So implementieren Sie Projektintegrationsmanagement (mit Tipps) • BUOM

15. April 2021

Ein erfolgreiches Projekt beginnt mit einem organisierten Plan. Unternehmen können mithilfe des Projektintegrationsmanagements ermitteln, wie sie ihre Ziele am effektivsten erreichen können. Wenn Sie für die Projektplanung verantwortlich sind, ist es wichtig, die Schritte der strategischen Planung zu verstehen und zu verstehen, wie sich der Prozess auf Ihre Kommunikation mit dem Projektteam auswirken kann. In diesem Artikel definieren wir Projektintegrationsmanagement und erklären, wie Sie eine Strategie für Ihr nächstes Organisationsprojekt umsetzen.

Was ist Projektintegrationsmanagement?

Project Integration Management ist ein Protokoll, das jedes Element eines Projekts in einem einzigen Plan zusammenfasst. Dieser Prozess bewertet und koordiniert alle Projektaktivitäten in einer einzigen Struktur und macht Kompromisse bei Faktoren wie:

• Budget

• Zeit

• Ressourcen

• Qualitativ

• Erwartungen

Ein wichtiger Aspekt des Projektintegrationsmanagements besteht darin, Entscheidungen hinsichtlich dieser Faktoren zu treffen, um festzustellen, welche am meisten benötigt werden. Beispielsweise müssen Sie diesen Prozess möglicherweise verwenden, um zu entscheiden, ob ein Projekt verspätet oder über dem Budget abgeschlossen werden soll. Bei der Verwaltung der Projektintegration geht es darum, Kompromisse einzugehen und zu entscheiden, wie Ressourcen effektiv zugewiesen werden.

Warum ist Projektintegrationsmanagement wichtig?

Projektintegrationsmanagement ist aus folgenden Gründen wichtig:

• Konfliktlösung: Während der Vorplanungsphase eines Projekts kann es beispielsweise sein, dass Sie feststellen, dass Ihr Budget Ihren Zeitplan beeinträchtigt. Mithilfe des Projektintegrationsmanagements können Sie Kompromisse bei Elementen Ihres Projekts eingehen, um sie an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.

• Verstehen Sie, wie sich das Projekt auf die Organisation auswirkt: Durch klare direkte Kommunikation kann jedes Teammitglied erfahren, wie sich seine Rollen auf das Projekt auswirken und wie sich das Projekt auf die Organisation auswirkt. Das Projektintegrationsmanagement kann die Dringlichkeit und Wichtigkeit eines Projekts kommunizieren.

• Verbessert die Produktivität: Teammitglieder, die den Wert ihrer Arbeit und den Zusammenhang ihrer Fachgebiete verstehen, können gut zusammenarbeiten, was die Produktivität steigern kann.

So implementieren Sie Projektintegrationsmanagement

Um Project Integration Management in Ihrem Unternehmen einzusetzen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Finden Sie das richtige Team

Ihr Team ist eine Gruppe von Fachleuten, die zusammenarbeiten, um ein Projekt abzuschließen. Hier sind die Faktoren, die Sie bei der Auswahl eines Teams berücksichtigen sollten:

• Arbeitsstile: Einige Fachleute bevorzugen möglicherweise die Arbeit in kleinen Gruppen, während andere produktiver sind, wenn sie alleine arbeiten. Versuchen Sie, Leute einzustellen, die kooperativ und selbstständig genug sind, um ihre Arbeit pünktlich zu erledigen.

• Kreativität. Wenn Sie möchten, dass Ihre Arbeit die Konkurrenz in den Schatten stellt, können kreative Denker in Ihrem Team Innovationen fördern und neue Perspektiven bieten.

• Technische Fähigkeiten: Es ist wichtig, dass Ihre Teammitglieder wissen, wie man Geräte bedient und Projektaufgaben effizient erledigt. Finden Sie Kollegen mit Fähigkeiten, die sich gegenseitig ergänzen.

• Zeitplan: Bewerten Sie die Verfügbarkeit Ihrer Kollegen, bevor Sie sie in Ihr Team einladen, um sicherzustellen, dass sie genügend Zeit haben, an Ihrem Projekt mitzuwirken.

2. Entwickeln Sie eine Projektcharta

Die Projektcharta ist das Dokument, das das Projekt genehmigt. Es beschreibt den Zweck und die Ziele des Projekts, auf die sich Ihre Teammitglieder nach Abschluss des Projekts beziehen können. Außerdem wird ein Projektmanager benannt, der den Fortschritt überwacht und die Zeitpläne der Teammitglieder verwaltet. Unabhängig davon, ob Sie der Projektleiter sind oder jemand anderen mit der Projektleitung beauftragen, ist es wichtig, dass dieser Leiter über die folgenden zwischenmenschlichen Fähigkeiten verfügt:

• Probleme lösen

• Kritisches Denken

• Organisation

• Zwischenmenschliche Verbindungen

• Führung und Coaching

3. Schreiben Sie eine Beschreibung des Umfangs

Die Scope-Erklärung legt die Meilensteine ​​des Projekts mit messbaren Zielen fest. Sie können Fristen für den Abschluss der Schritte Ihres Projekts festlegen, was Ihnen bei der Priorisierung von Aufgaben hilft. Sie können die Gebietsbeschreibung auch bearbeiten, um sich ändernden Anforderungen und Ressourcen Rechnung zu tragen.

Angenommen, Sie und Ihr Team entwickeln eine mobile App und Ihre Organisation nimmt Budgetkürzungen vor, was zu einer Änderung der Finanzierung Ihres Projekts führt. Sie können Ihre Ziele neu definieren, um sicherzustellen, dass zukünftige Arbeiten mit Budgetänderungen im Einklang stehen.

4. Entwickeln Sie einen Projektplan

Ein Projektplan ist ein formelles Dokument, das Sie und Ihr Team durch den Produktionsprozess führt. Treffen Sie sich mit Ihrem Team, um die Interessen Ihrer Stakeholder und die folgenden Komponenten zu besprechen:

• Aufgabendelegation: Sie können Projektergebnisse bestimmten Mitgliedern Ihres Teams zuweisen. Es kann hilfreich sein, Aufgaben entsprechend den Stärken jedes Einzelnen zu delegieren. Wenn Sie beispielsweise eine neue Unternehmenswebsite starten, könnten Sie das Verfassen von Texten an ein Teammitglied auslagern, das ein guter Autor und Redakteur ist, oder das Grafikdesign an ein Mitglied des Kunstteams.

• Risikobewertung. Es ist wichtig, dass Ihr Projektplan potenzielle Bedrohungen identifiziert, um Ihrem Team zu helfen, Probleme zu vermeiden, die den Projektabschluss verzögern könnten. Wenn Ihr Produktionsprozess beispielsweise in einem geschäftigen Quartal Ihres Unternehmens stattfindet, können Sie Zeitmanagementstrategien entwickeln, um eine gleichbleibende Produktivität sowohl für das Projekt als auch für andere Verantwortlichkeiten sicherzustellen.

• Kommunikationsplan: Ihr Kommunikationsplan bestimmt, wie Sie Ideen austauschen und Projektneuigkeiten mit Ihren Kollegen kommunizieren. Vielleicht können Sie einen Gruppenchat starten, um projektbezogene Informationen auszutauschen, oder eine aktuelle Tabelle erstellen, die jeder bearbeiten und anzeigen kann.

• Kostenmanagement: Der Projektplan schränkt Ihre finanziellen Ressourcen ein. Listen Sie das Geld auf, das Sie für jedes zu liefernde Projekt benötigen, z. B. für Werbung oder Technologie, um zu hohe Ausgaben zu vermeiden.

• Erforderliche Technologie: Bestimmen Sie die für die Fertigstellung des Projekts erforderliche Ausrüstung. Wenn Sie beispielsweise einen neuen Parkplatz bauen, benötigen Sie möglicherweise Werkzeuge zum Betonieren und Lastwagen für den Materialtransport.

5. Führen Sie den Projektplan aus

In der Ausführungsphase geht es darum, die von Ihrem Projektmanager zugewiesenen Aufgaben zu erledigen und Ihren Fortschritt zu verfolgen. Wenn Sie beispielsweise als Kosmetikchemiker eine neue Linie von Hautpflegeprodukten entwickeln, können Sie Formeln testen und mit Farbstoffen und Inhaltsstoffen experimentieren. Als Projektmanager liegt es in Ihrer Verantwortung, die Leistung Ihres Teams zu überwachen, um sicherzustellen, dass der Fortschritt die Fristen einhält.

6. Analysieren Sie die Ergebnisse

Sobald Sie Ihr Projekt abgeschlossen haben, können Sie dessen Erfolg bewerten und Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Arbeit für zukünftige Unternehmungen ermitteln. Erstellen Sie ein Dokument, in dem die Erkenntnisse beschrieben werden, die Sie bei der Verwaltung der Projektintegration gelernt haben. Vielleicht haben Sie beispielsweise festgestellt, dass Ihre ursprünglichen Fristen zu streng waren, und wissen daher, dass Sie Ihrem Team in Zukunft mehr Zeit geben müssen, um seine Aufgaben zu erfüllen.

Tipps zur Implementierung des Projektintegrationsmanagements

Um mehr über die Verwaltung der Projektintegration zu erfahren, probieren Sie die folgenden Tipps aus:

Verwenden Sie einen einfachen Plan

Ein klarer Projektplan kann dazu beitragen, dass jeder in Ihrem Team die Bedingungen des Projekts auf der gleichen Seite versteht. Verwenden Sie in Ihren Projektdokumenten eine einfache Sprache, um Botschaften zu vermitteln und Verwirrung zu vermeiden. Als Projektmanager können Sie eine offene Kommunikation mit Ihren Teammitgliedern pflegen und bei Bedarf für Klarstellungen sorgen.

Richten Sie einen formellen Änderungsprozess ein

Da unvorhergesehene Umstände die Bedingungen Ihres Projekts ändern, können Sie einen formellen Änderungsprozess einrichten, der Ihr Team auf Änderungen aufmerksam macht. Sie können Ihre Kollegen bitten, eine Anfrage einzureichen, bevor sie ihre Ansätze ändern. Dies kann Ihnen helfen, die Projektelemente konsistent zu halten.

Angenommen, Sie leiten eine politische Kampagne und die Leser Ihrer Umfrage kommen zu dem Schluss, dass Sie eine andere Wählergruppe ansprechen müssen, als in Ihrem Projektplan angegeben. Ihr formelles Änderungsprotokoll kann Ihre Content-Ersteller informieren und es ihnen ermöglichen, gezielte Werbung für Ihre neue Zielgruppe zu erstellen.

Setzen Sie sich realistische Ziele

Realistische Ziele können einen Einblick in die Fähigkeiten Ihres Teams geben. Wenn Sie die Ergebnisse Ihres Projekts analysieren, verfügen Sie über genaue Daten, anhand derer Sie feststellen können, welche Elemente Ihrer Strategie funktioniert haben und welche neu aufgebaut werden müssen. Hier sind einige Fragen, die Sie sich bei der Entwicklung realistischer Ziele stellen können:

• Wie viel Zeit habe ich, um das Projekt abzuschließen?

• Welche Ressourcen stehen mir zur Verfügung?

• Sind meine Ziele mit meiner Zeit und meinen Ressourcen erreichbar?

• Soll ich meine Ziele höher oder niedriger anstreben?

• Kann ich die Bedürfnisse meiner Stakeholder erfüllen und sicherstellen, dass mein Team meine Ziele erreicht?

Seien Sie bei jedem Schritt konsequent

Konsistenz kann auch die Analyse Ihrer Ergebnisse erleichtern. Erwägen Sie, die gleiche Projektintegrationsstrategie für zukünftige Projekte zu übernehmen und anhand ihrer Erfolge Muster zu etablieren. Sie können beispielsweise dieselben Teammitglieder mit der Ausführung derselben Aufgaben beauftragen und so deren Leistung und berufliche Entwicklung überwachen. Sie können dieselbe Technologie auch verwenden, um zu sehen, ob sie langfristig wirksam ist.