So erstellen Sie in 5 Schritten eine Out-of-Office-Management-Agenda • BUOM

Zusätzlich zu den regelmäßigen Treffen mit Teams in einer traditionellen Büroumgebung können einige Führungsteams auch Treffen zu bestimmten Themen in Konferenzzentren oder anderen professionellen Umgebungen abhalten. Diese Retreats haben oft eine fokussierte Agenda und Teilnehmer, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Wenn Sie erfahren, wie Organisationen Management-Retreats planen und durchführen können, können Sie entscheiden, ob diese für Ihr Unternehmen effektiv sein könnten. In diesem Artikel besprechen wir, was eine Off-Site-Management-Agenda ist, wie man eine solche erstellt und welche verschiedenen Arten von Agenden Sie festlegen können.

Was ist die außerdienstliche Agenda des Managements?

Eine Management-Abwesenheitsagenda ist ein Zeitplan mit Ereignissen und Aufgaben, den Sie zur Planung einer Veranstaltung außerhalb Ihres Büros verwenden können. Viele Organisationen veranstalten während des Arbeitstages jährliche Treffen außerhalb des Unternehmens, um Manager zusammenzubringen, um ihre aktuellen Positionen zu besprechen und zukünftige Abläufe zu planen. Eine Person, in der Regel ein Direktor oder Geschäftsführer, leitet diese Besprechung, damit sie die Tagesordnung und die Ziele festlegen kann, die sie mit ihrem Managementteam erreichen möchten.

So erstellen Sie eine Agenda für das Management

Um eine effektive Tagesordnung für Ihre Offsite-Meetings zu erstellen, können Sie mehrere Schritte unternehmen:

1. Setzen Sie sich Ziele

Für ein effektives Offsite-Meeting kann die Festlegung klarer Ziele dabei helfen, zu definieren, was Sie erreichen möchten. Vielleicht möchten Sie neue Strategien für Ihr Unternehmen entwickeln, spezifische Entscheidungen von Teammitgliedern besprechen oder welche potenziellen Investitionen das Unternehmen bringen könnte. Sie können diesen Zielen Umsetzungsfristen zuordnen. Sie könnten beispielsweise in einem Meeting eine neue Produktstrategie entwickeln und diese im Laufe des Jahres umsetzen. Dies kann dem Team helfen, sich auf klare Ergebnisse und Maßnahmen zu konzentrieren, die es nach dem Meeting ergreifen kann.

2. Legen Sie die Teilnehmer fest

Sobald Sie konkrete Ziele festgelegt haben, überlegen Sie, welche Teammitglieder Sie möglicherweise in das Offsite-Meeting einbeziehen müssen. Manchmal sind dies die Manager jedes Teams für jede Geschäftsfunktion oder die Manager einer bestimmten Abteilung. Sie könnten beispielsweise alle Finanz-, Buchhaltungs- und Betriebsleiter einbeziehen, wenn Sie die Verbesserung von Prozessen im Zusammenhang mit Geschäftskontrollen zur Erfassung von Ausgaben und Einnahmen besprechen möchten. Eine Gruppe von Personen, die jeweils spezifisches Wissen und Ideen austauschen können, kann dabei helfen, ein Offsite-Meeting auf gemeinsame Ziele zu konzentrieren.

3. Sammeln Sie relevante Daten

Um sicherzustellen, dass die Teilnehmer bei einem Offsite-Meeting nützliche Beiträge leisten können, ist es wichtig, alle relevanten Daten zu sammeln und zu teilen. Durch die Einbeziehung von Daten und Informationen zu Zielen können Sie und Ihre Vorgesetzten die gleichen Informationen als Leitfaden für Ihre Diskussionen haben. Sie können sowohl interne Informationen als auch Informationen über die Branche oder Ihre Konkurrenten sammeln. Wenn Sie beispielsweise die Verkaufsstrategie für das nächste Jahr besprechen möchten, können Sie aktuelle Verkaufsdaten, Ihre aktuellen Strategien, die Daten und Strategien Ihrer Konkurrenten sowie ein Begleitbuch über effektive Verkaufstechniken zusammentragen.

Sie können jeden Teilnehmer auch bitten, Daten zu seinen spezifischen Bereichen zu sammeln. Dadurch kann sichergestellt werden, dass sie relevante Erfahrungen in das Meeting einbringen. Es kann hilfreich sein, zu kommunizieren, dass alle Teilnehmer vor dem Treffen Hintergrundinformationen durchgehen oder ihre Details im Voraus mitteilen, um alle auf die Diskussionen vorzubereiten.

4. Erstellen Sie einen Zeitplan

Durch die Erstellung einer geplanten Besprechungsagenda können Sie jedes Thema für Ihre Zwecke besprechen und Zeit für die Diskussion einplanen. Sie können zu Beginn des Tages eine Einführung vereinbaren, um Ziele zu besprechen, und kleine Treffen, um Daten zu analysieren, Lösungen zu besprechen und die nächsten Schritte festzulegen. Jeder Tagesordnungsbestandteil kann erforderliche Teilnehmer, relevante Informationen und Zeit umfassen. Dies kann den Teilnehmern helfen zu verstehen, wie jeder Tagesordnungspunkt zu größeren Zielen beiträgt. Planen Sie zwischen den Sitzungen oder am Ende des Tages Zeit ein, um Ihre Erfahrungen und Gedanken darüber auszutauschen, was als nächstes zu tun ist.

5. Teilen Sie den Teilnehmern die Tagesordnung mit

Wenn Sie den Teilnehmern vor dem Meeting eine Tagesordnung zur Verfügung stellen, können Sie ihnen Zeit geben, diese zu prüfen und vorzubereiten. Das Verständnis der Gespräche, an denen sie möglicherweise beteiligt sind, kann ihnen dabei helfen, alle benötigten Daten und Ressourcen bereitzustellen. Erwägen Sie, die Tagesordnung einige Wochen vor dem Retreat zu versenden, um den Teilnehmern genügend Zeit zu geben, sie durchzugehen und Fragen zu stellen. Beim Teilen können Sie auch weitere Details des Tages angeben, etwa Ort, Start- und Endzeit sowie Reisebedingungen.

Arten von Retreat-Agenda-Themen

Hier sind einige der häufigsten Tagesordnungsthemen, die Sie möglicherweise bei einem externen Meeting besprechen möchten:

• Betrachtung. Sie können in einer externen Besprechung Zeit damit verbringen, über die persönliche Arbeit oder die Teamarbeit im vergangenen Jahr nachzudenken oder über die Leistung bei einem bestimmten Projekt. Dies ermöglicht es den Teammitgliedern, ihre einzigartigen Erfahrungen, einschließlich Erfolge, Misserfolge und Verbesserungsmöglichkeiten, auszutauschen.

• Kultur: Sie können die Führung außerhalb des Büros übernehmen, um sicherzustellen, dass jedes Mitglied die gleiche Vision für die Unternehmenskultur teilt. Dazu kann gehören, Möglichkeiten zur Verbesserung der Kommunikation zu teilen, zu teilen, was jeder für erfolgreich hält, und persönliche und Teamziele zu teilen, um sich gegenseitig zu motivieren.

• Kommunikation. Management-Retreats können sich darauf konzentrieren, wie Manager mit ihren Teams und untereinander kommunizieren. Sie können Daten über die aktuellen Praktiken aller Beteiligten sammeln und gemeinsame Ziele teilen, auf die alle hinarbeiten können, wodurch die Kommunikation verbessert wird.

• Rollen: Sie können eine Offsite-Management-Agenda verwenden, um klare Rollen, Verantwortlichkeiten und Grenzen zwischen Teams festzulegen. Dies kann dazu beitragen, Vertrauen und Verantwortungsbewusstsein unter den Teammitgliedern aufzubauen und Unklarheiten über ihre Verantwortlichkeiten auszuräumen.

• Service-/Produktmodell: Sie können Ihr Offsite-Management auf die Services konzentrieren, die Sie Ihren Kunden anbieten, einschließlich Schulung, Support und Upselling. Dadurch kann ein konsistenter Kundenservice über alle Teams hinweg sichergestellt und das Kundenerlebnis verbessert werden.

• Investitionen: Sie können potenzielle oder aktuelle Investitionen für das Off-Site-Management besprechen. Mit dieser Zeit können Sie einen Aktionsplan erstellen, der sicherstellt, dass alle neuen Prozesse dokumentiert werden, allen Teams Informationsressourcen zur Verfügung stehen und ein Prozess zur Messung des Investitionserfolgs vorhanden ist.

• Marketing. Durch externe Treffen zur Besprechung von Marketinginitiativen kann sichergestellt werden, dass alle Teams die gleiche Vision für Marketing und Produktbranding haben. Sie können Design-, Vertriebs- und Marketingmanager einbeziehen, damit jedes Teammitglied seine Rolle kennt und weiß, wie es seine Produkte und sein Unternehmen repräsentiert.

• Geschäftsveränderungen: Sie können eine Management-Retreat abhalten, wenn Sie mögliche Geschäftsveränderungen, wie Wachstumsziele, organisatorische Veränderungen oder langfristige Strategien, besprechen möchten. Berücksichtigen Sie Ziele im Zusammenhang mit konsistentem Messaging und Risikomanagement.