So führen Sie eine Kompetenzlückenanalyse durch (mit Definition) • BUOM

25. November 2021

HR-Profis nutzen verschiedene Methoden, um den Qualifikationsstand der Mitarbeiter einer Abteilung oder eines Unternehmens zu ermitteln. Eine Möglichkeit, die Leistung zu bewerten, ist die Verwendung einer Kompetenzlückenanalyse, die Verbesserungsmöglichkeiten bei einem Mitarbeiter oder Team aufzeigt. Wenn Sie im Management oder in der Personalabteilung tätig sind, kann Ihnen das Erlernen der Durchführung einer Kompetenzlückenanalyse dabei helfen, wirksame berufliche Entwicklungspläne für Einzelpersonen und Teams zu erstellen. In diesem Artikel definieren wir die Analyse von Kompetenzlücken, beschreiben die Komponenten dieser Prozesse und erklären, wie sie in einem Unternehmen erstellt und implementiert werden.

Was ist eine Kompetenzlückenanalyse?

Eine Qualifikationslückenanalyse ist ein Prozess, den ein HR-Experte oder ein anderer Managementexperte nutzen kann, um Qualifikationslücken bei Mitarbeitern oder Teams zu identifizieren. Eine Kompetenzlücke entsteht, wenn eine Aufgabe oder Verantwortung fortgeschrittenere Fähigkeiten erfordert, als der Mitarbeiter oder das Team derzeit besitzt. Beispielsweise kann sich das Management eines Logistikunternehmens für die Implementierung einer Supply-Chain-Management-Softwareplattform entscheiden. Wenn die derzeitigen Mitarbeiter eines Unternehmens daran gewöhnt sind, ihre Bestände und Transporte manuell zu verwalten, können Unternehmensleiter eine Analyse der Qualifikationsdefizite durchführen, um festzustellen, ob ihre Mitarbeiter über die technologischen Fähigkeiten verfügen, um neue Software effektiv zu nutzen.

Arten der Analyse von Qualifikationsdefiziten

Hier sind einige wichtige Arten der Analyse von Qualifikationsdefiziten:

Qualitative Analyse

Eine qualitative Kompetenzlückenanalyse ermöglicht es dem Gutachter, die Fähigkeiten eines Mitarbeiters anhand von Bezeichnungen wie „übertrifft die Erwartungen“ oder „erbringt angemessene Leistungen“ zu bewerten. Der Bewerter wählt normalerweise eine Bezeichnung für jede aufgeführte Fähigkeit aus. Viele Analysen von Qualifikationsdefiziten umfassen neben Labels auch Fragen und Kommentaraufforderungen. Indem der Gutachter den Anweisungen folgt, kann er erklären, warum er der Leistung des Mitarbeiters einen bestimmten Wert beimisst.

In vielen qualitativen Kompetenzanalysen weist ein Wert unter einem bestimmten Niveau in einer Kategorie auf eine Qualifikationslücke hin. Häufig stellt die Personalabteilung den Managern Richtlinien zur Erläuterung der unterschiedlichen Bewertungen zur Verfügung. Beispielsweise könnte in einem Formular zur Analyse von Qualifikationsdefiziten angegeben werden, dass für alle Fähigkeiten, die als „Verbesserungsbedarf“ oder „Nichterfüllung von Standards“ gekennzeichnet sind, ein formeller Verbesserungsplan für den Mitarbeiter erforderlich ist.

Quantitative Analyse

Bei der quantitativen Kompetenzlückenanalyse kann das Managementteam oder die Personalabteilung Zahlen zuweisen, die einen spezifischen Wert für jede Fähigkeit widerspiegeln. Beispielsweise könnte eine Qualifikationsdefizitanalyse eine Skala von eins bis vier verwenden, wobei eins angibt, dass der Mitarbeiter die Fähigkeit schlecht beherrscht, und vier bedeutet, dass der Mitarbeiter die Fähigkeit hervorragend beherrscht. Eine numerische Skala kann auch messen, wie oft ein Mitarbeiter eine Fertigkeit richtig ausführt. In einigen Unternehmen kombinieren Manager möglicherweise quantitative Skalen mit Kommentarbereichen, was ihnen auch die Möglichkeit gibt, qualitatives Feedback zu geben.

Die quantitative Analyse von Qualifikationsdefiziten kann für ein Unternehmen ein wertvolles Datenerfassungsinstrument sein. Wenn jede Abteilung in einem Unternehmen die gleiche Form der quantitativen Analyse von Qualifikationsdefiziten verwendet, um Mitarbeiter zu überprüfen, kann das Führungsteam ein HR- oder Talentmanagement-Softwaresystem verwenden, um Trends in den Daten zu erkennen. Wenn beispielsweise ein unternehmensweites Audit zeigt, dass die durchschnittliche Punktzahl in einer bestimmten Fähigkeit, wie z. B. Projektmanagement, niedriger ist als in anderen Fähigkeiten, kann die Unternehmensleitung entscheiden, sich im nächsten beruflichen Entwicklungsprogramm auf Projektmanagement zu konzentrieren.

Teamanalyse

Während eine Kompetenzdefizitanalyse für eine Einzelperson die Qualität der bereits vorhandenen Fähigkeiten messen kann, konzentriert sich eine Teamkompetenzdefizitanalyse häufig darauf, ob das Team über die für ein Projekt oder eine Aufgabe erforderlichen Fähigkeiten verfügt. Wenn das Marketingteam beispielsweise eine neue Zielseite für ein Projekt plant, kann der Marketingmanager eine Analyse der Qualifikationsdefizite durchführen, um festzustellen, ob das ausgewählte Team programmieren, Inhalte schreiben und Grafiken erstellen kann. Ergibt die Analyse, dass es dem Team an Fähigkeiten mangelt, kann der Manager ein neues Teammitglied hinzufügen oder einen Freelancer engagieren.

Elemente einer Qualifikationslückenanalyse

Hier sind einige Komponenten einer effektiven Qualifikationsdefizitanalyse:

Liste der Fähigkeiten

Typischerweise misst eine Kompetenzlückenanalyse sowohl unternehmensweite Kompetenzen als auch berufs- oder abteilungsspezifische Fähigkeiten. Da unterschiedliche Geschäftsziele einzigartige Fähigkeiten erfordern, kann die Anpassung der in jeder Abteilung gemessenen Fähigkeiten dazu beitragen, dass Manager die wichtigsten Fähigkeiten genau messen, um ihre strategischen Ziele zu erreichen. Beispielsweise teilen Vertriebsteams und Ingenieure eines Softwareunternehmens möglicherweise Schlüsselkompetenzen wie Kommunikation und Verantwortlichkeit, verfügen jedoch über eigene Fähigkeiten, um ihre Ziele zu erreichen. Das Formular zur Kompetenzlückenanalyse kann auch Kompetenzdefinitionen oder Beispiele enthalten, die dem Bewerter bei der Durchführung der Bewertung helfen können.

Mitarbeiter Bewertung

Ein wesentlicher Bestandteil einer Kompetenzlückenanalyse ist die Mitarbeiterbeurteilung, bei der ein Manager oder HR-Experte misst, wie gut ein Mitarbeiter bestimmte Fähigkeiten erfüllt. In einem qualitativen Format könnte dies Kommentare zu den Fähigkeiten des Mitarbeiters, erfolgreichen Projekten oder Herausforderungen umfassen. Bei einem quantitativen Modell kann der Bewerter das Qualifikationsniveau des Mitarbeiters auf einer Skala einstufen. Einige Unternehmen ermöglichen es einem Mitarbeiter, eine Selbsteinschätzung durchzuführen, bevor er sich mit einem Gutachter trifft, um seine Fähigkeiten zu beurteilen und Feedback zu geben. Diese Übung kann als Leitfaden für das Gespräch während einer Leistungsbeurteilung dienen.

Empfehlungen oder Ziele

Nach dem Bewertungsteil enthalten die meisten Qualifikationsdefizitanalysen einen Abschnitt, in dem der Vorgesetzte des Mitarbeiters oder ein anderer Bewerter einen Verbesserungsplan vorschlägt oder Ziele für die nächste Bewertung festlegt. In diesem Abschnitt können der Mitarbeiter und sein Vorgesetzter Möglichkeiten zur Schließung der Qualifikationslücke durch Workshops, ein Peer-Mentoring-Programm oder andere Aktivitäten zur beruflichen Weiterentwicklung besprechen. Bei der Überprüfung der Teamfähigkeiten kann dieser Abschnitt die Empfehlungen des Teamleiters zur Einstellung oder Beauftragung enthalten.

So erstellen und verwenden Sie eine Qualifikationsdefizitanalyse

Hier sind sechs Schritte, die Sie unternehmen können, um eine Kompetenzlückenanalyse für die Mitarbeiterentwicklung zu erstellen und zu nutzen:

1. Definieren Sie die Werte und Ziele des Unternehmens

Eine Möglichkeit, eine Liste mit Schlüsselkompetenzen zu erstellen, besteht darin, über die Mission, die Wachstumsziele oder die Markenwerte des Unternehmens nachzudenken. Da diese Konzepte für Stakeholder und Führungskräfte des Unternehmens wichtig sind, können sie Schlüsselkompetenzen für die Mitarbeiterbeurteilung bieten. Wenn beispielsweise die Kernwerte eines Technologieunternehmens Kundenservice und Innovation sind, könnten die Bewerter die mit diesen Werten verbundenen Fähigkeiten in eine Analyse der Qualifikationsdefizite einbeziehen. Die Entwicklung von Fähigkeiten der Mitarbeiter im Zusammenhang mit den Zielen und Werten des Unternehmens kann die Arbeitszufriedenheit steigern und den Mitarbeitern helfen, Markenbotschafter zu werden.

2. Wählen Sie Schlüsselkompetenzen für jeden Mitarbeiter oder jedes Team aus

Während Sie bei der Entwicklung einer Kompetenzlückenanalyse viele Fähigkeiten auflisten können, können diese Übungen effektiver sein, wenn sie sich im Überprüfungszeitraum auf einige Schlüsselkompetenzen konzentrieren. Sie können fünf bis sieben Fähigkeiten auswählen, die während dieses Überprüfungszeitraums gemessen werden sollen, sodass Sie Verbesserungspläne mit erreichbaren Zielen entwickeln können. Im nächsten Bewertungszeitraum können Sie messen, wie sehr sich der Mitarbeiter oder das Team verbessert hat, und die erworbenen Fähigkeiten durch neue ersetzen.

Nehmen Sie in Ihre Mitarbeiterliste einige Fähigkeiten auf, die die Werte des Unternehmens widerspiegeln, und einige Fähigkeiten, die auf die spezifische Stellenbeschreibung des Mitarbeiters zugeschnitten sind. Eine Analyse der Fähigkeiten eines Kundendienstmitarbeiters könnte beispielsweise Unternehmenswerte wie Innovation und Nachhaltigkeit umfassen, aber auch spezifische berufliche Fähigkeiten wie die rechtzeitige Lösung von Kundenproblemen, die schnelle Reaktion auf Nachrichten und die gute Zusammenarbeit mit Teamkollegen. Wenn Sie eine Kompetenzlückenanalyse für ein Teamprojekt durchführen, können Sie sich auf die Hard Skills konzentrieren, die für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Aufgabe erforderlich sind.

3. Entscheiden Sie, wie Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter messen möchten

Für die Analyse von Qualifikationsdefiziten können Sie entweder eine quantitative oder eine qualitative Methode zur Analyse der Mitarbeiterkompetenzen wählen. Sie können auch ein Hybridmodell verwenden, das numerisches Ranking und optionale Kommentare verwendet, um Daten zu sammeln und dem Mitarbeiter wertvolles Feedback zu geben. Wenn eine Kompetenzlückenanalyse Teil einer geplanten Leistungsbeurteilung ist, können sowohl der Mitarbeiter als auch sein Vorgesetzter oder Teamleiter separate Beurteilungen durchführen. Anschließend können sie ihre Ergebnisse vergleichen und etwaige Unterschiede in ihren Ergebnissen besprechen.

Typischerweise verwenden HR-Teams und Manager dieselbe Methode, um alle Mitarbeiter zu bewerten, obwohl sie je nach Position und Abteilung des Mitarbeiters unterschiedliche Fähigkeiten messen können. Das HR-Team kann eine Reihe von Formularen zur Analyse von Qualifikationsdefiziten für das Unternehmen erstellen, sodass Manager aus verschiedenen Teams Feedback geben und die Formulare nach Bedarf anpassen können. Abhängig von der Technologieintegration des Unternehmens können diese Formulare in Papierform oder digital sein. Digitale Formulare können HR-Teams das Hochladen quantitativer Daten erleichtern und können ideal für Unternehmen mit einer Remote- oder Hybrid-Belegschaft sein.

4. Führen Sie Tests durch

Typischerweise bewertet der Vorgesetzte oder Teamleiter eines Mitarbeiters seine Fähigkeiten, da er in der Regel die Arbeitsgewohnheiten und -fähigkeiten des Mitarbeiters kennt. Der Mitarbeiter kann eine zweite Meinung eines anderen Managers oder HR-Experten einholen. Gutachter führen ihre Analyse in der Regel durch, nachdem sie den beruflichen Werdegang eines Mitarbeiters überprüft, abgeschlossene Projekte überprüft und seinen Beitrag zum Unternehmen analysiert haben. Während des Zeitraums zur Analyse des Qualifikationsdefizits kann die Personalabteilung Mitarbeiter und Manager auffordern, bis zu einem bestimmten Datum ausgefüllte Formulare einzureichen. Häufig bewahrt die Personalabteilung Kopien aller Bewertungsmaterialien, einschließlich der Analyse der Qualifikationsdefizite, zur späteren Durchsicht auf.

5. Sehen Sie sich die Ergebnisse an

Oftmals umfassen Übungen zur Analyse von Qualifikationsdefiziten zwei Formen der Überprüfung. Das erste ist eine Besprechung mit dem Mitarbeiter, die am Ende des Beurteilungszeitraums stattfindet, um individuelle Qualifikationsdefizite zu analysieren. Bei diesen Überprüfungen treffen sich der Bewerter und der Mitarbeiter normalerweise mit einem Dritten, bei dem es sich möglicherweise um einen Personaladministrator oder einen anderen Manager handelt. Sie besprechen ihre Analyse und legen fest, welche Qualifikationslücken in der kommenden Zeit behoben werden müssen. In der Regel unterzeichnen der Bewerter und der Mitarbeiter ein Formular, in dem ihre Gesprächsthemen und ihr Verbesserungsplan dargelegt werden.

Die zweite Art der Überprüfung konzentriert sich auf die Einstellung und allgemeine Kompetenzentwicklung des Teams oder Unternehmens. Ein Teammanager, der Qualifikationslücken bei seinen Teammitgliedern festgestellt hat, kann sich mit Personalmanagern und der Unternehmensleitung treffen, um die Einstellung neuer Mitarbeiter oder externer Auftragnehmer zu besprechen. Darüber hinaus kann der Personaladministrator Daten aus der Lückenanalyse einzelner Fähigkeiten im gesamten Unternehmen sammeln, um allgemeine Trends zu ermitteln. Sie können sich mit der Unternehmensleitung treffen, um ihnen zu zeigen, wo die Mitarbeiter des Unternehmens von zusätzlichen Schulungen profitieren können.

6. Erstellen Sie Verbesserungsprogramme

Nach Prüfung der Ergebnisse können Manager, Personaladministratoren und andere Interessengruppen Einzel- und Gruppenentwicklungsprogramme erstellen, um Qualifikationslücken zu schließen. Für Einzelpersonen können diese Programme das Hospitieren erfahrener Mitarbeiter, wöchentliche Treffen mit Teamleitern zur Besprechung komplexer Aufgaben, das Absolvieren von Schulungsmodulen oder das Lesen von Informationstexten umfassen. Ihr Vorgesetzter kann vor dem nächsten Überprüfungszyklus ein Folgetreffen vereinbaren, um den Fortschritt zu besprechen.

Um Qualifikationslücken in einer Abteilung oder einem Unternehmen zu schließen, können Manager Verträge mit Schulungs- und Entwicklungsunternehmen abschließen, die Workshops und Kompetenzentwicklungsprogramme für Teams anbieten können. Wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens beispielsweise im agilen Projektmanagement schlechter abschneiden als von den Managern erhofft, engagieren sie möglicherweise einen externen Berater, um die Fähigkeiten der Mitarbeiter in diesem Bereich zu verbessern. Unternehmensleiter ändern möglicherweise auch ihre Rekrutierungs- und Einstellungspraktiken, nachdem sie eine Analyse der Qualifikationsdefizite ihrer Mitarbeiter durchgeführt haben, was dazu führen kann, dass sie Kandidaten mit bestimmten Fähigkeiten bevorzugen.