So erstellen Sie einen hochrangigen Bericht (und was er einbeziehen soll) • BUOM

Bei der Verwaltung eines Projekts müssen viele Komponenten nachverfolgt werden, um sicherzustellen, dass das Projekt korrekt und pünktlich abgeschlossen wird. Die Verwendung von High-Level-Berichten kann eine nützliche Möglichkeit sein, den Projektstatus den Stakeholdern und dem Projektteam mitzuteilen. Wenn Sie daran interessiert sind, Ihrem Team die aktuellsten Informationen zur Verfolgung des Projektfortschritts zur Verfügung zu stellen, sollten Sie darüber nachdenken, mehr über High-Level-Reporting zu erfahren. In diesem Artikel besprechen wir High-Level-Berichte, wann man sie verwendet, was man in einen Bericht aufnehmen sollte und wie man selbst einen Bericht schreibt.

Was ist High-Level-Reporting?

Teams verwenden während Besprechungen hochrangige Berichte, um den Teilnehmern die wichtigsten Informationen zu einem Thema zu übermitteln. Die Informationen im Bericht sind „hochrangig“, da sie grundlegende Daten und eine Zusammenfassung des aktuellen Projekts über einen bestimmten Zeitraum hinweg liefern, beispielsweise einen wöchentlichen oder monatlichen Bericht. Dies kann dem Team helfen zu verstehen, was gut läuft, welche Bereiche von Verbesserungen profitieren könnten und ob das Projekt voraussichtlich termingerecht abgeschlossen wird.

Wann sollte High-Level-Reporting verwendet werden?

Sie können High-Level-Reporting verwenden, um in jeder Phase des Projekts Aktualisierungen bereitzustellen. Wie oft Sie sich entscheiden, Berichte zu erstellen, hängt von den Bedürfnissen der Stakeholder und des beteiligten Teams ab. Berichte stellen sicher, dass jeder das gleiche Verständnis über den aktuellen Status des Projekts und alle potenziellen Probleme hat, von denen jeder profitieren würde.

Was in einen hochrangigen Bericht aufgenommen werden sollte

Hier sind einige der häufig verwendeten Elemente in einem übergeordneten Bericht:

Grundinformation

Der erste Abschnitt eines übergeordneten Berichts enthält grundlegende Informationen über das Projekt oder den Schwerpunkt des Berichts. Es enthält:

• Projektname

• Projektmanager

• Relevante Termine für die bereitgestellten Informationen

Die grundlegenden Informationen bleiben jede Woche gleich, mit Ausnahme der Termine, die sich im Laufe des Projekts ändern. Termine sind wichtig, weil sie dabei helfen, einen Projektplan festzulegen. Jeder, der an dem Projekt arbeitet, oder seine Stakeholder können zurückgehen und jeden der hochrangigen Berichte anhand der in jedem Bericht aufgeführten Daten überprüfen.

Projekt-Status

Es ist wichtig, den Status des Projekts anzuzeigen, damit alle Beteiligten jede Woche wissen, wie sich der Gesamterfolg des Projekts entwickelt. Viele Berichte verwenden ein Farbdiagramm, um den Status eines Projekts in verschiedenen Bereichen wie Umfang, Budget, Zeitplan und Risiko anzuzeigen. Sie können die im Projektstatusdiagramm verwendeten Farben an Ihre Bedürfnisse anpassen. Ein allgemeines Farbdiagramm könnte jedoch Folgendes umfassen:

• Grün: Grüne Flächen symbolisieren gut laufende Arbeiten.

• Gelb: Gelb weist auf einen Bereich hin, der besondere Aufmerksamkeit und Hilfe erfordert.

• Rot: Rot weist auf etwas hin, das sofortige Aufmerksamkeit erfordert.

Allgemeiner Überblick über den Fortschritt

Die allgemeine Zusammenfassung ist prägnant und enthält relevante Informationen zu den im Abschnitt „Grundlegende Informationen“ aufgeführten Daten. Dies ist ideal für diejenigen, die vor dem Meeting nicht den gesamten Bericht gelesen haben. Die Zusammenfassung umfasst in der Regel nur wenige Sätze und enthält alle drängenden Themen und Highlights des Berichtszeitraums.

Überblick über die einzelnen Bereiche

Die wichtigsten Abschnitte Ihres Berichts können je nach Art des besprochenen Projekts variieren. Einige Abschnitte, die Sie möglicherweise in Ihr Projekt einbeziehen möchten, sind beispielsweise Projektumfang, Risiken, Budget und Zeitplan. Für jeden Abschnitt können Sie zwei oder drei Informationen in einer Liste mit Aufzählungszeichen auflisten, die den relevantesten Inhalt für diesen Bereich erläutern. Verwenden Sie gegebenenfalls numerische Daten, die dabei helfen können, den Gesamtfortschritt in jedem Schwerpunktbereich einzuschätzen.

verwandte Links

Der Zweck eines hochrangigen Berichts besteht darin, den Stakeholdern die wichtigsten Informationen bereitzustellen. Für diejenigen, die bestimmte Elemente besser verstehen möchten, kann es jedoch nützlich sein, Links zu detaillierteren Informationen bereitzustellen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise über Projektziele, den Umsatz im letzten Quartal oder Meilensteine ​​sprechen, die das Team im aktuellen Projekt erreicht hat.

Vorhersehbare Probleme

Bei verschiedenen Projekten können Probleme auftreten. Wenn Sie also potenzielle Risiken vor ihrem Eintreten erklären, können Sie diese vermeiden. Durch die Auflistung aller vorhersehbaren Probleme wird sichergestellt, dass alle Besprechungsteilnehmer ein einheitliches Verständnis potenzieller Risiken haben. Zu den möglichen Problemen gehören:

• Verzögerungen, die sich auf die Frist auswirken

• Erhöhung des zugewiesenen Budgets

• Unerwartete Projektrisiken

So erstellen Sie einen High-Level-Bericht

Hier sind die Schritte, die Sie befolgen können, um einen effektiven, hochrangigen Bericht zu schreiben:

1. Erstellen Sie eine Vorlage

Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, denken Sie über den Zweck des Berichts nach. Entscheiden Sie beim wöchentlichen Lesen des Berichts, welche Informationen für Ihr Team am relevantesten sind. Sie können eine vorgefertigte Vorlage verwenden oder Ihre eigene Vorlage erstellen, indem Sie Kategorien hinzufügen, die sich auf den Gesamtschwerpunkt des Projekts beziehen.

Unabhängig davon, ob Sie eine vorgefertigte Vorlage verwenden oder eine eigene Vorlage erstellen, empfiehlt es sich, für alle übergeordneten Berichte, die Sie innerhalb desselben Projekts verwenden möchten, dasselbe Gliederungsformat zu verwenden. Konsistenz ermöglicht es den Teammitgliedern, sich schnell an das anzupassen, was sie bei jedem Meeting erwarten können. Außerdem ist es einfacher, wichtige Informationen zu finden, wenn sie jedes Mal im gleichen Format präsentiert werden.

2. Sammeln Sie Informationen

Nachdem Sie Ihre Vorlage erstellt haben, sammeln Sie alle relevanten Informationen, die Sie für Ihren ersten Bericht benötigen. Es ist wichtig, nur Informationen anzugeben, die für die im Abschnitt „Grundlegende Informationen“ aufgeführten Daten relevant sind. Sie können Daten aus verschiedenen Quellen beziehen, um Bereiche wie Ihr Budget, den Projektzeitplan und andere für Ihr Projekt wichtige Themen besser zu verstehen. Sie können auch mit Ihren Teammitgliedern sprechen, um deren Meinung zu ihren Fachgebieten einzuholen, da diese möglicherweise über zusätzliches Wissen verfügen, das dem Bericht hinzugefügt werden kann.

3. Schreiben Sie Ihren ersten Entwurf

Sobald Sie über die notwendigen Informationen zum Verfassen Ihres Berichts verfügen, können Sie mit dem ersten Entwurf beginnen. Mit einem ersten Entwurf haben Sie die Möglichkeit, alle Ihre Gedanken und Daten, die Sie beim Sammeln von Informationen gefunden haben, aufzuschreiben. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, später wiederzukommen, um Ihre Arbeit zu überprüfen und zu bearbeiten. Mithilfe Ihrer Vorlage können Sie jeden Abschnitt mit dem von Ihnen gesammelten Material füllen.

Zu den drei häufigsten Informationen in einem übergeordneten Bericht gehören allgemeine Informationen über das Projekt, seinen Status und eine allgemeine Zusammenfassung. Was Sie danach hinzufügen möchten, hängt von den Anforderungen des Projekts und seiner Stakeholder ab. Sie können spezifischere Details zu jeder Phase des Projekts, spezifische Referenzen oder alle bevorstehenden Probleme angeben, auf die das Team stoßen könnte, damit es Wege zu deren Vermeidung planen kann.

4. Bearbeiten und schreiben Sie Ihren endgültigen Entwurf

Wenn Sie Ihren ersten Entwurf geschrieben haben, nehmen Sie sich die Zeit, ihn zu überprüfen und zu bearbeiten, bevor Sie ihn einreichen. Das Versenden eines fehlerfreien, umfassenden Berichts, der für die Menschen leicht verständlich ist, kann Ihre Arbeitsmoral, Professionalität und Ihre Fähigkeit, sich auf Details zu konzentrieren, unterstreichen. Hier sind einige Aspekte, auf die Sie sich konzentrieren können:

• Formatierung: Stellen Sie sicher, dass die Schriftart gut lesbar ist, z. B. Times New Roman oder Arial, und stellen Sie die Größe auf 12 ein.

• Sprache: Versuchen Sie, es jedem, der den Bericht liest, leicht zu machen, den Inhalt zu verstehen, indem Sie eine prägnante Sprache verwenden. Lautes Vorlesen kann Ihnen dabei helfen, etwas zu finden, das schiefläuft, und es dann zur Verdeutlichung umformulieren zu können.

• Grammatik: Achten Sie beim Bearbeiten auf Fehler in der Groß- und Kleinschreibung, Zeichensetzung und Rechtschreibung.