So gruppieren Sie Daten mit Microsoft Excel (mit Tipps) • BUOM

17. März 2022

Wenn Sie ein Profi sind, der mit großen Datenmengen arbeitet, können Sie Microsoft Excel verwenden, um Ihre Arbeit schnell zu berechnen und zu organisieren. Es ist eines der beliebtesten Tabellenkalkulationsprogramme in den meisten Branchen, da es über benutzerfreundliche Tools verfügt, die Sie schnell in Ihren Arbeitsablauf integrieren können. Ein solches Tool ist die Gruppierungsfunktion, mit der Sie Ihre Arbeit effizienter gestalten können.

In diesem Artikel erklären wir, warum es nützlich ist, Daten in Microsoft Excel zu gruppieren, erläutern, wie Sie Daten in Ihren eigenen Dokumenten gruppieren, beantworten einige häufig gestellte Fragen zu den Funktionen und stellen eine Liste mit Tipps zur Verfügung, die Ihnen bei der Navigation durch die Datengruppierung helfen Verfahren.

Warum ist es sinnvoll, Daten in Excel zu gruppieren?

Das Gruppieren von Daten in Microsoft Excel ist nützlich, da es Ihre Dokumente besser organisiert und Sie effizienter arbeiten lässt. Sie können auch Zusammenfassungen für Datengruppen erstellen, was Ihnen hilft, deren Bedeutung zu interpretieren, ohne jede Zelle lesen zu müssen. Sie können die Gruppenfunktion auch für Folgendes verwenden:

• Erstellen Sie eine Alternative zum Ausblenden von Zellen

• Bewahren Sie alle Ihre Daten in einem Dokument auf, anstatt mehrere Registerkarten zu verwenden

• Entfernen Sie Unordnung vom Bildschirm, z. B. zusätzliche Berechnungen und Zeitpläne.

• Verkleinern und Erweitern verschiedener Abschnitte einer Tabelle

So gruppieren Sie Daten in Excel

Hier ist eine Liste von Schritten, die Sie befolgen können, um Daten in Excel zu gruppieren:

1. Gruppieren Sie Zeilen

Um mit dem Gruppieren von Zeilen zu beginnen, stellen Sie sicher, dass zwischen den Zellen, die Sie gruppieren möchten, keine Unterbrechungen vorhanden sind und dass die Zeilen über entsprechende Beschriftungen verfügen. Klicken Sie dann auf eine Zelle im Bereich, den Sie gruppieren möchten, gehen Sie zur Registerkarte „Daten“ und dann zum Abschnitt „Gliederung“. Anschließend können Sie im Abschnitt „Gruppe“ auf den Pfeil und dann auf „Automatische Gliederung“ klicken.

2. Spalten gruppieren

Um mit dem Gruppieren von Spalten zu beginnen, stellen Sie sicher, dass zwischen den Zellen, die Sie gruppieren möchten, keine Lücken bestehen und dass Ihre Spalten ähnliche Datentypen enthalten. Anschließend können Sie Zusammenfassungsspalten erstellen, indem Sie zur Registerkarte „Daten“ und dann zum Abschnitt „Struktur“ wechseln. Von hier aus können Sie das Fenster „Einstellungen“ öffnen, indem Sie auf das kleine Symbol in der unteren rechten Ecke der Symbolleiste klicken. Sobald Sie sich im Feld „Einstellungen“ befinden, können Sie entscheiden, wo die Zusammenfassungsspalten angezeigt werden sollen, indem Sie die Option „Spalten rechts neben den Details verschieben“ aktivieren und auf „OK“ klicken.

Wenn Sie mit dem Einrichten Ihrer Zusammenfassungsspalten fertig sind, können Sie auf eine Zelle im Bereich der Spalten klicken, die Sie gruppieren möchten. Anschließend können Sie zur Registerkarte „Daten“ und dann zur Gruppe „Struktur“ wechseln. Klicken Sie hier auf den Pfeil unter dem Abschnitt „Gruppe“ und wählen Sie „Automatische Gliederung“ aus.

3. Passen Sie Ihren Plan an

Sie können Ihre Zellen und den darin enthaltenen Text formatieren, um sie klarer zu gestalten. Sie können diese Funktion verwenden, bevor Sie ein Diagramm erstellen, während Sie Daten eingeben oder nachdem Sie Ihren Plan abgeschlossen haben. Um beim Erstellen von Zeilen und Spalten Stile anzuwenden, wechseln Sie zur Registerkarte „Daten“ und dann zum Abschnitt „Struktur“. Anschließend können Sie das Fenster „Einstellungen“ öffnen, indem Sie auf das kleine Symbol in der unteren rechten Ecke der Symbolleiste klicken und dort die Option „Automatische Stile“ auswählen.

Um Formatierungen auf bereits gruppierte Zeilen und Spalten anzuwenden, gehen Sie zur Registerkarte „Daten“ und dann zum Abschnitt „Struktur“. Klicken Sie auf das kleine Symbol in der unteren rechten Ecke, um das Einstellungsfenster zu öffnen. Wählen Sie als Nächstes die Option „Automatische Stile“ und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Stile anwenden“ und „OK“.

Häufig gestellte Fragen zum Gruppieren von Daten in Excel

Hier sind einige Fragen, die häufig zur Gruppierungsfunktion von Excel gestellt werden:

Wie erstelle ich ein Pivot-Diagramm für einen Bericht?

Um alle Gesamtsummen jeder Gruppe anzuzeigen und sie in einem Diagramm anzuzeigen, können Sie einen zusammenfassenden Bericht erstellen. Erstellen Sie zunächst eine Gliederung und wählen Sie die Gruppen aus, die Sie zusammenfassen möchten. Klicken Sie dann auf die Registerkarte „Einfügen“, gehen Sie zu „Diagramme“ und wählen Sie „Empfohlene Diagramme“ aus. Gehen Sie abschließend zur Registerkarte „Alle Diagramme“ und wählen Sie aus, wie Sie die zusammenfassenden Daten visualisieren möchten.

Wie kann ich von mir markierte Daten ausblenden oder löschen?

Sie können Gruppen vorübergehend ausblenden oder vollständig löschen. Um gruppierte Daten auszublenden, gehen Sie zunächst zur Registerkarte „Datei“ und klicken Sie auf „Optionen“ und „Erweitert“. Gehen Sie zum Abschnitt „Anzeigeoptionen für dieses Arbeitsblatt“ und klicken Sie auf die Option „Gliederungssymbole anzeigen, wenn eine Gliederung angewendet wird“, um sie zu deaktivieren. Wenn Sie Konturdaten wieder anzeigen möchten, können Sie die Option Kontursymbole anzeigen, wenn Kontur angewendet wird erneut aktivieren.

Um gruppierte Daten zu entfernen, gehen Sie zunächst zur Registerkarte „Daten“ und wählen Sie die Option „Struktur“ aus. Klicken Sie dann auf „Gruppierung aufheben“ und dann auf die Schaltfläche „Gliederung löschen“. Wenn Sie Ihren Plan löschen möchten, nachdem Sie die Details ausgeblendet haben, haben Sie die Möglichkeit, die Details erneut anzuzeigen, indem Sie auf der Registerkarte „Startseite“ zur Gruppe „Zellen“ wechseln. Klicken Sie hier auf „Format“, gehen Sie zum Abschnitt „Ein- und Ausblenden“ und wählen Sie eine der Optionen „Zeilen anzeigen“ und „Spalten anzeigen“.

Wie erstelle ich eine Zwischensumme?

Bevor Sie eine Zwischensumme für ein Dokument erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie die Daten richtig sortiert haben. Sie können dann beginnen, indem Sie zur Registerkarte „Daten“ gehen und auf die Schaltfläche „Zwischensumme“ klicken. Wenn das Feld „Zwischensumme“ angezeigt wird, klicken Sie auf den Pfeil unter dem Abschnitt „Bei jeder Änderung“. Wählen Sie hier die Spalte aus, die Sie zusammenfassen möchten.

Gehen Sie dann zum Abschnitt „Funktion verwenden“ im Feld „Zwischensumme“, öffnen Sie das Dropdown-Menü und wählen Sie eine Funktion aus der Liste aus. Gehen Sie dann im Feld „Zwischensumme“ zum Abschnitt „Zwischensumme hinzufügen zu“, wählen Sie die Spalte aus, der Sie die Zwischensumme zuweisen möchten, und klicken Sie auf „OK“. Wenn Sie nun Ihr Dokument unter jeder Gruppe anzeigen.

Tipps zum Gruppieren von Daten in Excel

Hier ist eine Liste mit Tipps, die Sie beim Navigieren durch die Gruppierungsfunktion in Excel befolgen können:

• Zeigen Sie nur bestimmte Ebenen Ihres Plans an. In der oberen linken Ecke des Dokuments können Sie auf die Schaltflächen „1“, „2“ und „3“ klicken, um auszuwählen, welche Ebenen Sie anzeigen möchten. Wenn Sie beispielsweise auf die Schaltfläche „3“ klicken, werden Ihnen nur Daten der Ebene 3 und höher angezeigt.

• Zwischensummen entfernen. Um Zwischensummen aus einem Dokument zu entfernen, gehen Sie zunächst zur Registerkarte „Daten“ und wählen Sie die Option „Zwischensummen“ aus. Sobald das Fenster „Zwischensumme“ erscheint, können Sie auf die Schaltfläche „Alle entfernen“ klicken, wodurch die Gruppierung aller Daten aufgehoben und alle Zwischensummen aus Ihrem Dokument entfernt werden.

• Kopieren Sie die von Ihnen angegebenen Daten. Um die zuvor skizzierten Daten zu kopieren, markieren Sie den Zellbereich, den Sie kopieren möchten, gehen Sie zur Registerkarte „Startseite“ und dann zum Abschnitt „Bearbeiten“. Von hier aus können Sie auf „Suchen und Auswählen“, „Gehe zu“, „Gehe zu Spezial“, „Nur sichtbare Zellen“ und „OK“ klicken.

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