So erstellen Sie einen Projektmanagement-Kommunikationsplan in 7 Schritten • BUOM

28. März 2022

Eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers ist die Aufrechterhaltung der Kommunikation zwischen allen Parteien. Ein Kommunikationsplan kann Teammitgliedern und Kunden dabei helfen, die besten Möglichkeiten zu finden, Informationen über die richtigen Kanäle auszutauschen. Es kann auch dazu beitragen, dass ein Projekt auf Kurs bleibt und die Produktivität verbessert wird. In diesem Artikel erklären wir, was ein Projektmanagement-Kommunikationsplan ist, wie man ihn erstellt und geben ein Beispiel.

Was ist ein Projektmanagement-Kommunikationsplan?

Ein Projektmanagement-Kommunikationsplan besteht aus einer Reihe von Richtlinien, um Stakeholdern die Informationen bereitzustellen, die sie benötigen. Es legt fest, wer welche Informationen erhalten soll und wie er diese erhalten soll. Der Vorteil eines Kommunikationsplans besteht darin, dass er allen Beteiligten eine effektivere Zusammenarbeit ermöglicht. Sie können Ihr Kommunikationsplandokument per E-Mail an Ihre Stakeholder senden, damit diese es immer zur Hand haben. Denken Sie auch darüber nach, es in Ihren Projektplandokumenten aufzubewahren, damit jeder leicht darauf zugreifen kann.

So erstellen Sie einen formellen Projektmanagement-Kommunikationsplan

Ein formeller Kommunikationsplan hilft allen Beteiligten, effektiver zu kommunizieren. Im Folgenden finden Sie sieben Schritte, die Sie befolgen können, um einen Plan zu erstellen, der für Ihr Projekt funktioniert:

1. Identifizieren Sie Ihre Stakeholder

Als Erstes müssen Sie die Stakeholder des Projekts identifizieren. Stakeholder sind alle, die am Projekt beteiligt sind und in die Kommunikation eingebunden werden sollen. Dazu können Teamleiter, Teammitglieder, Kunden und Support gehören. Erstellen Sie eine Liste aller Beteiligten, damit Sie wissen, mit wem Sie den Plan teilen können.

2. Definieren Sie Ihre Medien

Der zweite Schritt besteht darin, die Mittel festzulegen, die Sie zur Kommunikation nutzen. Es gibt Kanäle oder Methoden, die Sie nutzen, um Informationen auszutauschen und sich gegenseitig zu aktualisieren. Sie sollten alle Möglichkeiten auflisten, wie Stakeholder miteinander kommunizieren können. Einige Möglichkeiten umfassen:

• Email Adresse

• Textnachrichten

• Anrufe

• Messaging-Apps

• Treffen

• Videokonferenzen

Notieren Sie beim Definieren von Medien, welche spezifischen Programme oder Anwendungen Sie verwenden möchten. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise eine Online-Messaging-Anwendung verwendet, aktivieren Sie diese spezielle Anwendung. Sie sollten auch hinzufügen, welche Stakeholder welche Tools nutzen sollen. Während Teammitglieder beispielsweise möglicherweise online miteinander kommunizieren, müssen Sie möglicherweise formellere Besprechungen oder Telefongespräche mit Ihren Kunden führen. Textnachrichten können in manchen Fällen angemessen sein, in anderen werden sie jedoch möglicherweise als zu informell angesehen.

3. Sammeln Sie grundlegende Informationen

Bevor Sie mit der Erstellung eines Projektkommunikationsplans beginnen können, sollten Sie einige grundlegende Informationen sammeln. Denken Sie über den Zweck Ihres Projekts nach. Indem Sie die Ziele und Vision Ihres Projekts im Voraus klar definieren, können Sie einen besseren Kommunikationsplan erstellen. Entscheiden Sie, wer den Kommunikationsplan umsetzt und überwacht. Sie brauchen jemanden, der den Zweck dieses Kommunikationsplans versteht und sicherstellt, dass die Stakeholder ihn befolgen.

Das Sammeln einiger grundlegender Fakten über Ihr Projekt, Ihr Team und etwaige Kunden erleichtert die Entwicklung Ihres Plans. Die meisten dieser Informationen über Ihr Unternehmen kennen Sie wahrscheinlich bereits, aber wenn Sie sie aufschreiben, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass diese Fakten in Ihren Kommunikationsplan einfließen und Sie nichts verpassen.

4. Legen Sie Empfehlungen fest

Die Richtlinien bilden die Grundlage Ihres Kommunikationsplans, sodass Sie einige Zeit damit verbringen müssen, sie zu entwickeln. Hier sind einige Fragen, die Sie sich beim Erstellen dieser Leitfäden stellen können:

• Wie sollten sich Teammitglieder schnell gegenseitig Fragen stellen?

• Was ist die beste Kommunikationsform, um eine langfristige Strategie zu besprechen?

• Wer sollte mit Kunden kommunizieren, wie sollte dies erfolgen und wann sollte dies geschehen?

• Wie können wir den Erfolg unseres Kommunikationsplans überwachen oder verfolgen?

• Wie lassen sich Dokumente am besten teilen oder an Projekten zusammenarbeiten?

• Wie oft sollten bestimmte Teammitglieder kommunizieren?

Seien Sie beim Erstellen von Empfehlungen so konkret wie möglich. Je klarer Sie die Regeln formulieren, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Beteiligten sie problemlos befolgen können.

5. Erstellen Sie einen aktuellen Plan

Erstellen Sie ein Abschlussdokument mit allen Informationen zu Ihren Stakeholdern und Kommunikationsmethoden. Beschreiben Sie jeden Kommunikationsprozess und wie Sie damit umgehen. Wenn ein Teammitglied sich nicht sicher ist, wie es am besten mit jemandem kommuniziert, steht ihm auf diese Weise ein Dokument zur Verfügung, auf das es sich beziehen kann.

6. Kommunizieren Sie den Plan

Sobald Sie Ihren Plan erstellt haben, müssen Sie ihn Ihren Teammitgliedern mitteilen. Sie sollten sich etwas Zeit nehmen, jeden Teil durchzugehen und den Prozess zu erklären. Dies ist ein guter Zeitpunkt für Ihre Teammitglieder, Fragen zu stellen oder konstruktives Feedback zu dem von Ihnen erstellten Plan zu geben. Erwägen Sie bei größeren Teams, den Prozess mehreren Managern zu erklären und diese dann die Informationen an ihre Teams weitergeben zu lassen, um Zeit zu sparen.

7. Richten Sie den Verifizierungsprozess ein

Sobald Sie ein Projekt starten, stellen Sie möglicherweise fest, dass verschiedene Kommunikationsmethoden einfacher oder schneller sind. Ein System, das Ihren Kommunikationsprozess verfolgt, kann Ihnen dabei helfen, Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen. Dazu müssen Sie Kennzahlen zuweisen, die Ihnen zeigen, wie erfolgreich Ihr Plan ist. Prüfen Sie beispielsweise, ob Sie die wöchentliche Besprechungszeit oder die Anzahl der E-Mails, die Teamleiter erhalten, reduzieren können. Dabei handelt es sich um messbare Ziele, die Sie im Laufe der Zeit messen und verfolgen können.

Beispiel eines Projektmanagement-Kommunikationsplans

Hier ist ein einfaches Beispiel für einen möglichen Kommunikationsplan:

Kommunikationstyp

Mitglieder

Ziel

Zeitplan

Medium/Kanal

Erstes Treffen

Alle Interessenten

Um Kundenobjekte zu besprechen und Aufgaben zuzuweisen

Zu Beginn jedes neuen Projekts

Videokonferenz

Wöchentlicher Start

Team + Megan

Aktualisieren Sie den Status jedes Projekts und besprechen Sie die Ziele für die Woche

Jeden Montagmorgen

Telefonkonferenz

Die Kundenregistrierung ist zur Hälfte abgeschlossen

Kunden + Megan

Informieren Sie Kunden über den Status ihres Projekts

Mittendrin in jedem Projekt

Anruf

Client-Statusaktualisierungen

Kunde + Megan

Stellen Sie weitere kleinere Updates zum Projekt bereit

1/4 und 3/4 durch jedes Projekt

Email Adresse

Kurze Fragen

Teammitglieder

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Teammitglieder

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Teammitglieder können morgens, vor/nach dem Mittagessen und bevor sie zur Arbeit gehen ihre E-Mails abrufen.

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