So kürzen Sie Zahlen und Text in Excel (2 Methoden) • BUOM
13. April 2022
Microsoft Excel verfügt über verschiedene Funktionen und Formeln, die die Organisation Ihrer Daten erleichtern. Truncate ist eine Funktion, mit der Sie eine Text- oder Zahlenzeichenfolge kürzen können, um die Anzeige und Lesbarkeit zu verbessern. In diesem Artikel besprechen wir, was Kürzung ist, warum sie wichtig ist und zwei Techniken, die Sie verwenden können.
Was ist Kürzung in Excel?
Die Kürzung in Excel, auch als TRUNC-Funktion bekannt, wird zur Vereinfachung von Daten verwendet. Damit können Sie eine Zahl schätzen, ohne die genauen Ziffern nach einem bestimmten Punkt in einer Folge von ganzen Zahlen angeben zu müssen. Zahlen werden nicht gerundet, sondern auf die angegebene Anzahl Dezimalstellen angezeigt. Ungenaue ganze Zahlen werden häufig durch Nullen ersetzt, um die Größe der Zahl anzugeben, ohne präzise zu sein. In Excel können Sie die Anzahl der Stellen angeben, die Sie kürzen möchten, um eine Standardgenauigkeit Ihrer Daten zu erreichen.
Sie können verschiedene Funktionen verwenden, um Text in Excel abzuschneiden, da Textzeichenfolgen keine Dezimalstellen enthalten. Sie entscheiden, wie viele Zeichen Sie in einer Textzeichenfolge anzeigen möchten.
Wie wird die Kürzung verwendet?
Hier sind einige Umstände, unter denen Sie eine Zahl in Excel möglicherweise abschneiden möchten:
So erstellen Sie eine Ganzzahl
Finanzanalysten können eine Zahl in Excel kürzen, um den Bruchteil der Zahl zu entfernen und die Zahl in eine ganze Zahl, eine sogenannte Ganzzahl, umzuwandeln. Die Verwendung ganzer Zahlen in Formeln kann einfacher sein als die Verwendung von Dezimalzahlen, insbesondere wenn Ihre Formel Symbole enthält, die Funktionen einschränken. Dezimalzahlen können für diese Funktionen zu viele Daten erzeugen und Fehler verursachen. Wenn Sie die Zahl kürzen, erhalten Sie eine weniger genaue Zahl, die aber besser zu handhaben ist.
Um Daten in Standard zu vereinfachen
Wenn Sie ein Diagramm erstellen oder eine Tabelle nach Daten sortieren möchten, können Sie die Zahlen kürzen, um Datenstandards zu erstellen. Beispielsweise verfügen Sie möglicherweise über eine Reihe von Datensätzen im Laufe eines Jahres mit Monaten und Daten, möchten diese jedoch jeweils nach Monat sortieren. Sie können zuschneiden, um Kategorien basierend auf dem Monat zu erstellen. Das Trimmen zur Standardisierung von Daten kann auch dabei helfen, ein Diagramm oder eine Grafik zu erstellen, die standardisierte Einträge erfordert. Sie können Textzeichenfolgen und Ganzzahlen kürzen und so Einträge bearbeiten, um die Daten zu vereinfachen.
Um das Datum zu bestimmen
Sie können Datums- und Uhrzeitangaben in Excel kürzen, um Informationen zu trennen. Bei vielen Programmen oder Aufnahmen werden Datum und Uhrzeit gemeinsam in einer einzigen Zelle formatiert. Die Formatierung kann eine Standard-Tabellenformatierung sein, bei der für Datum und Uhrzeit die gleiche Anzahl von Ziffern verwendet wird. Sie können eine Zelle kürzen, um die Tageszeitzahlen auszuschließen, wenn Sie nur nach Datum sortieren möchten.
Wenn Sie diese Funktion auf diese Weise nutzen, können Sie Ihre Daten übersichtlicher organisieren. Wenn in Ihrer Zelle beispielsweise „29.11.21 13:30 Uhr“ steht, können Sie die ersten fünf Zeichen aus der Zelle kürzen, sodass das Ergebnis das Datum „29.11.21“ ist, also das von Ihnen eingegebene Datum .
So kürzen Sie Zahlen in Excel
Sie können die folgenden Schritte ausführen, um Zahlen in Excel zu kürzen:
1. Bereiten Sie Ihre Daten vor
Der erste Schritt besteht darin, alle Ihre Daten in einer Excel-Tabelle abzulegen, in der alle Dezimalstellen aufgeführt sind. Wählen Sie dazu die Datenspalte aus, die Sie kürzen möchten, und klicken Sie in der Symbolleiste oben im Programm auf die Registerkarte „Startseite“. Klicken Sie auf das Zahlensymbol, um auf Optionen zum Formatieren von Zahlen in Ihrer Tabelle zuzugreifen. Zwei Symbole zeigen Dezimalpunkte mit Nullen und Pfeilen und geben an, ob die Nullen steigen oder fallen. Wählen Sie das nach links zeigende Pfeilsymbol aus, bis alle Dezimalstellen ungleich Null angezeigt werden. Wenn Sie diese Dezimalstellen sehen, können Sie verhindern, dass Daten gerundet werden.
Wenn Sie noch nicht formatiert haben, können Sie die Formatierung Ihrer Arbeitsblattzellen auch in Zahlen statt in Text oder Brüche ändern. Sie können dies tun, indem Sie das Nummernsymbol auswählen und im angezeigten Dropdown-Menü die Option „Nummer“ auswählen.
2. Bestimmen Sie die Anzahl der gewünschten Ziffern
Nachdem Sie die Daten formatiert haben, können Sie den Rest der Tabelle zum Zuschneiden vorbereiten. Entscheiden Sie, wie viele Leerzeichen Ihre Tabelle nach dem Dezimalpunkt haben soll. Wenn Sie über eine Standardanzahl an Dezimalstellen verfügen, können Sie diese in die von Ihnen verwendete Funktion eingeben.
Sie können auch auf verschiedene Dezimalstellen trimmen. Um eindeutige Zahlen für jede Zeile zu erhalten, können Sie rechts neben den Daten, die Sie kürzen möchten, eine Spalte erstellen. Nennen Sie diese Spalte „Zahlen“. In dieser Spalte können Sie für jede einzelne Zeile die Anzahl der Nachkommastellen eingeben, die angezeigt werden sollen. Wenn Sie beispielsweise drei Zahlen haben, 12,1223, 14,664 und 2,3443, und Sie möchten, dass jede Zahl auf eine andere Dezimalstelle gekürzt wird, können Sie zwei Spalten erstellen, die die ursprüngliche Zahl und die Ziffern widerspiegeln, die Sie kürzen möchten:
DataDigits12.1223114.566412.34433
3. Erstellen Sie eine Ergebnisspalte
Um die TRUNC-Funktion zu verwenden, müssen Sie Ihrer Tabelle eine Spalte hinzufügen, um die Funktion einzufügen und sie mit dem Ergebnis zu füllen. Wählen Sie die Spalte rechts neben der Spalte „Daten“ oder „Zahlen“ aus. Durch die Platzierung der Daten auf der rechten Seite können Sie die Daten einfacher sortieren, durchsuchen oder die Originaldaten ausblenden, damit Ihre Tabelle übersichtlicher aussieht.
Wenn rechts neben diesen Daten eine leere Spalte angezeigt wird, markieren Sie die Spalte und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. Wenn Sie keine leere Spalte haben, können Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte rechts neben Ihren Daten klicken und im Dropdown-Menü „Einfügen“ auswählen, um eine Spalte links von der ausgewählten Spalte einzufügen. Beschriften Sie dann die Spalte. Beachten Sie, dass durch das Einfügen einer Spalte Zellbezüge in vorhandenen Formeln geändert werden können.
4. Fügen Sie die TRUNC-Formel ein.
Geben Sie in die erste Zelle der Spalte, die Sie mit der abgeschnittenen Zahl füllen möchten, ein „=”-Zeichen ein, um anzuzeigen, dass Sie eine Formel verwenden. Geben Sie dann TRUNC ein. Verwenden Sie eine offene Klammer, um Formelanweisungen hinzuzufügen. Die erste Zahl, die Sie eingeben, ist die Zahl, die Sie kürzen möchten. Möglicherweise müssen Sie Ihre Formel noch einmal überprüfen, da Tippfehler zu Problemen führen können, die Ihre Fähigkeit, die Formel zu kopieren oder die ursprüngliche Zahl zu ändern, einschränken können.
Wenn Sie die ursprüngliche Zahl nirgendwo in der Tabelle anzeigen möchten, können Sie ein Komma hinzufügen, um die beiden Vorgänge zu trennen, und dann die Anzahl der Dezimalstellen hinzufügen, die Sie anzeigen möchten. Sie können dies tun, indem Sie eine Zahl eingeben, solange alle Zellen dieselbe Zahl widerspiegeln. Ihre Formel könnte beispielsweise so aussehen:
=CUT (13.565656.2)
Und geben Sie die Zahl 13,56 zurück, wobei die vier zusätzlichen Ziffern gemäß der nativen Zahlenformatierung von Excel in Nullen umgewandelt wurden und nicht mehr angezeigt werden.
5. Zellbezüge hinzufügen
Anstatt eine Zahl einzugeben, können Sie einen Zellbezug hinzufügen, indem Sie die Zelle auswählen, die die Daten enthält, die Sie abschneiden möchten. Mit dieser Methode können Sie die verbleibenden Zellen in der Spalte mit derselben Formel ausfüllen. Wenn sich die Daten ändern, wird die Formel dynamisch, d. h. sie ändert sich zusammen mit den Originaldaten. Wählen Sie die entsprechende Zelle aus, um einen Zellbezug zu erstellen, wenn Sie eine Zahlenspalte verwendet haben, um für jede Zeile eine andere Zahl anzugeben. Schließen Sie dann die Klammern und drücken Sie die Eingabetaste. Die Formel könnte so aussehen:
=CRIM(A2, B2)
Zelle A2 enthält die Zahl 13,565656 und Zelle B2 enthält die Zahl zwei, die die Anzahl der Dezimalstellen angibt. Diese Formel gibt die Zahl 13,56 zurück, wobei die vier zusätzlichen Ziffern in Nullen umgewandelt werden und nicht mehr erscheinen.
6. Kopieren Sie die Formel in die Spalte
Um den Rest der Spalte auszufüllen, können Sie das kleine grüne Quadrat unten rechts in der Zelle mit der Formel auswählen. Doppelklicken Sie auf das Quadrat, um den Rest der Spalte mit der Formel zu füllen. Überprüfen Sie die Informationen jedes Mal, wenn Sie eine Zelle ausfüllen. Wenn Sie Zellbezüge verwendet haben, spiegeln diese Bezüge dieselben Zellen in den Zeilen wider, die der Zeile entsprechen, in die Sie die Formel eingefügt haben. Wenn Sie Zahlen eingegeben haben, können Sie dieselben Zahlen in die verbleibenden Zellen kopieren und das Ergebnis spiegelt nicht die Daten in einer eigenen Zeile wider.
So kürzen Sie Text in Excel
Sie können verschiedene Funktionen verwenden, um Text in Excel abzuschneiden, da Textzeichenfolgen keine Dezimalstellen enthalten. Die Funktionen RECHTS und LINKS können Ihnen dabei helfen, Ihre Daten zu vereinfachen oder zu organisieren, indem Sie Folgendes tun:
1. Bereiten Sie Ihre Daten vor
Der Text kann viele Faktoren enthalten. Sie können die Daten vorbereiten, indem Sie sie auf lesbaren Text oder eine lesbare Größe formatieren. Sie können auch die Trim-Funktion verwenden, um sicherzustellen, dass keine zusätzlichen Leerzeichen vorhanden sind, die durch das Trimmen eine falsche Anzahl von Zeichen ergeben könnten. Um eine Trimmformel zu verwenden, erstellen Sie rechts neben den vorhandenen Daten eine neue Spalte. Beachten Sie dabei, dass sich das Einfügen einer Spalte auf vorhandene Formeln auswirken kann, die Zellbezüge verwenden. Geben Sie in die neue Spalte die folgende Formel ein:
= TRIM (Zellreferenz), wobei die Zellreferenz die Zelle ist, die die Daten enthält, die Sie kürzen möchten.
2. Bestimmen Sie die Anzahl der Zeichen, die Sie zurückgeben möchten
Mithilfe der TRUNC-Formel können Sie entscheiden, wie viele Zeichen Sie im Ergebnis anzeigen möchten. Wenn Sie möchten, dass in jeder Zeile die gleiche Anzahl an Zeichen zurückgegeben wird, können Sie eine Zahl auswählen und diese an der richtigen Stelle in der Formel eingeben. Wenn Sie für jede Zeile unterschiedliche Antworten haben, können Sie wie beim Abschneiden von Zahlen eine Spalte mit Zahlen erstellen, die Spalte mit den eindeutigen Zahlen füllen, die zurückgegeben werden sollen, und den Zellbezug in der Formel verwenden, um eindeutige Ergebnisse zu erstellen.
3. Wählen Sie zwischen der RECHTS- oder LINKS-Funktion
Beim Abschneiden von Text können Sie mithilfe der RIGHT- oder LEFT-Funktion auch entscheiden, ob die Formel Zeichen zurückgeben soll, die auf der rechten oder linken Seite der Zelle beginnen. Wenn Sie beispielsweise eine Liste mit Nachnamen haben und von jedem nur die ersten drei Buchstaben zurückgeben möchten, können Sie die Funktion CORRECT verwenden. Wenn Sie eine Liste von Städten haben, hinter der die Landesabkürzung aufgeführt ist, können Sie mit der LEFT-Funktion angeben, dass im Ergebnis die letzten beiden Zeichen in der Zelle angezeigt werden sollen.
4. Geben Sie die Formel ein
Jede Funktion beginnt mit einem Gleichheitszeichen, um anzuzeigen, dass Sie eine Formel verwenden. Geben Sie je nach Bedarf RIGHT oder LEFT nach dem Gleichheitszeichen ein und öffnen Sie dann die Klammern. Die erste Anweisung nach der Klammer kann ein Zellbezug sein, der die Textzeichenfolge angibt, die Sie kürzen möchten. Geben Sie ein Komma ein, um den neuen Eintrag anzugeben, und geben Sie dann die Anzahl der Zeichen ein, die zurückgegeben werden sollen, oder einen Zellbezug, der dieselben Informationen angibt. Schließen Sie die Klammern und drücken Sie die Eingabetaste, um die Zelle mit dem Ergebnis zu füllen.
Wenn Sie beispielsweise die LEFT-Funktion verwendet haben, um die ersten drei Buchstaben eines Namens zu finden, könnte Ihre Funktion wie folgt aussehen:
=LEFT(A2,3), wenn sich A2 auf die erste Zelle in der Spalte mit den Nachnamen bezieht
Eine Zelle kann RILEY enthalten und das Ergebnis ist RIL. Wenn Sie die Funktion CORRECT verwendet haben, um in einer Städteliste nach Landesabkürzungen zu suchen, könnte die Funktion folgendermaßen aussehen:
=RIGHT(A2,2), wenn sich A2 auf die erste Zelle in der Stadtspalte bezieht
Eine Zelle könnte „Brooklyn, New York“ enthalten und das Ergebnis wäre „New York“.
Bitte beachten Sie, dass keines der in diesem Artikel genannten Unternehmen mit Indeed verbunden ist.