So erstellen Sie Zwischensummen in Excel (und warum sie wichtig sind) • BUOM

8. April 2022

Wenn Sie mit großen Datenmengen arbeiten müssen, kann Ihnen das Verständnis, wie man Formeln in Excel hinzufügt oder berechnet, dabei helfen, die Effizienz und Produktivität zu verbessern. Die Berechnung von Zwischensummen kann bei vielen Arten von Excel-Tabellen hilfreich sein, auch bei solchen, die Finanzinformationen oder Listen mit Elementen im Zeitverlauf enthalten. Erfahren Sie mehr über diese Funktion, die Ihnen hilft, effizienter mit Excel-Tabellen zu arbeiten. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie Zwischensummen in Excel erstellen, warum sie wichtig sind und wann Sie sie verwenden können.

Was sind Zwischensummen in Excel?

Zwischensummen in Excel sind Zahlenbereiche, die Sie normalerweise zu Gesamtsummen addieren, die Sie erneut addieren können, um eine Gesamtsumme zu erhalten. Mit der Zwischensummenfunktion können Sie eine Summe oder einen Durchschnitt addieren, um später einen Ausgangspunkt für weitere Durchschnittswerte zu bilden. Sie können in jeder Spalte mehr als drei Arten von Zusammenfassungsfunktionen anzeigen.

Benutzer erstellen Gesamtsummen aus detaillierten Daten und nicht aus Elementen innerhalb von Zwischensummen. Wenn Sie beispielsweise die Summenfunktion verwenden, um einen Durchschnitt zu berechnen, zeigen alle Gesamtsummenzeilen den Durchschnitt aller Detailzeilen in der Liste an und nicht den Durchschnitt der Werte in den Zwischensummenzeilen. Wenn Sie Ihre Arbeitsmappe so kalibrieren, dass Formeln automatisch berechnet werden, kann der Zwischensummenbefehl beide Werte neu berechnen, wenn Sie Details bearbeiten. Wenn Sie einen Befehl erstellen, wird eine Liste umrissen, sodass Sie Zeilen ein- und ausblenden können.

Warum ist es wichtig, Zwischensummen in Excel zu berechnen?

Die Berechnung von Zwischensummen ist aus vielen Gründen wichtig, darunter:

Trennt Summen

Mit der Zwischensummenfunktion können Sie voneinander unabhängige Zwischensummenkategorien erstellen. Wenn beispielsweise ein Spendenwettbewerb zwischen zwei Teams stattfindet, können Sie mithilfe der Zwischensummenfunktion die Spendenbeträge der einzelnen Teams aufteilen. Dies kann nicht nur dazu beitragen, beim Addieren der Gesamtsummen Zeit zu sparen, sondern auch dazu beitragen, eine genaue Aufzeichnung der Spenden zu führen, sodass beide Teams sie bei jeder Aktualisierung nachvollziehen können.

Hilft bei der Kategorisierung von Ergebnissen

Mit Zwischensummenfunktionen können Sie Gesamtsummen auf einem Blatt im Zeitverlauf kategorisieren. Dies kann bei vielen Excel-Dokumentprojekten nützlich sein, beispielsweise bei der Messung der finanziellen Leistung oder von Spenden. Bei Excel-Projekten, die mehrere Summen aus verschiedenen Kategorien erfordern, können Zwischensummen dabei helfen, die Ergebnisse im Dokument zu differenzieren. Sie können beispielsweise die Ergebnisse innerhalb eines Wettbewerbs trennen, um einige Ergebnisse mit anderen zu vergleichen. Weitere Beispiele, bei denen eine Kategorisierung nützlich sein kann, sind Abteilungs-KPIs oder die Verfolgung des Projektfortschritts.

Ermöglicht weitere Berechnungen

Zwischensummen können Ihnen helfen, Ihren Fortschritt zu verbessern, indem Sie die Informationen nutzen, die Sie haben, anstatt Informationen einzuplanen, die Sie noch nicht haben. Indem Sie Zwischensummen berechnen, anstatt alle Zahlen zu einer Gesamtsumme zusammenzufassen, können Sie sich auf neue Kategorien vorbereiten, die Sie später hinzufügen könnten. Dadurch können Sie Ihre Daten durch die Kategorisierung vereinfachen, auch wenn Sie noch nicht wissen, welche Kategorien Sie hinzufügen können. Dies kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, indem Sie Daten nur als Zwischensumme hinzufügen, anstatt die Gesamtsumme bei jeder Änderung zu überarbeiten.

Wann werden Zwischensummen in Excel berechnet?

Es gibt viele Gründe, warum Sie Zwischensummen in Excel berechnen möchten, darunter:

Verwendung von Einzelsummen

Wenn Sie Gesamtsummen für verschiedene Beträge, Kategorien, Daten oder andere Aufteilungsfaktoren aufteilen möchten, sollten Sie die Verwendung der Zwischensummenfunktion in Betracht ziehen. Ein Aspekt, den Sie beim Erstellen von Zwischensummen für verschiedene Kategorien berücksichtigen sollten, ist, dass jede Zwischensummenkategorie dieselbe Maßeinheit wie die anderen verwendet. Auf diese Weise können Sie eine effektive Gesamtsumme ohne widersprüchliche Messungen verwenden.

Einen Gesamtbetrag haben

Wenn Sie wissen, dass Sie im Laufe der Zeit eine Gesamtsumme mit unterschiedlichen Messkategorien erhalten, kann die Verwendung von Zwischensummen die Berechnung der Gesamtsumme erleichtern. Es kann zu Änderungen an den Zwischensummenberechnungen kommen, z. B. wenn bei der Dokumentation eine Kategorie verloren geht oder sich Zwischensummen im Laufe der Zeit ändern. Laufende Summen können Ihnen dabei helfen, sich anzupassen und die Genauigkeit sicherzustellen, wenn diese Änderungen in Ihrem System Gestalt annehmen.

Ergebnisse im Laufe der Zeit dokumentieren

Durch die Erstellung von Zwischensummen können Sie Ihre Ergebnisse sowohl kategorisieren als auch genau aufzeichnen. Je länger Ihre Ergebnisdokumentation ist, desto effektiver kann die Unterkategorisierung Ihrer Dokumentation mittels Zwischensummen erfolgen. Es kann vorkommen, dass Sie einen Abschnitt mit einem anderen vergleichen müssen, was mit Zwischensummen möglich ist.

So berechnen Sie Zwischensummen in Excel

Hier sind die Schritte, die Sie befolgen können, um Zwischensummen in Excel zu berechnen:

1. Benennen Sie die erste Zeile

Bevor Sie Zwischensummen in Excel erstellen können, stellen Sie sicher, dass jede Spalte im Datenbereich, den Sie berechnen möchten, in der ersten Zeile eine Beschriftung hat. Jede Spalte, in der Sie eine Zwischensumme erstellen möchten, enthält dieselben Informationen, z. B. die Gesamtzahl und die Ausrichtung in den Zellen. Um sicherzustellen, dass die Zwischensummen korrekt berechnet werden, stellen Sie sicher, dass Ihr Bereich keine leeren Zeilen oder Spalten enthält. Nachdem Sie Ihre erste Zeile benannt haben, wählen Sie eine Zelle in diesem Bereich aus.

2. Verwenden Sie die Registerkarte „Daten“, um die Daten zu sortieren.

Um den Inhalt der Daten einer Spalte zu sortieren, wählen Sie die Spalte aus und klicken Sie auf die Registerkarte „Daten“. Klicken Sie im Abschnitt „Sortieren und Filtern“ auf „Sortieren von Z nach A“ oder „Sortieren von A nach Z“. Das Sortieren der Daten vor der Zwischensumme kann dazu beitragen, ein logischeres Ablaufmuster für Ihre Tabelle zu erstellen. Wenn Sie Daten anhand anderer Parameter wie Datum oder Quartal dokumentieren, können Sie diesen Schritt überspringen.

3. Fassen Sie Ihre Daten im Abschnitt „Gliederung“ zusammen.

Sobald Sie Ihre Zwischensummendaten sortiert und organisiert haben, verwenden Sie den Abschnitt „Struktur“ der Registerkarte „Daten“ und wählen Sie die Spalte aus, für die Sie Zwischensummen erhalten möchten. Abhängig von den von Ihnen gewählten Bezeichnungen finden Sie diese in diesem Menü, um eine Zwischensumme Ihrer Daten zu erstellen. Wählen Sie im Feld „Funktion verwenden“ das Zusammenfassungsfeld aus, um mit der Berechnung der Zwischensummen zu beginnen.

4. Markieren Sie eine Zwischensumme in einer Zelle

Wählen Sie dann jede Spalte aus, die Sie zusammenfassen möchten. Dies können jeweils eine oder mehrere Spalten sein. Wenn Sie Ihre Daten organisieren und nach jeder Spalte einen Seitenumbruch einfügen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Seitenumbruch zwischen Gruppen. Um zu bestimmen, in welcher Zeile Ihre Zusammenfassung angezeigt wird, überprüfen Sie den Abschnitt „Zusammenfassung“ unter den Daten und wählen Sie die Zelle aus, in der Sie Ihre Daten anzeigen möchten.

5. Fügen Sie bei Bedarf weitere Zwischensummen hinzu.

Wenn Sie weitere Zwischensummen hinzufügen möchten, können Sie erneut einen Durchschnitt erstellen, indem Sie die vorherigen Schritte wiederholen. Jede Zwischensummenfunktion kann unterschiedliche Summen-, Layout- und Anzeigefunktionen haben. Wenn Sie das Löschen anderer vorhandener Zwischensummen vermeiden möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Laufende Gesamtsummen ersetzen“.