So erstellen Sie ein Geschäftsprozessdiagramm • BUOM

16. März 2021

Ein Geschäftsprozessdiagramm ist ein wichtiges visuelles Werkzeug für den Geschäftserfolg. Es beschreibt mehrere Schritte des Prozesses in einfacher Sprache und klarer Darstellung. Um Ihr eigenes Geschäftsprozessdiagramm zu erstellen, müssen Sie nützliche Informationen sammeln, die Sie mit Ihrem Unternehmen teilen können. In diesem Artikel erklären wir, was ein Geschäftsprozessdiagramm ist, welche Vorteile die Erstellung eines Geschäftsprozessdiagramms bietet und wie man eines erstellt.

Was ist ein Geschäftsprozessdiagramm?

Ein Geschäftsprozessdiagramm ist eine Karte, die die einzelnen Schritte eines Prozesses darstellt. Dieses Diagramm wird mit verschiedenen Formen wie Kreisen, Quadraten und Pfeilen erstellt, um die Richtung des Prozesses anzuzeigen. Ein Geschäftsprozessdiagramm wird häufig für prozessuale Arbeiten verwendet und dient als Landkarte zur Erreichung eines Ziels.

Geschäftsprozessdiagramme untersuchen die Alternativen und Auswahlmöglichkeiten, die in jeder Phase der Karte möglich sind. Das Diagramm könnte beispielsweise zwei Routen enthalten, deren Antwort „Ja“ oder „Nein“ lautet. Abhängig von der Auswahl des Benutzers folgt er einer bestimmten Route im Diagramm. Diese Diagramme erläutern kurz den Denkprozess oder die Herangehensweise eines Unternehmens an einen bestimmten Auftrag. Es ist ein nützliches Tool für Mitarbeiter, die Beratung benötigen, oder für Personen außerhalb des Unternehmens, die neugierig sind, wie das Unternehmen funktioniert.

Komponenten eines Geschäftsprozessdiagramms

Wenn Sie ein Geschäftsprozessdiagramm zeichnen, erstellen Sie eine Karte mit mehreren Symbolen und Designs. Sie passen entweder einen gemeinsamen Satz von Formen und Symbolen an oder erstellen Ihren eigenen zur Verwendung.

Im Folgenden sind die in einem Geschäftsprozessdiagramm häufig verwendeten Formen und Symbole und ihre Bedeutung aufgeführt:

• Kreis: repräsentiert Ereignisse

• Quadrat: steht für Aktivität

• Durchgezogener Pfeil: Stellt die Aufgabenübertragung dar.

• Gepunkteter Pfeil: Stellt Nachrichten dar

Vorteile der Erstellung eines Geschäftsprozessdiagramms

Das Erstellen eines Geschäftsprozessdiagramms hat viele Vorteile. Ein Geschäftsprozessdiagramm vereinfacht Verfahrensinformationen, indem es sich auf die wichtigsten Schritte im Prozess konzentriert. Hier sind die zusätzlichen Vorteile eines Geschäftsprozessdiagramms und Gründe, warum Ihr Unternehmen möglicherweise eines erstellen möchte:

Fördert das gemeinsame Denken

Ein Geschäftsprozessdiagramm bietet einen Rahmen für das Unternehmen und die Mitarbeiter. Dadurch greift jeder im Unternehmen auf die gleichen Informationen zu. Diese ständige Informationsquelle fördert die Gleichgesinnung der Mitarbeiter gegenüber dem Unternehmen. Durch gegenseitiges Denken werden Meinungsverschiedenheiten, Missverständnisse und unterschiedliche Meinungen vermieden, da die Standards bereits festgelegt sind.

Vereinfachen Sie komplexe Themen

Geschäftsprozessdiagramme konzentrieren sich auf die wichtigsten Informationen und lassen unnötige Details weg. Dieser Ansatz vermeidet Verwirrung und hilft Menschen, Informationen in einer gemeinsamen Sprache zu verstehen.

Stellt einen Link bereit

Es ist äußerst nützlich, eine visuelle Darstellung Ihres Geschäftsplans zu haben. Das vorgestellte Geschäftsprozessdiagramm dient als Motivation und schnelle Referenz. Wenn sich ein Mitarbeiter beispielsweise über den nächsten Schritt nicht sicher ist, kann er zur Bestätigung schnell auf die Tabelle zurückgreifen.

Prozess der Dokumente

Ein Geschäftsprozessdiagramm ist ein großartiges Werkzeug zur Dokumentation des Projektablaufs. Umrissene Schritte helfen den Mitarbeitern zu erkennen, wo sie vorankommen und wie nah sie an der Erreichung ihrer Ziele sind.

So erstellen Sie ein Geschäftsprozessdiagramm

Bei der Erstellung eines Geschäftsprozessdiagramms sind folgende Schritte zu beachten:

1. Besprechen Sie Ideen mit Ihrem Team

Schreiben Sie die Gedanken und Ideen von Ihnen und Ihren Mitarbeitern auf. Überlegen Sie, wie Sie diese in das Diagramm integrieren. Brainstorming ist sehr frei gehalten, sodass ungeplante Diskussionen und viele Fragen gefördert werden. Fördern Sie beim Brainstorming innovatives Denken und berücksichtigen Sie alle Ideen.

2. Sammeln Sie Informationen über das Projekt

Die Gewinnung von Informationen ist für ein fundiertes Geschäftsprozessdiagramm von entscheidender Bedeutung. Je mehr Informationen Sie haben, desto besser spiegelt Ihr Diagramm Ihr Projekt wider.

3. Listen Sie die Schlüsselwörter der Schritte auf

Das Sammeln von Schlüsselwörtern ist ein guter erster Schritt zur Erstellung einer Geschäftsprozesskarte. Erstellen Sie Schlüsselwörter basierend auf den Hintergrundinformationen, die Sie beim Brainstorming und beim Sammeln von Informationen erhalten. Konzentrieren Sie sich auf einzigartige und nützliche Wörter, die Sie an die wertvollsten Teile jedes Schritts erinnern.

4. Zeichnen Sie eine Karte mit Formen und Symbolen

Ein Geschäftsprozessdiagramm ist eine visuelle Hilfe für Ihre Daten. Zeichnen Sie die Karte von Hand oder verwenden Sie zur besseren Lesbarkeit ein Computerprogramm. Einige Unternehmen bevorzugen Karten auf einer Tafel, damit Informationen bei Bedarf einfach geändert werden können. Verwenden Sie Formen wie Kreise, Quadrate und Dreiecke, um einen bestimmten Schritt anzuzeigen.

5. Analysieren Sie das Flussdiagramm

Die Diagrammflussanalyse konzentriert sich auf die visuelle Struktur des Diagramms und die Art und Weise, wie Informationen dargestellt werden. Überprüfen Sie das Geschäftsprozessdiagramm mehrmals mit mehreren Mitarbeitern. Überlegen Sie, wie einfach sie zu befolgen sind und welche Schritte verwirrend sein könnten.

Wenn Sie feststellen, dass Sie einen Teil des Diagramms nicht verstehen, sollten Sie erwägen, diese Komponente auszutauschen.

6. Holen Sie Feedback von Stakeholdern und Mitarbeitern ein

Feedback ist bei der Erstellung eines effektiven Geschäftsprozessdiagramms sehr wertvoll. Es fördert ehrliche Meinungen und Vorschläge von Stakeholdern und Mitarbeitern, die anschließend zur Überarbeitung herangezogen werden. Da das Geschäftsprozessdiagramm für das gesamte Unternehmen gedacht ist, ist es wichtig, die Perspektive anderer zu berücksichtigen. Zusätzliche Meinungen geben Einblick in die Wirksamkeit des Diagramms.

7. Überarbeiten Sie das Diagramm, um Feedback und Änderungen einzubeziehen.

Überlegen Sie nach Erhalt des Feedbacks, was Sie am Diagramm bearbeiten und ändern möchten. Keine Änderung ist falsch und hängt wirklich von Ihrem spezifischen Diagramm und seinem Zweck ab. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr Diagramm noch ein paar Mal durchzugehen und es zu überarbeiten, bevor Sie es weitergeben, um etwaige übersehene Fehler oder erforderliche Änderungen zu identifizieren.

8. Teilen Sie Ihr Diagramm mit Ihrem Unternehmen

Das Teilen Ihres Geschäftsprozessdiagramms ist oft der aufregendste Schritt. Dies ist der Zeitpunkt, an dem die Leute beginnen, Ihr Diagramm für die Arbeit zu nutzen, indem sie es direkt anwenden. Achten Sie genau auf die Wirksamkeit Ihres Diagramms und darauf, wie die Leute auf seine Verwendung reagieren. Diese Beobachtungen werden Ihnen helfen, Ihr aktuelles Geschäftsprozessdesign zu verbessern und in Zukunft effizientere Designs zu erstellen.

Weitere Tipps zum Erstellen eines Geschäftsprozessdiagramms

Beachten Sie beim Erstellen eines Geschäftsprozessdiagramms die folgenden Tipps:

Halten Sie es leicht lesbar

Um ein Geschäftsprozessdiagramm verwenden zu können, muss eine Person es lesen können. Je einfacher Ihr Diagramm zu lesen ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass es verwendet wird. Ihr Diagramm sollte leicht verständlich und leicht referenzierbar sein.

Stellen Sie die richtige Menge an Informationen bereit

Stellen Sie die richtige Menge an Informationen bereit, um Verwirrung und Überlastung Ihrer Mitarbeiter zu vermeiden. Sie können dies überprüfen, indem Sie analysieren, wie lange andere brauchen, um das Diagramm zu lesen und seine Anweisungen zu verstehen.

Erstellen zusätzlicher Diagramme

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie zu viele Informationen für ein Diagramm haben, sollten Sie die Erstellung eines anderen in Betracht ziehen. Durch die Aufteilung der Informationen wird jedem Thema besondere Aufmerksamkeit geschenkt. Dadurch entfällt auch die Notwendigkeit, alle Informationen in einem Diagramm zusammenzufassen, was möglicherweise die Benutzerfreundlichkeit beeinträchtigt.

Aktualisieren Sie das Diagramm nach Bedarf

Möglicherweise entdecken Sie neue Informationen, die für die Aufnahme in das Diagramm nützlich sind. Fügen Sie diese Informationen gerne hinzu und aktualisieren Sie das Diagramm nach Bedarf.

Geben Sie den Schlüssel an

Wenn Sie viele Formen und Symbole verwenden, geben Sie einen Schlüssel zu Ihrem Diagramm an. Der Schlüssel erklärt die Bedeutung jeder Form und jedes Symbols, die in Ihrem Geschäftsprozessdiagramm enthalten sind. Dies hilft den Menschen, das Muster leichter zu verstehen und ihm zu folgen.

Halten Sie es konsistent

Um die Konsistenz aller Ihrer Diagramme aufrechtzuerhalten, müssen Sie die von Ihnen verwendeten Schlüsselwörter, Formen und Symbole beibehalten. Dadurch wird Ihr Diagramm nicht nur professioneller, sondern auch verlässlicher und durchgängiger.