So organisieren Sie Ihren Zeitplan • BUOM

15. April 2021

Planung ist ein Werkzeug, das wir sowohl im Privat- als auch im Berufsleben nutzen können, um den Überblick über unsere Verantwortlichkeiten zu behalten. Indem Sie lernen, Ihren Zeitplan zu organisieren, können Sie eine bessere Work-Life-Balance erreichen oder mehr Kontrolle über Ihre Rolle in den Gruppen oder Systemen haben, denen Sie angehören. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Zeitplan ist, warum es wichtig ist, Ihren Zeitplan zu organisieren, und geben 15 Tipps, wie Sie Ihren Zeitplan organisieren können.

Was ist ein Zeitplan?

Ein Zeitplan ist ein Plan oder eine Liste von Ereignissen mit Datum, Uhrzeit und Ort. Reiserouten, Kalender, Planer, Stundenpläne und Flugtafeln sind Beispiele für Zeitpläne, die Menschen regelmäßig nutzen können. Zeitpläne können für Ihre eigene Organisation oder Nutzung persönlich sein. Einige Zeitpläne können jedoch Personen im gesamten Unternehmen oder sogar im ganzen Land ansprechen oder für sie gelten, beispielsweise in Fernsehprogrammen.

Warum ist es wichtig, Ihren Zeitplan zu organisieren?

Durch die Organisation Ihres Zeitplans können Sie herausfinden, was Sie während Ihrer wachen Stunden tagsüber realistischerweise tun können. Wenn Sie wissen, was in Ihrem Zeitplan enthalten ist, können Sie sicherstellen, dass Sie genügend Zeit haben, um wichtige oder arbeitsbezogene Aufgaben zu erledigen und Spaß zu haben. Organisiert zu sein kann Ihnen helfen, so gut wie möglich auf unvorhergesehene Umstände vorbereitet zu sein oder Ihre Ziele zu erreichen. Ein organisierter Zeitplan kann Ihnen auch dabei helfen, sich bei Ihren täglichen Aufgaben besser vorbereitet, produktiver und effizienter zu fühlen.

So organisieren Sie Ihren Zeitplan

Mit diesen Schritten erfahren Sie, wie Sie Ihren Tages- und Wochenplan organisieren:

1. Bewahren Sie wichtige Dinge an einem Ort auf

Wenn Sie in allen Aspekten Ihres Lebens vorbereitet sind, können Sie Ihren Zeitplan besser organisieren. Wenn Sie von der Arbeit nach Hause kommen oder von einer Veranstaltung zurückkehren, sollten Sie darüber nachdenken, alle Ihre Haushaltsgegenstände an einem Ort aufzubewahren. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Dinge wie Ihre Tasche, Schlüssel, Uhr, Sonnenbrille, Kopfhörer und Elektronik bereit sind, wenn es morgens Zeit zum Aufbruch ist. Dies kann dazu beitragen, in Ihrem Zeitplan Zeit zu sparen, indem Sie nach verlegten Artikeln suchen. Die Gegenstände, die Sie mit sich führen, können Ihren zentralen Raum definieren. Erwägen Sie einen Platz in der Nähe der Tür oder in der Nähe einer Steckdose, um die Elektronik aufzuladen.

2. Planen Sie voraus

Genau wie beim Kochen einer Mahlzeit oder beim Planen eines Urlaubs kann es einfacher sein, sich an den Zeitplan zu halten, wenn man sich Zeit zum Planen gibt. Bevor Sie abends zu Bett gehen oder die Arbeit verlassen, nehmen Sie sich etwa 15 Minuten Zeit, um aufzuschreiben und zu überprüfen, was Sie am nächsten Tag vorhaben. Erwägen Sie, sowohl persönliche als auch berufliche Termine, Besprechungen und Veranstaltungen hinzuzufügen. Wenn Sie sich bei der Arbeit fertig machen, denken Sie darüber nach, Ihren Schreibtisch zu organisieren und unnötige Gegenstände zu entfernen, die Sie nicht benötigen, um Unordnung zu vermeiden. Erwägen Sie, Akten und Gegenstände herauszunehmen und sie für einen einfachen Zugriff auf Ihren Schreibtisch zu legen.

3. Organisieren Sie Ihren Arbeitsbereich

So wie Sie Ihre Sachen zum Ausgehen in einem Bereich des Hauses packen, kann ein organisierter Schreibtisch am Arbeitsplatz dazu beitragen, Zeit zu sparen, während Sie Ihren Zeitplan einhalten. Erwägen Sie die Wahl spezieller Bereiche für alle Ihre Büromaterialien, Akten, Bücher und anderen Gegenstände, die Sie den ganzen Tag über benötigen. Bestimmen Sie, wo und wie Sie an Ihrem Schreibtisch sitzen, damit Sie entscheiden können, was Sie in jedes Regal oder jede Schublade stellen möchten. Rechtshänder können beispielsweise ihre Schreibutensilien auf dieser Seite ablegen. Erwägen Sie, Ihre am häufigsten verwendeten Gegenstände in den oberen Schreibtischschubladen oder auf Ihrem Schreibtisch zu platzieren.

4. Erlernen Sie Zeitmanagementfähigkeiten

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Zeit so einteilen, dass Sie nicht zögern. Erwägen Sie die Auswahl einer großen oder wichtigen Aufgabe, die Sie jeden Morgen zuerst erledigen möchten, z. B. etwas mit einer unmittelbaren Deadline oder etwas, das Sie alleine und ohne Mitwirkung erledigen können. Wenn Sie zu Beginn des Tages eine große oder notwendige Aufgabe erledigen, können Sie sich produktiver fühlen. Es kann Ihnen auch beibringen, wie Sie Ihre Verantwortlichkeiten priorisieren und Ihnen maximale Zeit für die Erledigung der wichtigsten Aufgaben geben.

5. Segmentieren Sie Ihren Tag

Erwägen Sie, Ihren Tag in Abschnitte zu unterteilen, um die Aufgaben leichter zu bewältigen. Sie können den Tag in zwei Hälften teilen – Vormittag und Nachmittag – mit einer Mittagspause in der Mitte. Abhängig von Ihrem Job möchten Sie Ihren Tag möglicherweise auch in noch kleinere Abschnitte unterteilen, z. B. Drittel oder Viertel, die durch Besprechungen oder Anrufe gekennzeichnet sind. Dies kann Ihnen helfen, zu bestimmen, was Sie jeden Tag zu einer bestimmten Zeit erledigen möchten, was Ihnen dabei hilft, bei Ihrer Aufgabe zu bleiben und produktiver zu sein.

6. Machen Sie eine Pause

Gönnen Sie sich über den Tag verteilt Pausen, um einem Burnout vorzubeugen. Dazu kann gehören, von Ihrem Schreibtisch aufzustehen und zu Fuß zu gehen, Mittagspausen einzulegen, einen Freund oder ein Familienmitglied anzurufen oder ihm eine SMS zu schreiben, mit einem Kollegen zu sprechen, ein Spiel zu spielen oder im Internet zu surfen. Erwägen Sie, Pausen einzuplanen, um sich auszuruhen, ohne Ablenkung oder Aufschub zu riskieren. Pausen können Sie auch motivieren, Ihre Aufgaben zu erledigen, um die Vorteile einer entspannenden Aktivität zu erleben.

7. Erstellen Sie eine To-Do-Liste

Erwägen Sie, eine tägliche To-Do-Liste zu erstellen, um genau zu bestimmen, was Sie erreichen möchten. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben in absteigender Reihenfolge, beginnend mit den wichtigsten oder dringendsten und gehen Sie nach und nach zu Aufgaben über, die bei Bedarf bis morgen warten können. Sie können Abschnitte längerer, tiefergehender Projekte auswählen und diese in Ihre tägliche To-Do-Liste aufnehmen.

Erwägen Sie, das Datum an die Spitze der Liste zu setzen und Informationen wie Fälligkeitstermine oder Besprechungszeiten anzugeben. Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, streichen Sie sie durch oder markieren Sie sie. Es kann Ihnen helfen, sich produktiver zu fühlen, indem Sie eine Aufzeichnung aller von Ihnen erreichten Leistungen überprüfen.

8. Buchen Sie Ihren Zeitplan virtuell.

Finden Sie ein Programm, mit dem Sie Ihren Zeitplan elektronisch aufzeichnen können, sodass Sie jederzeit und überall darauf zugreifen können. Sie können ein Kalenderprogramm oder die Notizenfunktion auf Ihrem Gerät auswählen. Möglicherweise möchten Sie auch eine cloudbasierte Planungssoftware in Betracht ziehen. Da Sie jederzeit Zugriff auf Ihren Zeitplan haben, können Sie auf Ihre Termine verweisen, um Ihre Aufgaben im Auge zu behalten und sofortige Änderungen auf allen Plattformen und Geräten vorzunehmen.

9. Verwenden Sie einen Planer

Erwägen Sie die Verwendung eines herkömmlichen Planers zusätzlich zu einem virtuellen Zeitplan, um sich an Ihren Tagesplan zu erinnern. Obwohl beide Optionen die gleiche Funktion erfüllen, kann es bei der Aufnahme zu einer Speicherverbindung kommen. Und wenn Ihr Strom ausfällt, Ihr Internetdienst nicht verfügbar ist oder Ihr Gerät ausfällt, haben Sie immer noch eine Aufzeichnung Ihres gesamten Tages.

10. Buchen Sie sofort Termine.

Wenn Sie einen neuen Termin vereinbaren oder sich Ihre Zeit ändert, notieren Sie dies in Ihrem Planer oder tragen Sie es sofort in Ihren virtuellen Kalender ein. Während Sie vielleicht denken, dass Sie die Informationen auf ein Blatt Papier schreiben können oder dass Sie sich später daran erinnern werden, vergessen Sie vielleicht, sie in Ihren Kalender einzutragen. Wenn Sie sicherstellen, dass Sie es von Anfang an an der richtigen Stelle dokumentieren, vermeiden Sie später die Suche nach verlorenen Dokumenten und müssen nicht noch einmal über das Ereignis nachdenken, bis es in Ihrem Tagesplan auftaucht.

11. Machen Sie das Beste aus Ihrem Montag

Erlauben Sie sich, die ganze Woche über für einen Flow zu sorgen, indem Sie verzögerte oder schwierige Projekte am Montag oder am ersten Tag Ihrer Arbeitswoche abschließen. Ihr Gehirn ist möglicherweise nach einem Wochenende oder einer Pause entspannter oder ausgeruhter, was Ihnen den klarsten Kopf der Woche verschaffen kann. Wenn Sie mühsame oder unangenehme Aufgaben zu Beginn der Woche erledigen, haben Sie später in der Woche mehr Zeit für Pausen oder Vorbereitungen.

12. Entwickeln Sie eine Routine

Entwickeln Sie nach Möglichkeit eine Routine in Ihren Zeitplan, damit Sie diese leichter befolgen können. Eine tägliche Routine kann darin bestehen, jeden Tag zur gleichen Zeit zur Arbeit zu kommen und sie zu verlassen, eine festgelegte Zeit für die Mittagspause einzuhalten oder eine bestimmte Zeit für Besprechungen einzuplanen. Das Einüben einer Routine kann Ihrem Geist helfen, in Fluss zu kommen und in regelmäßigen Abständen Höchstleistungen zu erbringen.

Wenn Sie beispielsweise Ihren Tag in zwei Hälften teilen und jeden Tag zur gleichen Zeit zu Mittag essen, können Sie Ihrem Gehirn beibringen, zu verstehen, dass die Morgenhälfte viel intensive Konzentration erfordert, was es einfacher macht, Ihre Aufgaben zu erledigen.

13. Beenden Sie Besprechungen, bevor sie beginnen.

Wählen Sie beim Planen von Besprechungen oder Terminen eine Start- und Endzeit in Ihrem Kalender aus. Dies kann Ihnen helfen, den Rest des Tages konzentriert zu bleiben und andere Dinge, die Sie tun können, besser zu planen. Wenn Sie die Dauer eines Meetings kennen, bevor es beginnt, können Sie mit den relevantesten Informationen beginnen, die Ergebnisse des Meetings maximieren und unnötige Gespräche vermeiden.

14. Aufgaben kombinieren

Kombinieren Sie Aufgaben nach Möglichkeit, um die Produktivität zu steigern. Beispiele dafür sind die Organisation Ihres Raums während Telefonbesprechungen, die Erstellung von Vorlagen für sich wiederholende Aufgaben, wenn Sie diese zum ersten Mal erledigen, oder die Arbeit an tatsächlichen Projekten während Besprechungen, anstatt sie nur zu besprechen.

15. Sagen Sie Nein

Wissen Sie, wann Sie eine Einladung zu einem Meeting, einer gesellschaftlichen Veranstaltung oder einer anderen Veranstaltung ablehnen sollten. Bei der Organisation Ihres Zeitplans geht es darum, für jede Aufgabe Zeit einzuplanen und auch zu wissen, wann Sie nicht mehr tun können. Untersuchen Sie Ihre Prioritäten und Fristen, um festzustellen, welche Aufgaben Sie überspringen oder zu einem späteren Zeitpunkt ein Briefing erhalten können.