So erstellen Sie einen Personalplan, der für Ihr Team funktioniert • BUOM

10. September 2021

Das Einrichten von Arbeitsplänen für Mitarbeiter kann eine Herausforderung sein. Glücklicherweise hat die Technologie den gesamten Prozess erheblich verbessert. Obwohl die Personalplanung einfacher denn je ist, erfordert sie dennoch sorgfältige Überlegungen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf Best Practices für die Mitarbeiterplanung und bieten einige Ideen, wie Sie die Mitarbeiterplanung so unkompliziert wie möglich gestalten können.

Beste Möglichkeiten, Mitarbeiter einzuplanen

Mit der Weiterentwicklung der Technologie sind die Zeiten, in denen man einen Zeitplan mit Stift und Papier erstellte, fast vorbei. Die Veröffentlichung Ihres Terminplans an einem zentralen Ort ist nach wie vor eine gute Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit auf dem Laufenden zu halten. Sie sollten jedoch vermeiden, ihn zum primären Weg zu machen, über den die Mitarbeiter wissen, wann sie arbeiten. Diese Methode erfordert, dass Mitarbeiter häufig einchecken oder anrufen, um die Zeitpläne zu überprüfen, was sowohl ihre Zeit als auch die anderer Mitarbeiter verschwendet.

Glücklicherweise gibt es viele kostenlose und kostenpflichtige Online-Ressourcen, mit denen Mitarbeiter ihren Zeitplan von ihrem Computer oder Mobilgerät aus überprüfen können. Erwägen Sie die Verwendung einer dieser Optionen:

Online-Tabellenkalkulationssoftware

Online-Tabellenkalkulationsprogramme sind oft kostenlos und leicht zugänglich. Es gibt entworfene Vorlagen, die Sie online finden und herunterladen können und die Ihnen bei der Erstellung eines Arbeitsplans helfen. Wenn Sie diese Methode verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die entsprechenden Kalender-Apps herunterladen. Sobald Sie einen Zeitplan erstellt haben, stellen Sie ihn auf schreibgeschützt, bevor Sie ihn an Ihre Mitarbeiter senden, und ermutigen Sie sie, Kommentare oder Notizen zu verwenden, um etwaige Probleme oder Änderungen mitzuteilen.

Arbeitsplanungs-Apps

Arbeitsplanungs-Apps sind die beste und effizienteste Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter zu planen. Sie sind intuitiv, flexibel und zugänglich. Viele Apps integrieren Planungs- und Mitarbeiterkommunikationstools, und einige ermöglichen es Mitarbeitern sogar, die Ein- und Ausstempelzeiten zu verfolgen. Darüber hinaus können Mitarbeiter mit den meisten Planungsanwendungen Urlaubsanträge bearbeiten oder Arbeitsschichten einleiten.

Tipps zum Erstellen eines Zeitplans

Planung ist eine komplexe Aufgabe mit vielen beweglichen Teilen. Hier sind einige Dinge, die Sie bei der Erstellung Ihres Arbeitsplans beachten sollten:

1. Identifizieren Sie etwaige Unregelmäßigkeiten im Zeitplan bei Ihnen oder Ihren Mitarbeitern.

Ein Verstoß gegen den Zeitplan seitens Ihrer Mitarbeiter kann wie folgt aussehen:

• Wird oft gebeten, früher zu gehen

• Vermeiden Sie Schichten, die routinemäßige oder anstrengende Aufgaben erfordern

• Kommen Sie zu spät zur Schicht

• Verlagerung der Schichten auf solche, die mehr Geld einbringen

• Ich rufe oft an

• Häufige Anfragen nach kurzfristigen Fahrplanänderungen

Planungssoftware hilft Ihnen hervorragend dabei, zu erkennen, ob einer Ihrer Mitarbeiter seine Zeitpläne missbraucht. Andernfalls sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern und überwachen Sie die Anwesenheit der Mitarbeiter. Ihr Mitarbeiterhandbuch sollte ein Verfahren zum Umgang mit solchen Problemen beschreiben. Wenn Sie vermuten, dass ein Mitarbeiter einen Vorteil ausnutzt, nehmen Sie ihn beiseite, um zu sehen, ob es sich um eine Krise oder einen Verstoß gegen den Zeitplan handelt.

Ein Verstoß gegen den Zeitplan seitens des Arbeitgebers kann wie folgt aussehen:

Telefonzeiten

Bei der Bereitschaftsplanung bitten Sie jemanden, für die Arbeit verfügbar zu sein, entscheiden sich aber im letzten Moment möglicherweise dafür, ihn nicht anzurufen. Einkommensbedarf. Der Mitarbeiter hat nicht genug Zeit, um andere Pläne zu schmieden, sei es privat oder für die Arbeit an einem anderen Ort. Es ist auch Geld, auf das sie sich verlassen konnten, das sie aber nicht mehr verdienen.

Wenn Sie diese Form der Planung nutzen möchten, stellen Sie Mitarbeiter ein, die verstehen und akzeptieren, dass ihnen keine garantierten Schichten angeboten werden. Manche Menschen suchen möglicherweise nach dieser Art von Arbeit, um ein zusätzliches Einkommen zu erzielen.

Geplante Schichten stornieren

Das Absagen geplanter Schichten ähnelt der Bereitschaftsplanung. Sie haben ihnen eine Schicht weggenommen und ihnen nicht genug Zeit gegeben, andere Pläne zu schmieden. Während Mitarbeiter von Zeit zu Zeit unerwartet einen freien Tag bekommen, sind die meisten Mitarbeiter auf dieses Einkommen angewiesen, und es wird schwerwiegende negative Auswirkungen auf ihr Bankkonto haben.

Bearbeitung und Planung in letzter Minute

Von Zeit zu Zeit kann eine kurzfristige Bearbeitung und Planung erforderlich sein, aber machen Sie es sich nicht zur Gewohnheit. Gehen Sie respektvoll mit der Zeit Ihrer Mitarbeiter um, indem Sie ihnen ausreichend Gelegenheit geben, ihr Leben an ihre Schichten anzupassen. Durch eine vorausschauende Planung haben Sie und Ihre Mitarbeiter außerdem mehr Zeit, etwaige Konflikte zu lösen. Es wird empfohlen, den Zeitplan mindestens zwei Wochen vor dem Ende des aktuellen Zeitplans fertigzustellen und zu veröffentlichen.

Schichtverlängerung

Es ist manchmal unvermeidlich, Schichten über die geplante Zeit hinaus zu verlängern, aber machen Sie es nicht zur Routine. Einige Mitarbeiter bleiben möglicherweise freiwillig länger, um zusätzliche Stunden zu gewinnen, aber diejenigen, die dies nicht können oder nicht tun, sollten niemals bestraft werden. Fragen Sie unbedingt, ob die Mitarbeiter bereit sind zu bleiben, und erwarten Sie dies niemals.

2. Kennen Sie Ihre Mitarbeiter

Das Kennenlernen Ihres Teams ist ein wesentlicher Bestandteil der Erstellung eines funktionalen Zeitplans, der für Sie und Ihre Mitarbeiter funktioniert. Haben sie Kinder, die sie von der Schule abholen können? Sind sie auf dem College? Eine durchdachte Planung verbessert die Arbeitsmoral und die Mitarbeiterbindung.

Sie sollten sich des Privatlebens und der Verfügbarkeit der Mitarbeiter bewusst sein, aber Sie sollten sich auch ihrer Stärken und Schwächen bewusst sein. Dieser Grad an Bewusstsein ermöglicht es Ihnen, einen Zeitplan zu erstellen, der das Erlebnis für Mitarbeiter und Kunden verbessert.

Beispielsweise kann ein langsamer, aber angenehmer Kellner in einer geschäftigen Mittagsschicht problematisch sein. Sie können dieses Problem jedoch leicht lösen, indem Sie ihn während der Mittagspause einplanen, wenn die Leute mehr Zeit zum Mitmachen haben.

Glücklicherweise ermöglichen es viele Planungs-Apps den Mitarbeitern, ihre Verfügbarkeit und Planungspräferenzen hinzuzufügen, was eine intelligente Planung einfacher denn je macht.

3. Kennen Sie Ihre Bedürfnisse

Behalten Sie frühere Trends oder Feiertage genau im Auge und erstellen Sie daraus einen intelligenten und umfassenden Zeitplan. Sind Sie zu verschiedenen Zeiten, Tagen oder Monaten beschäftigter? Stellen Sie in diesen Zeiten Personal ein und kürzen Sie Ihren Zeitplan ungünstigerweise, wenn das Geschäft nachlässt. Viele Planungs-Apps bieten praktische Informationen zu Geschäftstrends und Personalbedarf.

So erstellen Sie einen Arbeitsplan für Mitarbeiter

Sie können diesen Schritten folgen, um einen Zeitplan für Ihre Mitarbeiter zu erstellen:

1. Erstellen Sie ein System, mit dem Mitarbeiter Urlaub beantragen können.

Unabhängig davon, ob Sie eine Planungssoftware, einen gemeinsamen Kalender oder ein Blatt Papier verwenden, ist es wichtig, Erwartungen und Anforderungen für die Beantragung einer Freistellung festzulegen. Auch wenn die Bearbeitung von Urlaubsanträgen von Mitarbeitern zeitaufwändig ist, sollte sie immer Priorität haben. Denn wenn Sie Ihre Mitarbeiter zufrieden stellen, reduzieren Sie die Fluktuation und verbessern das Kundenerlebnis.

Sie können Regeln und Richtlinien festlegen, um diese Belastung zu minimieren:

• Unter bestimmten Umständen ist von Mitarbeitern eine Kündigungspflicht zu verlangen. Es hängt alles davon ab, wie weit im Voraus Sie planen, aber Arbeitgeber verlangen normalerweise mindestens zwei Wochen.

• Streichen Sie bestimmte Daten durch, wenn Sie wissen, dass Sie volle Personalverfügbarkeit benötigen.

• Begrenzen Sie die Anzahl der Mitarbeiter, die am selben Tag Urlaub beantragen können.

2. Implementieren Sie ein System, das es Mitarbeitern ermöglicht, die Schicht anzurufen oder zu wechseln.

Menschen werden krank und es kommt zu Notfällen. Deshalb ist es eine gute Idee, Erwartungen für diese Situationen zu formulieren. Die Anweisung an das Personal, Ersatz zu finden (außer in Notfällen), ist eine sinnvolle Möglichkeit, Ihnen die Arbeit zu erleichtern. Um Konflikte zu vermeiden, gehen Sie bitte davon aus, dass Sie die endgültige Zustimmung zu allen Ersetzungen und Austauschen haben.

Ein spezielles Kommunikationstool für Sie und Ihre Mitarbeiter kann diesen Prozess erheblich vereinfachen. Es gibt viele Gruppenchat-Tools, mit denen Sie mit Mitarbeitern kommunizieren können, einschließlich der Chat-Funktion, die Sie in den meisten Planungs-Apps finden. Anstatt herauszufinden, wer einzeln arbeitet oder verfügbar ist, können Mitarbeiter eine offene Mitteilung für eine Schicht verschicken, und diejenigen, die bereit sind, diese zu akzeptieren, können genauso schnell reagieren.

3. Finden Sie Mitarbeiter, die bereit sind, bei Bedarf Lücken zu schließen.

Nicht jedermanns Leben ist flexibel, daher gibt es einige Mitarbeiter, die keine Sonderschichten übernehmen wollen oder können, und das ist in Ordnung. Identifizieren Sie Ihre Mitarbeiter, die ein zusätzliches Einkommen suchen, für Schichtarbeit qualifiziert sind und über flexible persönliche Zeitpläne verfügen. Wenn Sie in Ihrem Team keine Personen haben, die diese Kriterien erfüllen, können Sie jederzeit eine Liste möglicher Kandidaten erstellen.

Die Verwendung von Backups ist nicht immer ideal, kann aber in Notfällen nützlich sein. Ganz gleich, ob es sich um einen ehemaligen Mitarbeiter handelt, der gerne wieder mit seinen Mitarbeitern zusammenarbeiten möchte, oder um einen potenziellen Mitarbeiter, der sich auf die Möglichkeit sehnt, sich zu beweisen, es gibt bestimmt Menschen, die ihn bei Bedarf gerne ersetzen würden.