbeiter motivieren und ermutigen, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. Erwägen Sie die Festlegung von Zielen für jede Abteilung oder jeden Auftragnehmertyp. Beispielsweise könnten Sie spezifische Ziele für das Klempnerteam und andere Ziele für die Elektriker haben. Dies gibt jedem von ihnen spezifische Meilensteine, auf die er hinarbeiten kann.

2. Brechen Sie Ziele, Anforderungen und Ergebnisse auf.

Verwenden Sie eine gemeinsame und einfache Sprache, um die Besonderheiten des Projekts und die Erwartungen aller Teilnehmer klar zu beschreiben. Dies kann allen Beteiligten helfen, die wichtigsten Spezifikationen des Projekts besser zu verstehen. Es gibt ihnen auch die Möglichkeit, Fragen zu stellen, um zusätzliche Klarheit zu schaffen. Anschließend sollten Sie die von den Kunden bereitgestellten Anforderungen und Spezifikationen aufschlüsseln.

Erläutern Sie die Projektziele und Ergebnisse, die Sie den Kunden präsentieren möchten, um allen eine klare Vorstellung davon zu geben, worauf sie hinarbeiten. Durch die Definition von Zielen und Leistungen bleiben Sie und Ihre Auftragnehmer auf dem Laufenden, während Sie den Fortschritt der Mitarbeiter bewerten und sicherstellen, dass das Projekt Meilensteine ​​erreicht und die Kundenbedürfnisse erfüllt.

3. Erstellen Sie einen Zeitplan und eine Zeitleiste

Sobald Sie eine klare Vorstellung davon haben, wer bestimmte Projekte abschließt, können Sie Termine festlegen, an denen Sie erwarten, dass die Mitarbeiter Aufgaben erledigen. Wenden Sie sich an aktuelle oder frühere Auftragnehmer, um besser zu verstehen, wie lange bestimmte Aufgaben normalerweise dauern, um genauere und vernünftigere Zeitpläne zu erstellen.

Denken Sie daran, dass der Zeitplan, den Sie für dieses Projekt erstellen, vorläufig sein sollte, um Auftragnehmern oder Subunternehmern Zeit zu geben, Anpassungen an ihre Bedürfnisse oder Zeitpläne vorzunehmen. Ihr Zeitplan sollte Fälligkeitstermine für Aufgaben, eine endgültige Projektfrist und Termine zur Überprüfung des Projektfortschritts enthalten.

4. Verteilen Sie die Verantwortlichkeiten auf die Teammitglieder

Sobald Sie wissen, welche Arten von Auftragnehmern Sie für ein Projekt beauftragen möchten, ist es an der Zeit, den einzelnen Mitarbeitern in diesen Teams Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Nehmen Sie Kontakt zu Auftragnehmern auf, die Sie bereits kennen und die Sie für diese Projekte beauftragen sollen, und holen Sie dann deren Meinung dazu ein, welche Subunternehmer Sie für bestimmte Aufgaben engagieren sollten. Wenn diese Auftragnehmer für den Auftrag nicht verfügbar sind, fragen Sie nach Empfehlungen anderer, die Sie beauftragen können. Möglicherweise verfügen sie über Verbindungen, auf die sie gerne verweisen.

5. Holen Sie die notwendigen Unterschriften ein

Der Leistungsumfang muss einen Schlussabschnitt mit dem Vertrag und den Unterschriften des Projektleiters enthalten. Auftragnehmer und Subunternehmer bestätigen mit der Unterzeichnung des Leistungsumfangs, dass sie die Einzelheiten und Verpflichtungen des Vertrags gelesen, geprüft und ihnen zugestimmt haben. Sie können sie auch bitten, nach Abschluss bestimmter Schritte oder Aufgaben zu unterschreiben, um zu bestätigen, dass sie jede Aufgabe korrekt und rechtzeitig erledigt haben.

Tipps zum Schreiben eines Arbeitsumfangs

Mit diesen Tipps schaffen Sie erfolgreich einen effektiven Arbeitsumfang für Ihre anstehenden Bauvorhaben:

• Verwenden Sie eine einfache Sprache und definieren Sie komplexe Begriffe. Sie sollten den Umfang der Arbeit verständlich machen, indem Sie eine einfache und grundlegende Sprache verwenden, die für alle Parteien leicht verständlich ist. Dies trägt dazu bei, Missverständnisse hinsichtlich der Projektdetails und -erwartungen zu vermeiden. Wenn Sie schwieriges Vokabular einbeziehen müssen, stellen Sie bitte einen Glossarabschnitt zur Verfügung, um schwierige Terminologie zu definieren.

• Fügen Sie zur Verdeutlichung visuelle Hilfsmittel hinzu. Verwenden Sie visuelle Hilfsmittel, um ein klares und umfassendes Bild des Projekts und seiner Ziele zu vermitteln. Dazu können Skizzen, Fotos, Modelle oder Grafiken gehören, um allen Auftragnehmern eine bessere Visualisierung des Projekts zu ermöglichen.

• Seien Sie gegenüber Auftragnehmern, Kunden und Teammitgliedern offen und transparent. Planen Sie regelmäßige Besprechungen, um über den Projektfortschritt informiert zu werden und die Auftragnehmer über alle Kundenaktualisierungen auf dem Laufenden zu halten. Stellen Sie sicher, dass sie wissen, dass Sie verfügbar und bereit sind, alle Fragen zu beantworten, die sie möglicherweise haben, wenn sie mit ihren Aufgaben beginnen. Durch Zusammenarbeit und Transparenz bleiben alle auf dem gleichen Stand und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihren Kunden qualitativ hochwertige Projekte liefern.