So erstellen und entwickeln Sie Projektworkflows (plus Tipps) • BUOM

17. März 2022

Wenn Sie daran interessiert sind, die Produktivität oder Prozesseffizienz in Ihrem Unternehmen zu verbessern, kann die Erstellung und Entwicklung von Projektabläufen dazu beitragen, die Effizienz Ihrer Praxis zu verbessern. Durch die Erstellung von Projektworkflows erhalten Mitarbeiter Orientierung darüber, welche Schritte sie bei der Arbeit an sich wiederholenden Produktionsaufgaben unternehmen müssen, und helfen ihnen zu verstehen, wie sie mit verschiedenen Szenarien umgehen sollen, die auftreten können, wenn bestimmte Situationen während des Workflows auftreten. Sie können Arbeitsabläufe für einmalige Projekte und Projekte entwickeln, die einen fortlaufenden, wiederholbaren Prozess für Ihr Unternehmen darstellen.

In diesem Artikel besprechen wir das Erstellen, Entwickeln und Überwachen von Projektworkflows, einschließlich der Definition, was ein Projektworkflow ist, der Auflistung der Schritte zum Erstellen und Entwickeln von Projektworkflows, dem Erlernen der Definition von Workflows und dem Teilen von Tipps zum Überwachen von Projektworkflows.

Was sind Projektworkflows?

Projektworkflows sind Strukturen, die als Muster wiederholbarer Aktivitäten erstellt werden, um die Produktivität von Projekten und Workflows effektiv zu skalieren. Es ist eine Möglichkeit, die Aufgaben und Schritte zu skizzieren, die zum Abschluss von Projekten erforderlich sind. Sie definieren, welche Aktivitäten während des Projekts stattfinden und in welcher Reihenfolge jede Aktivität ausgeführt wird, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Typischerweise bestehen Projektabläufe aus vier Elementen:

• Akteure: Das Element der Akteure bezieht sich auf die Rollen, die jedes Teammitglied spielt, oder auf die ihm zugewiesenen Verantwortlichkeiten.

• Aktionen: Ein Aktionselement sind die Aufgaben oder Schritte, die im Rahmen Ihres Workflows abgeschlossen werden müssen.

• Ergebnisse. Ein Ergebniselement sind die Ergebnisse, die durch die Ausführung einer Aktivität in einem Workflow erzielt werden.

• Status: Das Statuselement ist der aktuelle Status des Projekts und die Anzahl der abgeschlossenen Aktivitäten im Vergleich dazu, wie viele Aktivitäten noch abgeschlossen werden müssen. Dies ist eine Möglichkeit, die Kontrolle über das Projekt zu behalten, während es von Aktivität zu Aktivität übergeht.

Projektabläufe können eine Richtung für mehrere Arbeitsszenarien und einen schrittweisen Ansatz vorgeben, wenn ein bestimmtes Szenario eintritt. Wenn ein Schritt in einem Arbeitsablauf beispielsweise die Aktualisierung der Website Ihres Unternehmens umfasst, kann es einen separaten Schritt für die Aktualisierung des Textes auf Ihrer Website und für die Aktualisierung der Medien auf Ihrer Website geben. Durch die Bereitstellung eines detaillierten Arbeitsablaufs erhalten die Mitarbeiter Transparenz über die bevorzugten Methoden des Unternehmens für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts, und die Überprüfung und Aktualisierung aktueller Arbeitsabläufe nach Bedarf kann zu zusätzlichen Produktivitätssteigerungen führen.

So erstellen und entwickeln Sie Projektworkflows in 10 Schritten

Berücksichtigen Sie beim Erstellen und Entwickeln von Projektworkflows die folgenden Schritte:

1. Bestimmen Sie Ihren Workflow-Typ

Abhängig vom Projekt gibt es zwei Arten von Workflows, die Sie bei der Erstellung Ihres eigenen Workflows berücksichtigen sollten. Die Art des Workflows kann von Ihrem Projekt, den Kundenanforderungen, den Fähigkeiten des Projektteams oder den Geschäftsfähigkeiten abhängen. Zu berücksichtigen sind zwei Arten von Arbeitsabläufen:

• Fall-Workflows: Fall-Workflows erfordern Recherche und Planung, um die Aktivitäten zu skizzieren, die zum Erreichen des gewünschten Ergebnisses Ihres Projekts erforderlich sind. Sie sind weniger verbreitet als der Geschäftsworkflow.

• Prozessabläufe. Prozessabläufe haben wiederkehrende Aufgaben, und jede Aufgabe ist eine beobachtbare Fortsetzung der vorherigen Aufgabe. Sie können wiederverwendet werden und die Teams sind sich der logischen Schritte bewusst, die im Arbeitsablauf zu befolgen sind.

2. Bestimmen Sie das gewünschte Ergebnis des Projekts

Bevor ein Workflow entwickelt wird, ist es wichtig, das gewünschte Ergebnis am Ende des Projekts zu definieren. Ziehen Sie den Reverse-Engineering-Ansatz in Betracht, bei dem Sie sich für das gewünschte Ergebnis entscheiden und dann den Prozess umgekehrt entwerfen. Das gewünschte Ergebnis Ihres Projekts kann eine Kombination aus den Wünschen des Kunden und den Ressourcen sein, die das Unternehmen zur Erzielung der Ergebnisse bereitstellen kann.

3. Listen Sie auf, welche Aktivitäten und Schritte Teil des Prozesses sind

Überlegen Sie, welche Aktivitäten und Aufgaben erforderlich sind, um das gewünschte Ergebnis Ihres Projekts zu erzielen, und erstellen Sie eine Liste dieser Aktivitäten und Aufgaben. Berücksichtigen Sie beim Erstellen einer Liste alle Aufgaben, die Ihnen in den Sinn kommen, sowohl kleinere als auch größere Aufgaben, und teilen Sie größere Aufgaben nach Möglichkeit in kleinere auf. Zu den Aufgaben können gehören:

• Kommunikation mit Kunden und anderen Interessenten

• Sammeln Sie die notwendigen Ressourcen

• Handlungsorientierte Prozesse

• Testergebnisse

4. Sammeln Sie die für den Workflow erforderlichen Ressourcen

Sobald Sie eine Liste mit Aktivitäten und Aufgaben haben, können Sie die Ressourcen zusammentragen, die zum Abschließen der Workflow-Aktivitäten erforderlich sind. Zu den Ressourcen können Ihr Projektteam, Quellmaterialien, anwendbare Tools und mit dem Projekt verknüpfte Dateien gehören. Erwägen Sie, eine separate Liste für alle fehlenden Ressourcen zu erstellen, die das Team für bestimmte Schritte im Arbeitsablauf benötigt.

5. Erstellen Sie ein Projekt-Workflow-Diagramm

Ein Projekt-Workflow-Diagramm ist eine Methode zur Visualisierung der Reihenfolge, in der Aktivitäten und Aufgaben in einem Workflow ausgeführt werden. Es kann wie ein Flussdiagramm aussehen, mit Formen, die Aufgaben, Unteraufgaben und Aktivitäten darstellen, und Linien, die gezeichnet werden, um Verbindungen zwischen Schritten darzustellen. Bei der Diagrammerstellung können Sie der ursprünglichen Liste zusätzliche Aufgaben hinzufügen, die für den erfolgreichen Abschluss jeder Aktivität notwendig erscheinen.

6. Holen Sie sich Unterstützung für den vorgeschlagenen Workflow

Beim Erstellen eines neuen Workflows ist es wichtig, die Zustimmung verschiedener Gruppen im Unternehmen einzuholen, darunter Administratoren, Stakeholder, Kunden und Projektteammitglieder. Die Beteiligung Ihres Projektteams ist sehr wichtig, da es diejenigen sind, die den Workflow in die Praxis umsetzen. Erwägen Sie, Arbeitsprozesse von den entsprechenden Personen abzeichnen zu lassen, wenn Ihr Unternehmen dies erfordert.

7. Weisen Sie den Projektteammitgliedern Rollen und Aufgaben zu

Sobald Sie Ihr Projektteam zusammengestellt haben, können Sie damit beginnen, Aufgaben und Aktivitäten verschiedenen Teammitgliedern oder Gruppen zuzuweisen. Bei einmaligen Projekten können Sie Aufgaben bestimmten Personen zuweisen. Für sich wiederholende Arbeitsabläufe können Sie Personengruppen basierend auf ihrem Beruf Aktionen oder Aufgaben zuweisen. Wenn es beispielsweise einen Prozess im Zusammenhang mit dem Einkauf gibt, können Sie diese Aufgabe der Finanzgruppe oder -abteilung zuweisen.

8. Überprüfen Sie Ihren Workflow

Nachdem Sie die erste Instanz Ihres Workflows erstellt haben, sollten Sie erwägen, sie zu testen. Sie können dies tun, indem Sie einen Probelauf jeder Aktivität durchführen, einschließlich der Bestätigung, wer jede Aufgabe erledigt und wie der Abschluss kommuniziert wird, damit der nächste Schritt beginnen kann. Durch Tests können Lücken in einem Prozess aufgedeckt werden, die neue Prozesse auslösen, und Sie können Aktivitäten oder Aufgaben vor der Implementierung überarbeiten. Erwägen Sie beim Testen, Ihren Workflow den Stakeholdern vorzustellen, um Feedback einzuholen.

9. Starten Sie den Workflow

Nachdem Sie Ihren Workflow getestet haben, können Sie den Prozess implementieren. Wenn Ihr Workflow neu ist, können Sie weiterhin Aktualisierungen in Echtzeit vornehmen und erfahren, welche Schritte erfolgreich ausgeführt werden und welche bearbeitet werden müssen. Erwägen Sie, weiterhin Feedback zu sammeln, nachdem Sie Ihren Workflow für Stakeholder und das Projektteam bereitgestellt haben, während diese arbeiten und Aufgaben erledigen.

10. Analysieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Analysieren und bewerten Sie Ihren Workflow weiterhin während und nach der Fertigstellung. Sie können jedes Jahr einen Zeitpunkt festlegen, um jede Aktivität im Prozess zu überprüfen und alle erforderlichen Aktualisierungen vorzunehmen. Dies kann Ihnen dabei helfen, Ihren Arbeitsablauf weiter zu optimieren und so die Produktivität zu steigern.

Tipps zur Überwachung von Projektabläufen

Hier sind einige Tipps, die Sie bei der Überwachung von Projektabläufen beachten sollten:

Installieren Sie ein Projektmanagement-Tool oder eine Software

Es stehen viele Projektmanagement-Tools und -Software zur Verfügung, die Anwendungen zur Verwaltung aller Teile des Projektmanagementprozesses, einschließlich der Überwachung von Arbeitsabläufen, bereitstellen. Abhängig von Ihren Geschäftsanforderungen ist möglicherweise eine Software besser für Ihr Unternehmen geeignet als eine andere. Auch die Kosten für Projektmanagement und Tools können variieren.

Erstellen Sie Workflow-Vorlagen für die Nachverfolgung

Sie können Workflow-Vorlagen erstellen, um den Fortschritt von Projekten zu verfolgen. Sie können beispielsweise Tabellenkalkulationen oder Gantt-Diagramme erstellen, die den Fortschritt eines Projekts verfolgen und abschätzen können, wann es abgeschlossen sein wird. Projektteams können ihre Fortschritte und Termine hinzufügen, wann Aufgaben abgeschlossen sind, oder ein Projektmanager kann diese Verantwortung übernehmen, je nachdem, welcher Workflow für Ihr Unternehmen am besten funktioniert.

Kommunizieren Sie regelmäßig mit Ihrem Projektteam

Regelmäßige Kommunikations- oder Fortschrittskontrollen helfen dabei, alle Teammitglieder über den Status des Projekts auf dem Laufenden zu halten. Die Häufigkeit der Kommunikation kann je nach Projekt variieren und hängt davon ab, was für die Teammitglieder am besten funktioniert. Es gibt viele Möglichkeiten zu kommunizieren, darunter:

• Geplante Besprechungen

• Email Adresse

• Projektmanagement-Tools oder -Software

• Kommunikations-Apps

• Berichte

Überprüfen und aktualisieren Sie Projektabläufe nach Bedarf

Bei der Überwachung von Projektabläufen ist es wichtig, die Prozesse im Workflow regelmäßig zu überprüfen. Dies kann Ihnen helfen, Lücken in Arbeitsabläufen zu finden, Prozesse für neue Szenarien hinzuzufügen, die während aktueller Arbeitsabläufe auftreten, und Prozesse zu ändern, um sie effizienter zu gestalten. Bewertungen können nach Rückmeldungen des Teams, Pausen im Arbeitsablauf oder wenn Kunden Feedback geben, erfolgen.

Halten Sie die Workflow-Beschreibungen einfach

Bei der Überwachung von Arbeitsabläufen möchten Sie sicherstellen, dass die Prozessschritte für die Mitglieder des Projektteams klar und verständlich sind. Dies kann logische Erläuterungen zu jedem Schritt des Prozesses und die Klärung der Verantwortlichkeiten und Erwartungen von Beginn des Prozesses an umfassen. Wenn Schritte zu ausführlich oder komplex sind, interpretieren Mitarbeiter sie möglicherweise anders und verlangsamen den Produktionsprozess.

Nehmen Sie bei Bedarf in Echtzeit Anpassungen an Ihrem Workflow vor.

Es kann vorkommen, dass es Schritte in einem neu entwickelten Arbeitsablauf gibt, die eine sofortige Anpassung erfordern, um die Produktivität aufrechtzuerhalten. Sobald dies geschieht, können Sie die erforderlichen Bearbeitungen und Änderungen an Ihrem Workflow vornehmen. Wenn beispielsweise eine Situation auftritt, die zuvor nicht berücksichtigt wurde, können Sie einen neuen Prozess hinzufügen, um einen bestimmten Schritt im Workflow abzuwickeln.