So erstellen Sie ein Organigramm für kleine Unternehmen • BUOM

Wenn ein Unternehmen wächst, sind neue Organisationsmethoden erforderlich. Ein Organigramm für kleine Unternehmen hilft den Mitarbeitern, die Berichtsstruktur und den Arbeitsablauf des Unternehmens zu verstehen. Selbst kleine Unternehmen müssen über eine Methode verfügen, um die Hierarchie der Positionen innerhalb des Unternehmens zu bestimmen, da sie ihre Mitarbeiter berücksichtigen müssen. In diesem Artikel erklären wir, warum eine Organisationsstruktur für Kleinunternehmen wichtig ist, wie man eine solche erstellt und stellen Beispiele vor, die Sie zum Erstellen einer solchen Struktur verwenden können.

Was ist ein Organigramm?

Ein Organigramm oder Organigramm ist eine visuelle Darstellung der Personalstruktur eines Unternehmens. Mitarbeiter nutzen das Organigramm als Leitfaden, um den Ablauf der Führung und Zusammenarbeit im Unternehmen zu verstehen. Unternehmen jeder Größe verwenden ein Organigramm, um die Top-Down-Managementhierarchie darzustellen, oder sie zeigen in einem agileren Stil, wie Teams oder Abteilungen im gesamten Unternehmen interagieren.

Arten von Organigrammen

Kleine Unternehmen können aus verschiedenen Organigrammstilen wählen, die zu ihrer Kultur passen. Die gebräuchlichste Form ist die Pyramide, die erste Art von Organigramm, die in Unternehmen weit verbreitet ist. Einige Unternehmen entscheiden sich mittlerweile für eine weniger traditionelle Struktur, bei der Teamarbeit und vernetzte Abteilungen im Vordergrund stehen. Hier sind die häufigsten Formen, die Unternehmen zur Erstellung ihrer Organisationsstruktur verwenden:

Pyramide

Diese traditionelle hierarchische Struktur von oben nach unten ist die häufigste Art von Organigramm. Es zeigt den Leiter der Organisation an der Spitze und absteigend die Ränge aller anderen Mitarbeiter. Mithilfe eines Organisationspyramidendiagramms können Sie schnell den Führungsfluss von der leitenden Führungsebene über das mittlere Management bis hin zu deren Berichten erkennen.

Produkt- oder Abteilungsstruktur

Die Organisationsstruktur kann eher nach Abteilungen als nach Führungsebene organisiert sein. Dieses Diagramm ähnelt einer Tabelle mit Zellen, die den Produktabteilungen entsprechen. Felder für Unterkategorien bilden eine Spalte unterhalb der Hauptabschnitte.

Matrix

Diese Art von Organigramm funktioniert ähnlich wie eine Produktstruktur, mit komplexeren Spalten und Zeilen innerhalb der Abteilungen. Die Matrix kann Mitarbeiter anzeigen, die im gesamten Unternehmen an verschiedene Teamleiter berichten.

Funktional

Dieses Diagramm ist nach Abteilung gruppiert. Es verwendet einen Pyramidenstil und organisiert die Arbeit weiter vom Abteilungsleiter bis hin zu allen Mitarbeitern in dieser Abteilung.

Invertiert

Ein umgekehrtes Organigramm bewegt sich von einer Seite zur anderen und die Führung bewegt sich von links nach rechts und nicht von oben nach unten. Diese Art von Diagramm kann auch in Form eines invertierten Diagramms vorliegen, das die Pyramidenstruktur buchstäblich umkehrt. In einem umgekehrten Diagramm befindet sich die Geschäftsleitung unten und alle anderen Mitarbeiter oben.

Runden

Dieser Ansatz für das Organigramm bewegt sich vom inneren Kreis der obersten Position zum äußeren Kreis der absteigenden Positionen. Ein kreisförmiges Organigramm kann verwendet werden, um eine Kultur der Zusammenarbeit mit mehreren Abteilungen hervorzuheben, die den Kernzweck des Unternehmens unterstützen.

Holakratie

Holakratien verwenden Kreise, um tägliche Aufgaben, sogenannte Verantwortlichkeiten, darzustellen, die weiter in Rollen gruppiert sind. In diesem Modell sind die Rollen flexibel, da Verantwortlichkeiten hinzugefügt oder geändert werden. Hierbei handelt es sich um eine neue Organigrammstruktur, die flexibel sein muss, um Veränderungen am Arbeitsplatz Rechnung zu tragen.

Warum ist es für kleine Unternehmen wichtig, eine Organisationsstruktur zu haben?

Organigramme stammen aus der Mitte des 19. Jahrhunderts. Was als komplexe Zeichnung jeder Abteilung des New York and Erie Railroad-Systems begann, ist mittlerweile zu einem der wichtigsten Referenzdokumente für Unternehmen geworden.

Als Unternehmen begannen, Geschäftsabläufe in ein modernes Industriesystem zu integrieren, benötigten Management und Mitarbeiter eine Möglichkeit, den Überblick über mehrere Berichtsbeziehungen und berufliche Verantwortlichkeiten zu behalten. Obwohl neue Stile und Formate zur Darstellung aktueller Geschäftsmodelle entstanden sind, wird das Organigramm immer noch sowohl von großen als auch kleinen Unternehmen verwendet.

Ein Organigramm kann von jedem innerhalb und außerhalb des Unternehmens auf folgende Weise verwendet werden:

• Grafische Darstellung: Mitarbeiter nutzen ein Organigramm, um die Unternehmensstruktur zu visualisieren. Ein Organigramm ist wie eine Landkarte, die Positionen zeigt und dabei hilft, Führungswege zu verdeutlichen.

• Entscheidungen auf hoher Ebene: Das Management kann das Organigramm des Unternehmens nutzen, um berufliche Verantwortlichkeiten zu klären und zu analysieren, wo neue Stellen geschaffen werden sollen.

• HR-Datenbank: HR-Abteilungen verfolgen, wer im Unternehmen ein- und austritt, und aktualisieren die Organisationsstruktur. Die Personalabteilung sollte den Mitarbeitern helfen, den Informationsfluss und das Management im Unternehmen zu verstehen, und die Organisationsstruktur nach ihrer Erstellung erleichtern.

• Mitarbeiter-Onboarding: Neu eingestellte Mitarbeiter lernen anhand des Organigramms das Innenleben ihres neuen Unternehmens kennen. Dies hilft ihnen, die Führungsstruktur für ihre Rolle und das Unternehmen als Ganzes zu verstehen.

• Kundensicherheit: Kunden, die Zugang zur Organisationsstruktur des Unternehmens haben, sehen eine stabile Geschäftsstruktur. Dies zeigt den Wert, den das Unternehmen der Geschäftsbeziehung beimisst, und beruhigt die Kunden.

So erstellen Sie ein Organigramm für ein kleines Unternehmen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein Organigramm für Ihr Kleinunternehmen zu erstellen:

1. Entscheiden Sie, welcher Organigrammstil und -format für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Denken Sie über Ihre Unternehmenskultur nach und wählen Sie die effektivste Art und Weise, den Fluss der Führung und der Abteilungen in Ihrem Unternehmen visuell darzustellen. Sie können die Hierarchie Ihres Kleinunternehmens einfach mit einem traditionellen Pyramidenmodell darstellen oder die Teammentalität mit einem kreisförmigen Organigramm hervorheben.

2. Finden Sie die richtigen digitalen Tools zum Erstellen Ihres Organigramm-Designs.

Sie können mithilfe von Software oder Apps ein Organigramm für kleine Unternehmen digital erstellen. Die meisten Programme erleichtern das Hochladen eines Fotos und die Eingabe von Informationen, um für jeden Mitarbeiterdatensatz ein Profil zu erstellen. Möglicherweise verfügt Ihr Unternehmen bereits über eine Lizenz für Software, die Ihnen beim Aufbau einer Organisationsstruktur hilft, oder Sie können das Programm erwerben. Einige Organigramm-Apps sind kostenlos und können hilfreich sein, um mit dem Setup zu experimentieren, das für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

3. Geben Sie Informationen ein, um das Organigramm zu vervollständigen.

Sobald Sie sich für Ihren Diagrammtyp und Ihre Software entschieden haben, beginnen Sie mit der Erstellung von Datensätzen für jeden Mitarbeiter. Entscheiden Sie, wie viele Informationen Sie angeben möchten. Sie können beispielsweise für jeden Mitarbeiter eine Stellenbeschreibung sowie mehrere Ansprechpartner hinzufügen. Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, nur einen kurzen Eintrag mit dem Namen, dem Titel und der E-Mail-Adresse jedes Mitarbeiters zu haben.

4. Speichern und teilen Sie Ihr Organigramm

Sobald Sie einen fertigen Entwurf haben, überprüfen Sie das Diagramm mit anderen in Ihrem Kleinunternehmen. Wenn Sie sicher sind, dass das Format und die Informationen für Ihr Unternehmen korrekt sind, bewahren Sie eine Kopie an einem Ort auf, an dem alle Mitarbeiter darauf zugreifen können. Dabei kann es sich um ein gemeinsames Laufwerk für Dokumente auf einem Unternehmensserver oder im Internet handeln. Stellen Sie sicher, dass die Personalabteilung bei Bedarf Änderungen an der Organisationsstruktur vornehmen kann.

Beispiel für ein Organigramm eines Kleinunternehmens

Das Organigramm sollte die Namen und Titel aller Mitarbeiter enthalten. Sie können bei Bedarf auch Fotos, Kontaktinformationen und andere spezifische Informationen zu jedem Artikel hinzufügen. Es ist hilfreich, zumindest die E-Mail-Adresse des Unternehmens anzugeben.

So sollten Namen und Positionen in einer traditionellen Pyramidenstruktur angeordnet werden, wobei jeder Anführer eine neue Ebene der Hierarchie beginnt:

CEO: Bill Braff

Chief Operating Officer: Yolanda Powell – Chief Financial Officer: Sanjay Agarwal

Vertriebsleiterin: Sally Bright – Vertriebskoordinatorin: Joshua Rivers – Vertriebsmitarbeiterin: Michael Corbin – Vertriebsmitarbeiterin: Dori Chambers

Büroleiterin: Jenna McAllister – Büroassistentin: Braden Tyrell – Sekretärin: Rebecca Moss

Marketingmanager: Sylvester Park – Marketingkoordinator: Andrew Miller – Inhaltliche Leitung: Hannah Frost – Grafikdesignerin: Gina Woods

Personalleiter: Toby Malone