So erstellen Sie eine RACI-Matrix (mit Beispiel) und erfolgreiche Projektplanung • BUOM
22. Februar 2021
Wenn Sie ein Projekt planen, kann die RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted and Informed) dazu beitragen, den Kommunikationsprozess zu vereinfachen und die Entscheidungsfindung zu rationalisieren. Es kann auch Unklarheiten darüber beseitigen, wer in Ihrem Team für welche Aufgaben verantwortlich ist. Obwohl die Erstellung einer RACI-Matrix einige Zeit in Anspruch nehmen kann, ist sie ein wertvoller Schritt im Projektplanungsprozess. In diesem Artikel besprechen wir, was eine RACI-Matrix ist, welche Vor- und Nachteile diese Art von Diagramm hat und wie Sie selbst eine solche erstellen können. Wir stellen auch ein Beispiel zur Verfügung, damit Sie leicht erkennen können, wie dies im wirklichen Leben funktionieren würde.
Was ist die RACI-Matrix?
Eine RACI-Matrix ist ein Verantwortungsdiagramm, das zur Identifizierung und Dokumentation von Aufgaben, Meilensteinen oder wichtigen Entscheidungen im Zusammenhang mit der Fertigstellung eines Projekts verwendet wird. Das Akronym RACI steht für „Responsible“, „Accountable“, „Consulted“ und „Informed“ – vier Rollen, die Stakeholder in jedem Projekt spielen können. Es definiert, welche Stellen verantwortlich sind, welcher Mitarbeiter verantwortlich ist, wer konsultiert werden muss und wer während des gesamten Projekts auf dem Laufenden gehalten werden muss.
Verantwortlich: Verantwortliche sind die Stakeholder, die die Arbeit erledigen und das Ziel erreichen. Während des gesamten Projekts können sich mehrere Personen die Verantwortung teilen.
Verantwortlich: Die verantwortliche Person ist der Eigentümer des Projekts, die Person, die abzeichnen muss, wenn Ziele erreicht oder Entscheidungen getroffen werden. Für den Erfolg eines Projekts kann nur eine Person verantwortlich sein.
Konsultation: Personen, die konsultiert werden sollten, sind die wichtigsten Stakeholder, die das Projekt absegnen oder Beiträge leisten müssen, bevor die Arbeit abgeschlossen werden kann.
Informiert: Diejenigen, die informiert werden müssen, sind Stakeholder, die nicht formell konsultiert werden müssen oder keinen Beitrag leisten, die aber über den Projektprozess auf dem Laufenden gehalten werden müssen.
Vorteile der RACI-Matrix
Die Erstellung einer RACI-Matrix vor Beginn eines Projekts bietet eine Reihe von Vorteilen. Diese beinhalten:
Optimierung der Kommunikation. Mithilfe der RACI-Matrix können Sie die Kommunikation optimieren und die richtigen Personen zur richtigen Zeit erreichen. Dies kann den Entscheidungsprozess beschleunigen und vereinfachen.
Vereinfacht die Dateneingabe für Stakeholder. Durch die Unterscheidung zwischen wichtigen Stakeholdern, die zur Bereitstellung von Informationen aufgefordert werden müssen, und solchen, die nur informiert werden müssen, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit von Verzögerungen aufgrund von Rückmeldungen. Sie können sicherstellen, dass diejenigen, die informiert werden müssen, nur über den Fortschritt informiert werden.
Erleichtern Sie das Delegieren: Indem Sie vorab eine RACI-Matrix erstellen, definieren Sie die Rollen aller Beteiligten klar. Außerdem gibt es eine klar definierte Person, die für das Projekt verantwortlich ist und an die sich andere Personen mit Rat, Fragen oder Feedback wenden können.
Die Erwartungen sind klar: Verwirrung wird vermieden, da alle Projektbeteiligten wissen, wer für die Erledigung der einzelnen Aufgaben verantwortlich ist. Es hilft auch wichtigen Stakeholdern, ihre Rollen zu verstehen.
Nachteile der RACI-Matrix
Die Verwendung einer RACI-Matrix hat mehrere Nachteile:
Es erklärt nicht die Maßnahmen, die Teammitglieder ergreifen müssen.
Dies kann einige Projekte oder Prozesse erschweren.
Nicht für alle Arten von Projekten geeignet.
So erstellen Sie eine RACI-Matrix
Hier sind die grundlegenden Schritte, die Sie zum Erstellen einer RACI-Matrix verwenden können:
Definieren Sie Projektrollen.
Definieren Sie Ziele und Ergebnisse.
Weisen Sie jeder Aufgabe eine RACI zu.
Teilen Sie die Matrix mit Ihrem Team.
Teilen Sie die Matrix mit den Stakeholdern.
1. Definieren Sie Projektrollen
Identifizieren Sie zunächst die spezifischen Personen, die an dem Projekt beteiligt sein werden, sei es ein Teammitglied, das Aufgaben ausführt, oder ein Stakeholder, der über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten werden muss. Traditionell haben Sie Rollen – Berufsbezeichnungen – oben in der Matrix definiert, aber Sie können eine Person auch namentlich auflisten, wenn es mehrere Personen gibt, die ähnliche Rollen ausüben, oder wenn Sie denken, dass es einfacher ist. In manchen Fällen bevorzugen Sie möglicherweise die Verwendung von Rollen, wenn eine Person mehrere Rollen ausführt.
2. Definieren Sie Ziele und Ergebnisse
Erstellen Sie eine Liste aller Aufgaben und Leistungen, die erledigt werden müssen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. All dies tragen Sie in die Spalte ganz links im Diagramm ein. Sie können zwar so viele Aufgaben in einem Diagramm haben, wie Sie möchten, versuchen Sie jedoch, nicht zu sehr ins Detail zu gehen, um die Lesbarkeit Ihres Diagramms so einfach wie möglich zu gestalten.
3. Weisen Sie jeder Aufgabe RACI zu
Überprüfen Sie jede Aufgabe in Ihrer Tabelle und weisen Sie die Person oder Rolle zu, die dafür verantwortlich sein soll. Jede Aufgabe sollte nur eine Rolle/Verantwortung haben, es muss jedoch nicht dieselbe Person sein, die für jede Aufgabe verantwortlich ist. Denken Sie auch darüber nach, wer während des gesamten Prozesses und nach Abschluss aller Aufgaben oder Leistungen konsultiert oder informiert werden muss.
4. Teilen Sie die Matrix mit Ihrem Team
Besprechen und teilen Sie Ihre Matrix mit Ihren Teammitgliedern. Besprechen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten aller Personen und holen Sie Feedback ein, um mögliche Konflikte oder Unklarheiten zwischen Aufgaben oder zugewiesenen Rollen zu lösen.
5. Teilen Sie die Matrix mit den Stakeholdern
Sobald Ihr Team die Matrix genehmigt und etwaige Änderungen vorschlägt, teilen Sie die Matrix mit allen wichtigen Stakeholdern. Gewinnen Sie die Zustimmung der Stakeholder und legen Sie fest, mit wem Sie während des gesamten Projekts kommunizieren oder sich beraten lassen. Dies wird dazu beitragen, zukünftige Erwartungen zu bewältigen und Verwirrung zu vermeiden.
Beispiel einer RACI-Matrix
Hier ist ein Beispiel dafür, wie eine RACI-Matrix aussehen könnte. Wenn Sie verschiedene Aufgaben hinzufügen, möchten Sie diese möglicherweise nach der Projektphase, zu der sie gehören, trennen. Fügen Sie dann RACI zur Matrix hinzu. Jede Aufgabe muss mindestens einen Eigentümer und einen Verantwortlichen haben.
Projektziele Rolle 1 Rolle 2 Rolle 3 Rolle 4 Rolle 5 Rolle 6 Rolle 7 Rolle 8 Phase Aufgabe/Ergebnis 1 Aufgabe/Ergebnis 1 Aufgabe/Ergebnis 2 Aufgabe/Ergebnis 2 Aufgabe/Ergebnis 3 Aufgabe/Ergebnis 3