So erstellen Sie vorgefertigte Antworten in Gmail (mit Tipps) • BUOM

Vorgefertigte E-Mails können eine gute Möglichkeit sein, täglich mit Kunden oder Kollegen zu kommunizieren. Mit einer vorgefertigten E-Mail können Sie wichtige Informationen im Voraus verfassen und diese verwenden, wenn Sie jemand wegen häufig gestellter Fragen zu einem Produkt oder einer Richtlinie kontaktiert. Wenn Sie lernen, wie Sie Standard-E-Mails erstellen, können Sie Zeit sparen, Ihre Kommunikation planen und schneller auf Routineanfragen reagieren. In diesem Artikel besprechen wir, was eine vorgefertigte E-Mail ist, wie man eine erstellt und wie man sie effektiv nutzt.

Was sind vorgefertigte E-Mail-Antworten in Gmail?

Eine vorgefertigte E-Mail-Antwort ist eine vorgefertigte E-Mail zur Kommunikation, die Sie regelmäßig versenden können. Dies ermöglicht es jemandem, eine Standard-E-Mail zu erstellen, die er wiederverwenden kann, anstatt dieselbe E-Mail mehrmals schreiben oder Inhalte aus einer E-Mail in eine andere ausschneiden und einfügen zu müssen. Benutzer können Vorlagen für vorgefertigte E-Mails erstellen und über mehrere Versionen einer vorgefertigten E-Mail verfügen, die sie in verschiedenen Situationen verwenden können. Sie können E-Mails verwenden, um Kundenfragen zu beantworten, einem Kunden für die Anmeldung zu einem Programm zu danken oder Einarbeitungsinformationen an einen neuen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zu senden.

Vorteile vorgefertigter Antworten in Gmail

Vorgefertigte E-Mail-Antworten können Benutzern mehrere Vorteile bieten, darunter:

Effizienz erhöhen

Durch die Verwendung einer vorgefertigten E-Mail können Sie Zeit sparen und sich auf andere Prioritäten konzentrieren. Wenn Sie E-Mail-Vorlagen für verschiedene Routineaufgaben erstellen, kann die Antwort auf die empfangenen Nachrichten nur wenige Sekunden dauern, was zur Automatisierung des Prozesses beitragen kann. Ein vorgefertigtes E-Mail-System kann eine standardisierte, grundlegende Antwort erstellen und die Notwendigkeit verringern, jedes Mal, wenn ein Routineproblem auftritt, eine neue Antwort zu schreiben.

Qualität verbessern

Mit einer fertigen E-Mail können Sie die Sprache Ihrer Nachricht verfeinern. Da Sie vorhaben, häufig E-Mails zu verwenden, kann es hilfreich sein, sich etwas mehr Zeit zu nehmen, um sicherzustellen, dass die E-Mail perfekt ist. Sie können sich die Zeit nehmen, die Sprache zu lernen, die Informationen in der E-Mail auszuwerten und eine Expertenmeinung über die Sprache für Sie einzuholen. Sie können Ihre fertige E-Mail auch im Laufe der Zeit bearbeiten, um ihre Qualität weiter zu verbessern, indem Sie auf Kundenfeedback hören.

Verbessern Sie die Reaktionszeit

Automatisierte vorgefertigte E-Mails können die Antwortzeiten verbessern. Wenn Kunden beispielsweise immer wieder nach einem Produkt Ihres Unternehmens fragen, kann Ihnen die Bereitstellung einer E-Mail dabei helfen, schnellstmöglich darauf zu antworten, was auch Ihre Beziehung zu Ihren Kunden verbessern kann. Anstatt nach einer Antwort zu suchen und eine neue E-Mail zu schreiben, können Sie Ihre Vorlage öffnen, die erforderlichen Änderungen vornehmen und sie versenden.

Verbessern Sie die Konsistenz

Wenn Sie dieselben Informationen übermitteln und die Botschaft konsistent halten möchten, kann eine vorgefertigte E-Mail hilfreich sein. Wenn Sie beispielsweise in der Personalabteilung arbeiten und bei jeder Einstellung dieselben Informationen senden, können Sie eine vorgefertigte E-Mail verwenden. Wenn Ihr Unternehmen bestimmte Formulierungen in der internen Kommunikation verwenden möchte, kann es Ihnen dabei helfen, die Verfahren einzuhalten, wenn Sie diese in Ihre vorgefertigten E-Mails aufnehmen.

So schreiben Sie vorgefertigte Antworten in Gmail

Hier sind ein paar Schritte, die Sie befolgen müssen, wenn Sie eine vorgefertigte E-Mail in Gmail erstellen möchten:

1. Vorlagen aktivieren

Klicken Sie zunächst auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke des Gmail-Fensters, um das Menü „Schnelleinstellungen“ zu öffnen. Wählen Sie oben in diesem Menü „Alle Einstellungen anzeigen“, um eine Seite mit allen Einstellungsoptionen zu öffnen. Sie können dann im oberen Banner auf die Registerkarte „Erweitert“ klicken und im Abschnitt „Vorlagen“ auf „Aktivieren“ klicken. Klicken Sie dann unten in der Mitte des Bildschirms auf „Änderungen speichern“, um Ihre Einstellungen zu bestätigen.

2. Fügen Sie Inhalte für Ihre fertige E-Mail hinzu

Beginnen Sie Ihre E-Mail, indem Sie oben links im Fenster auf „Verfassen“ klicken. Erstellen Sie dann die E-Mail, die Sie in Ihrer vorgefertigten Antwort verwenden möchten. Erwägen Sie, vor dem Schreiben eine Liste oder einen Überblick über die Informationen zu erstellen, die Sie einbeziehen möchten, um sicherzustellen, dass Sie alles enthalten. Wenn Sie wörtliche Informationen aus einer Quelle innerhalb Ihres Unternehmens verwenden möchten, versuchen Sie, auf dieses Dokument zuzugreifen, damit Sie die Informationen ausschneiden und in die E-Mail einfügen können, um die Richtigkeit sicherzustellen.

3. Speichern Sie Ihre ausgefüllte E-Mail als Vorlage.

Wenn Sie mit dem Schreiben fertig sind, klicken Sie auf die drei Punkte in der unteren rechten Ecke des E-Mail-Fensters, um weitere Optionen zu öffnen. Fahren Sie dann mit der Maus über „Vorlagen“, um die Einstellungen zum Speichern Ihrer fertigen E-Mail zu öffnen. Bewegen Sie die Maus über „Entwurf als Vorlage speichern“ und klicken Sie auf „Als neue Vorlage speichern“. Denken Sie beim Speichern einer Vorlage daran, ihr einen Namen zu geben, der deutlich macht, wann Sie sie verwenden möchten. Wenn Kunden beispielsweise häufig fragen, wie lange eine Garantie für Ihre Produkte gilt, könnten Sie die Vorlage „Garantie“ nennen.

4. Verwenden Sie eine Vorlage

Um eine vorgefertigte E-Mail aus einer Vorlage zu senden, können Sie auf die Schaltfläche „Verfassen“ klicken, um eine neue E-Mail zu erstellen, oder auf den Antwortpfeil einer empfangenen E-Mail klicken, um darauf zu antworten. Klicken Sie dann auf das Symbol mit den drei Punkten in der unteren rechten Ecke und bewegen Sie den Mauszeiger über „Vorlagen“. Von dort aus können Sie eine der von Ihnen erstellten Vorlagen auswählen. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten, und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor. Sobald der Inhalt die E-Mail ausfüllt, wählen Sie einen Empfänger aus oder geben Sie seine E-Mail-Adresse ein und senden Sie die E-Mail.

Tipps zum Schreiben vorgefertigter Antworten in Gmail

Hier sind einige Tipps, die Ihnen beim Schreiben einer vorgefertigten E-Mail helfen, die Sie immer wieder verwenden können:

Verwenden Sie die richtige Grammatik und Rechtschreibprüfung

Sie verwenden ständig vorgefertigte E-Mails. Stellen Sie daher sicher, dass diese fehlerfrei sind. Erwägen Sie, mehr Zeit als sonst damit zu verbringen, die E-Mail zu schreiben und sicherzustellen, dass sie grammatikalisch korrekt ist und keine Fehler enthält. Sie können eine E-Mail an einen Kollegen senden, um die Nachricht Korrektur zu lesen und sicherzustellen, dass der Wortlaut korrekt und angemessen ist.

Sprechen Sie locker und freundlich

Eine freundliche Sprache kann dazu beitragen, dass sich die E-Mail dennoch wie eine persönliche und einzigartige schriftliche Antwort anfühlt, auch wenn dies nicht der Fall ist. Die Verwendung einer lockeren Sprache, die dennoch professionell und respektvoll ist, kann die Effektivität Ihrer vorgefertigten E-Mail-Antwort verbessern, da sie dem Benutzer das Gefühl geben kann, dass seine Frage die Aufmerksamkeit erhalten hat, die sie verdient. Erwägen Sie, ihnen dafür zu danken, dass sie sich die Zeit genommen haben, Sie zu kontaktieren, und sich für etwaige Unannehmlichkeiten zu entschuldigen, damit sie sich gehört und wertgeschätzt fühlen.

Ermöglichen Sie Personalisierung und Anpassung

Auch wenn der E-Mail-Text und viele Informationen identisch sein können, sollten Sie in Betracht ziehen, Raum für Personalisierung zu lassen. Eine vorgefertigte E-Mail kann eine individuelle Begrüßung enthalten. Wenn es sich um eine vorgefertigte Produkt-E-Mail handelt, können Sie Teile davon anpassen, je nachdem, welche Kunden oder Unternehmen sie erhalten. Eine kleine Anpassung kann die fertige E-Mail für den Empfänger einzigartig und besonders machen.

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