So führen Sie E-Mails mit Microsoft Office zusammen • BUOM

Seriendruck ist eine nützliche Funktion in Microsoft Office, mit der Sie viele Dokumente gleichzeitig anpassen können. Mit diesem Tool können Sie Newsletter an Ihre Mailingliste senden oder sich bei all Ihren alten Freunden oder Kollegen melden. Wenn Sie bei der Personalisierung von Dokumenten Zeit sparen möchten, sollten Sie sich über die Funktionsweise des Seriendrucks informieren. In diesem Artikel definieren wir Zusammenführung, erklären, warum Sie Zusammenführung verwenden möchten, besprechen, wie eine Zusammenführung durchgeführt wird, und geben Tipps für den Erfolg.

Was ist ein Serienbrief?

Beim Serienbrief werden Kontaktinformationen aus einer Tabelle in eine Microsoft Word-Vorlage exportiert, um viele Dokumente gleichzeitig automatisch zu personalisieren. Dazu benötigen Sie eine Tabelle oder ein Outlook-Dokument mit Kontaktinformationen. Sie benötigen außerdem eine Vorlage mit den Feldern, die Sie bei der Zusammenführung mit Daten aus der Tabelle füllen möchten. Sie können diesen Prozess anpassen, um viele Arten von Datenfeldern auszufüllen, z. B. Vor- und Nachnamen, Adressen und Firmennamen, was ihn sowohl für den kommerziellen als auch für den persönlichen Gebrauch sehr nützlich macht.

Warum möchten Sie den Serienbrief verwenden?

Durch die Konsolidierung von E-Mails können Sie Zeit sparen und das gleichzeitige Versenden einer großen Anzahl von Dokumenten erheblich vereinfachen. Angenommen, Sie arbeiten in einer Zahnarztpraxis und möchten ein Frühlings-Update senden, um allen Ihren Kunden einen schönen Frühling zu wünschen und ihnen mitzuteilen, dass die Praxis im April eine Woche lang geschlossen ist. Um diese E-Mails persönlicher zu gestalten, können Sie den Namen jedes Kunden in die Begrüßung aufnehmen. Die manuelle Eingabe des Namens jedes Kunden in ein neues Dokument wäre zeitaufwändig und mühsam, aber wenn Sie den Serienbrief verwenden, können Sie den Einrichtungsprozess automatisieren.

Alternativ möchten Sie vielleicht auch per Briefkontakt mit Kollegen aus früheren Jobs in Kontakt treten. Vielleicht möchten Sie sie fragen, wie es ihnen geht, wie ihre Karriere verläuft und wie es ihnen gefällt, wo sie leben. Anstatt jeden Brief einzeln zu schreiben, können Sie eine Vorlage erstellen und anstatt den Namen jedes Mitarbeiters einzeln einzugeben, können Sie eine Excel-Tabelle mit seinen Informationen erstellen. Diese Tabelle kann ihren Namen, ihre Adresse, ihren Job und ihren Standort enthalten. Mit der Serienbrieffunktion können Sie Informationen aus einer Tabelle automatisch in ein Word-Dokument eingeben und alle Ihre E-Mails gleichzeitig personalisieren.

So führen Sie einen Serienbrief durch

Befolgen Sie diese fünf Schritte, um die Zusammenführung erfolgreich abzuschließen:

1. Erstellen Sie Ihre Datenquelle

Manchmal, wenn Sie beispielsweise über eine Mailingliste verfügen, ist diese Datenquelle möglicherweise bereits einsatzbereit. Wenn Sie jedoch keine Datentabelle für die Zusammenführung haben, erstellen Sie eine mit einem Abschnitt für jede Information, die angepasst werden muss. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Tabelle korrekt formatieren. Es ist wichtig, dass die Spaltenüberschriften in Ihrer Tabelle mit den Werten übereinstimmen, die Sie in Word eingeben. Alle Daten, die Sie im Word-Dokument verwenden möchten, sollten sich auf der ersten Seite der Tabelle befinden.

2. Schreiben Sie Ihre Vorlage

Sie können dies zwar später tun, der nächste Schritt besteht jedoch normalerweise darin, einen Entwurf Ihrer E-Mail oder Ihres Briefes als Vorlage in einem Word-Dokument zu erstellen. Sobald Sie dies getan haben, wissen Sie, wo Sie die verschiedenen Datenfelder eingeben müssen, bevor Sie mit der Zusammenführung beginnen. Machen Sie sich beim Schreiben keine Gedanken über die Anrede oder andere Felder, die Sie aus Ihrer Tabelle importieren möchten, denn Word hilft Ihnen bei der Zusammenstellung dieser Felder.

3. Gehen Sie zur Registerkarte „Mailings“ und führen Sie den Serienbrief aus.

Wählen Sie oben im Word-Dokument „Mailings“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Seriendruck starten“. Klicken Sie unten in der Dropdown-Liste auf Schritt-für-Schritt-Zusammenführungsassistent. Wählen Sie aus Briefen, E-Mails, Umschlägen, Etiketten und Katalogen. Wenn Sie Ihren Brief bereits im aktuellen Dokument verfasst haben, wählen Sie die Option, das aktuelle Dokument zu verwenden. Andernfalls können Sie mit einer Vorlage beginnen oder ein anderes Dokument verwenden.

4. Fügen Sie Empfänger und Datenfelder hinzu

Anschließend müssen Sie entweder eine Empfängerliste eingeben oder die Liste aus einer Tabelle importieren, indem Sie auf Durchsuchen klicken und die entsprechende Tabelle aus Ihren Dateien auswählen. Nachdem Sie Kontakte importiert haben, können Sie die Auswahl derjenigen aufheben, die nicht einbezogen werden sollen. Andernfalls klicken Sie einfach auf OK und fahren mit dem nächsten Schritt fort. Sie können jetzt Elemente wie Adressen, Begrüßungszeilen, E-Mail-Porto und mehr hinzufügen. Hier fügen Sie Felder hinzu, die sich mit jedem Buchstaben ändern, beispielsweise eine Begrüßung.

5. Sehen Sie sich die Dokumente in der Vorschau an und senden oder drucken Sie sie anschließend

Klicken Sie hier, um zum nächsten Schritt zu gelangen, in dem Sie jede E-Mail auf Fehler überprüfen können. Dies ist eine großartige Gelegenheit, Nachrichten schnell Korrektur zu lesen und zu bearbeiten, bevor sie finalisiert werden. Sobald Sie das gesamte Dokument überprüft haben, können Sie Ihre Dokumente ausdrucken, sofern diese zum Drucken verfügbar sind. Wenn es sich um E-Mails handelt, verfügt Word über eine integrierte Funktion, mit der Sie sie direkt aus der Seriendruckfunktion versenden können, sofern Ihr Kontaktblatt die E-Mail-Adressen der E-Mail-Adressen enthält.

Tipps für einen erfolgreichen Serienbrief

Damit Ihr Seriendruck reibungslos verläuft, sollten Sie die folgenden Tipps beachten:

• Nutzen Sie die bereitgestellten Vorlagen. Durch die Verwendung der bereitgestellten Vorlagen können Sie viel Zeit sparen, insbesondere wenn Sie eine große Zusammenführung durchführen.

• Überprüfen und formatieren Sie Ihre Kontaktinformationen. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass Sie jeden Brief oder jede E-Mail mit der richtigen Schreibweise an die richtige Person richten. Auch wenn die Verwendung der Serienbrieffunktion das Versenden einer großen Anzahl von Briefen oder E-Mails auf einmal deutlich erleichtert, empfiehlt es sich dennoch, sich zusätzliche Zeit zu nehmen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten fehlerfrei sind.

• Sparen Sie oft. Das Letzte, was Sie wollen, ist, Ihren Fortschritt bei der Arbeit an einem großen Seriendruckprojekt zu verlieren. Stellen Sie sicher, dass Sie das Dokument häufig speichern, damit Sie nicht von vorne beginnen müssen.

• Überprüfen Sie Ihren Drucker. Wenn Sie diese Funktion zum Drucken von Dokumenten verwenden, überprüfen Sie den Drucker, um sicherzustellen, dass keine Staus vorliegen und dass genügend Tinte und Papier vorhanden sind, um den Auftrag abzuschließen.

• Schicken Sie sich selbst eine Kopie. Wenn Sie diese Funktion zum Versenden von Massen-E-Mails verwenden, tragen Sie sich bitte in die Mailingliste ein. Dadurch können Sie sicherstellen, dass E-Mails korrekt gesendet werden und korrekt aussehen.