So gruppieren Sie Aufgaben in Microsoft Project in 4 Schritten • BUOM

Durch die effektive Gruppierung von Aufgaben können Zeit und Ressourcen gespart werden. Unabhängig von der Art Ihres Projekts können Sie Ihre Chancen auf einen erfolgreichen Abschluss des Projekts verbessern, wenn Sie wissen, wie Sie Aufgaben so gruppieren, dass Sie oder Ihr Team sie schneller und effizienter abschließen können. Die Fähigkeit, Aufgaben zu gruppieren, kann eine wertvolle Projektmanagementfähigkeit sein, die Sie durch Recherche verbessern können. In diesem Artikel besprechen wir, was Aufgabengruppierung ist, warum sie wichtig ist und bieten praktische Schritte dazu an.

Was ist Aufgabengruppierung?

Bei der Aufgabengruppierung werden mehrere Aufgaben mit gemeinsamen Merkmalen zusammengefasst, um sie effizienter zu gestalten. Sie können die verschiedenen Aspekte, die zum Abschluss eines Projekts erforderlich sind, in Teilaufgaben unterteilen, um sie einfacher zu kontrollieren und zu verwalten. Hier sind einige der häufigsten Kriterien für die Aufgabengruppierung:

• Ihr Fälligkeitsdatum: Das Gruppieren von Aufgaben mit demselben Fälligkeitsdatum kann die Arbeit effizienter machen, indem es denjenigen hilft, die sie ausführen, einen strukturierten Zeitplan zu erstellen. Der Projektmanager kann auch eine Frist als Maßstab verwenden, um den Fortschritt aller Aufgaben in einer Gruppe zu bewerten, obwohl sie möglicherweise keine anderen gemeinsamen Merkmale aufweisen.

• Wann sie fällig sind: Sie können Aufgaben auch nach der Reihenfolge gruppieren, in der Sie oder Ihr Team sie erledigen müssen. Dies ist eine effektive Methode zum Gruppieren von Aufgaben, wenn Sie mehrere Aufgaben, die Teil eines größeren Projekts sind, in einer bestimmten Reihenfolge erledigen müssen, um das jeweilige Projekt rechtzeitig abzuschließen.

• Die Notwendigkeit einer Nachbestellung. Ein weiterer häufiger Grund für die Gruppierung von Aufgaben besteht darin, dass die Wahrscheinlichkeit groß ist, dass sich die Reihenfolge, in der Sie sie erledigen müssen, im Verlauf des Projekts ändert. Durch das Gruppieren von Aufgaben können Sie diese bei Bedarf neu anordnen, ohne an Produktivität einzubüßen.

• Personen, die mit der Ausführung beauftragt sind: Das Gruppieren von Aufgaben basierend auf der Person oder dem Team, die mit der Ausführung beauftragt sind, ist eines der häufigsten Kriterien für die Gruppierung von Aufgaben. Dies kann dem Projektmanager oder Vorgesetzten helfen, da es einfacher ist, zu bestimmen, wer für die einzelnen erforderlichen Aufgaben verantwortlich ist.

• Erforderliche Ressourcen: Wenn Sie ein Projekt vorbereiten, können Sie die Ressourcenzuteilung effizienter gestalten, indem Sie Aufgaben basierend auf den für ihre Erledigung erforderlichen Ressourcen gruppieren. Sie können mehrere Aufgaben gruppieren, die dieselben Grundmaterialien verwenden, sie basierend auf der Ausrüstung, die Sie und Ihr Team verwenden, um sie zu erledigen, oder sie basierend auf anderen ähnlichen Kriterien gruppieren.

Warum ist es wichtig, Aufgaben zu gruppieren?

Hier sind einige der Hauptgründe, warum die Gruppierung ähnlicher Aufgaben eine wichtige Projektmanagementpraxis ist:

• Sie sind leichter zu verfolgen. Durch die Gruppierung mehrerer Aufgaben ist es für einen Projektmanager oder Teamleiter in der Regel einfacher, den Überblick über die Fertigstellungszeiten und Qualitätsstandards zu behalten. Abhängig von den Kriterien, nach denen Sie Aufgaben gruppieren, können Sie sie überwachen und die Qualität ihrer Erledigung sowie die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sie pünktlich erledigen, ständig bewerten.

• Es kann einfacher sein, die Verantwortlichkeiten der Teammitglieder zu definieren. Wenn Sie einer Gruppe von Mitarbeitern mehrere Aufgaben zuweisen müssen, kann Ihnen die Gruppierung anhand verschiedener gemeinsamer Merkmale dabei helfen, die Rolle zu bestimmen, die jedes Teammitglied bei der Erledigung dieser Aufgaben spielt. Dies kann die Arbeit effizienter machen, da jeder im Team weiß, welche Verantwortung er im Zusammenhang mit dem gesamten Projekt trägt.

• Dies kann Ihnen helfen, die Leistung mehrerer Projekte zu vergleichen. Wenn Sie ein Projekt auswählen müssen, das Sie oder Ihr Team übernehmen sollen, können Sie Ihre Optionen vergleichen, indem Sie die jeweils erforderlichen Aufgaben gruppieren. Dies kann Ihnen helfen, eine detailliertere Prognose der Zeit, Ressourcen und des Personals zu erhalten, die für die Erledigung jeder Aufgabe erforderlich sind.

• Dies kann Ihnen helfen zu erklären, warum das Projekt notwendig ist. Wenn Sie Stakeholdern die Notwendigkeit eines Projekts erläutern müssen, kann Ihnen die Darstellung der für die Fertigstellung des betreffenden Projekts erforderlichen Aufgabengruppe dabei helfen, eine überzeugende Argumentation zu liefern. Die Bereitstellung einer detaillierten Beschreibung aller Aktivitäten innerhalb eines großen Projekts kann den Beteiligten dabei helfen, die Details darüber zu verstehen, wie viel das Projekt kosten wird, welche Ressourcen es erfordert und welche Ziele es erreichen muss.

So gruppieren Sie Aufgaben

Sie können Aufgaben mit Microsoft Project, einem Teil der Microsoft Office-Familie, gruppieren. Schritte, die Sie zum Gruppieren von Aufgaben mit Microsoft Project ausführen können:

1. Wählen Sie Ihre bevorzugte Ansicht

Bevor Sie Aufgabengruppen erstellen und Aufgaben hinzufügen, können Sie den Ansichtstyp auswählen, den Sie für die Anzeige verwenden möchten, indem Sie auf die Registerkarte „Ansicht“ und dann auf die Gruppe „Aufgabenansichten“ klicken. Einige der häufigsten Aufgabenansichtstypen sind:

• Aufgabenblatt: Besteht aus einer Checkliste, mit der alle Aufgaben einer Gruppe und deren Abschlussstatus verfolgt werden können.

• Gantt-Diagramm: Hierbei handelt es sich um eine Art Balkendiagramm, das den Zeitplan eines Projekts beschreibt, indem es Aufgaben auf der vertikalen Achse und deren Frist auf der horizontalen Achse anzeigt. Es kann auch zeigen, wie mehrere Aufgaben in einer Gruppe miteinander verknüpft sind.

• Aufgabenverwendung: Diese Ansicht eignet sich am besten zur Beurteilung des Arbeitsumfangs, den jeder einer Aufgabengruppe zugeordnete Mitarbeiter bis zu einem bestimmten Punkt erledigt hat.

• Netzwerkdiagramm: Hierbei handelt es sich um eine Art grafische Darstellung, bei der Aufgaben in Kästchen angeordnet und mithilfe von Linien dargestellt werden, wie sie miteinander in Beziehung stehen.

2. Erstellen Sie eine Gruppe

Nachdem Sie Ihre bevorzugte Ansicht ausgewählt haben, können Sie eine Aufgabengruppe erstellen. Gehen Sie dazu zur Registerkarte „Ansicht“, gehen Sie zur Gruppe „Daten“ und wählen Sie „Andere Gruppen“ im Feld „Gruppieren nach“ aus. Wählen Sie anschließend unter „Gruppen“ die Registerkarte „Aufgabe“ und dann „Neu“ aus, um Ihre Gruppe zu erstellen. Sie finden die Spalte „Feldname“ im Feld „Gruppieren nach“, in dem Sie die Kriterien auswählen können, die Sie zum Gruppieren von Aufgaben verwenden möchten. Anschließend können Sie mithilfe der Zeile „Dann nach“ unter der Zeile „Gruppieren nach“ mehrere Kriterien hinzufügen.

3. Wählen Sie Formatierungsoptionen für die neu erstellte Gruppe.

Nachdem Sie eine Gruppe erstellt und die Kriterien für die Auswahl der zugehörigen Aufgaben definiert haben, können Sie verschiedene Formatierungsoptionen auswählen. Sie können auf die Spalte „Reihenfolge“ zugreifen und auswählen, ob Aufgaben in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge angezeigt werden sollen, je nachdem, wie gut sie die ausgewählten Kriterien erfüllen. Weitere Formatierungsoptionen beziehen sich auf Schriftart, Hintergrund und Ausrichtung. Wenn Ihre Gruppenstruktur vollständig ist, wählen Sie „Speichern“, um sie aufzuzeichnen.

4. Aufgaben hinzufügen

Sobald Sie eine Gruppe erstellt haben, können Sie damit beginnen, ihr Aufgaben hinzuzufügen. Wählen Sie dazu die erste Zeile in der Spalte „Aufgabenname“ aus und fügen Sie Informationen zur Aufgabe hinzu. Hier sind einige der häufigsten Aufgabendetails:

• Aufgabennname

• Geschätzte Aufgabendauer

• Prioritätsstufe der Aufgabe

• Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgabe

• Start- und Enddatum der Aufgabe

• Mitarbeiter, die Sie mit der Erledigung einer Aufgabe beauftragt haben

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