So erstellen Sie eine Team-Workload-Management-Vorlage in Excel • BUOM

Es gibt viele Strategien, um sicherzustellen, dass Ihr Projektmanagementteam jeden Tag effektiv arbeitet. Die Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Arbeitsbelastung durch die Zuweisung eines überschaubaren Betrags an jeden Mitarbeiter kann sich auf die Qualität ihrer gesamten Arbeitsleistung auswirken. Wenn Sie daran interessiert sind, eine visuelle Hilfe zu verwenden, um Ihrem Team neue Projektaufgaben zuzuweisen, sollten Sie darüber nachdenken, mehr darüber zu erfahren, wie Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams mit Excel verwalten.

In diesem Artikel besprechen wir, was Workload-Management ist, erklären, wie man eine Workload-Management-Vorlage in Excel erstellt, geben ein Beispiel und beschreiben mehrere Vorteile der Umsetzung dieser Strategie mit Ihrem Team.

Was ist Workload-Management?

Beim Workload-Management handelt es sich um den Prozess der gleichmäßigen Verteilung der Arbeit auf mehrere anstehende Projekte unter jedem Teammitglied. Durch die Umsetzung dieser Strategie können Mitarbeiter effizienter arbeiten und mehr Aufgaben erledigen. Es kann auch Ihren Stresspegel reduzieren, da Sie Aufgaben so aufteilen können, dass niemand überlastet ist.

So erstellen Sie eine Team-Workload-Management-Vorlage in Excel

Hier sind die Schritte, die zum Erstellen einer effektiven Workload-Management-Vorlage in Excel erforderlich sind:

1. Bestimmen Sie die aktuelle Arbeitsbelastung und die Fähigkeiten Ihres Teams

Bevor Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams in Excel verwalten, ist es wichtig, sich einen klaren Überblick über den Arbeitsumfang zu verschaffen, den jedes Mitglied Ihres Teams derzeit leistet. Wenn Sie diese Informationen kennen, erhalten Sie eine bessere Vorstellung davon, wie viel Zeit Sie für anstehende Projekte aufwenden können, und können diese bei der Erstellung Ihres Arbeitsbelastungsblatts in Excel berücksichtigen.

Zu den Elementen, die Sie berücksichtigen sollten, gehören:

• Anzahl der Projekte, die jede Person derzeit abschließt

• Umfang jedes Projekts

• Zeitaufwand für die Fertigstellung jedes Projekts

• Der Grad ihrer Beteiligung an jedem Projekt

2. Erstellen Sie eine Spalte „Nachfolger“.

Sobald Sie ermittelt haben, an welchen Projekten Ihr Team gerade arbeitet, können Sie eine Excel-Tabelle erstellen, um Ihre Arbeitsbelastung zu verwalten. Erstellen Sie nach dem Öffnen einer neuen Excel-Tabelle eine Spalte mit dem Namen „Designee“. Verwenden Sie diese Spalte, um den Namen jedes Mitarbeiters in Ihrem Team einzugeben. Möglicherweise möchten Sie unter dem Namen jedes Mitarbeiters genügend Zeilen lassen, damit Sie alle anstehenden Projekte in den nachfolgenden Spalten auflisten können. Wenn Sie ein großes Team haben, können Sie den Namen jedes Teammitglieds farblich kennzeichnen, um die Sortierung nach Abschluss des Arbeitsblatts zu erleichtern.

3. Erstellen Sie eine Spalte „Projektname“.

Die zweite Spalte, Projektname, listet die Namen aller anstehenden Projekte auf, an denen Ihre Teammitglieder in den kommenden Wochen arbeiten werden. Einige Mitarbeiter haben mehr Projekttitel als andere, je nachdem, wie viel Zeit sie zu ihrer aktuellen Arbeitsbelastung hinzufügen können. Wenn ein Mitarbeiter an mehreren Aufgaben eines langfristigen Projekts arbeitet, sollten Sie erwägen, den Projekttitel in separate Aufgabennamen aufzuteilen, damit Sie und das Teammitglied beide wissen, welche Arbeitsbelastung jede Aufgabe darstellt.

4. Erstellen Sie eine Spalte „Projektdauer“.

Fügen Sie als Nächstes eine Spalte mit dem Namen „Projektdauer“ hinzu, in der Sie angeben können, wie lange die Teammitglieder voraussichtlich ihren Teil zu jedem Projekt leisten werden. Beispielsweise könnten sie für die Erledigung ihrer Aufgaben bei einem größeren Projekt drei Wochen benötigen, für etwas viel Kleineres jedoch nur zwei Tage. Sie können von jedem Teammitglied Informationen über die Zeit erhalten, die es prognostiziert, und entsprechende Anpassungen vornehmen.

5. Erstellen Sie eine Spalte „Projektstatus“.

In der Spalte „Projektstatus“ geben die Teammitglieder den Grad ihrer Fertigstellung für jedes Projekt an. In diesem Abschnitt können Sie feststellen, wer Projekte abgeschlossen hat, wer noch daran arbeitet und wer noch nicht damit begonnen hat. Mit diesen Informationen lässt sich leichter feststellen, welche Mitarbeiter im Rahmen ihres Arbeitspensums für weitere Projektaufgaben bereit sind.

6. Erstellen Sie eine Spalte „Optimale Arbeitszeiten“.

Die letzte Spalte „Optimale Arbeitszeiten“ ist optional, aber nützlich, wenn Sie Gruppenbesprechungen planen oder Zeit für Einzelgespräche im Büro finden. Es kann Ihnen auch bei der Verwaltung von Arbeitsbelastungen helfen, da Sie sehen können, wann Teammitglieder andere Aufgaben zu ihrem aktuellen Arbeitsplan hinzufügen können. Wenn Sie mit einer großen Anzahl von Remote-Mitarbeitern zusammenarbeiten, können Sie in diesem Abschnitt ganz einfach den besten Zeitpunkt für die Kontaktaufnahme ermitteln.

7. Erstellen Sie eine Projekt-Dringlichkeitsspalte

„Projektdringlichkeit“ ist eine weitere optionale Spalte, die Sie einfügen können, um die Wichtigkeit jedes Projekts anzuzeigen. Dies kann Ihnen helfen, die Reihenfolge zu organisieren, in der Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen, indem Sie die Dringlichkeit jedes Projekts auf der Liste priorisieren. Sie können ein farbcodiertes System erstellen, das jedes Teammitglied einfach über die Wichtigkeit jedes Projekts informiert, zum Beispiel:

• Grün: Grün zeigt an, dass das Projekt nicht dringend ist und der Mitarbeiter sich auf diese Aufgabe konzentrieren kann, nachdem er dringendere Projekte abgeschlossen hat.

• Gelb: Gelb zeigt an, dass es eine unvollendete Aufgabe gibt, deren Frist näher rückt.

• Rot: Rot zeigt an, dass das Projekt aufgrund des zu erledigenden Arbeitsaufwands für den Mitarbeiter höchste Priorität hat. Ein Projekt kann auch eine rote Anzeige haben, weil es abgelaufen ist.

• Schwarz: Nachdem ein Mitarbeiter ein Projekt abgeschlossen hat, wird die Dringlichkeitsanzeige schwarz, sodass jeder weiß, dass die Aufgabe abgeschlossen ist.

Beispiel für ein Workload-Management-Blatt

Hier ist ein Beispiel für ein Workload-Management-Blatt:

Auftragnehmer Projekttitel Projektumfang Projektstatus Optimale Arbeitszeiten Dringlichkeit des Projekts Judy Smith Softwarewartung Eine Woche Neu zugewiesen 8:00 – 12:00 Uhr Grün Judy Smith Softwareentwicklung 1 Monat überfällig 14:00 bis 17:00 Uhr Rot Francis Jones Plaza Bauzeit 1 Monat. Fertiggestellt von 9:00 bis 15:00 Uhr tagsüber. Schwarzer John Palmer, neues Buchhaltungssystem. 3 Wochen. Geöffnet von 7:30 bis 12:00 Uhr. Gelber John Palmer-Designplan. 5 Tage. Neu ernannt von 13:00 bis 14:30 Uhr Grün

Vorteile des Workload-Managements

Hier sind einige Vorteile der Verwendung eines Workload-Management-Systems in Ihrem Team:

Reduzieren Sie arbeitsbedingten Stress

Wenn Ihr Team Ihre Erwartungen kennt und sich über seine aktuellen und bevorstehenden Aufgaben im Klaren ist, ist es weniger wahrscheinlich, dass es sich wegen seiner Arbeitsbelastung gestresst fühlt. Sie können jeden Tag zur Arbeit kommen, ihre Aufgaben überprüfen und effizient arbeiten, da sie wissen, dass sie tagsüber nicht mit unerwarteten Aufgaben konfrontiert werden. Mitarbeitern mit weniger Stress am Arbeitsplatz fällt es möglicherweise auch leichter, die Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten und Freude an der Arbeit zu haben.

Erzielen Sie qualitativ hochwertigere Ergebnisse

Wenn Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams effektiv verwalten, kann es sich ausschließlich auf die Arbeit konzentrieren, die Sie in der Excel-Tabelle aufgelistet haben. Eine visuelle Darstellung ihrer Arbeitsbelastung zeigt sowohl Ihnen als auch Ihrem Team ihre Verantwortlichkeiten. Mit einem überschaubaren Arbeitsaufwand können sie qualitativ hochwertige Ergebnisse erzielen. Darüber hinaus wird der Wechsel von einer Aufgabe zur nächsten effizienter, wenn Sie jedes Projekt und seine Bedeutung in einer Excel-Tabelle auflisten.

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