So erstellen Sie ein flexibles Budget (mit Beispiel) • BUOM

15. März 2021

Es gibt verschiedene Buchhaltungstools, mit denen Unternehmen ihre Bargeldaktivitäten planen und verfolgen können. Ein Tool, das für viele Unternehmen nützlich ist, ist die flexible Budgetierung. Diese Art der Budgetierung variiert je nach Aktivitätsniveau oder Volumen des Unternehmens und ist besonders nützlich für Unternehmen, bei denen es im Laufe des Jahres zu zahlreichen Änderungen bei den kostenbezogenen Aktivitäten kommt.

In diesem Artikel schauen wir uns an, was ein flexibles Budget ist, welche Vor- und Nachteile ein flexibles Budget hat und wie Sie diese Art von Budget für Ihr Unternehmen erstellen können.

Was ist ein flexibles Budget?

Ein flexibles Budget ist ein Budget, das sich an die Aktivitäten oder das Volumen eines Unternehmens anpasst. Im Gegensatz zu einem statischen Budget, das sich nicht von den bei der Budgeterstellung festgelegten Beträgen ändert, „stirbt“ ein flexibles Budget ständig, abhängig von Änderungen der Geschäftskosten. Diese Art der Budgetierung beinhaltet häufig variable Sätze pro Einheit statt eines festen Betrags, sodass das Unternehmen potenzielle Erhöhungen oder Verringerungen des Bargeldbedarfs antizipieren kann.

Diese Art von Budget basiert meist auf Veränderungen des tatsächlichen Einkommens eines Unternehmens und verwendet einen Prozentsatz des Einkommens anstelle statischer Zahlen. Ein flexibles Budget könnte beispielsweise 25 % des Umsatzes eines Unternehmens für die Lohn- und Gehaltsabrechnung bereitstellen, anstatt in einem bestimmten Jahr 100.000 US-Dollar für die Lohn- und Gehaltsabrechnung bereitzustellen. Dabei werden alle im Laufe des Jahres auftretenden Veränderungen sowohl beim Unternehmensumsatz als auch beim Personal berücksichtigt.

Arten von flexiblen Budgets.

Ein Unternehmen kann je nach den Anforderungen des Unternehmens mehrere flexible Budgetoptionen erstellen, von einfach bis komplex. Die drei am häufigsten verwendeten Arten flexibler Budgets sind:

Grundlegendes flexibles Budget

Diese Art von Budget ist flexibel, da sich die Ausgaben eines Unternehmens direkt im Verhältnis zu seinen Einnahmen ändern. Das Grundbudget kann aus Prozentsätzen bestehen, die je nach Einkommen variieren. Diese Art von Budget wird normalerweise verwendet, um die Kosten pro Einheit oder den Prozentsatz des Umsatzes anzugeben.

Mittelflexibles Budget

Ein vorläufiges flexibles Budget berücksichtigt Ausgaben, die über die Einnahmen des Unternehmens hinausgehen. Typischerweise umfasst dieses Budget neben oder anstelle der Einnahmen auch Ausgaben im Zusammenhang mit Aktivitäten. Beispielsweise können die Kosten einer Unternehmensversicherung abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter des Unternehmens variieren und sich erhöhen, wenn das Unternehmen neue Mitarbeiter einstellt.

Erweitertes flexibles Budget

Diese Art von Budget berücksichtigt die Variationen und Bandbreiten der Ausgaben je nach Budgetkategorie jedes Unternehmens. Das erweiterte flexible Budget ändert sich auch basierend auf den tatsächlichen Ausgaben in jeder Kategorie.

Vorteile eines flexiblen Budgets

Eine flexible Budgetierung kann für Unternehmen viele Vorteile haben. Im Folgenden sind einige der Vorteile aufgeführt, die ein Unternehmen durch die Verwendung eines flexiblen Budgets erzielen kann:

Anpassungen basierend auf Gewinnspanne und Kosten

Durch die flexible Budgetierung erhalten Unternehmen eine realistischere Sicht auf ihre Budgets, basierend auf sich ändernden Kosten und Gewinnmargen. Während ein statisches Budget bei der Erstellung eines Budgets zu Beginn eines neuen Jahres gleich bleibt, berücksichtigt ein flexibles Budget sinkende oder steigende Kosten und hilft Unternehmen, Anpassungen zum Ausgleich vorzunehmen.

Möglichkeit zur Einkommensmaximierung

Während sich statische Budgets nicht ändern, um höhere Umsätze widerzuspiegeln, ist dies bei flexiblen Budgets der Fall. Dadurch kann ein Unternehmen besser verstehen, wo es Marketing- oder andere Anstrengungen verstärken kann, wenn sein Umsatz steigt.

Erhöhte Kostenkontrolle

Ein flexibles Budget ermöglicht es einem Unternehmen, zu erkennen, wann Änderungen an bestimmten Ausgaben vorgenommen werden müssen. Wenn beispielsweise die prognostizierten Umsätze unter den Erwartungen liegen, zeigt die flexible Budgetierung aktualisierte Prozentsätze für jede Kategorie an, sodass das Unternehmen die notwendigen Anpassungen seiner Ausgaben vornehmen kann, um den Umsatzrückgang auszugleichen.

Nachteile eines flexiblen Budgets

Wie viele Buchhaltungstools kann auch die flexible Budgetierung Nachteile haben. Wenn Sie die Nachteile dieser Art der Budgetierung kennen, können Sie feststellen, ob eine flexible Budgetierung für Ihr Unternehmen geeignet ist. Im Folgenden sind einige Nachteile aufgeführt, die sich aus einer flexiblen Budgetierung ergeben können:

Kein Einkommensvergleich

Da ein flexibles Budget regelmäßig an die aktuellen Einnahmen eines Unternehmens angepasst wird, kann diese Art von Budget nicht zum Vergleich der tatsächlichen Ausgaben oder Einnahmen mit den erwarteten Ausgaben oder Einnahmen verwendet werden. Dies kann es schwierig machen, festzustellen, ob die erwarteten Gewinne eines Unternehmens höher oder niedriger sind.

Komplexe Formel

Es kann schwierig sein, ein flexibles Budget zu formulieren. Denn nicht alle Kosten, die einem Unternehmen entstehen können, sind variabel und müssen als Fixkosten budgetiert werden. Die Berechnung jeder Kategorie und die Bestimmung der erforderlichen Kostenart kann schwierig und zeitaufwändig sein.

Nicht immer anwendbar

Ein flexibles Budget nützt einigen Unternehmen möglicherweise nicht, insbesondere solchen, die einen großen Teil ihrer Fixkosten tragen. Beispielsweise wird ein Unternehmen, das praktisch keine Umsatzkosten hat und jeden Monat Gemeinkosten festgelegt hat, wahrscheinlich nicht von einem flexiblen Budgetplan profitieren.

So erstellen Sie ein flexibles Budget

Im Folgenden finden Sie Schritte, die Sie unternehmen können, um ein flexibles Budget für Ihr Unternehmen zu erstellen:

1. Bestimmen Sie, welche Kosten variabel und welche fest sind.

Zu den Fixkosten zählen typischerweise Ausgaben wie Miete und monatliche Marketingausgaben. Sobald Sie festgestellt haben, welche Kosten fest und welche variabel sind, trennen Sie sie auf Ihrem Budget-Arbeitsblatt.

2. Teilen Sie das Budget auf

Teilen Sie das Budget, das Sie für variable Kosten ausgeben möchten, durch Ihre erwartete Produktivität. Dadurch wird ein anfängliches Budget für die Kosten pro Einheit bereitgestellt.

3. Erstellen Sie Ihr Budget mit festgelegten Fixkosten

Erstellen Sie Ihr Budget mit festgelegten Fixkosten, die sich nicht ändern, und variablen Kosten, die als Prozentsätze dargestellt werden und auf der Grundlage des tatsächlichen Einkommens angepasst werden können.

4. Aktualisieren Sie das Budget

Aktualisieren Sie am Ende des Berichtszeitraums Ihr Budget mit den tatsächlichen Einkommens- und/oder Aktivitätszahlen. Dadurch können Sie die variablen Kosten basierend auf genauen Daten für den Berichtszeitraum anpassen.

5. Eingeben und vergleichen

Geben Sie Ihr endgültiges flexibles Budget für den Abrechnungszeitraum in Ihre Buchhaltungssoftware ein, um es mit Ihren ursprünglich geplanten Ausgaben zu vergleichen.

Beispiel für ein flexibles Budget

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel dafür, wie ein Unternehmen eine flexible Budgetierung nutzen kann.

Unternehmen B veranschlagte einen Umsatz von 5 Millionen US-Dollar und Kosten für verkaufte Waren von 1 Million US-Dollar. Das Unternehmen hat festgestellt, dass 400.000 US-Dollar der Kosten der verkauften Waren in Höhe von 1 Million US-Dollar fest sind und 600.000 US-Dollar der Kosten der verkauften Waren je nach Umsatz variieren. Dies bedeutet, dass die variablen oder flexiblen Kosten der verkauften Waren 12 % des Unternehmensumsatzes betragen. Am Ende des Berichtszeitraums stellt Unternehmen B fest, dass sein tatsächlicher Umsatz 6 Millionen US-Dollar betrug, was 1 Million US-Dollar mehr ist als erwartet.

Bei einem flexiblen Budget bleiben die festen Warenkosten bei 400.000 US-Dollar und der variable Teil der Warenkosten wird auf 720.000 US-Dollar angepasst, um die 12 % widerzuspiegeln, die diesem Teil der Warenkosten zugewiesen sind. Infolgedessen könnte das Unternehmen zusätzliche 120.000 US-Dollar in sein Budget für variable Warenkosten einplanen, um den Umsatzanstieg zu berücksichtigen.