So erstellen Sie ein Organigramm in Excel (mit Tipps) • BUOM

14. Oktober 2021

Unternehmen verwenden häufig Microsoft Excel, um wichtige Informationen einzugeben und zu speichern. Im Programm finden Sie die Möglichkeit, Organigramme zu erstellen, die Ihnen dabei helfen, die Datenspeicherung und -zugänglichkeit zu verbessern. Auch Organigramme sind nützliche Hilfsmittel zur Pflege von Mitarbeiterdatenbanken. In diesem Artikel besprechen wir, was Organigramme sind, wie man ein Organigramm in Excel erstellt und was bei der Bewertung dieser Informationstools zu beachten ist.

Was ist ein Organigramm?

Ein Organigramm zeigt die Beziehungen oder die Berichtshierarchie der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens. Excel-Organigramme bieten einfache Funktionen, mit denen Sie unterschiedliche Strukturen, Rollen und Funktionen von Abteilungen, Teams und sogar zwischen verschiedenen Bezirken verfolgen können. Dieses Organisationstool ist häufig auch bei Übergangsänderungen wirksam, da Unternehmen Organigramme erstellen können, um neue Rollen, Aufgaben und Funktionen detailliert darzustellen, die sich aufgrund organisatorischer Veränderungen ergeben.

Warum Organigramme erstellen?

Das Erstellen eines Organigramms in Excel ist eine effektive Möglichkeit, die wichtigen Prozesse, Aufgaben und Daten zu skizzieren, die Unternehmen für die Finanzberichterstattung, die Erstellung von Budgets und Planungsstrategien verwenden. Weitere Gründe für die Verwendung eines Organigramms sind:

• Projektplanung. Viele Unternehmen nutzen Organigramme, um Projekte zu planen, Aufgaben zuzuweisen und deren Abschluss zu überwachen.

• Definition der Abteilungsaufgaben. Organigramme sind auch nützlich, um die Verantwortlichkeiten von Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens zu organisieren, darunter Vertrieb, Marketing, Finanzen und Management.

• Verfolgen Sie die Arbeitsabläufe von Mitarbeitern und Managern: Sie können Organigramme auch verwenden, um die Arbeitsabläufe von Einzelpersonen, Gruppen und Führungskräften zu verfolgen und so die Produktivität besser zu messen.

• Beurteilung der Funktionen einer Abteilung oder eines Teams. Viele Unternehmen nutzen Organigramme auch, um die Hauptfunktionen und Ziele verschiedener Abteilungen zu definieren.

So erstellen Sie ein Organigramm in Excel

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein einfaches Excel-Organigramm zu erstellen:

1. Verwenden Sie SmartArt

Öffnen Sie eine neue Excel-Tabelle und gehen Sie zur Menüleiste oben auf der Seite. Wählen Sie die Option „Einfügen“, die Ihnen die Möglichkeit gibt, verschiedene Elemente in Ihre Tabelle einzufügen. Klicken Sie für Organigramme auf das SmartArt-Symbol. Es bietet Ihnen ein Dropdown-Menü mit mehreren Funktionen. Wählen Sie die Option „Hierarchie“, um verschiedene Arten von Organigrammen anzuzeigen.

2. Wählen Sie ein Layout

Mit der Option „Hierarchie“ können Sie zwischen verschiedenen Layouttypen für Ihr Diagramm wählen. Einige Layouts haben eine vertikale Hierarchie, während andere horizontal ausgerichtet sind. Sobald Sie ein Layout ausgewählt haben, fügen Sie es in Ihre Tabelle ein. Sowohl die horizontale als auch die vertikale Ausrichtung ermöglichen es Ihnen, Textfelder in der gewünschten Reihenfolge anzuordnen.

3. Geben Sie Text in die Felder des Diagramms ein.

Geben Sie Daten für jedes im Diagramm enthaltene Element ein. Verwenden Sie separate Zeilen für mehrere Datenpunkte in Textfeldern und drücken Sie nach jedem Wert, z. B. einem Namen oder einer bestimmten Aufgabe, die Eingabetaste. Sie können Diagrammdaten auch in ein SmartArt-Textfeld eingeben, wodurch die Werte in den entsprechenden Formen platziert werden.

4. Formen hinzufügen und entfernen

Excel ermöglicht Ihnen außerdem das Einfügen neuer Formen in Diagramme sowie das Entfernen von Formen nach Bedarf. Um weitere Textfelder einzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Form hinzufügen. Dadurch erhalten Sie eine Liste mit Optionen, denen Sie die Form hinzufügen möchten. Sie können einem SmartArt-Textfeld auch Formen hinzufügen, indem Sie oben in der Symbolleiste auf das Pluszeichen klicken. Um Formen zu löschen, gehen Sie zur Smart Art-Symbolleiste, klicken Sie auf das Minussymbol und wählen Sie die Form aus, die Sie löschen möchten.

5. Passen Sie Diagrammstile an

Überprüfen Sie die Benutzerfunktionen in Ihrem Organigramm, um wichtige Informationen zu verdeutlichen und hervorzuheben. Auch Schriftstile wie Fett- oder Kursivschrift können dabei helfen, wichtige Daten hervorzuheben, die Teams in Organigrammen verwenden. Mit der Option „Format“ können Sie außerdem verschiedene Elemente hinzufügen, um das Design Ihrer Diagramme zu verbessern, einschließlich Schriftarten, Überschriften und Formstilen.

6. Aktualisieren Sie die Organigramme auf Richtigkeit

Mit den Excel-Funktionen können Sie die von Ihnen erstellten Tabellenkalkulationen einschließlich Organigrammen und anderen von Ihnen eingebundenen Elementen aktualisieren. Wenn sich Daten ändern, aktualisieren Sie das Organigramm, um zusätzliche Daten hinzuzufügen und veraltete Informationen zu entfernen. Dieser Prozess ist kontinuierlich und gewährleistet eine genaue organisatorische Verfolgung und Struktur.

7. Datenpunkte kopieren und einfügen

Sie können auch Daten aus bereits vorhandenen Arbeitsblättern kopieren und einfügen. Dieser Vorgang ist besonders nützlich für Listenelemente wie Mitarbeiternamen, Adressen und Telefonnummern. Gehen Sie zu dem Arbeitsblatt, aus dem Sie Daten extrahieren möchten, wählen Sie den Bereich aus, den Sie im Diagramm anordnen möchten, und markieren Sie ihn. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Kopieren“ und fügen Sie die Daten für jede Form, die Sie haben, in das SmartArt-Textfeld ein. Ordnen Sie die Datenwerte entsprechend der Hierarchie Ihrer Liste in geeigneten Diagrammformen an.

3 Tipps zum Lesen von Organigrammen

Organigramme sind effektiv, weil Sie sie aktualisieren können, wenn Sie mehr Daten sammeln. Dies kann einige Organigramme zu einer Herausforderung machen, aber Sie können Organigramme mit ein paar nützlichen Ansätzen besser bewerten:

1. Folgen Sie vertikalen Diagrammen wie einer Pyramide

Betrachten Sie die Textfelder oben in der Pyramide als die höchsten Positionen, wobei jede Zeile unterschiedliche Managementebenen anzeigt und sich nach unten hin erweitert, um niedrigere Ebenen der Organisation anzuzeigen. Die Linien, die die einzelnen Textfelder verbinden, stellen die Berichtsbeziehungen zwischen Teams, Management und Abteilungen dar.

2. Lesen Sie horizontale Diagramme von links nach rechts

Horizontale Diagramme zeigen organisatorische Beziehungen von links nach rechts, wobei sich die Pyramidenform über die gesamte Tabelle ausdehnt. Ähnlich wie beim vertikalen Layout werden beim horizontalen Layout die ranghöchsten Mitarbeiter im Textfeld ganz links platziert. Jede Führungsebene dehnt sich nach rechts aus und baut auf niedrigeren Organisationsebenen auf. Die Verbindungslinien zeigen auch die Berichtsbeziehungen zwischen den einzelnen Abteilungen.

3. Verwenden Sie den Querformatmodus

Wenn Organigramme erweitert werden und mehr Formen und Datenpunkte enthalten, können Sie die Lesbarkeit verbessern, indem Sie in den Querformatmodus wechseln. Gehen Sie zum Seitenmenü und wählen Sie Datei. Wählen Sie Seite einrichten, um das Menüfenster zu öffnen und die Ausrichtung von Hochformat in Querformat zu ändern.

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