So führen Sie eine effektive Todesübung durch (plus Tipps) • BUOM

2. Dezember 2021

Die Antizipation von Projektrisiken ist ein wichtiger Teil des Planungsprozesses. Einige Teams versuchen, Hindernisse zu finden, indem sie vor Beginn des Projekts eine Voruntersuchung durchführen. Das Erlernen der Schritte von Premortems kann Ihnen dabei helfen, festzustellen, ob diese Methode für Ihr Team geeignet ist. In diesem Artikel erklären wir, was ein Prämortem ist, wie es sich von einem Postmortem unterscheidet und wie man es durchführt.

Was ist Prämortem?

Ein Premortem ist eine Übung, bei der sich Teammitglieder vor einem Projekt treffen, um die Risiken zu besprechen, die zum Scheitern des Projekts führen könnten. In manchen Fällen geht das Team davon aus, dass das Projekt bereits gescheitert ist, und arbeitet dann rückwärts, um die Gründe zu finden. Manager führen in der Regel Premortems durch, um potenzielle Risiken, die oft als Hindernisse bezeichnet werden, zu identifizieren und herauszufinden, wie sie verhindert oder gemindert werden können.

Normalerweise nimmt das gesamte Team an Premortems teil, um mehrere wertvolle Perspektiven zu gewinnen. Obwohl Manager in der Regel den Prozess leiten, kann jedes Teammitglied ein Premortem durchführen, sofern es die Grundlagen des Projekts kennt, wie z. B. das Gesamtziel, das Gesamtbudget, den Zeitplan und die verfügbaren Ressourcen.

Welche Vorteile bietet die Prämortem-Untersuchung?

Wenn Sie Premortem ausführen, werden Sie einige der folgenden Vorteile sehen:

• Besseres Verständnis des Projekts: Durch die Definition möglicher Ergebnisse kann Ihr Team verschiedene Bereiche des Projekts bewerten und so mehr Wissen über die Anforderungen gewinnen.

• Klarere Ergebnisse: Wenn Sie rückwärts arbeiten, um potenzielle Fehlerursachen zu identifizieren, können Sie das Projekt und Ihre Erwartungen daran besser skizzieren.

• Weitere Informationen zu potenziellen Hindernissen: Da der Zweck eines Premortems darin besteht, Risiken zu finden, die zum Scheitern eines Projekts führen könnten, können Sie mehr Informationen über Verpflichtungen erhalten, die normalerweise nicht berücksichtigt würden.

• Mehr Kommunikation zwischen Teammitgliedern: Teammitglieder arbeiten oft während des Premortems zusammen, was den Standard für die Kommunikation im weiteren Verlauf des Projekts festlegen kann.

So erstellen Sie ein Prämortem

Hier sind die Schritte, die Sie unternehmen können, um eine Prämortemuntersuchung durchzuführen:

1. Wählen Sie eine visuelle Umgebung

Premortems funktionieren normalerweise gut, wenn Ihr Team das gesamte Projekt und die Risiken sehen kann. Wenn sich Ihr Team persönlich trifft, sollten Sie als Medium eine weiße Tafel oder eine Wand mit Haftnotizen verwenden. Virtuelle Teams können ein Projektmanagement-Board oder sogar eine gemeinsame Tabelle verwenden, um sicherzustellen, dass jeder einen Beitrag leisten kann.

2. Beschreiben Sie die Grundlagen des Projekts

Teilen Sie allgemeine Informationen über das Projekt mit, damit die Teilnehmer wissen, wie sie an die Voruntersuchung herangehen. Hier sind einige Elemente, die Sie einbeziehen könnten:

• Budget

• Newsline

• Kunde

• Ziel

• Ressourcen

Je mehr Informationen Ihr Team hat, desto besser kann es potenzielle Probleme im Detail artikulieren.

3. Geben Sie dem Team Zeit, Ideen zu formulieren.

Sobald Ihr Team eine gute Vorstellung von dem Projekt hat, geben Sie ihm mindestens eine Stunde Zeit, um Gründe für das Scheitern des Projekts zu finden. Sie können sie bitten, Gruppen zu bilden und eine gemeinsame Liste zu erstellen, oder sie können einzeln arbeiten, wenn Ihr Team klein ist. Bitten Sie sie, möglichst viele Hindernisse und Gründe aufzuschreiben, warum sie zum Scheitern des Projekts führen könnten.

Fördern Sie ihre Kreativität, damit Sie jeden möglichen Bereich des Projekts erkunden können. Zu diesem Zeitpunkt ist keine Idee zu klein oder falsch, da jeder Gedanke andere dazu verleiten kann, an ein größeres Risiko zu denken. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team in dieser Phase nur Risiken und keine Lösungen berücksichtigt, damit es konzentriert bleibt.

4. Notieren Sie alle Risiken

Lassen Sie Ihr Team seine Risiken teilen, damit Sie sie einer Tafel oder einem anderen visuellen Medium hinzufügen können. Sie können entweder eine Gruppe oder einen Teilnehmer alle ihre Ideen auf einmal teilen lassen oder mehrere Runden veranstalten, in denen die Leute jeweils eine Idee teilen. Wenn Sie alle Ideen aufschreiben, kann es hilfreich sein, einige davon in Gruppen zusammenzufassen. Sie können beispielsweise alle budgetbezogenen Themen zusammenfassen.

5. Besprechen Sie Risiken mit Ihrem Team

Beginnen Sie eine offene Diskussion über Ihre Risikoliste, indem Sie die Teammitglieder bitten, zu erklären, warum die Risiken ihrer Meinung nach zum Scheitern des Projekts führen könnten. Während der Diskussion können Sie Anschlussfragen stellen, um das Gespräch am Laufen zu halten und weitere Details zu erfahren. An diesem Punkt können die Teammitglieder auch damit beginnen, Lösungen für Hindernisse vorzuschlagen. Fügen Sie alle neuen Informationen zum Board hinzu, damit das Team sie sehen kann.

6. Erstellen Sie einen Aktionsplan

Beginnen Sie anhand von Lösungen mit der Formulierung von Aktionsplänen, um verschiedene Fehlerszenarien zu verhindern. Beschreiben Sie detailliert die Maßnahmen oder Schritte, die Ihr Team wahrscheinlich ergreifen wird, wer die Maßnahmen ergreifen sollte und wann sie die Maßnahmen ergreifen sollten. Sie können auch andere Maßnahmen ergreifen, z. B. den Zeitplan verlängern oder das Budget in einem bestimmten Bereich erhöhen. Sie können die Voruntersuchung beenden, wenn alle der Meinung sind, dass der Aktionsplan abgeschlossen ist.

Tipps für die erfolgreiche Durchführung einer Prämortemuntersuchung

Hier sind einige Tipps, damit Ihre Prämortativuntersuchung ein Erfolg wird:

• Geben Sie Ihrem Team genügend Zeit. Die Länge Ihres Premortems kann je nach Projekt- und Teamgröße variieren. In der Regel dauert eine Prämortemuntersuchung mindestens eine Stunde, es kann jedoch auch bis zu einem halben Tag dauern, bis sie abgeschlossen ist.

• Bestimmen Sie eine spezielle Person, die Notizen macht. Selbst wenn Sie ein visuelles Medium zur Auflistung Ihrer Risiken und Lösungen verwenden, können die Teammitglieder während des Meetings verschiedene Optionen und Hindernisse besprechen. Bitten Sie eine Person, sich während der Prämortem-Untersuchung ausführliche Notizen zu machen, damit Sie später auf die wichtigsten Punkte des Treffens zurückkommen können.

• Begrenzen Sie die Anzahl der besprochenen Risiken. Ihr Team entdeckt möglicherweise Hunderte von Risiken, die zum Scheitern eines Projekts führen können. Um Zeit zu sparen und Ihr Team konzentriert zu halten, versuchen Sie, Prämortems auf die 10 wichtigsten Hindernisse zu beschränken.