So erstellen Sie eine Richtlinie für Urlaubsanträge • BUOM

22. März 2021

Als Manager sind Sie möglicherweise dafür verantwortlich, Anträge auf Freistellung von Ihren beruflichen Pflichten zu genehmigen. Durch die Erstellung einer klaren Richtlinie für Urlaubsanträge können Mitarbeiter Verwirrung darüber vermeiden, an welchen Tagen sie sich frei nehmen können, und vorhersagen, ob sie an den gewünschten Tagen Urlaub bekommen. Sie sollten eine Richtlinie für Urlaubsanträge entwickeln, die den Prozess der Organisation zur Genehmigung der Urlaubstage von Mitarbeitern klar umreißt.

In diesem Artikel schauen wir uns an, was eine Urlaubsantragsrichtlinie ist, warum sie wichtig ist und wie man eine solche erstellt.

Welche Richtlinien gelten für die Beantragung von Freistellung?

Eine Richtlinie zum Antrag auf Freistellung ist ein Abschnitt im Mitarbeiterhandbuch einer Organisation, der Richtlinien für Mitarbeiter enthält, die bezahlten oder unbezahlten Urlaub von der Arbeit beantragen. Eine wirksame Richtlinie für Urlaubsanträge sollte die Regeln des Unternehmens für die Beantragung von Urlaub klar darlegen. Zu den Informationen, die typischerweise in einer allgemeinen Urlaubsantragsrichtlinie enthalten sind, gehören:

• Wie viele Tage unbezahlten oder bezahlten Urlaub können Mitarbeiter beantragen?

• Wie weit im Voraus können Mitarbeiter Urlaub beantragen?

• Alle bestimmten Daten oder Anlässe, bei denen Mitarbeiter keine Freistellung beantragen können

• Organisatorischer Prozess zur Entscheidung, welche Mitarbeiter bei Mehrfachanträgen freigestellt werden.

Warum ist die Richtlinie zum Antrag auf Freistellung wichtig?

Richtlinien für Urlaubsanträge sind wichtig, weil sie den Urlaubsgenehmigungsprozess rationalisieren und sowohl Manager als auch Mitarbeiter darüber informieren, was bei der Beantragung von Urlaubstagen akzeptabel ist, um Verwirrung oder Missverständnisse zu vermeiden. Bevor Sie sich dazu entschließen, einem Mitarbeiter an bestimmten Tagen Urlaub zu gewähren, können Sie sich einfach die Urlaubsantragsrichtlinie ansehen, um sicherzustellen, dass Sie die spezifischen Richtlinien des Unternehmens einhalten. Dies trägt zur Aufrechterhaltung der Produktivität am Arbeitsplatz bei und beugt Personalengpässen an bestimmten Arbeitstagen vor.

So erstellen Sie eine Richtlinie für Urlaubsanträge

Sie müssen Richtlinien entwickeln, die sich auf die Bedürfnisse, Ziele und Präferenzen der Organisation konzentrieren. Befolgen Sie diese Schritte, um eine wirksame Richtlinie für Urlaubsanträge zu erstellen:

1. Bestimmen Sie, welche Tage für das Unternehmen am geschäftigsten sind

Einer der Hauptgründe, warum Unternehmen eine Freistellungsregelung entwickeln können, besteht darin, sicherzustellen, dass sie an Spitzentagen, an denen das Geschäft gut besucht ist, nicht unterbesetzt sind. Beispielsweise benötigen Einzelhandelsunternehmen möglicherweise zusätzliche Mitarbeiter, um die Weihnachtszeit zu bewältigen, wenn mehr Kunden Geschenke für ihre Lieben kaufen. Geschäftsstellen können am Ende des Quartals verlangen, dass mehr Mitarbeiter Überstunden leisten, um sicherzustellen, dass bestimmte Quoten eingehalten werden.

Arbeiten Sie daran, bestimmte Tage festzulegen, an denen das Unternehmen mehr Mitarbeiter zum Arbeiten benötigt. Bestimmen Sie, wie viele Mitarbeiter Sie an diesen Tagen benötigen. Anschließend können Sie entscheiden, ob Sie die Anzahl der Mitarbeiter, die in diesem Zeitraum Urlaub nehmen können, begrenzen oder ob Sie Urlaubsanträge für diesen Zeitraum vollständig sperren. Machen Sie in Ihrer Police deutlich, welche genauen Daten und Gründe Sie dafür haben, dass Sie die Urlaubszeit und die Urlaubsanträge auf diese Tage beschränken. Dies hilft den Mitarbeitern zu verstehen, warum ihnen dieser Urlaub in diesem Zeitraum möglicherweise nicht genehmigt wird.

2. Entscheiden Sie, wie lange im Voraus Mitarbeiter ihre Freistellung beantragen sollen.

Sie sollten sich darüber im Klaren sein, wie weit im Voraus Sie Ihren Mitarbeitern Urlaub gönnen. Dadurch wird sichergestellt, dass Abteilungsleiter genügend Zeit haben, die Abwesenheit eines Teammitglieds einzuplanen. Die Zahl, die Sie in der Police angeben, hängt möglicherweise von den Bedürfnissen des Unternehmens ab, davon, wie verantwortungsbewusst der Mitarbeiter ist und wie viele freie Tage er benötigt.

Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise mehrere Tage Urlaub beantragt und an diesen Tagen keine wichtigen Aufgaben zu erledigen hat, kann es sein, dass die Richtlinie ihn verpflichtet, diesen Urlaub nur wenige Tage bis eine Woche im Voraus zu beantragen. Wenn sie um ein oder zwei Wochen Urlaub bitten und an diesen Tagen Deadlines für Projekte haben, kann es sein, dass die Richtlinie sie dazu verpflichtet, diese Tage mehrere Monate im Voraus zu beantragen.

3. Geben Sie an, wie viele Tage und wie oft Mitarbeiter Urlaub nehmen können

In der Richtlinie sollte auch angegeben sein, wie viele freie Tage Sie Ihren Mitarbeitern gewähren. Diese Zahl kann abhängig von Faktoren wie der Abteilung des Mitarbeiters oder der Dauer seiner Zugehörigkeit zum Unternehmen variieren. Beispielsweise kann es bei einigen Teammitgliedern, die bereits mehrere Jahre im Unternehmen tätig sind, im Laufe der Zeit zu mehr Urlaubstagen kommen. Bestimmen Sie die genaue Anzahl der Entlassungen bestimmter Mitarbeiter.

Sie sollten auch die Häufigkeit festlegen, mit der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen dürfen. Einige Unternehmen gestatten ihren Mitarbeitern jeweils nur, sich ein paar Tage frei zu nehmen, während andere möglicherweise mehrere Wochen am Stück erlauben. Ermitteln Sie die Bedürfnisse einzelner Abteilungen oder des Unternehmens als Ganzes, um diesen Abschnitt der Richtlinie zu erstellen.

4. Geben Sie Anweisungen, wie und wo Mitarbeiter Anfragen einreichen können.

Um Managern dabei zu helfen, alle Urlaubsanträge effektiv an einem Ort zu überprüfen und zu genehmigen, schreiben Sie klare Anweisungen und Schritte, die die Mitarbeiter beim Einreichen ihrer Anträge befolgen müssen. Wenn Sie alle Ihre Urlaubsanträge an einem Ort haben, können Sie später darauf zurückgreifen und den Überblick darüber behalten, wie viele Urlaubstage noch übrig sind. Zu den Orten, an denen Sie Mitarbeiter bitten können, Anfragen einzureichen, gehören:

• Zeitplanungs-App: Laden Sie eine Zeitplanungs-App für Mitarbeiter herunter und weisen Sie sie an, wie sie darauf zugreifen und ihre Arbeitsstunden im System protokollieren können. Es kann sogar hilfreich sein, Schulungen zur Nutzung des Programms anzubieten, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter ihre Urlaubstage korrekt beantragen.

• E-Mail: Weisen Sie die Mitarbeiter an, Urlaubsanträge per E-Mail zu senden. Die Richtlinie kann Informationen festlegen, die Mitarbeiter in den E-Mail-Text aufnehmen müssen.

• Digitales oder gedrucktes Formular: Erstellen Sie ein Urlaubsantragsformular und verteilen Sie es digital oder physisch an die Teammitglieder. Mitarbeiter können ihren Namen, ihre Position, ihre Abteilung, Datum und Uhrzeit ihrer Freistellung sowie den Grund für die Freistellung eingeben. Sie können auf dem Formular Platz lassen, damit Manager die Anfrage genehmigen oder ablehnen und an sie zurücksenden können.

5. Erläutern Sie Ihren Prozess für sich überschneidende Urlaubsanträge.

Es kann vorkommen, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub beantragen. Um heutzutage Personalengpässe zu vermeiden, müssen Sie über einen klaren Prozess verfügen, um zu entscheiden, wer Urlaub nehmen soll. Erstellen Sie ein System und legen Sie es in der Richtlinie dar, um den Mitarbeitern zu gewährleisten, dass der Freistellungsprozess fair ist. Wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub beantragen, können Sie folgende Systeme nutzen:

• Häufigkeit früherer Urlaubsanträge: Gewährung von Urlaub an Mitarbeiter, die in der Vergangenheit weniger Arbeitsstunden beantragt und in Anspruch genommen haben.

• Erste Personen, die Freistellung beantragen: Die ersten Mitarbeiter, die bestimmte freie Tage zuerst beantragen, erhalten diese möglicherweise vor den Personen, die danach Anträge stellen.

• Bedeutung der Gründe für die Freistellung: Mitarbeiter können Ihnen erklären, warum sie um Freistellung bitten, damit Sie diese prüfen können. Sie können anhand der Wichtigkeit oder Dringlichkeit des Grundes festlegen, wen Sie für den Urlaub priorisieren möchten.

6. Mitarbeiteranfragen organisieren

Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter ihre Urlaubstage effektiv nachverfolgen und ihre Anträge nicht verlieren, sollten Sie einen organisierten Prozess zur Speicherung dieser Anträge einrichten und ihn in einer Richtlinie teilen. Zu den Orten, an denen Sie Mitarbeiteranfragen und Urlaubstage speichern und verfolgen können, gehören:

• Tabellenkalkulation: Beschriften Sie die Spalten mit Mitarbeiternamen, Urlaubsantragsdaten und Genehmigungsstatus.

• Zeitmanagement-App: Nutzen Sie eine Zeitmanagement-Software, die Urlaubsanträge und deren Termine automatisch organisieren und direkt zur Genehmigung an Sie senden kann.

• Ordner: Speichern Sie Mitarbeiteranfragen, Termine und andere Abwesenheitsinformationen in beschrifteten Ordnern auf Ihrem Computer, damit Sie sie bei Bedarf schnell überprüfen und darauf zurückgreifen können.

Musterantrag für Urlaub

Verwenden Sie diese Vorlage, um ein Urlaubsantragsformular zu erstellen, das Ihre Mitarbeiter einfach ausfüllen können:

Antrag auf Arbeitnehmerurlaub

Absendedatum der Anfrage:
Mitarbeitername:
Position des Mitarbeiters:
Abteilung:

Gewünschte(r) Urlaubstermin(e):
Gesamtzahl der beantragten freien Tage:
Grund für den Urlaubsantrag (optional):

Angestelltenunterschrift:
Datum:

Status der Abwesenheitsgenehmigung (nur Manager): Genehmigt/Abgelehnt
Unterschrift des Managers:
Datum: