So nutzen Sie ein Dokumentenmanagementsystem zur Verbesserung der Produktivität

25. März 2022

Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems kann Ihnen und Ihren Kollegen dabei helfen, effizienter zu arbeiten. Moderne Dokumentenmanagementsysteme bieten Tools, die die Organisation, Zusammenarbeit und andere wichtige Aufgaben erleichtern. Wenn Sie sich über die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems und seine Verwendung informieren, können Sie leichter entscheiden, ob es das Richtige für Sie ist. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Dokumentenmanagementsystem ist, warum es wichtig ist, welche Vorteile ein Dokumentenmanagementsystem bietet, wie man es nutzt und gibt Tipps für den effektiven Einsatz.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein digitales System zum Speichern, Durchsuchen und Bearbeiten von Dokumenten. Ein Dokumentenmanagementsystem kann lokalen Zugriff über ein Intranet bieten oder Cloud-Technologie nutzen, um Fernzugriff von mehreren Standorten aus zu ermöglichen. Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems in einer Organisation kann den Mitarbeitern helfen, effizienter zu arbeiten.

Warum ist ein Dokumentenmanagementsystem wichtig?

Das Hinzufügen eines Dokumentenmanagementsystems zu Ihrem Unternehmen kann aufgrund der unterschiedlichen Zwecke, denen ein Dokumentenmanagementsystem dienen kann, eine wichtige Entscheidung sein. Zu den wichtigsten Merkmalen eines Dokumentenmanagementsystems, die Sie möglicherweise dazu ermutigen, es zu verwenden, gehören:

• Erhöhung der Anzahl der Personen mit Zugriff auf Dateien im System

• Aufrechterhaltung der Ordnung im System, um bei Bedarf das Auffinden von Dokumenten zu erleichtern

• Erhöhen Sie die Funktionalität Ihrer Dokumente, damit Sie und andere mehr daraus machen können

• Gewährleistung der Sicherheit der in einem Dokumentenmanagementsystem gespeicherten Dokumente

Vorteile der Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems

Es gibt viele Vorteile, die den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems für Sie attraktiv machen können. Zu den allgemeinen Vorteilen, die Dokumentenmanagementsysteme bieten, gehören:

Vereinfachter Austausch

Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht mehreren Benutzern den Zugriff auf denselben Dokumentensatz. Wenn Sie an einem Dokument arbeiten, bei dem Sie Dateien mit einer anderen Person teilen müssen, kann dies den Vorgang vereinfachen. Möglicherweise sind Dateien standardmäßig für jeden Zugriff auf das System verfügbar, oder Sie müssen möglicherweise Dateifreigabeeinstellungen konfigurieren, bevor andere darauf zugreifen können. Möglicherweise können Sie auch Zugriffsebenen festlegen und so entscheiden, ob ein Benutzer eine Datei bearbeiten oder nur anzeigen kann. Die Freigabe kann in einem lokalen Netzwerk oder remote über Cloud-Zugriff erfolgen.

Gemeinsame Arbeit

Ein Dokumentenmanagementsystem kann Ihnen die Zusammenarbeit an einem Projekt erleichtern. Neben einem verbesserten Zugriff durch Dateifreigabe kann dies auch den gleichzeitigen Zugriff und die Bearbeitung desselben Dokuments durch mehrere Benutzer ermöglichen. Dadurch können zwei oder mehr Benutzer an der Erstellung und Bearbeitung eines Dokuments beteiligt sein, was effizienter sein kann, als wenn eine Person ihre Arbeit beendet und die Datei dann an eine andere Person weitergibt.

Check-in und Check-out

Wenn Sie an Dokumenten zusammenarbeiten und nicht möchten, dass mehr als ein Benutzer gleichzeitig Änderungen vornehmen kann, kann ein Dokumentenmanagementsystem ein Check-in- und Check-out-System bereitstellen. In diesem Fall benötigt der Mitarbeiter, der Zugriff auf die Datei hat, bei der Nutzung Zugriff darauf. Andere, die die Datei bearbeiten möchten, können möglicherweise nicht darauf zugreifen, bis die erste Person ihre Arbeit abgeschlossen und sie wieder eingecheckt hat. Dies vermeidet Situationen, in denen zwei Mitarbeiter gleichzeitig an derselben Datei arbeiten und dies dazu führt, dass die zweite Person ihre Änderungen speichert und die Arbeit des ersten Mitarbeiters überschreibt. .

Änderungsverfolgung und Retouren

Dokumentenmanagementsysteme bieten häufig eine automatische Nachverfolgung von Systemänderungen. Dazu gehört möglicherweise die Möglichkeit, ein Dokument auf frühere Versionen zurückzusetzen, wenn Sie oder jemand anderes Änderungen am Dokument vornimmt, die Sie später rückgängig machen möchten. Durch das Zurücksetzen auf frühere Versionen können Sie Ihre bevorzugte Version schnell wiederherstellen.

Verbesserte Prüfung

Neben der Verfolgung von Änderungen an Dokumenten verfolgt ein Dokumentenmanagementsystem auch, welche Benutzer zu welchem ​​Zeitpunkt darauf zugreifen und wer für welche Änderungen verantwortlich ist. Dies kann ein wirksames Werkzeug zur Überprüfung von Änderungen an einem Dokument sein. Dies kann sowohl für die informelle Bewertung als auch für die Erstellung einer formellen Aufzeichnung von Änderungen an einem Dokument nützlich sein.

Verbesserungen bei Notation und Bearbeitung

Wenn Änderungen an einer Datei vorgenommen werden, kann die Verwendung eines Dokumentenverwaltungssystems eine verbesserte Funktionalität gegenüber Papierunterlagen oder der lokalen digitalen Dateispeicherung bieten. Typischerweise umfassen Anwendungen in einem Dokumentenmanagementsystem Aufzeichnungs- und Kommentarmöglichkeiten. Auf diese Weise können Sie Notizen zu einem Dokument machen und bestimmte Teile des Dokuments hervorheben, ohne Änderungen am Inhalt des Dokuments vorzunehmen.

Wie man Dokumentenmanagementsysteme nutzt

Wenn Sie an der Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems interessiert sind, befolgen Sie diese Schritte, um die Vorteile zu maximieren, die es bieten kann:

1. Entdecken Sie Ihre Möglichkeiten

Es stehen viele Dokumentenmanagementsysteme zur Verfügung, von allgemeinen Geschäftssystemen bis hin zu solchen, die auf die Bedienung bestimmter Branchen oder Nischen spezialisiert sind. Wenn Sie sich über die verschiedenen Optionen informieren, die Ihnen zur Verfügung stehen, können Sie die Stärken und Schwächen der einzelnen Optionen im Verhältnis zu Ihren eigenen Bedürfnissen ermitteln. Dies kann Ihnen dabei helfen, das Dokumentenmanagementsystem zu finden, das Ihren Vorlieben am besten entspricht, um es für Sie und andere in Ihrem Unternehmen so nützlich wie möglich zu machen.

2. Installieren oder abonnieren

Sobald Sie sich für das Dokumentenmanagementsystem entschieden haben, das Sie verwenden möchten, können Sie es in Ihrem Unternehmen implementieren. Bei einigen Dokumentenmanagementsystemen kann dies die Installation von Software auf Unternehmensgeräten erfordern. Für andere Dokumentenverwaltungssysteme ist möglicherweise ein Abonnement eines Onlinedienstes erforderlich.

3. Digitalisieren Sie Ihre Unterlagen

Wenn Sie über Papierakten verfügen, die derzeit nicht in Ihren digitalen Dateien enthalten sind, kann es hilfreich sein, diese Ihrem Dokumentenverwaltungssystem hinzuzufügen. Durch das Scannen von Akten oder die manuelle Eingabe ihrer Informationen in Ihr System erhalten Sie eine digitale Aufzeichnung Ihrer Papierakten. Dadurch können Sie die Vorteile nutzen, die ein Dokumentenmanagementsystem für diese Dokumente sowie für die im System erstellten Dokumente bietet.

4. Im Dokumentenmanagementsystem anlegen

Nutzen Sie die in Ihrem Dokumentenmanagementsystem verfügbaren Funktionen, um bei Bedarf neue Dateien zu erstellen. Wenn Sie beim Erstellen neuer Dateien in einem Dokumentenmanagementsystem arbeiten, können Sie diese sofort zu Ihren digitalen Dokumentenarchiven hinzufügen. Außerdem können Sie die zusätzlichen Tools nutzen, die ein Dokumentenverwaltungssystem beim Bearbeiten und Freigeben von Dateien bieten kann.

5. Legen Sie Zugriffsebenen fest

Durch das Festlegen von Zugriffsebenen in einem Dokumentenverwaltungssystem können Sie entscheiden, wer auf Dateien zugreifen kann und was diese Personen gegebenenfalls damit tun dürfen. Sie können Beschränkungen für Einzelpersonen oder Gruppen von Mitarbeitern in Ihrer Organisation festlegen. Sie können auch verschiedenen Personen oder Gruppen unterschiedliche Zugriffsebenen für dasselbe Dokument zuweisen. Dadurch haben Sie mehr Kontrolle darüber, wie Mitarbeiter und Kollegen mit Dateien in Ihrem Dokumentenmanagementsystem arbeiten.

6. Teilen und Bearbeiten in einem Dokumentenverwaltungssystem

Nutzen Sie die Kollaborationsfunktionen eines Dokumentenmanagementsystems. Dies kann die Zusammenarbeit mit anderen in der Organisation verbessern. Dazu kann gehören, gleichzeitig am selben Dokument zu arbeiten, ein fertiges Dokument freizugeben, damit andere auf die darin enthaltenen Daten zugreifen können, oder einzeln an derselben Datei zu arbeiten.

Tipps zur Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems

Wenn Sie an der Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems interessiert sind, beachten Sie die folgenden Tipps:

Erstellen Sie Lernressourcen

Bei der Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems in Ihrer Organisation kann es hilfreich sein, Ihren Mitarbeitern oder Kollegen Schulungsressourcen zur Verfügung zu stellen. Schulungsdokumente können jede vom Entwickler des Dokumentenmanagementsystems bereitgestellte Dokumentation ergänzen und es Ihnen ermöglichen, die Informationen an Ihr Unternehmen anzupassen. Schulungsunterlagen können beispielsweise alle Verfahren enthalten, die ein Unternehmen in Bezug auf die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems implementieren möchte. Dies sorgt für Klarheit und hilft den Mitarbeitern zudem dabei, den effektiven Umgang mit dem Dokumentenmanagementsystem zu erlernen.

Aktivieren Sie die automatische Sicherung

Wenn Ihr Dokumentenmanagementsystem automatische Backups anbietet, kann es sinnvoll sein, diese Option zu nutzen. Dies bietet Schutz bei unerwarteten Ereignissen, beispielsweise einem Stromausfall, während Sie oder ein anderer Mitarbeiter an einem Dokument arbeiten, oder einer Dateibeschädigung. Mithilfe eines Backups können Sie Ihre Informationen wiederherstellen und zuvor abgeschlossene Arbeiten speichern.

Verwenden Sie zum Organisieren Dokumentenverwaltungssystemordner

Neben einer Software zum Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten bietet ein Dokumentenmanagementsystem auch die Möglichkeit, die Ablage innerhalb des Systems zu organisieren. Das Erstellen von Ordnern in Ihrem Dokumentenmanagementsystem kann die Organisation verbessern und den Zugriff auf Dateien für Sie und andere erleichtern. Dadurch verbringen Sie weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben und können mehr Zeit für produktive Zwecke nutzen.

Trennen Sie aktive Arbeit von abgeschlossener Arbeit

Durch die Beibehaltung einer Trennung zwischen aktiven Dateien und Dateien in früheren Projekten, die zur Aufzeichnung gespeichert wurden, können Dateien leichter verwendet und in Ihrem Dokumentenverwaltungssystem gefunden werden. Mit dem von Ihnen gewählten Dokumentenverwaltungssystem können Sie möglicherweise Tags verwenden, um aktive und abgeschlossene Arbeiten zu identifizieren, oder Sie können Ordner verwenden und Dateien bei Bedarf in den abgeschlossenen Abschnitt verschieben. Auf diese Weise können Sie Aufzeichnungen führen und gleichzeitig Ihren aktiven Dokumentenbereich für eine effizientere Nutzung sauber halten.