So halten Sie in 11 Schritten ein gemeinsames Meeting ab • BUOM

Kollaborative Meetings sind eine Möglichkeit für Kollegen, ein gemeinsames Ziel festzulegen und gemeinsam darauf hinzuarbeiten. Die Förderung des Kameradschaftsgefühls kann zu einer gesteigerten Produktivität bei der Arbeit führen. Unabhängig davon, ob Sie eine Führungsposition innehaben oder häufig in einem Team arbeiten, kann es eine wertvolle Fähigkeit sein, zu wissen, wie man gemeinsame Besprechungen durchführt. In diesem Artikel besprechen wir, was ein gemeinschaftliches Meeting ist, besprechen seine Grundelemente, erklären, wie man ein gemeinschaftliches Meeting durchführt, und listen die Vorteile dieses Formats auf.

Was ist ein gemeinsames Treffen?

Ein gemeinsames Treffen ist eine interaktive Diskussion zwischen einer Gruppe von Menschen, die zusammenarbeiten, um ein Ziel zu erreichen oder ein Produkt zu entwickeln. Bei dieser Diskussion nutzen die Kollegen ihre unterschiedlichen Fähigkeiten und Fachgebiete, um Erfolgsstrategien zu entwickeln. Dieses gemeinsame Verantwortungsbewusstsein kann alle motivieren, härter zu arbeiten.

Was sind die Schlüsselelemente eines gemeinsamen Meetings?

Hier sind die vier wesentlichen Elemente gemeinschaftlicher Meetings:

1. Planung

Das Planungselement gibt den Ton und die Richtung des Meetings vor. Dazu gehört oft die Erstellung einer Tagesordnung, die die Hauptziele des Meetings umreißt. Zu den Tagesordnungspunkten können die Besprechung etwaiger Projektaktualisierungen oder das Brainstorming von Ideen für bevorstehende Projekte gehören. Andere Formen der Planung umfassen das Festlegen von Fristen für Aufgaben oder das Verfolgen des Fortschritts des Teams.

Durch die Organisation von Zielen kann sichergestellt werden, dass das Meeting konzentriert und produktiv bleibt. Sie können auch darüber nachdenken, bestimmten Teammitgliedern Besprechungsrollen zuzuweisen. Beispielsweise kann es hilfreich sein, für jedes Treffen einen Moderator und Moderator zu haben.

2. Ziele setzen

Kollaborative Meetings sind in der Regel zielorientiert, um Fokus und Richtung vorzugeben. Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um Ziele zu entwickeln, die messbar und relevant sind und einen bestimmten Zeitrahmen haben. Dies wird Ihrem Team helfen, den Fortschritt leicht zu verfolgen.

3. Kommunikation

Die Förderung einer engen Kommunikation ist für eine erfolgreiche Teambesprechung von entscheidender Bedeutung. Für das Team ist es wichtig, unterschiedliche Standpunkte zu sehen, um als Ganzes die richtige Entscheidung zu treffen. Geben Sie allen Teammitgliedern die Möglichkeit, ihre Gedanken auf verschiedene Weise mitzuteilen, beispielsweise durch Handouts oder Diashow-Präsentationen.

Produktive Kommunikation erfordert manchmal Konfliktmanagement. Besprechungsleiter müssen möglicherweise Differenzen zwischen Teammitgliedern klären. Es ist wichtig, dass die Teammitglieder bei der Lösung von Konflikten respektvoll bleiben und einander aufmerksam zuhören.

4. Entscheidungsfindung

Bei gemeinsamen Treffen arbeiten die Teams daran, eine mehrheitliche Einigung zu erzielen. Wenn Besprechungsteilnehmer viele unterschiedliche Meinungen haben, sind Kompromisse erforderlich, um das endgültige Ziel zu erreichen. Beispielsweise können Mitglieder eines Softwareentwicklungsteams unterschiedlicher Meinung darüber sein, wie der Erfolg gemessen werden soll. Dies ist ein weiteres Szenario, in dem es nützlich ist, einen Moderator zu haben. Sie können sich die Anliegen aller anhören und einen Kompromiss vorschlagen, der ihren Zielen am besten entspricht. So kann das Team eine faire Entscheidung treffen.

So halten Sie ein gemeinsames Treffen ab

Wenn Sie ein Meeting planen, finden Sie hier 11 Schritte, um sicherzustellen, dass es sich um eine kollaborative Umgebung handelt:

1. Legen Sie einen passenden Zeitpunkt fest

Bei der Planung eines Meetings ist es wichtig, einen Zeitpunkt zu finden, der für alle passt. Auch wenn dies eine Herausforderung sein kann, achten Sie auf die Zeitpläne der Teammitglieder, um zu zeigen, dass ihre Teilnahme und Meinungen geschätzt werden. Es kann hilfreich sein, zu fragen, wie hoch die Verfügbarkeit jeder Person ist. Wenn Sie einen Besprechungsraum buchen müssen, stellen Sie sicher, dass dieser zum vereinbarten Zeitpunkt geöffnet ist.

2. Erstellen Sie eine Agenda

Es kann hilfreich sein, eine Tagesordnung zu erstellen, die die Struktur, die Ereignisse und die Endziele des Meetings detailliert beschreibt. Es wäre hilfreich, ein gemeinsames Dokument zu erstellen, damit Teammitglieder Beiträge leisten können. Möglicherweise möchten Sie auch vorab eine Kopie der Tagesordnung bereitstellen.

3. Planen Sie ein Treffen

Ein definiertes Besprechungsformat kann Ihrem Team dabei helfen, die gewünschten Ziele zu erreichen. Einige Beispiele für Besprechungsformate sind:

• Fragesitzungen: Während dieser Besprechungen können die Teilnehmer Fragen stellen, die sie zum Thema der Besprechung haben.

• Umgedrehte Lernsitzungen: Dies ist ein Format, das die aktive Teilnahme fördert, indem es Teammitgliedern ermöglicht, Materialien wie Videos oder Handouts bereitzustellen, die den Zweck des Meetings unterstützen.

• Fishbowl-Sitzungen: Bei diesem Format sitzt eine kleine Gruppe im Kreis umgeben von anderen Besprechungsteilnehmern und bespricht ein Thema. Wenn jemand aus dem äußeren Kreis etwas hinzuzufügen hat, kann er mit jemandem aus dem inneren Kreis den Platz tauschen.

Die Entscheidung über das Meetingformat kann Ihnen auch dabei helfen, die verschiedenen Tools auszuwählen, die Sie verwenden möchten, z. B. Präsentationsplattformen oder Whiteboards. Dadurch kann sichergestellt werden, dass jeder weiß, wo er Informationen finden oder teilen kann.

4. Schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre

Für die Effektivität der Gruppe ist es wichtig, einen einladenden Raum bereitzustellen. Wenn Sie ein Teamleiter sind, kann es die Inklusion fördern, wenn Sie dafür sorgen, dass sich Ihre Kollegen wohl fühlen. Achten Sie während des Treffens auf die zwischenmenschliche Dynamik und die mentale Energie. Wenn das Team beispielsweise besonders mit dem Brainstorming beschäftigt ist, können Sie diesem Teil des Meetings mehr Zeit widmen. Dies kann Ihrem Team zeigen, dass Ihnen die Schaffung eines Umfelds am Herzen liegt, das seinen Erfolg unterstützt.

5. Stellen Sie sicher, dass alle an der Diskussion beteiligt sind.

Wenn Teammitglieder engagiert sind, fühlen sie sich wertgeschätzt und äußern eher ihre Meinung. Dies kann das Ergebnis des Meetings verbessern. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihr Team einbeziehen können:

• Beginnen Sie das Meeting mit einer unterhaltsamen Aktivität, beispielsweise einem Brainstorming.

• Ermutigen Sie die Bewegung, um alle wachsam zu halten.

• Üben Sie aktives Zuhören.

• Stellen Sie zum Nachdenken anregende, offene Fragen.

6. Teilen Sie die Teilnehmer in Gruppen ein

Bei großen Meetings kann es hilfreich sein, alle in Gruppen aufzuteilen und ihnen Aufgaben zuzuweisen. Dies ist eine gute Möglichkeit sicherzustellen, dass alle beteiligt sind und einen Beitrag leisten. Bitten Sie die Gruppen, eine oder zwei Personen als ihre Vertreter zu benennen. Am Ende des Treffens können Gruppenvertreter mitteilen, was sie erreicht haben und wie sich dies auf den Rest der Gruppe auswirken kann.

7. Nutzen Sie wirksame Werkzeuge

Der Einsatz von Technologie ist eine Möglichkeit, Teams produktiver zu machen. Der Einsatz von Tools wie kollaborativer Bearbeitung oder Aufgabenverfolgung kann dabei helfen, Besprechungen organisiert zu halten. Diese Tools können Teammitgliedern helfen, effizienter zu arbeiten und konzentriert zu bleiben.

8. Machen Sie sich Notizen

Während einer Besprechung Notizen zu machen, ist nützlich, um die Ideen der Teammitglieder zu verfolgen, Ziele festzulegen und Verbesserungen für die nächste Besprechung zu planen. Ermutigen Sie die Teammitglieder zusätzlich zu einem formellen Moderator, ihre eigenen Notizen zu machen. Dies hält sie abgelenkt, indem es ihnen ermöglicht, Fragen oder Ideen aufzuschreiben, die sie während der Diskussion haben.

9. Seien Sie dankbar

Der Erfolg kollaborativer Meetings hängt von der Teilnahme ab, und Teammitglieder können sich stärker engagieren, wenn sie sich wertgeschätzt fühlen. Bedanken Sie sich zu Beginn des Treffens bei allen für Ihr Kommen und erklären Sie, warum ihre Zusammenarbeit so wichtig ist. Bedanken Sie sich am Ende des Treffens noch einmal und sagen Sie ihnen, dass Sie ihre Zeit und harte Arbeit schätzen. Dies kann die Arbeitsmoral und das zukünftige Engagement der Mitarbeiter verbessern.

10. Senden Sie eine Besprechungszusammenfassung

Nach der Besprechung senden Sie die Zusammenfassung per E-Mail an alle interessierten Parteien, auch an diejenigen, die nicht teilnehmen konnten. Die Zusammenfassung kann eine Diskussion des Themas, den Zweck des nächsten Treffens oder gegebenenfalls den Anhang einer Diashow oder eines Handouts enthalten. Auf diese Weise verfügen alle über die gleichen Informationen, einschließlich zugewiesener Aufgaben oder Ziele. Es bietet auch eine weitere Möglichkeit für alle, sich Klarheit zu verschaffen.

11. Nehmen Sie beim nächsten Mal die erforderlichen Anpassungen vor

Nutzen Sie Ihre Notizen und etwaiges Feedback des Teams, um Ihr nächstes Meeting zu planen. Dies kann Ihnen dabei helfen, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Sie können sich beispielsweise Strategien ausdenken, um Brainstorming-Sitzungen unterhaltsamer zu gestalten oder den Teilnehmern mehr Zeit zum Stellen von Fragen zu geben.

Vorteile gemeinsamer Treffen

Hier sind einige Möglichkeiten, wie ein gemeinsames Treffen hilfreich sein kann:

• Erhöhte Mitarbeiterproduktivität: Menschen fühlen sich in einer Gruppenumgebung möglicherweise motivierter. Dies kann Teams dabei helfen, Aufgaben schneller zu erledigen und Fristen einzuhalten.

• Verbesserte Teamdynamik: Wenn Mitarbeiter eine gemeinsame Vision teilen, fällt es ihnen möglicherweise leichter, zusammenzuarbeiten und ihre Ziele zu erreichen.

• Erhöhte Lernmöglichkeiten: Kollaborative Meetings schaffen einen offenen Dialog zwischen den Teammitgliedern, der zu größeren Lern- und Wachstumsmöglichkeiten führen kann.