So erstellen Sie eine Datenbank in Excel (und warum es wichtig ist) • BUOM
8. April 2022
Wenn Sie eine große Datenmenge organisieren möchten, können Sie die Erstellung einer Datenbank in Excel in Erwägung ziehen. Sie können eine Datenbank erstellen, indem Sie Ihre Daten in Zellen eingeben und in eine Tabelle umwandeln. Wenn Sie wissen, wie eine Datenbank erstellt wird, können Sie wichtige Informationen einfacher speichern und abrufen. In diesem Artikel besprechen wir, wie Sie eine Datenbank in Excel erstellen und schlagen einige zusätzliche Schritte vor, die Ihnen dabei helfen, Ihre Datenbank effizient zu organisieren.
Warum ist es wichtig, eine Datenbank in Excel zu erstellen?
Datenbanken sind wichtig, weil sie Unternehmen dabei helfen, Daten anzuzeigen und zu organisieren. Datenbanken können Informationen über Mitarbeiter, Marketingaktivitäten, Produktbestände, Verkaufstransaktionen oder Kundenkonten enthalten. Wenn Sie diese Daten an einem Ort aufbewahren, können Sie wichtige Informationen leichter finden und darauf zugreifen.
So erstellen Sie eine Datenbank in Excel
Hier ist eine Liste der Schritte zum Erstellen einer Datenbank in Excel:
1. Erstellen Sie einen Header für Ihre Datenbank
Der erste Schritt, den Sie unternehmen können, besteht darin, einen Header für Ihre Datenbank zu erstellen. Sie können diesen Titel irgendwo in Zeile 1 platzieren. Sie können der Datenbank beispielsweise einen Namen wie „Mitarbeiterdatenbank 2021“ geben. Der Titel kann sich über mehrere Zellen in Zeile 1 erstrecken und Sie können die Größe, Schriftart und den Stil des Texts ändern. Nachdem Sie die Kopfzeile in der ersten Zeile erstellt haben, können Sie eine Zeile überspringen und die Datenbank in Zeile 3 erstellen. Stellen Sie sicher, dass dies die einzige Stelle in Ihrer Tabelle ist. Wenn Sie sicherstellen, dass alle anderen Zellen Daten enthalten, können Sie Fehler vermeiden und die Lesbarkeit Ihrer Datenbank verbessern.
2. Legen Sie Ihre Datenbankspalten fest
Sobald Sie Ihre Kopfzeile erstellt haben, können Sie den Titel Ihrer ersten Spalte in Zelle A3 einfügen. Wenn Sie eine Datenbank mit Informationen zu Ihren Mitarbeitern erstellen, können Sie die erste Spalte für Mitarbeiter-IDs erstellen. Bestimmen Sie, welche weiteren Felder Sie haben möchten, und füllen Sie die Spalten B3, C3 usw. nach Bedarf aus.
3. Geben Sie alle Ihre Eingaben ein
Beachten Sie beim Erstellen einer Datenbank, dass alle Zeilen Datensätze sind. Jede Zeile ist ein separater Eintrag und enthält Informationen zu nur einer bestimmten Person oder einem bestimmten Gegenstand. Sobald Sie die Spaltenüberschriften Ihrer Datenbank erstellt haben, können Sie sofort mit dem Einfügen Ihres ersten Datensatzes beginnen, ohne Platz zu lassen. Einige Ihrer Daten, wie z. B. Namen und Abteilungen, erfordern möglicherweise eine manuelle Eingabe. Sie können andere Arten von Daten, wie z. B. ID-Nummern, effizienter einfügen.
Angenommen, der Arbeitsplatz eines Excel-Benutzers verwendet Mitarbeiteridentifikationsnummern, die mit der alphanumerischen Zeichenfolge EG899 beginnen. Mitarbeiter können ID-Nummern haben, die der Reihe nach wiederholt werden, z. B. EG899-201, EG899-202 und EG899-203. Wenn Sie Daten haben, die sich auf diese Weise wiederholen, können Sie die ersten beiden ID-Nummern in benachbarte Zeilen eingeben. Anschließend können Sie beide Zellen mit dem Cursor auswählen, auf das grüne Quadrat in der unteren rechten Ecke klicken und den Cursor über die verbleibenden Zellen in der Spalte ziehen. Excel kann das Muster erkennen und die Zellen automatisch mit den richtigen Zahlen füllen.
4. Erstellen Sie eine Tabelle
Klicken Sie auf die erste Kopfzeile Ihrer Tabelle. Klicken Sie und ziehen Sie den Cursor über alle Ihre Daten. Achten Sie dabei darauf, die Kopfzeilen einzubeziehen. Sie können mit dem Ziehen aufhören, wenn Sie die untere rechte Ecke Ihrer Daten erreichen. Gehen Sie zur Registerkarte „Einfügen“ und klicken Sie auf die Schaltfläche mit der Bezeichnung „Tabelle“. Alternativ können Sie auch gleichzeitig die Tasten „Strg“ und „T“ auf Ihrer Tastatur drücken. Bei jeder dieser Aufgaben wird ein Popup-Fenster erstellt, in dem Sie Ihre Auswahl bestätigen können. Wählen Sie die Option „Meine Tabelle hat Kopfzeilen“ und stellen Sie sicher, dass der von Ihnen ausgewählte Bereich korrekt ist. Klicken Sie auf OK, um die Tabelle zu erstellen.
So sortieren Sie Daten in einer Excel-Datenbank
Das Sortieren Ihrer Daten kann Ihnen helfen, Ihre Liste besser zu organisieren, wenn Sie die Daten zunächst ohne Struktur eingeben. Hier ist eine Liste mit Anweisungen, die Ihnen beim Sortieren von Daten in einer Excel-Datenbank helfen:
Entscheiden Sie, welche Daten Sie sortieren möchten und wie Sie sie sortieren möchten.
Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil für die Spalte, die Sie sortieren möchten.
Bei Zahlen können Sie vom größten zum kleinsten oder vom kleinsten zum größten wählen.
Für Wörter können Sie „Z bis A“ oder „A bis Z“ wählen.
So filtern Sie Daten in einer Excel-Datenbank
Mithilfe der Datenfilterung können Sie nur wichtige Informationen sehen und müssen unwichtige Informationen nicht vollständig entfernen. Befolgen Sie diese Schritte, um Daten in Ihrer Excel-Datenbank zu filtern.
Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil für eine beliebige Spalte in der Tabelle.
Gehen Sie zum Ende des angezeigten Menüs.
Deaktivieren Sie die Felder, die Sie ausblenden möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Übernehmen“, damit Excel die nicht ausgewählten Felder ausblendet.
Sie können diesen Vorgang für beliebig viele Spaltenüberschriften wiederholen.
Klicken Sie erneut auf den Dropdown-Pfeil, um das Menü erneut aufzurufen, und wählen Sie die Felder aus, um sie erneut zu öffnen.
So erweitern Sie eine Excel-Datenbank
Wenn Sie Ihre Datenbank aktualisieren, müssen Sie möglicherweise neue Einträge hinzufügen. Beispielsweise verfügt Ihre Organisation möglicherweise über neue Mitarbeiter- oder Kundeninformationen, die Sie Ihrer Datenbank hinzufügen möchten. Hier ist eine Liste der Schritte zum Hinzufügen zusätzlicher Zeilen zu Ihrer Datenbank:
Klicken Sie in die obere linke Ecke Ihrer Datenbank und ziehen Sie den Cursor in die untere rechte Ecke.
Bewegen Sie den Mauszeiger über die untere rechte Ecke, bis er sich in einen Doppelpfeil verwandelt.
Klicken Sie und ziehen Sie den Cursor nach unten, bis Sie die gewünschte Anzahl neuer Zeilen erstellt haben.
Geben Sie jeden neuen Eintrag ein und füllen Sie jedes Feld vollständig aus.
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