So führen Sie Pläne im Projektmanagement aus (mit Tipps) • BUOM

Die Hauptaufgabe vieler Projektmanager besteht darin, Pläne umzusetzen, um sicherzustellen, dass ihre Organisationen bestimmte Ziele erreichen. Die Umsetzung von Projektmanagementplänen erfordert verschiedene technische Fähigkeiten und Fertigkeiten sowie ein tiefes Verständnis der Kundenspezifikationen. Das Verständnis der Ausführung von Plänen und der für den Aufgabenerfolg erforderlichen Kompetenzen kann Projektmanagern dabei helfen, einen Mehrwert für ihr Unternehmen zu schaffen und die Effizienz und Produktivität zu verbessern. In diesem Artikel besprechen wir die Bedeutung von Plänen im Projektmanagement und die Schritte zur Umsetzung eines Plans als Projektmanager.

Was ist ein Ausführungsplan?

Ein Ausführungsplan ist die Abfolge von Schritten, die zum Abschluss eines Projekts erforderlich sind. Als Projektmanager kann ein Ausführungsplan Ihnen und Ihrem Team dabei helfen, die Ergebnisse Ihres Projekts zu verfolgen, wichtige Meilensteine ​​zu erreichen, Fristen einzuhalten und sicherzustellen, dass das Projekt den Kunden- und Managementanforderungen entspricht. Projektmanager können Ausführungspläne verwenden, um Teams zu verwalten, Input von Kunden einzuholen und die Effizienz zu verbessern.

Warum sind Pläne im Projektmanagement wichtig?

Nachfolgend sind einige Gründe aufgeführt, warum Pläne im Projektmanagement von entscheidender Bedeutung sind:

Hilft, die Konzentration zu verbessern

Bei den meisten Projekten gibt es bestimmte Schritte, die Projektmanager befolgen müssen, um Ergebnisse zu erzielen. Ein detaillierter Ausführungsplan hilft Projektmanagern und anderen Beteiligten, sich auf die wichtigsten Aspekte des Projekts zu konzentrieren.

Beispielsweise kann ein Aktionsplan die Termine und Schritte darlegen, die zum Erreichen eines Meilensteins erforderlich sind, um das Budget einzuhalten. Es kann auch mögliche Verzögerungen hervorheben und Schritte zu deren Behebung empfehlen. Wenn ein Aktionsplan die Umsetzung des Projekts leitet, kann das Team Ablenkungen vermeiden und seine gemeinsamen Anstrengungen auf das Erreichen der Projektziele konzentrieren.

Verbessert das Zeitmanagement

Ein Aktionsplan kann für Projektmanager ein wirksames Zeitmanagementinstrument sein. Da das Ausführungsplandokument die spezifischen Schritte beschreibt, die Teams unternehmen müssen, um eine Aufgabe abzuschließen, versteht jedes Mitglied seine Verantwortlichkeiten und Erwartungen als Manager. Ein klarer Ausführungsplan kann Verwirrungen oder Verzögerungen vermeiden und Ihnen ermöglichen, das Projekt pünktlich abzuschließen.

Reduziert die Kosten

Mit einem umfassenden Ausführungsplan können Sie Auftragnehmer, Lieferanten und Lieferanten vorab qualifizieren, um während des gesamten Projekts zuverlässige Angebote zu erhalten. Da Aktionspläne auch dazu beitragen, Verzögerungen zu reduzieren und potenzielle Risiken für die Projektabwicklung zu antizipieren, ist es für Manager wahrscheinlicher, dass sie Ziele innerhalb des Projektzeitplans erreichen, wodurch die Wahrscheinlichkeit einer Budgetüberschreitung verringert wird.

Informiert die Entscheidungsfindung

Projektmanager treffen häufig Entscheidungen, die sich auf die Qualität und den Zeitplan von Prozessen auswirken können. Der Ausführungsplan bietet Managern vielfältige Daten direkt aus den Projektzeichnungen. Dies kann für mehr Klarheit sorgen und Managern helfen, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, um Effizienz, Qualität und Produktivität zu verbessern.

So führen Sie einen Plan im Projektmanagement aus

Berücksichtigen Sie die folgenden Schritte, um einen Plan im Projektmanagement auszuführen:

1. Erstellen Sie ein Aktionsplandokument

Der erste Schritt bei der Umsetzung eines Projektmanagementplans besteht darin, ein Strategiedokument zu erstellen, das die Methoden und Frameworks beschreibt, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen können. Ein wirksamer Aktionsplan sollte mehrere Bereiche abdecken, darunter:

• Spezifische Projektziele

• Spezifische Schritte, die erforderlich sind, um Ergebnisse zu erzielen

• Die Methode, mit der Sie Ihren Fortschritt verfolgen und die oben genannten Schritte befolgen.

• Wie man mit Teammitgliedern kommuniziert

• Projektzeitpläne, Meilensteine ​​und Fristen

• Teammitglieder

Stellen Sie bei der Erstellung eines Aktionsplans sicher, dass das Dokument allen Beteiligten zugänglich ist. Schreiben Sie beispielsweise technische Details in einer Sprache, die auch Menschen außerhalb der Branche verstehen können. Wenn Sie den Plan leicht verständlich machen, erleichtert dies auch die Umsetzung, und mehr Menschen können zu dem Dokument beitragen.

2. Wählen Sie den Ausführungsbefehl

Nach dem Erstellen eines Aktionsplans ist es wichtig, einen auszuführenden Befehl auszuwählen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds darlegen, damit es sich über Ihre Erwartungen im Klaren ist. Sie können Personen für die Projektumsetzung, Fortschrittsberichte, Arbeitsplanung und -verteilung, Inventarisierung und Leistungsbewertung auswählen. Klar definierte Ziele für jedes Teammitglied können dazu beitragen, Doppelarbeit zu vermeiden, Verschwendung zu reduzieren und die Effizienz und Produktivität zu steigern.

3. Setzen Sie sich Ziele

Nachdem Sie ein Team ausgewählt und dessen Verantwortlichkeiten definiert haben, kann es hilfreich sein, für jede Person spezifische Ziele festzulegen. Das Setzen von Zielen gibt dem Plan, den Sie umsetzen möchten, häufig Struktur und verknüpft jeden Schritt Ihrer Strategie mit konkreten Zielen. Wenn jedes Teammitglied auf ein Ziel hinarbeitet, ist es einfacher, den Fortschritt und die Einhaltung des Aktionsplans zu verfolgen. Wenn Ihre Teammitglieder ihre Ziele problemlos erreichen können, besteht eine Chance, dass Ihre Ziele realistisch sind und Sie für jede Aufgabe die richtigen Leute ausgewählt haben.

4. Aktivieren Sie den Feedback-Mechanismus

Eine gute Möglichkeit, die Wirksamkeit Ihres Aktionsplans zu bestimmen, besteht darin, in jeder Phase des Prozesses über Feedback-Mechanismen zu verfügen. Wenn Sie Feedback einholen, können Sie Mängel in Ihrem Plan erkennen und Gegenmaßnahmen ergreifen, um Budget- und Zeitrahmenproblemen vorzubeugen. Die Überwachung der Qualität und Quantität der von Lieferanten gelieferten Rohstoffe kann Ihnen beispielsweise dabei helfen, zuverlässige Lieferanten zu identifizieren, die Ihnen während des gesamten Projekts die benötigten Ressourcen zur Verfügung stellen können, ohne die Preise zu erhöhen. Feedback kann Ihnen auch dabei helfen, die Leistung und Effizienz der Teams zu verfolgen.

5. Stellen Sie angemessene Ressourcen bereit

Es ist wichtig sicherzustellen, dass Sie Ihrem Team ausreichende Ressourcen zur Verfügung stellen, um die ihm zugewiesenen Aufgaben zu erfüllen. Teams benötigen häufig finanzielle und technische Ressourcen sowie eine effektive Führung, um Ihre Erwartungen zu erfüllen und Projektanforderungen erfolgreich abzuschließen. Um sicherzustellen, dass Ihr Team Zugriff auf die benötigten Ressourcen hat, können Sie regelmäßige Überprüfungen durchführen, um den Bedarf des Teams zu ermitteln, Verzögerungen zu vermeiden und eine optimale Leistung zu erzielen.

6. Bewerten Sie die Leistung

Ein weiterer wichtiger Schritt zur Umsetzung von Plänen im Projektmanagement ist die Leistungsbewertung. Für Projektmanager kann es hilfreich sein, zu überprüfen, wie gut jedes Teammitglied seine Aufgaben wahrnimmt. Die Leistungsanalyse kann Ihnen dabei helfen, die Herausforderungen zu erkennen, mit denen jede Person konfrontiert ist, und Maßnahmen zur Verbesserung ihrer Leistung zu ergreifen. Mit den bei Leistungsbeurteilungen gesammelten Daten können Sie Aufgaben besser zuweisen, um die Effizienz zu steigern, Verzögerungen zu reduzieren und sicherzustellen, dass Projekte termin- und budgetgerecht abgeschlossen werden.

Tipps zur Umsetzung von Plänen im Projektmanagement

Hier sind einige zusätzliche Tipps, die Sie bei der Umsetzung Ihres Projektmanagementplans beachten sollten:

• Vertrauen Sie auf die Fähigkeiten Ihres Teams, um Ihre Ziele zu erreichen.

• Nutzen Sie Projektmanagement-Tools, um den Fortschritt einfacher zu verfolgen und die Leistung zu messen

• Kommunizieren Sie effektiv, damit jeder genau weiß, was zu tun ist und wie es zu tun ist

• Belohnen Sie Spitzenleistungen und motivieren Sie Ihr Team, bessere Ergebnisse zu erzielen

• Dokumentieren Sie Probleme, die während der Ausführung von Plänen aufgetreten sind, um die zukünftige Projektumsetzung zu steuern.

• Bitten Sie Ihr Team um Rat, wie Sie die Projektabwicklung verbessern können.

• Überwachen Sie den Fortschritt regelmäßig, um Probleme schnell zu erkennen und Korrekturen vorzunehmen