So planen Sie Ihren Tag und sind produktiver • BUOM

1. Juli 2021

Eines der besten Tools für ein besseres Zeitmanagement und eine bessere Produktivität ist die Einhaltung eines Tagesplans. Ein effizienter Arbeitsplan hilft Ihnen, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Sie wichtige Ereignisse oder Fristen verpassen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie Ihren Tag planen, und stellen einige allgemeine Tools und Tipps zur Verfügung, die Ihnen helfen, bei der Arbeit produktiver zu sein.

Warum ist es wichtig, den Tag zu planen?

Die Tagesplanung hilft Ihnen dabei, die Aktivitäten Ihres Tages so zu planen, dass Sie Ihre Zeit effektiv nutzen und Ihre Ziele erreichen können. Der Tagesplan hilft Ihnen:

• Setzen Sie sich realistische Ziele. Ein Zeitplan zeigt Ihnen, welche Fähigkeiten Sie haben und wie viel Zeit Sie benötigen.

• Konzentriert bleiben. Es ist wahrscheinlicher, dass Sie Unterbrechungen und Ablenkungen vermeiden.

• Stellen Sie eine Work-Life-Balance her. Wenn Sie Ihre Arbeitsaufgaben effizienter erledigen, haben Sie mehr Zeit für andere Dinge auf Ihrer To-Do-Liste.

So planen Sie Ihren Tag

Der Schlüssel zur erfolgreichen Planung Ihres Tages sind Konzentration, Routine und Zeitmanagement. Befolgen Sie diese fünf Schritte, um die Planung Ihres Tages einfach und effektiv zu gestalten:

1. Verstehen Sie Ihre Motivation und Ihre Methode

Wenn Sie einen Zeitplan erstellen und verwenden, müssen Sie zunächst verstehen, was Sie mit welchen Mitteln und zu welchem ​​Zweck tun möchten. Das Einhalten eines Zeitplans führt zu besseren Ergebnissen. ZeiteinteilungDies wiederum hilft Ihnen, produktiver zu sein, Termine einzuhalten, effizienter zu arbeiten und bessere Ergebnisse zu erzielen. Work-Life-Balance.

Was die Methode betrifft, wählen Sie ein Planungsgerät und verwenden Sie es als einzigen Ort, an dem Sie den Überblick über Ihren Tagesablauf behalten, sei es ein Planer oder eine Planungs-App. Ein digitaler Kalender oder ein Programm, das die Synchronisierung zwischen Ihrem Telefon, Computern und anderen elektronischen Geräten ermöglicht, kann nützlich sein, wenn Sie mit mehreren Geräten reisen oder arbeiten. Scrollen Sie zum Ende dieses Artikels, um eine Liste der manuellen Planungsmethoden zu erhalten.

2. Erstellen Sie eine Morgenroutine

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihren Zeitplan, indem Sie Ihren Tag mit beginnen Morgenroutine Das gibt Energie und bereitet Sie auf den Tag vor. Stehen Sie früh genug auf, um sich ohne Hektik oder Stress auf den Arbeitstag vorzubereiten. Finden Sie heraus, wie viel Zeit Sie benötigen, um zu frühstücken, Sport zu treiben, sich anzuziehen, E-Mails zu lesen und sich an die Arbeit zu machen. Jeden Morgen einer solchen Routine zu folgen, wird zu einer Gewohnheit, die einen positiven Ton für den Tag vorgibt.

3. Aufgaben organisieren und priorisieren

Schreiben Sie Ihre Aufgaben für jeden Tag auf, priorisieren Sie sie und organisieren Sie sie so, dass Ihre Chancen, die wichtigsten Aufgaben zu erledigen, maximiert werden. Um Ihren Zeitplan zu priorisieren, wählen Sie eine realistische Anzahl großer Aufgaben – nicht mehr als drei – aus, die Sie an diesem Tag erledigen möchten oder müssen. Sorgen Sie für ein angemessenes Arbeitspensum, damit Sie die besten Chancen haben, Ihre täglichen Ziele zu erreichen. Platzieren Sie diese wichtigen Aufgaben ganz oben auf der Liste und organisieren Sie den Rest Ihres Zeitplans danach.

Platzieren Sie Aufgaben mit hoher Priorität, schwierige oder zeitaufwändige Aufgaben am Anfang des Tages, wenn Sie wahrscheinlich am produktivsten sind. Wenn Sie sich mitten am Tag weniger energisch und motiviert fühlen, planen Sie für diese Zeit Aufgaben mit geringerer Priorität oder unwesentliche Aufgaben ein, wie z. B. das Beantworten von Telefonanrufen oder das Ausfüllen von Papierkram.

4. Planen Sie Aufgaben

Planen Sie für jede Aufgabe eine Start- und Endzeit, je nachdem, wie lange die Fertigstellung voraussichtlich dauern wird. Überschätzen Sie die Zeit, die Sie für eine Aktivität aufwenden möchten, um 25 %. Wenn Sie beispielsweise zwei Stunden benötigen, um ein Projekt abzuschließen, planen Sie zweieinhalb Stunden in Ihrem Tagesplan ein. Diese zusätzliche Zeit stellt sicher, dass Sie Ihre Arbeit auch bei Unterbrechungen pünktlich beenden können. Schalten Sie bei wichtigen Aufgaben Ihre Telefon- und E-Mail-Benachrichtigungen aus oder tragen Sie Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung, um zu verhindern, dass Ablenkungen Ihren Zeitplan beeinträchtigen.

Berücksichtigen Sie bei der Aufgabenplanung auch Faktoren wie Reisezeit und Vorbereitungszeit. Planen Sie Ihre Pausen und Mahlzeiten selbst. Planen Sie selbst Zeit ein, um in Ihrem Tag Raum für Unerwartetes und Unerwartetes zu schaffen.

5. Überprüfen Sie Ihren Zeitplan

Überprüfen Sie am Ende des Tages oder der Woche Ihren Tagesablauf, um Möglichkeiten zu finden, Ihre Zeit effektiver zu nutzen. Stellen Sie sich die folgenden Fragen, damit Sie Ihren Tag in Zukunft genauer planen können:

• Dauern Projekte länger als erwartet? Wenn bestimmte Projekte durchweg mehr Zeit in Anspruch nehmen, als Sie in Ihrem Zeitplan einplanen, denken Sie daran, in Zukunft zusätzliche Zeit für diese Aktivitäten einzuplanen.

• Nutzen Sie Ihre Freizeit? Wenn Sie Dinge in Ihrem Zeitplan haben, die Sie ständig aufschieben, oder wenn Sie freie Zeit reservieren, die Sie nicht nutzen, sollten Sie Ihren Tagesplan überdenken.

• Lassen Sie sich oft von Überraschungen in die Irre führen? Wenn Sie umgekehrt feststellen, dass Sie aufgrund ungeplanter Ereignisse im Laufe des Tages häufig in Verzug geraten, müssen Sie möglicherweise Platz für nicht berücksichtigte Elemente schaffen, indem Sie diese zuerst in Ihren Zeitplan aufnehmen. Selbst wenn es sich um scheinbar triviale Ereignisse handelt, kann es hilfreich sein, einen Puffer für wiederkehrende Ereignisse hinzuzufügen oder einfach Zeit für unvorhergesehene Umstände einzuplanen.

Arten von Tages-Charts

Fachleute haben je nach Arbeitsstil, Büropolitik und Persönlichkeit unterschiedliche Planungstechniken entwickelt. Hier sind fünf Arten von Tagesplänen:

• Zeitblockierungsmethode: Bei dieser traditionellen Art des Zeitplans weisen Sie sich selbst eine bestimmte Zeitspanne für die Erledigung einer Aufgabe zu. Sie entscheiden im Voraus, was Sie an diesem Tag und wann tun möchten, und tragen es in Ihren Kalender ein.

• Pomodoro-Technik: Bei dieser Planungsmethode wird in kurzen, intensiven Intervallen (normalerweise 25 Minuten) hart gearbeitet, gefolgt von einer kurzen Pause (etwa fünf Minuten). Sie wählen eine Aktivität aus und stellen einen Timer ein, während Sie daran arbeiten. Anschließend wiederholen Sie den Vorgang den ganzen Tag über, um konzentriert und produktiv zu bleiben.

• Methode 52-17: Diese Variante der Pomodoro-Technik dauert 52 Minuten und macht 17 Pausen, da einige Experten glauben, dass diese Zeitverlängerung besonders vorteilhaft für die Verbesserung der Konzentration und Produktivität ist.

• Die 90-Minuten-Fokus-Methode: Sie entfernen sich von der Vorstellung, dass der Körper in „ultradianen Rhythmen“ arbeitet, bei denen unsere Aufmerksamkeit den ganzen Tag über in den natürlichen Rhythmen der Energie ihren Höhepunkt erreicht und dann nachlässt. Sie arbeiten 90 Minuten lang und nehmen sich 20 Minuten Zeit Pause, dann wiederholen. .

• Mehrphasige Schlafmethode. Dieser unkonventionelle Zeitplan sieht vor, jede Nacht nur dreieinhalb Stunden zu schlafen, während des Arbeitstages jedoch 20 bis 30 Minuten Nickerchen zu machen. So haben Sie jeden Tag mehr Zeit, produktiv zu sein. Diese Methode kann für Menschen wirksam sein, die polyphasisch schlafen, d. h. sie schlafen in kurzen Schüben und nicht in einem langen Zeitraum in der Nacht.

• Coveys Zeitmanagement-Matrix: Diese Methode unterteilt den Tag in Quadranten, in denen Aufgaben entsprechend dem Abschnitt, in den sie passen, gruppiert werden, wobei die dringendsten Aufgaben im ersten Quadranten und die weniger wichtigen im letzten Quadranten platziert werden. Diese Methode soll über das Zeitmanagement hinausgehen und auch bei der Priorisierung helfen, sodass Sie gegebenenfalls unnötige Elemente vollständig aus Ihrem Zeitplan entfernen können.

Experimentieren Sie mit verschiedenen Planungsmethoden, um eine oder mehrere Methoden zu finden, die Ihnen helfen, die Produktivität zu maximieren.

Tipps für die Planung Ihres Tages

Wenn Sie gerade erst anfangen, Ihre täglichen Aufgaben und Ziele zu organisieren, kann die Anzahl der Optionen überwältigend sein. Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, helfen Ihnen die folgenden Tipps dabei, den Überblick über Ihre täglichen Aufgaben zu behalten. Vergessen Sie beim Erstellen Ihres Zeitplans nicht:

• Machen Sie es zur Routine. Beginnen Sie Ihren Tag mit der gleichen Morgenroutine, sei es Bewegung, Meditation, Freizeitlektüre oder was auch immer Ihre Morgenroutine sonst noch erfordert, und planen Sie dann Ihren Tag. Die Planung Ihres Tages sollte Teil dieser Routine sein und jeden Tag auf einem festgelegten Weg beginnen.

• Bei Bedarf anpassen. Wenn Ihre aktuellen Planungsmethoden oder Ihr Tagesablauf nicht funktionieren, passen Sie Ihre Methoden an.

• Vermeiden Sie Multitasking. Multitasking-Menschen können unter Druck gute Leistungen erbringen und in vielen Bereichen eine nützliche Ressource sein, aber Multitasking steht auch in direktem Konflikt mit Konzentration und Zeitmanagement.

• Achten Sie auf die Zeit. Denken Sie daran, dass alles, was Sie tun, Zeit braucht, unabhängig davon, ob Sie es planen oder nicht. Wissen Sie, wie lange Sie brauchen, um Kaffee zu kochen, Ihr Auto zu parken, bevor der Mitarbeiter eintrifft, oder eine schnelle Besorgung zu erledigen? Nehmen Sie sich die Zeit, wenn Sie unsicher sind. Lassen Sie Platz in Ihrem Zeitplan.

• Iss einen Frosch. Produktivitätsexperten zitieren oft Mark Twain: „Wenn es Ihre Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, tun Sie das am besten morgens.“ Und wenn es Ihre Aufgabe ist, zwei Frösche zu essen, ist es besser, zuerst den größten zu essen.“ Bewältigen Sie zunächst größere oder komplexere Aufgaben. Menschen neigen dazu, lästigere Aufgaben aufzuschieben und sich auf das zu konzentrieren, was einfach oder angenehm ist, was mit der Zeit zu Unordnung und unerfüllten Zielen führen kann. Planen Sie Ihren Tag, um dem Frosch einen Schritt voraus zu sein.

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