So schätzen Sie die Projektkosten in 7 Schritten ab • BUOM

Projektkosten können sich zu Beginn, in der Mitte und am Ende ändern, und genaue Kostenschätzungen können dem Projektmanagement bei der Planung dieser Ereignisse helfen. Für jeden, der an einem Projekt arbeitet, ist es wichtig, die Bedeutung und Funktion der Projektkostenkalkulation zu verstehen, damit er den Ressourceneinsatz effektiv regeln kann. In diesem Artikel besprechen wir, was eine Projektkostenschätzung ist, warum sie wichtig ist und wie man sie durchführt, damit Sie ein Budget für Ihr eigenes Projekt erstellen können.

Was ist ein Projektkostenvoranschlag?

Eine Projektkostenschätzung ist eine Prognose der Kosten der für die Fertigstellung des Projekts erforderlichen Ressourcen. Der Projektmanager kann die prognostizierten Kosten verwenden, um das Projekt in seiner Anfangsphase zu genehmigen. Die Projektkostenschätzung ist ein Kernelement des Projektkostenmanagements, das die Planung, Überwachung und Kontrolle der Projektkosten umfasst. Mit der Projektkostenschätzung können Projektmerkmale ermittelt, Projektaufgaben identifiziert, unerwartete Kosten eingeplant und Schätzungen für Änderungen im Projekt überarbeitet werden. Die im Kostenvoranschlag enthaltenen Kosten können die Kosten für Arbeit, Ressourcen, Ausrüstung und Einrichtungen umfassen.

Warum ist eine Projektkostenschätzung wichtig?

Die Schätzung der Projektkosten hilft einem Unternehmen oder Team, Entscheidungen über die Anforderungen eines Projekts zu treffen. Bei der Auswahl zwischen mehreren Projekten kann ein Unternehmen Kostenvoranschläge für jeden Plan berechnen, um zu ermitteln, welches finanziell am sinnvollsten ist. Der Projektmanager kann Kostenschätzungen in verschiedenen Phasen des Projekts verwenden, um die Höhe der erforderlichen Investitionen zu ermitteln.

In späteren Phasen des Projekts kann das Management auf den ursprünglichen Kostenvoranschlag zurückblicken, um zu prüfen, ob das Projekt abgeschlossen ist, unter oder innerhalb des geplanten Budgets liegt. Je nachdem, ob das Budget im Plan liegt, kann das Unternehmen seine Ressourcen neu zuweisen, um den Anforderungen des Projekts besser gerecht zu werden. Es kann dem Projektmanagementteam auch dabei helfen, vorherzusagen, wie gut das Projekt nach Abschluss funktionieren wird. Das Management kann möglicherweise die Richtung des Projekts anpassen, um seine Ergebnisse zu verbessern.

So erstellen Sie einen Kostenvoranschlag für ein Projekt

Hier sind die Schritte, die Sie befolgen können, um die Projektkostenschätzung abzuschließen:

1. Bestimmen Sie den Zweck der Bewertung

Durch die Definition von Bewertungsparametern können Sie Richtlinien erhalten, die Sie bei Ihrer Arbeit befolgen können. Sie können den Detaillierungsgrad der Beurteilung, die Zielgruppe der Beurteilung und den Umfang der Beurteilung planen. Wenn der Projektkostenvoranschlag beispielsweise für einen Kunden außerhalb Ihrer Organisation gilt, können Sie Details angeben, damit der Kunde versteht, woraus sein Budget besteht. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine Bewertung vorlegen möchten, möchten Sie möglicherweise Ressourcen hervorheben, mit denen Ihre Kollegen vertraut sind, anstatt sie ausführlicher zu erläutern.

2. Beschreiben Sie die Merkmale des Projekts

Durch die Erstellung einer Projektbeschreibung und ihrer Merkmale können Sie die für die Fertigstellung erforderlichen Ressourcen ermitteln. Sie können den Zweck, den Zeitplan, die Risiken, die Einzigartigkeit oder die Flexibilität des Projekts beschreiben. Dies kann Ihnen dabei helfen, zu bestimmen, was Sie in Ihre Bewertung einbeziehen und was Sie ausschließen möchten. Wenn das Ziel des Projekts beispielsweise darin besteht, in sechs Monaten eine Brücke zu bauen, können Sie die dafür benötigten Ressourcen in Ihre Schätzung einbeziehen.

3. Entwickeln Sie einen Budgetplan

Sie können Ihren Bewertungsplan an die aktuellen Anforderungen anpassen und den Plan überarbeiten, sobald Sie herausgefunden haben, was für die Bewertung geeignet ist. Sie können ein Kostenschätzungsteam zusammenstellen und dessen Herangehensweise an das Projekt skizzieren. Die Entwicklung eines Zeit- und Zeitplans für die Kostenschätzung für Ihr Team kann Ihnen dabei helfen, die Projektkostenschätzung abzuschließen.

4. Bestimmen Sie Ihren Bewertungsansatz

Sie können die Schätzmethode wählen, die am besten zu Ihrem spezifischen Projekt und Ihrem Team passt. Erstellen Sie eine Checkliste mit den Inhalten dieses Ansatzes, damit Sie bei der Erstellung Ihres Kostenvoranschlags den Zeitplan einhalten können. Beispielsweise könnte Ihr Unternehmen seinen vorherigen Kostenvoranschlag für den Brückenbau als Leitfaden für ein laufendes Projekt für eine ähnliche Brücke verwenden.

5. Verwaltung der Datenerfassung

Sie können Datenerfassungsoptionen erkunden, um zu entscheiden, welche Software oder welches Tool für Ihr Team am besten geeignet ist. Diese Tools können Ihnen helfen, den Überblick über die Daten zu behalten und zu sehen, wie sie sich im Laufe eines Projekts ändern. Sie können Online-Software verwenden, um Projektinformationen zu speichern und Projektteams, Ziele, Kosten und Aufgaben zu definieren. Sie können beispielsweise eine Tabellenkalkulation verwenden, um relevante Daten zu sammeln und Quellen zum Thema Brückenbau zu recherchieren. Mithilfe dieser Daten können Sie Kostenfaktoren und Trends analysieren, die Sie in Ihre Schätzung einbeziehen können.

6. Dokumentieren Sie den Kostenvoranschlag.

Führen Sie Aufzeichnungen über Ihren ersten Kostenvoranschlag und alle Kostenvoranschläge, die Sie in jeder Phase des Projekts schätzen. Sie können dies mit Ihrem Team teilen, um alle über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden zu halten. Sie können alle Schätzungsaktualisierungen dokumentieren und sie am Ende des Projekts überprüfen, um Änderungen an Ihrem Budget oder Ihren Ressourcen für die Verwendung in zukünftigen Schätzungen widerzuspiegeln.

7. Legen Sie den Kostenvoranschlag dem Management vor

Sobald Sie den Kostenvoranschlag erstellt haben, können Sie ihn Ihrer Geschäftsleitung vorlegen, um die Genehmigung für das Projekt zu erhalten. Sie können den Bewertungsprozess so detailliert beschreiben, wie Sie möchten. Wenn das Projekt für einen Unternehmenskunden bestimmt ist, möchten Sie möglicherweise den Projektbeteiligten einen Kostenvoranschlag vorlegen.

Methoden zur Berechnung der Projektkosten

Es gibt viele Methoden zur Berechnung der Projektkosten. Neben diesen Ansätzen können Sie Projektmanagementsoftware nutzen, um Ihre Teams, Aufgaben und Ziele zu definieren und den Prozess der Projektkostenschätzung zu erleichtern. Nachfolgend finden Sie Beschreibungen einiger gängiger Methoden zur Schätzung der Projektkosten:

Ähnliche Einschätzung

Bei der analogen Bewertung werden Kostenzahlen aus früheren Projekten oder Teilen eines Projekts verwendet, um Schätzungen der Kosten vergleichbarer Projekte zu ermitteln. Bei der analogen Schätzung werden häufig historische Daten verwendet, um die erwarteten Ressourcen für ein aktuelles Projekt zu berechnen. Sie können Anpassungen an historischen Daten basierend auf der Größe, dem Umfang oder der Komplexität des Projekts vornehmen. Diese Daten können vom selben Unternehmen stammen, wenn dieses häufig ähnliche Projekte durchführt. Sie können die Schätzung basierend auf der Inflation, der Menge der benötigten Ressourcen und der Komplexität des Projekts anpassen.

Steigende Punktzahl

Bei der Bottom-up- oder analytischen Schätzung werden die Kosten jeder Aufgabe berechnet und diese Daten dann addiert, um die Gesamtkostenschätzung für das Projekt zu ermitteln. Die Bottom-up-Schätzung ist ein universeller Prozess und kann die genaueste Schätzmethode sein, wenn ein vollständiger Aufgabensatz für das gesamte Projekt verfügbar ist. Wenn das Projekt zu groß oder komplex ist, kann die Bottom-up-Schätzung lange dauern.

Parameter Schätzung

Die Parameterschätzung berechnet die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit. Anschließend können Sie die Stundenzahl mit den Arbeitskosten multiplizieren, bei denen es sich in der Regel um den Gesamtstundenlohn des Arbeitnehmers handelt. Auf diese Weise können Sie jeder Aufgabe einen Kostenwert zuordnen und diese addieren, um die geschätzten Gesamtkosten des Projekts zu ermitteln. Die Parameterschätzung funktioniert normalerweise am besten für Projekte, bei denen die Fertigstellungszeiten für Aufgaben festgelegt sind. Obwohl diese Ansätze ähnlich erscheinen mögen, konzentriert sich die Parameterschätzung auf die Zeit zum Abschluss einzelner Projektaufgaben, während sich die Bottom-up-Schätzung auf die spezifischen Kosten der Aufgaben konzentriert.

Drei-Punkte-Bewertung

Die Drei-Punkte-Schätzung bestimmt die optimistische, pessimistische und wahrscheinlichste Schätzung der Projektkosten. Eine optimistische Schätzung sind die Kosten des Projekts unter der Annahme, dass keine unerwarteten Kosten anfallen. Eine pessimistische Schätzung ist das Gegenteil, bei der Sie die Kosten eines unvollständigen Projekts schätzen können. Die wahrscheinlichste Schätzung sind die Kosten des Projekts, die am realistischsten sind. Nachdem Sie diese Kosten berechnet haben, können Sie sie in eine Formel eingeben, um die Gesamtkostenschätzung für das Projekt zu ermitteln. Die gebräuchlichste Formel ist der Durchschnitt aus drei Schätzungen, wobei die Projektkostenschätzung gleich den optimistischen, pessimistischen und wahrscheinlichsten Schätzungen ist, die addiert und durch drei geteilt werden.

Häufig gestellte Fragen zur Projektkostenschätzung

Nachfolgend finden Sie einige häufig gestellte Fragen zur Projektkostenschätzung:

Welche Probleme gibt es bei der Wertschätzung?

Da es sich bei einem Kostenvoranschlag lediglich um eine Prognose der Projektkosten handelt, besteht bei der Berechnung eine gewisse Unsicherheit. Diese Unsicherheit entsteht, weil die Kosten eines Projekts erst dann abgeschlossen sind, wenn Sie es abgeschlossen haben und in der Lage sind, die für Ressourcen aufgewendeten Gelder zu beziffern. Es kann schwierig sein, Kostenvoranschläge für ein einzigartiges oder umfangreiches Projekt zu berechnen, da spezifische Kosten möglicherweise schwieriger zu bestimmen sind. Sie können einige dieser Probleme vermeiden, indem Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten und bei der Schätzung der Projektkosten den richtigen Ansatz wählen.

Was ist eine gute Projektschätzung?

Es gibt mehrere Kriterien, anhand derer man die Rentabilität einer Kostenschätzung für ein Projekt beurteilen kann, darunter:

• Genauigkeit. Projektkostenschätzungen sind nützlich, wenn sie genau sind. Sie können Genauigkeit erreichen, indem Sie die am besten geeignete Schätzmethode auswählen, Schätzungen während des gesamten Projekts überprüfen und Eventualitäten in Ihrer Schätzung einplanen.

• Glaubwürdigkeit: Sie stützen Projektkostenschätzungen häufig auf Fakten oder Erfahrungen. Sie können die Zuverlässigkeit Ihrer Schätzung erhöhen, indem Sie bei der Kostenberechnung Expertenmeinungen und historische Daten nutzen.

• Dokumentation: Es ist wichtig, die Annahmen in der Schätzung zu dokumentieren. Die Dokumentation kann Missverständnisse verhindern und anderen helfen, die Gültigkeit der Schätzung zu verstehen.

• Überprüfung: Sie können die Richtigkeit der mathematischen Operationen überprüfen, die zur Berechnung der Projektschätzung verwendet wurden. Zur Überprüfung dieser Berechnungen können Sie sich auf die Kostenvoranschlagsunterlagen verlassen.

• Risikoidentifizierung: Sie können Risiken in Projektkostenschätzungen identifizieren und einplanen. Das Management bewertet diese Risiken häufig neu, um sicherzustellen, dass im Budget genügend Geld vorhanden ist, um sie abzudecken.