So richten Sie Abwesenheitsantworten in Outlook in 5 Schritten ein • BUOM

Offsite-Antworten können in verschiedenen beruflichen Situationen hilfreich sein. Diese Antworten haben viele Vorteile, z. B. die Möglichkeit, auch im Urlaub mit Teammitgliedern zu kommunizieren. Wenn Sie nicht im Büro sind, können Sie lernen, wie Sie Abwesenheitsantworten einrichten. In diesem Artikel besprechen wir die Definition von Abwesenheitsantworten, beschreiben, wann sie verwendet werden, stellen eine Liste der Schritte bereit, die Sie zum Einrichten in Outlook ausführen müssen, und stellen Beispiele für Abwesenheitsantworten bereit .

Was ist eine Offsite-Antwort?

Eine Abwesenheitsantwort ist eine automatisierte Antwort auf eine E-Mail, Textnachricht oder eine andere Nachricht, die angibt, dass Sie nicht erreichbar sind. Sie können diese Antwort an Ihre Kollegen, Kunden, Freunde oder sogar Ihren Vorgesetzten senden, damit diese wissen, wann Sie ins Büro zurückkehren möchten. Das Ziel besteht darin, den Absender auf Ihre Abwesenheit aufmerksam zu machen, sodass dieser nicht mit einer sofortigen Antwort rechnen muss. E-Mail-Programme wie Outlook können Ihnen beim Anpassen von Abwesenheitsantworten helfen.

Wann sollte eine Abwesenheitsnotiz verwendet werden?

Hier ist eine Liste der Fälle, in denen Sie die Abwesenheitsnotiz nutzen können:

• In den Urlaub fahren: Sie können die Abwesenheitsantwort verwenden, wenn Sie in den Urlaub fahren, wenn Sie während Ihrer Abwesenheit keine E-Mails erhalten möchten. Dies kann auch nützlich sein, wenn Sie in dieser Zeit keinen Zugriff auf E-Mail oder Telefon haben.

• Wenn Sie von der Arbeit frei sind: Wenn Sie die Arbeit verlassen, nutzen Sie die Abwesenheitsnotiz, um anderen Personen mitzuteilen, in welchem ​​Zeitraum sie alle Fragen und Wünsche an eine alternative E-Mail-Adresse richten können. Während dieser Zeit kann sich ein Kollege um Ihre E-Mails kümmern, sodass während Ihrer Abwesenheit keine Fragen unbeantwortet bleiben und Ihr Posteingang nicht überlastet wird.

• Wenn Sie zu einer Besprechung gehen: Wenn Sie zu einer externen Besprechung gehen, kann der Systemadministrator eine Abwesenheitsantwort senden. Dadurch kann jeder, dem Sie eine E-Mail senden, darüber informiert werden, dass Sie derzeit nicht verfügbar sind, und ein Zeitpunkt für Ihre Rückkehr angegeben werden.

• Bei der Teilnahme an Konferenzen: Bei Konferenzen können Sie die Abwesenheitsnotiz verwenden, um Teammitgliedern mitzuteilen, dass Sie möglicherweise nicht im Büro sind und dass sie alle wichtigen geschäftlichen Anforderungen an Ihren Vorgesetzten oder eine andere Person in Ihrer Abteilung weiterleiten können. Sie können den Leuten auch sagen, wie sie Sie erreichen können, wenn Sie nicht bei ihnen sind.

So passen Sie Abwesenheitsantworten in Outlook an

Hier ist eine Liste der Schritte zum Einrichten von Abwesenheitsantworten in Outlook mit einer Beschreibung jedes Schritts:

1. Gehen Sie zum Einstellungsfeld

Wenn Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse noch nicht auf Ihrem Desktop geöffnet ist, öffnen Sie Outlook und melden Sie sich bei Ihrer E-Mail-Adresse an. Wenn Ihr persönlicher Bildschirm geladen wird, sehen Sie in der oberen rechten Ecke der blauen oberen Menüleiste nach einem weißen runden Zahnradsymbol. Dies stellt die Einstellungen dar. Klicken Sie auf dieses Symbol, um das Dropdown-Menü „Einstellungen“ zu öffnen. Es enthält Optionen zum Anpassen Ihres Outlooks.

2. Öffnen Sie das Menü für automatische Antworten.

Wählen Sie im Dropdown-Menü „Einstellungen“ die Option „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“, um das vollständige Einstellungsmenü zu öffnen. Wählen Sie im vollständigen Menü „Mail“ als Option aus, die Sie konfigurieren möchten. Wählen Sie in den Unterkategorien „Mail“ die Option „Automatische Antworten“ aus, um den externen Antwortvorgang zu starten.

3. Wählen Sie automatische Antwortfunktionen

Es öffnet sich ein Menü, in dem Sie eine automatische Antwort einrichten können. Um diese Funktion hinzuzufügen, schalten Sie zunächst den Schalter um, um anzuzeigen, dass automatische Antworten aktiviert sind. Wenn Sie sich entscheiden, dies nicht erneut einzurichten, wird weiterhin eine automatische Abwesenheitsnotiz gesendet, bis Sie den Schalter ausschalten. Darüber hinaus können Sie den Zeitraum anpassen, in dem automatische Antworten gesendet werden sollen. Sie können das Start- und Enddatum sowie die Uhrzeit für die automatische Antwort auswählen. Die Dauer kann von einem kurzen halbstündigen Arbeitstreffen bis hin zu einem sehr langen Urlaub oder Sabbatical reichen.

4. Fügen Sie eine automatische Antwort hinzu

Wenn Sie einen Zeitraum für den Versand automatischer Antworten auswählen, wird Ihnen auch ein Textfeld für Ihre ausgehende Nachricht angeboten. Um Ihre Abwesenheitsnachricht zu personalisieren, fügen Sie eine Notiz hinzu, beispielsweise eine zusätzliche Erklärung für Ihre Abwesenheit oder einen alternativen Kontakt. Sie können Abwesenheitsantworten auch mithilfe einer Outlook-Vorlage senden.

5. Speichern Sie die Einstellung

Wenn Sie alle diese Schritte abgeschlossen haben, klicken Sie auf „Speichern“ und Ihre Abwesenheitsantworten werden wie geplant gesendet. Sie können automatische Antworten testen, indem Sie sich selbst eine E-Mail senden und sicherstellen, dass Sie eine automatische Antwort erhalten. Sobald Sie ins Büro zurückkehren, können Sie zum Einstellungsfenster zurückkehren und sicherstellen, dass die Abwesenheitsbenachrichtigung nicht mehr aktiv ist.

Beispiele für Antworten außerhalb des Büros:

Hier sind einige Beispiele für automatisierte Antwortnachrichten, die Sie in verschiedenen Szenarien senden können:

Beispielnachricht, wenn Sie im Urlaub sind

Ich bin bis zum 12. April im Urlaub von der Arbeit fern. Bitte richten Sie alle arbeitsbezogenen Mitteilungen an meinen Vorgesetzten. Wenn Sie Informationen benötigen, kontaktieren Sie ihn bitte während meiner Abwesenheit. In Notfällen erreichen Sie mich bitte über mein Mobiltelefon unter 555-555-5555. Danke!

Beispiel einer Nachricht, wenn Sie krankgeschrieben sind

Ich bin krankheitsbedingt bis auf Weiteres arbeitsunfähig. Bitte richten Sie alle arbeitsbezogenen Mitteilungen an meinen Vorgesetzten oder die Personalabteilung. In Notfällen erreichen Sie mich bitte über mein Mobiltelefon unter 555-555-5555. Danke!

Beispielnachricht, wenn Sie im Mutterschaftsurlaub sind

Ich bin derzeit bis zum 12. April im Mutterschaftsurlaub nicht im Büro. Bitte richten Sie Fragen oder Bedenken an mein Team. In Notfällen erreichen Sie mich bitte über mein Mobiltelefon unter 555-555-5555. Danke!

Beispielnachricht, wenn Sie auf einer Konferenz sind

Ich gehe vom 10. bis 13. April zu einer Konferenz. Bitte richten Sie alle Fragen und Anregungen an meinen Vorgesetzten oder die Personalabteilung. In Notfällen erreichen Sie mich bitte über mein Mobiltelefon unter 555-555-5555. Ich freue mich darauf, die E-Mails zu beantworten, wenn ich zurückkomme. Danke!

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