So sagen Sie einem Mitarbeiter in 5 Schritten, dass Sie seine Arbeitszeit verkürzen: • BUOM

26. August 2021

Unternehmen führen manchmal stündliche Kürzungen der Arbeitszeitpläne ihrer Mitarbeiter durch, um eine langfristige finanzielle Gesundheit zu gewährleisten. Eine ordnungsgemäße Benachrichtigung und Unterstützung der Mitarbeiter während eines Unternehmensübergangs kann dazu beitragen, Stress zu reduzieren und die Effizienz zu verbessern. Wenn Sie verstehen, wie Sie diese Gespräche führen und Ihren Mitarbeitern die Informationen und Ressourcen zur Verfügung stellen, die sie benötigen, können Sie und Ihr Unternehmen angesichts von Veränderungen produktiv bleiben. In diesem Artikel erklären wir, warum Unternehmen möglicherweise die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter kürzen, besprechen fünf Schritte, um einem Mitarbeiter mitzuteilen, dass Sie ihre Arbeitszeit kürzen, heben 10 Tipps hervor, um dies bekannt zu machen, und stellen Ihnen einen Musterbrief zur Verfügung, den Sie als Referenz verwenden können.

Warum wird die Arbeitszeit verkürzt?

Unternehmen können die Arbeitszeit aus verschiedenen Gründen verkürzen, beispielsweise aufgrund einer geringen Nachfrage nach Waren oder Dienstleistungen oder um Budgetanpassungen einzuhalten. Ein weiterer Grund kann ein Rückgang der Nachfrage nach den Aufgaben einer bestimmten Position sein. Beispielsweise können Einzelhandelsgeschäfte zu bestimmten Zeiten im Jahr Saisonkräfte einstellen, um die erhöhte Einkaufsnachfrage zu decken. Sobald diese Nachfrage jedoch nachlässt, benötigen Einzelhändler möglicherweise nicht mehr so ​​viele Arbeitskräfte, um ihre Arbeitsabläufe zu verwalten.

So teilen Sie einem Mitarbeiter in 5 Schritten mit, dass Sie seine Arbeitszeit verkürzen

Mit den folgenden fünf Schritten können Sie diese wichtigen Informationen mit Ihren Mitarbeitern teilen:

1. Kommunizieren Sie die Rabatte Ihres Unternehmens

Eine E-Mail ist oft ein wirksames Mittel, um eine Arbeitszeitverkürzung anzukündigen. Zu Beginn Ihrer Nachricht können Sie den Personalabbau in Ihrem Unternehmen bekannt geben. Diese Ankündigung kann verschiedene Details enthalten, z. B. den Grund, warum Ihr Unternehmen beschlossen hat, die Arbeitszeit zu verkürzen, was die Arbeitszeitverkürzung mit sich bringt und wann das Unternehmen mit diesem Prozess beginnen möchte. Wenn Sie diese Informationen am Anfang Ihrer E-Mail platzieren, kann dies für Klarheit sorgen und die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen verringern. Das Erwähnen wichtiger Informationen zu einem früheren Zeitpunkt in der E-Mail kann Mitarbeiter auch dazu ermutigen, die gesamte Nachricht weiterzulesen.

2. Personalisieren Sie die Details zur stündlichen Reduzierung

Wenn Ihr Unternehmen für bestimmte Geschäftsbereiche separate Stundenkürzungen einführt, sollten Sie den folgenden Abschnitt der Nachricht personalisieren. Beispielsweise können Mitarbeiter in einer Einzelhandelsproduktionsanlage andere Stundenkürzungen haben als Mitarbeiter in einem Geschäft. Dadurch können Mitarbeiter für sie relevante Informationen erhalten, die auch die Professionalität Ihres Unternehmens hervorheben können.

3. Heben Sie mögliche Konsequenzen hervor

Sie können in Ihrer E-Mail auch mögliche Auswirkungen hervorheben, um Änderungen zu erkennen, die zu Unternehmenskürzungen führen können. Dies kann besonders wichtig sein, wenn sich der Vollzeitstatus eines Mitarbeiters aufgrund angepasster Arbeitszeiten ändert. Weitere potenzielle Auswirkungen, die Sie hervorheben könnten, sind die Art und Weise, wie Mitarbeiter abhängig von der Anzahl ihrer Arbeitsstunden möglicherweise Änderungen an ihrem Gehalt oder ihren Sozialleistungen erfahren. Wenn Sie diesen Abschnitt schreiben, möchten Sie möglicherweise auf die Richtlinien Ihres Unternehmens Bezug nehmen, beispielsweise auf die Unterscheidung Ihrer Organisation zwischen Vollzeit- und Teilzeitmitarbeitern, um sicherzustellen, dass Sie alle möglichen Änderungen abdecken, die auftreten können.

4. Teilen Sie Informationen über die Regulierung

Sie können den Mitarbeitern auch zusätzliche Informationen über die Änderungen und deren Einhaltung staatlicher und bundesstaatlicher Vorschriften zur Verfügung stellen. Dazu kann es gehören, verwandte Informationen zu finden und diese an Ihre Nachricht anzuhängen, damit die Mitarbeiter sie sehen können. Das Hinzufügen dieser Informationen als Referenz für Mitarbeiter kann dazu beitragen, proaktiv Fragen zu den Entlassungsrichtlinien des Unternehmens zu beantworten.

5. Bieten Sie Unternehmensunterstützung an

Am Ende des Briefes können Sie Ihren Mitarbeitern die Unterstützung des Unternehmens anbieten. Dazu kann gehören, sie daran zu erinnern, dass sie sich bei Fragen zu Veränderungen im Unternehmen an Ihre Personalabteilung wenden können. Wenn Ihr Unternehmen den Mitarbeitern zusätzliche Unterstützung bietet, können Sie diese Information auch am Ende des Briefes hervorheben.

10 Tipps, die Ihnen helfen, einem Mitarbeiter mitzuteilen, dass Sie seine Arbeitszeit verkürzen

Hier sind Tipps, die Ihnen dabei helfen können, einem Mitarbeiter mitzuteilen, dass Sie seine Arbeitszeit kürzen:

1. Denken Sie über die Sprache nach, die Sie verwenden, und bewerten Sie, ob sie positiv und unterstützend klingt.

2. Überprüfen Sie Ihre E-Mail, um sicherzustellen, dass die von Ihnen bereitgestellten Informationen nützlich sind.

3. Überprüfen Sie die E-Mail, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Informationen an den richtigen Empfänger gesendet haben.

4. Erwägen Sie, Ihren Mitarbeitern Optionen oder Möglichkeiten zur Überwindung potenzieller Gehaltseinbußen anzubieten.

5. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern zusätzliche Unterstützung, die über die Kommunikation mit HR-Vertretern hinausgeht.

6. Reduzieren Sie die Arbeitszeit schrittweise, damit die Veränderungen allmählicher wirken.

7. Teilen Sie ihnen die Möglichkeiten mit, wann mehr Stunden verfügbar sein könnten.

8. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter vor Beginn über die Stundenkürzungen des Unternehmens.

9. Sagen Sie den Mitarbeitern, dass Sie sie informieren werden, wenn sie zusätzliche Arbeitsstunden haben.

10. Zeigen Sie die Wertschätzung Ihres Unternehmens für sein Verständnis während dieses komplexen Prozesses.

Beispielnachricht, die einen Mitarbeiter darüber informiert, dass Sie seine Arbeitszeit reduzieren

Hier ist eine Beispiel-E-Mail, in der Sie einem Mitarbeiter mitteilen, dass Sie seine Arbeitszeit kürzen, auf die Sie beim Verfassen Ihrer eigenen E-Mail zurückgreifen können:

Lyn Brown
HR-Vertreter
Gelbes Sonnenblumenspielzeug
(555) 555-555
(email protected)

20. August 2021

Daniel Rand
(555) 555-555
(email protected)

Sehr geehrter Herr Rand,

Heute sende ich Ihnen eine E-Mail, um Sie über bevorstehende Veränderungen im Unternehmen zu informieren. Da die Feiertage nun vorbei sind, plant Yellow Sunflower Toys, die Öffnungszeiten im Laden zu verkürzen. Das bedeutet, dass sich die Anzahl Ihrer Arbeitsstunden am ersten Tag des nächsten Monats verringert.

Ihre wöchentlichen Stunden betragen derzeit 40 Stunden pro Woche. Ab dem Ersten des nächsten Monats werden sie jedoch auf 30 Stunden pro Woche umgestellt, wodurch sich Ihr Beschäftigungsstatus von Vollzeit auf Teilzeit ändert. Mit einem Teilzeitstatus haben Sie keinen Anspruch mehr auf Sozialleistungen und Ihre Gehälter spiegeln Ihre reduzierte Arbeitszeit wider. Wenn Sie mehr über diese Änderungen erfahren möchten, können Sie unsere Unternehmensrichtlinien sowie die diesem Schreiben beigefügten Bundes- und Landesbeschäftigungsvorschriften lesen.

Yellow Sunflower Toys möchte, dass sich alle unsere Mitarbeiter bei diesen geschäftlichen Veränderungen unterstützt fühlen. Wenn Sie Bedenken haben, wenden Sie sich bitte an mich oder einen Mitarbeiter unserer Personalabteilung. Gerne unterstützen wir Sie bei diesem Prozess. Sobald zusätzliche Stunden verfügbar sind, werden wir Sie so schnell wie möglich benachrichtigen. Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis und Ihre Kooperation, da diese Änderungen nächsten Monat beginnen.

Aufrichtig,
Lyn Brown