So erstellen Sie Unteraufgaben in MS Project (mit Tipps und Beispielen) • BUOM

Unteraufgaben sind eine effektive Möglichkeit, ein Projekt zu strukturieren, das Sie planen und steuern. Die Verwendung von Unteraufgaben und Sammelaufgaben kann Ihnen dabei helfen, Ihren Plan in MS Project auf logische und verständliche Weise für Sie und Ihre Teammitglieder zu organisieren. In diesem Artikel erklären wir, was Unteraufgaben sind, besprechen, wie man Unteraufgaben in MS Project erstellt, finden heraus, warum sie wichtig sind, geben Tipps zu ihrer Verwendung und stellen ein Beispiel zur Verfügung, das Ihnen helfen soll.

Was sind Unteraufgaben und Sammelaufgaben?

Jedes Projekt umfasst typischerweise spezifische Aufgaben, von denen einige oft groß oder komplex genug sind, um aus anderen, kleineren Aufgaben zusammengesetzt zu werden. Diese kleineren Aufgaben sind Unteraufgaben und Bestandteile einer größeren Gruppe, die als Sammelaufgaben bezeichnet wird. Wenn Sie in MS Project eine Aufgabe als Unteraufgabe erstellen, wird die darüber liegende Aufgabe automatisch in eine Sammelaufgabe umgewandelt.

Unteraufgaben und Sammelaufgaben definieren zusammen die Struktur Ihres Projekts. Sie zeigen die Beziehungen zwischen Aufgaben in Ihrem Projekt und erleichtern die Erledigung für Ihr Team.

Warum sind Unteraufgaben und Sammelaufgaben wichtig?

Die Verwendung von Unteraufgaben und Sammelaufgaben kann aus mehreren Gründen nützlich sein, darunter:

• Sie geben Ihrem Terminplan eine praktische Gliederungsstruktur.

• Zusammenfassende Aufgaben bieten einen schnellen Überblick über Projektdaten.

• Sie können Projektinformationen in unterschiedlichem Detaillierungsgrad anzeigen, drucken oder teilen. Mit dieser Funktion können Sie Details verbergen, die Sie nicht mit Fremden teilen möchten.

So erstellen Sie Unteraufgaben in MS Project

Sie können die folgenden Schritte ausführen, um Unteraufgaben zu erstellen:

1. Wechseln Sie zur Gantt-Diagrammansicht

Obwohl Benutzern in MS Project viele andere Ansichten zur Verfügung stehen, ist die Gantt-Diagrammansicht die Standardansicht und wird am häufigsten verwendet. In dieser Ansicht werden die Aufgaben in Ihrem Projekt so aufgelistet, dass ihre Beziehung zueinander und zum Gesamtplan angezeigt wird. Wenn Sie aus irgendeinem Grund über die Standardansicht hinausgegangen sind, können Sie zurückwechseln, indem Sie im Ansichtsmenü auf „Gantt-Diagramm“ klicken.

2. Wählen Sie eine Aufgabe aus

Wählen Sie in der Aufgabenliste die Aufgabe aus, die Sie in eine Unteraufgabe umwandeln möchten. Da die Aufgabe direkt über der ausgewählten Aufgabe zu einer Sammelaufgabe wird, stellen Sie sicher, dass sie die Kriterien dafür erfüllt. Ist dies nicht der Fall, können Sie eine neue Aufgabe einfügen, die die Unteraufgabe, die Sie erstellen möchten, besser beschreibt.

3. Einrückung

Nachdem Sie eine Aufgabe ausgewählt haben, rücken Sie sie ein. Sie können zur Bearbeitungsgruppe auf der Registerkarte „Aufgabe“ gehen und auf „Einrücken“ klicken oder Alt+Umschalt+Rechtspfeil drücken. Die ausgewählte Aufgabe wird sofort zu einer Unteraufgabe.

Unteraufgaben in MS Project ein- und ausblenden

Sie können Unteraufgaben je nach Bedarf ein- oder ausblenden. Um Unteraufgaben auszublenden, klicken Sie auf das Minuszeichen (-) vor der Sammelaufgabe. Um Unteraufgaben anzuzeigen, klicken Sie auf das Pluszeichen (+) vor der Sammelaufgabe.

Tipps zur Verwendung von Unteraufgaben und Sammelaufgaben

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen dabei helfen, Teilaufgaben und Sammelaufgaben effektiv in Ihren Projekten einzusetzen:

Skizzieren Sie den Projektplan

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Projektplan zu erstellen:

• Top-Down-Methode: Wenn Sie einen Top-Down-Ansatz verwenden, listen Sie zunächst die wichtigsten Schritte Ihres Projekts auf und zerlegen diese dann in kleinere Einzelaufgaben.

• Bottom-up-Methode: Bei einem Bottom-up-Ansatz identifizieren Sie zunächst alle möglichen Aufgaben in Ihrem Projekt und gruppieren sie dann in Phasen, entweder nach Reihenfolge oder nach Grad der Kopplung.

Wenn Sie einen Plan erstellen, können Sie erkennen, wie Aufgaben zusammenpassen. Anschließend können Sie bestimmen, welche Aufgaben Unteraufgaben und welche Sammelaufgaben sind.

Seien Sie beim Löschen von Aufgaben besonders vorsichtig

Seien Sie besonders vorsichtig, wenn Sie Daten löschen, nachdem Sie Unteraufgaben und Sammelaufgaben verwendet haben. Wenn Sie eine Sammelaufgabe löschen oder verschieben, werden alle zugehörigen Unteraufgaben gelöscht oder verschoben. Um unnötigen Datenverlust zu vermeiden, achten Sie darauf, die Unteraufgaben, die Sie behalten möchten, zu identifizieren und hervorzuheben, bevor Sie auf die Schaltfläche „Löschen“ klicken.

Überprüfen Sie die Dauer noch einmal, wenn Sie sie ändern

Sie können die Dauer der gesamten Sammelaufgabe ändern, ohne die Dauer jeder Unteraufgabe manuell zu ändern. Manchmal werden an der Dauer von Unteraufgaben vorgenommene Änderungen möglicherweise nicht in der Dauer der Sammelaufgabe widergespiegelt. Diese Situation kann auftreten, weil die Option „Manuell“ standardmäßig eingestellt ist. Mit dieser Einstellung haben Aufgaben standardmäßig keine vordefinierte Dauer. Mit der Option „Auto“ können neue Aufgaben standardmäßig die Dauer der Sammelaufgabe anzeigen.

Um die Zeitplaneinstellung von manuell auf automatisch zu ändern, können Sie in der Gruppe „Aufgaben“ der Registerkarte „Aufgaben“ die Option „Automatischer Zeitplan“ auswählen. Sie können auch auf den unteren Rand des Projektbildschirms über der Taskleiste klicken. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie eine beliebige Einstellung auswählen können.

Weisen Sie Sammelaufgaben keine Ressourcen zu

Das Zuweisen von Ressourcen zu Sammelaufgaben kann zu einer Überzuweisung führen. Eine Überzuweisung ist eine Situation, in der Sie einer Ressource zu viel Arbeit zuweisen, um sie innerhalb der verfügbaren Zeit der Ressource abzuschließen. Verteilen Sie die Ressourcen stattdessen auf Teilaufgaben. Auf diese Weise können Sie die Ressourcenzuteilung genau im Auge behalten.

Denken Sie daran, dass sich Sammelaufgaben nicht immer summieren

Einige Aufgabensummen, wie etwa Kosten und Aufwand, sind die Summe der Unteraufgabenwerte. Andere Werte wie Dauer und Grundlinie gelten nicht. Wenn Sie diese unterschiedlichen Bedeutungen verstehen, können Sie Zeit sparen, wenn Sie jedes Mal versuchen, die Werte zu addieren.

Vergessen Sie nicht, Aufgaben zu verknüpfen

Durch die Verwendung von Unteraufgaben und Sammelaufgaben entstehen keine Aufgabenabhängigkeiten. Es schafft nur Struktur. Wenn Sie eine Abhängigkeit anzeigen möchten, verknüpfen Sie die betroffenen Aufgaben, nachdem die Aufgaben vollständig organisiert sind.

Verwenden Sie die letzte Aufgabe des Projekts

Eine Projektzusammenfassungsaufgabe stellt Informationen über das gesamte Projekt in einer Zeile bereit. Es enthält Projektdetails wie Projektname, Dauer sowie Start- und Enddatum. Die Gesamtaufgabe eines Projekts ist oft identisch mit dem Projektnamen. Um es sichtbar zu machen, gehen Sie zur Registerkarte „Format“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Registerkarte „Projektzusammenfassung“.

Warum sind Ihre Aufgaben nicht eingerückt?

Folgende Gründe können dafür verantwortlich sein, dass Ihre Aufgaben nicht eingerückt sind:

Einzug für Aufgaben, nicht für Aufgaben

Möglicherweise versuchen Sie, Aufgaben anstelle von Aufgaben einzurücken. MS Project kann Aufgaben zusammen mit Unteraufgaben anzeigen. Der Unterschied zwischen beiden Kategorien besteht darin, dass Sie Aufgaben nicht einrücken können.

Unter der falschen Idee arbeiten

In einigen MS Project-Ansichten können Sie sich nicht von Aufgaben zurückziehen. Die Schaltfläche „Einrücken“ funktioniert nur in den Ansichten „Gantt-Diagramm“, „Tash-Blatt“ oder „Tash-Nutzung“. Stellen Sie sicher, dass Sie zu einer dieser Ansichten wechseln, bevor Sie erneut versuchen, die Aufgabe einzurücken.

Gruppierte Aufgaben

Wenn Sie Ihre Aufgaben gruppiert haben, können Sie Unteraufgaben erst dann einrücken, wenn Sie die Gruppierung der Aufgaben aufheben. Gehen Sie dazu auf der Registerkarte „Ansichten“ im Abschnitt „Daten“ in das Feld „Gruppieren nach“. Wenn Sie das Feld gefunden haben, klicken Sie auf Keine Gruppe.

Sortieren ohne Strukturstruktur

Durch das Sortieren von Aufgaben ohne ihre Struktur ist die Einrückung nicht verfügbar. Sie können die Struktur Ihrer Aufgaben beim Sortieren beibehalten, indem Sie auf der Registerkarte „Ansicht“ auf „Sortieren“ klicken. Klicken Sie auf „Sortieren nach“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Gliederungslayout beibehalten“.

Beispiel für die Verwendung von Unteraufgaben in MS Project

Nachfolgend finden Sie ein praktisches Szenario für die Verwendung von Teilaufgaben in MS Project:

Sie halten an Ihrem Arbeitsplatz eine Konferenz ab. Möglicherweise haben Sie eine Phase vor der Konferenz, in der Sie ein Thema auswählen, Referenten auswählen, einen Ort auswählen, Werbematerialien und Einladungen für die Konferenz entwickeln und Einladungen versenden. Dann haben Sie möglicherweise eine Konferenzphase, in der einige an der Bewirtung von Gästen arbeiten, andere an Erfrischungen und wieder andere an der Verteilung von Konferenzmaterialien. Schließlich gibt es möglicherweise eine Nachkonferenzphase, in der Sie E-Mails versenden, um den Gästen für ihre Teilnahme an der Konferenz zu danken. Sie können auch auf der Konferenz erstellte Forschungsarbeiten mit den Teilnehmern teilen.

Sie können sich dieses Szenario als eine Liste von Sammelaufgaben und Unteraufgaben wie folgt vorstellen:

• Phase 1: Vorkonferenz

  1. Wähle ein Thema

  2. Wählen Sie Spalten aus

  3. Wähle einen Ort

  4. Gestaltung von Werbematerialien und Einladungen

  5. Produktion von Werbematerialien und Einladungen

  6. Einladungen verschicken

  7. Entwicklung und Produktion von Materialien für die Konferenz

• Phase 2: Konferenz

  1. Gäste begrüßen

  2. Verteilen Sie Konferenzmaterialien

  3. Vorspeisen vorbereiten und servieren

  4. Moderieren Sie die Veranstaltung

• Phase 3: Nach der Konferenz

  1. Senden Sie Dankesbriefe

  2. Verfolgen Sie die Berichte von der Konferenz

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