So führen Sie ein effektives Einzelgespräch durch • BUOM

Zu Ihren Aufgaben als Führungskraft kann es gehören, Einzelgespräche mit Ihren Mitarbeitern abzuhalten, um sich mit ihnen auszutauschen und wichtige Themen zu besprechen. Um das Beste aus Einzelgesprächen herauszuholen, ist es wichtig zu verstehen, warum sie wichtig sind und wie man sie durchführt. Wenn sie effektiv durchgeführt werden, können sie Ihre beruflichen Beziehungen zu Ihren Mitarbeitern stärken und deren Arbeitsmoral und Engagement steigern. In diesem Artikel definieren wir, was Einzelgespräche sind, erklären, wie man ein Einzelgespräch vorbereitet und durchführt, und geben Beispiele für Themen, die Sie während eines Einzelgesprächs besprechen können.

Was ist 1 zu 1?

Ein Einzelgespräch ist ein geplantes persönliches Treffen zwischen Ihnen und dem Mitarbeiter. Wie der Name schon sagt, sind die Teilnehmer dieses Treffens nur Sie und eine weitere Person. Im Gegensatz zu anderen Besprechungen, etwa zur Statusaktualisierung oder zur Mitarbeiterleistung, sind Einzelgespräche weniger formell. Es kann ein breites Spektrum von Themen ansprechen, die für andere Arten von Diskussionen oder Besprechungen nicht geeignet sind, wie etwa arbeitsbedingte Probleme und Frustrationen oder inspirierende Ideen eines Mitarbeiters.

Effektive Einzelgespräche können vier wichtige Funktionen erfüllen:

• Verbessern Sie Ihre berufliche Beziehung zu Ihrem Mitarbeiter: Durch offene Gespräche können Sie und Ihre Mitarbeiter sich besser kennenlernen und Vertrauen aufbauen, was zu einer effektiveren Kommunikation und Zusammenarbeit führen kann.

• Bieten Sie ein Forum für bidirektionales Feedback: Der Mitarbeiter kann Frustrationen oder Probleme mit dem Arbeitsplatz frei besprechen, und Sie können diese Probleme lösen. Dies kann Probleme hervorheben, an denen Sie zu Beginn ihrer Anstellung arbeiten können.

• Schaffen Sie einen Raum für Diskussionen oder Ideen: Vielleicht hat der Mitarbeiter ein unvollständiges Konzept für ein Projekt, an dem er mit Ihnen arbeiten könnte, oder er möchte einfach nur Gedanken zu seinen aktuellen Aufgaben äußern. Dieser Diskussionsraum kann das Engagement und die Motivation der Mitarbeiter steigern.

• Halten Sie sich über sensible persönliche Themen auf dem Laufenden: Wenn ein Mitarbeiter auf Hindernisse im Zusammenhang mit persönlicher Ablenkung stößt, kann ein persönliches Gespräch für Sie eine Gelegenheit sein, Verständnis zu zeigen und Mentoring anzubieten. Auch dadurch kann Vertrauen aufgebaut werden.

So bereiten Sie sich auf ein 1v1-Spiel vor

Die Vorbereitung auf jedes Einzelgespräch kann dazu beitragen, dass Ihre Mitarbeiter für das Treffen empfänglich sind und es als produktiv empfinden. Hier sind einige Schritte, die Sie zur Vorbereitung unternehmen können:

1. Legen Sie eine regelmäßige Besprechungszeit fest

Es wird empfohlen, etwa alle ein bis zwei Wochen Einzelgespräche zu führen, wobei jedes Treffen zwischen 30 und 60 Minuten dauern sollte. Sprechen Sie im Voraus mit Ihren Mitarbeitern, um die Zeitpläne abzustimmen und den besten Zeitpunkt für ein Treffen mit jedem einzelnen Mitarbeiter festzulegen. Markieren Sie Termine in Ihrem Kalender oder Planer, um Sie daran zu erinnern und auf deren Wichtigkeit hinzuweisen.

2. Entscheiden Sie sich für einen Standort

Die physische Umgebung eines Einzelgesprächs kann Einfluss darauf haben, wie wohl und aufgeschlossen sich ein Mitarbeiter während eines Meetings fühlt. Überlegen Sie, wo der ideale Ort wäre, um mit jedem Mitarbeiter zu sprechen. Möglicherweise finden Sie einen Konferenzraum zu formell, sodass Sie Besprechungen in einem ungezwungeneren Rahmen abhalten können, beispielsweise in einem nahegelegenen Park oder Café. Auch eine Mittagspause oder ein Spaziergang ist eine gute Idee. Erwägen Sie, den Mitarbeiter um Input zu bitten, da er möglicherweise bestimmte Vorlieben hat.

3. Legen Sie die Tagesordnung fest

Eine Tagesordnung beschreibt die Themen, die Sie besprechen möchten, und kann Ihnen dabei helfen, das Meeting so zu strukturieren, dass es reibungslos verläuft. Hier sind einige Punkte, die Sie in Ihre Agenda aufnehmen können:

• Fortschritte bei den Aufgaben der Mitarbeiter

• Bestätigung der Einhaltung der neuesten Änderungen am Arbeitsplatz

• Hindernisse, auf die ein Mitarbeiter stoßen kann

• Persönliche Entwicklungen

Die Tagesordnung kann je nach Mitarbeiter und Umständen variieren. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter großartige Arbeit leistet, können Sie einen Teil der Tagesordnung hervorheben, um seine Bemühungen und Erfolge zu loben. Auch hier kann es eine gute Idee sein, sich vor der Besprechung bei jedem Mitarbeiter zu erkundigen, welche Themen er besprechen möchte oder mit welchen Problemen er konfrontiert ist.

4. Bereiten Sie Material für das Gespräch vor

Es kann schwierig sein, einige Gespräche zu beginnen oder aufrechtzuerhalten. Daher kann es hilfreich sein, eine Sicherungskopie des Gesprächsmaterials zu haben. Wenn Sie beispielsweise die Herausforderungen verstehen möchten, mit denen Ihre Mitarbeiter konfrontiert sind, können Sie Ihre jüngsten Herausforderungen besprechen. Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter über bevorstehende Ereignisse in ihrem Privatleben sprechen, können Sie das Gleiche tun. Da Sie mit ihnen auf Augenhöhe sprechen, neigen Ihre Mitarbeiter möglicherweise eher zu einer offenen Diskussion.

Wie man ein effektives 1v1-Spiel spielt

Auch die Art und Weise, wie Sie ein Einzelgespräch führen, kann sich auf dessen Wirksamkeit auswirken. Zusätzlich zu der Tagesordnung, die Sie mit Ihrem Mitarbeiter festgelegt haben, können Sie die folgenden Schritte befolgen, um ein reibungsloses und produktives Einzelgespräch zu gewährleisten:

1. Beginnen Sie pünktlich

Wenn Sie zum vereinbarten Besprechungszeitpunkt anwesend sind, können Sie zeigen, dass Sie die Zeit des Mitarbeiters wertschätzen. Dies kann auch dazu beitragen, sicherzustellen, dass Sie weder Ihren Zeitplan noch den des Mitarbeiters beeinträchtigen, da eine Verspätung zu Verzögerungen bei der Ausführung späterer Aufgaben führen kann.

2. Registrieren Sie sich

Wenn Sie das Meeting mit klärenden Fragen beginnen, schaffen Sie eine entspannte und sichere Atmosphäre zwischen Ihnen und dem Mitarbeiter. Es kann eine gute Idee sein, zunächst auszudrücken, wie es Ihnen geht oder was Sie denken. Dabei kann es sich um einen Gedanken handeln, der mit einem bekannten gemeinsamen Interesse zusammenhängt, um einen Ausdruck von Empathie für eine schwierige Aufgabe, von der Sie wissen, dass sie gerade arbeiten, oder um etwas, das den Mitarbeiter dazu ermutigt, sich zu revanchieren. Der Schlüssel sollte echt sein, da dies zur Vertrauensbildung beitragen kann.

3. Rufen Sie frühere Besprechungen zurück.

Das Erinnern an wichtige Punkte aus früheren Einzelgesprächen kann zeigen, dass Sie auf die Anliegen des Mitarbeiters eingehen. Ein guter Ausgangspunkt ist es, nach einem Update zu den Zielen zu fragen, die sie möglicherweise in einem früheren Treffen erwähnt haben. Wenn sie beispielsweise zuvor über einen bevorstehenden Meilenstein gesprochen haben, können Sie fragen, wie sie diesen erreicht haben und was sie darüber denken.

Wenn Sie Ihr erstes persönliches Treffen mit einem Mitarbeiter haben, erinnern Sie sich möglicherweise an Themen aus lockeren Gesprächen, die Sie möglicherweise geführt haben, oder an Probleme, die in Gruppenbesprechungen angesprochen wurden. Wenn es bei der letzten Teambesprechung beispielsweise um eine neue Unternehmensrichtlinie ging, können Sie die Mitarbeiter fragen, was sie davon halten und ob sie deren Funktionen verstehen. Sich an solche Momente zu erinnern, kann zeigen, wie verbunden sich ein Mitarbeiter mit dem Team und der Organisation fühlt.

4. Fragen Sie nach Fortschritten und Problemen

Die Frage eines Mitarbeiters, wie er seine berufliche Entwicklung einschätzen würde, kann Aufschluss über sein Selbstwertgefühl und seine Einstellung zur Arbeit geben. Wenn sie beispielsweise ihre Begeisterung über die jüngsten Fortschritte bei einer Aufgabe zum Ausdruck bringen, kann dies darauf hindeuten, dass sie emotional in ihre Arbeit involviert sind und diese aktiv gut machen wollen.

Sie können das oben genannte Wissen ergänzen, indem Sie nach aktuellen Problemen fragen, mit denen der Mitarbeiter konfrontiert war. Sie können ihnen helfen, Schwierigkeiten zu überwinden, indem Sie weitere Fragen zu den Faktoren stellen, die zu diesen Problemen beitragen, und zu möglichen Lösungen dafür. Fragen zu stellen, anstatt Antworten anzubieten, kann die Selbstbestimmung fördern und zeigen, dass Sie an einer Zusammenarbeit mit dem Mitarbeiter interessiert sind.

5. Besprechen Sie Moral und zwischenmenschliche Beziehungen

Diese Themen sind persönlicher als Ziele und Anliegen, aber es ist wichtig, sie zu besprechen, da sie sich auf die Erfahrung und Zufriedenheit der Mitarbeiter auswirken. Diese Themen können für einige Mitarbeiter heikel sein, daher ist es möglicherweise eine gute Idee, indirekt darüber zu sprechen. Sie können beispielsweise fragen, welche Kritik sie erhalten haben und wie sie sich dabei gefühlt haben, was Sie tun können, um eine kollaborativere Umgebung zu schaffen, oder wie sie bestimmte Prozesse verbessern könnten, um eine angenehmere Arbeitsumgebung zu schaffen.

6. Stärken und Siege erkennen.

Nehmen Sie sich gegen Ende Ihres persönlichen Gesprächs die Zeit, Beispiele für positive Dinge zu notieren, die Ihnen an dem Mitarbeiter aufgefallen sind oder was andere über Sie gesagt haben. Beispielsweise stellen Sie möglicherweise fest, dass andere Mitglieder der Organisation die hohe Arbeitsqualität des Mitarbeiters gelobt haben oder dass Ihnen das starke Engagement des Mitarbeiters aufgefallen ist. Auch ein Kompliment, etwa dass Sie sich freuen, den Mitarbeiter in Ihrem Team zu haben, kann wirkungsvoll sein. Diese Anerkennungen können die Arbeitsmoral steigern, indem sie dem Mitarbeiter das Gefühl geben, wertgeschätzt zu werden.

7. Besprechen Sie neue Erwartungen

Konzentrieren Sie sich am Ende des Meetings auf die Diskussionen, die der Mitarbeiter Ihrer Meinung nach bis zum nächsten Einzelgespräch führen wird. Diese Erwartungen können sich auf Themen beziehen, die Sie in der Besprechung besprochen haben, oder auf Probleme, die Sie vor Beginn der Besprechung im Kopf hatten. Dies kann so einfach sein, dass der Mitarbeiter den Wunsch äußert, weiterhin hohe Leistungen zu erbringen. Dies kann dem Mitarbeiter helfen, sich auf sein Wachstum zu konzentrieren und ihn für die Arbeit, die er in der Zwischenzeit leistet, verantwortlich machen.

Beispiele für Themen für persönliche Treffen

Hier einige Beispiele für Themen und Fragen, die Sie in Einzelgesprächen mit Mitarbeitern besprechen können:

Registrierung und Überprüfung

Diese Fragen können dabei helfen, das Eis zu brechen und Ihnen dabei zu helfen, mehr über wichtige Ereignisse zu erfahren.

• Wie ist es dir ergangen, seit wir dich das letzte Mal gesehen haben?

• Woran haben Sie gearbeitet?

• Das letzte Mal, als Sie es erwähnt haben (zuvor erwähntes Thema). Was hat sich seitdem geändert?

• Wie kommen Sie mit den Erwartungen zurecht, die wir letztes Mal besprochen haben?

• Was halten Sie von der neuen Richtlinie?

Fortschritte und Probleme

Bei diesen Fragen geht es um Erfolge und Hindernisse bei der täglichen Arbeit eines Mitarbeiters.

• Auf welche Erfolge seit unserem letzten Treffen sind Sie stolz?

• Welche Aufgaben fanden Sie besonders interessant oder anregend?

• Was steht Ihrer Meinung nach Ihrem Fortschritt im Wege?

• Vor welchen Herausforderungen standen Sie in letzter Zeit?

• Welche Aufgaben finden Sie am wenigsten interessant?

Moral und Kollegen

Mithilfe dieser Fragen können Sie beurteilen, wie ein Mitarbeiter über seinen Job und sein Team denkt.

• Wie kommen Sie und (das Teammitglied) miteinander aus?

• Was gefällt Ihnen an diesem Job am besten?

• Wer ist Ihrer Meinung nach der Anführer im Team?

• Welche Hindernisse sind Ihnen in der Kommunikation mit Ihnen und Ihren Kollegen aufgefallen?

• Wie würden Sie die Art und Weise ändern, wie wir bei Projekten zusammenarbeiten?

Erwartungen und Entwicklung

Mit ihrer Hilfe möchten Sie den Mitarbeiter motivieren und ihm bei der Berufserfahrung helfen.

• Was sind Ihre kurzfristigen Ziele für die nächsten zwei Wochen?

• An welchen Projekten möchten Sie gerne mitarbeiten?

• Was kann ich tun, um Ihnen beim Wachsen zu helfen?

• Wünschen Sie ein Coaching oder Mentoring?

• Wie kann ich Sie in Ihrer Entwicklung unterstützen?